Программа на прокат (М. Яковлева, "Расчет", N 2, февраль 2012 г.)

Программа на прокат

Технологии постоянно совершенствуются с каждым днем новинки IT-индустрии все больше помогают бухгалтеру. Но чем больше пользы, тем выше затраты. И вот уже программное обеспечение стоит дороже материального актива. Как же в этом случае экономить? Надо не покупать, а арендовать! Марина Яковлева рассказала, как воспользоваться самым полезным софтом, при этом не сильно потратиться.

Затраты на приобретение лицензионных программных продуктов есть в расходной части бюджетов всех организаций. Раньше практиковалась установка нелицензионного ПО, но сегодня такой подход связан с финансовыми и юридическими рисками. Государство ведет активную борьбу с "техно-пиратами", поэтому теперь довольно опасно работать на нелицензионных программах: фирма не только рискует быть оштрафованной, могут даже заморозить ее деятельность. Поэтому компании все чаще официально приобретают необходимый им софт.

Но право пользования нужной программой стоит дорого, а если это еще и многопользовательская лицензия, то суммы в счетах на оплату могут вырасти в несколько раз. В качестве альтернативы покупке ПО некоторые IT-компании предлагают программы в аренду, по сути, сдают во временное пользование лицензию. Еще некоторое время назад такие сделки были прерогативой компьютерных клубов, интернет-кафе, провайдеров и т.д. Сейчас же к этой услуге начали проявлять интерес организации других профилей: еще бы, ведь аренда в любом случае будет дешевле покупки софта.

Цена вопроса

Сегодня IT-фирмы предлагают в аренду широкий ассортимент ПО: офисные и операционные системы, серверные продукты для корпоративной работы, различные бизнес-приложения и т.д. Есть два варианта аренды ПО. В первом случае предоставленное программное обеспечение будет установлено на оборудовании компании-арендодателя, второй вариант предполагает удаленное использование нужной программы, т.е. физически софт установлен на жестком диске арендодателя. Таким образом организация платит только за временное распоряжение ПО и этим уменьшает расходы. Стоимость аренды зависит от качества самой программы, например простое бухгалтерское ПО стоит около 1000 рублей в месяц за копию плюс 400-600 рублей за каждого подключенного пользователя.

Как это происходит

Обычно аренда программ происходит следующим образом. Правообладатель, т.е. собственник, передает право на актив партнерам - держателям лицензий или провайдерам услуг, подписывая с ними договор. Те, в свою очередь, передают приобретенное ПО конечным пользователям или арендаторам. В этом случае никаких финансовых обязательств у посредника к владельцу не возникает. А вот держатель лицензий, как правило, за использование ПО выплачивает собственнику вознаграждение - роялти. Договоры могут содержать условие о проведении проверок хозяином продукта правомерности использования программ у покупателей.

Техническую поддержку осуществляет провайдер самостоятельно или привлекая аутсорсинговую организацию. Зачастую она является его аффилированным юридическим лицом или постоянным партнером. Что касается финансовых обязательств, то у аутсорсинговой фирмы по отношению к правообладателю их нет. В ряде случаев техническая поддержка и обновление могут осуществляться самим правообладателем.

О договоре

Чтобы избежать ненужных рисков, необходимо проверить наличие в контракте следующих условий:

- название арендуемого продукта;

- допустимое количество рабочих мест, на которых будет установлена программа;

- фактический адрес и срок использования ПО.

В соглашении указывается, кто будет осуществлять техническую поддержку программного обеспечения - разработчик или аутсорсинговая компания.

Преимущества

Несомненно, плюсов у аренды софта много. Самые очевидные - низкие начальные затраты, доступность новейших версий программ, легкое планирование расходов, снижение начальных капитальных затрат. При использовании "удаленной" аренды (через интернет) обновления происходят на сервере владельца, это уменьшает время простоя в ожидании новых версий.

Независимо от способа аренды программ соблюдается закон об авторском праве, поскольку лицензия на софт предоставлена официально. За счет временного пользования нагрузка на бюджет организации снижается, а сроки окупаемости при аренде ПО и финансовые риски минимальны. В случае неэффективной или неудобной работы легко отказаться от ПО. В то же время можно арендовать несколько программ сразу и выяснить, какой именно продукт предпочтительней для организации. В случае если персонал и коллектив все устраивает, то лицензию на пользование ПО можно выкупить в постоянное пользование.

Когда компания развивается динамично, а сферы ее деятельности расширяются, может потребоваться различное количество лицензий. Арендодатель имеет возможность изменять количество программ, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения количества подключенных к программе пользователей. Но в любом случае, у фирмы есть возможность работать с дорогим, лицензионным, ранее недоступным ПО.

При работе в онлайн-режиме у сотрудников появляется возможность совместного доступа к программе из разных мест: они могут работать с единой базой данных в любое время суток и с любого компьютера, подключенного к сети Интернет. Это удобно: когда работники находятся, например, в командировке, а также при наличии филиалов, представительств, складов и др.

Аренда софта принесет пользу стартапам, маленьким и сезонным компаниям, тем, кто работает на дому или кто не может позволить себе IT-специалиста. Ведь без системного администратора в штате вся деятельность организации находится под постоянной угрозой сбоев и остановки, что может привести к существенным финансовым потерям. Таким образом компания может сэкономить не только на самом программном обеспечении, но и на сотрудниках, поддерживающих ее работу.

Примечание. Приобретая софт, компания гарантированно получает продукт в полном объеме и сможет настроить под себя, а при необходимости и доработать его. В случае аренды ПО не всегда может соответствовать запросам фирмы, обычно это усредненный вариант программы с ограниченными возможностями.

Какие сложности

Как всегда, рядом с преимуществами будут и недостатки. Например: компания приобретает ПО и гарантированно получает продукт в полном объеме, который сможет настроить под себя, а при необходимости и доработать его. В случае аренды софт не всегда может соответствовать запросам клиентов, т.к. обычно это усредненный вариант с ограниченной возможностью внедрения в определенный бизнес.

Еще один недостаток - вопрос безопасности хранения и передачи информации. Утечка данных беспокоит многих бухгалтеров, т.к. информационная система принадлежит арендодателю, соответственно, вся база также хранится на его оборудовании. Хотя IT-компании, предлагающие ПО во временное пользование, обещают высокую степень надежности хранения информации.

Хозяйке на заметку

При заключении лицензионного договора стоит обратить внимание на количество посредников между владельцем и получателем товара. Идеальная ситуация, когда продукт приобретается у разработчика ПО, который будет обеспечивать техническую поддержку программы. Предварительно нужно убедиться в положительной деловой репутации держателя лицензий по отзывам предыдущих его клиентов. При крупном заказе можно попросить продавца организовать встречу с представителями правообладателя в их офисе. При долгосрочной аренде имеет смысл договариваться о скидке.

М. Яковлева

"Расчет", N 2, февраль 2012 г.