Новые положения по ведению кассовых операций (А. Беляев, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2012 г.)

Новые положения по ведению кассовых операций

Как известно, практически каждое учреждение осуществляет расчеты наличными денежными средствами (например, выдача средств на приобретение ГСМ, канцелярских принадлежностей, командировочные расходы). До недавнего времени ведение кассовых операций с наличными деньгами осуществлялось в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40*(1) (далее - Порядок ведения кассовых операций N 40). Однако данный документ не обновлялся с момента издания, хотя многие его понятия и термины уже давно устарели. Итогом перемен стало принятие нового Порядка ведения кассовых операций N 373-П*(2), который вступает в силу с 01.01.2012.

Как определено п. 1.1 Порядка ведения кассовых операций N 373-П, данный порядок распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением ЦБ РФ), а также на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения (далее - юридические лица), на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

При этом отмечено, что получатели бюджетных средств при ведении операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) руководствуются Порядком ведения кассовых операций N 373-П, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Вначале расскажем об организации работы по ведению кассовых операций.

Организация работы по ведению кассовых операций

Согласно п. 1.6. Порядка ведения кассовых операций N 373-П кассовые операции ведутся в организации кассовым или иным работником, определенным организацией из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. Иных требований, предъявляемых к кассирам, данный порядок не содержит. Это, конечно же, вызывает удивление. Ведь, как известно, п. 32 Порядка ведения кассовых операций N 40 предусматривается обязанность заключения с кассиром договора о полной материальной ответственности. Кроме того, отсутствие в новом порядке упоминания о заключении указанного договора противоречит трудовому законодательству (ст. 244 ТК РФ), а также Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности", согласно которому работа кассиром предусматривает взятие на себя обязательств о несении полной материальной ответственности.

Оформление кассовых операций, помимо кассира, возлагается также:

- на главного бухгалтера;

- на бухгалтера или другого работника (в том числе кассира), определенного руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица (далее - бухгалтер);

- на руководителя (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Указанные лица, как определено п. 2.1 Порядка ведения кассовых операций N 373-П, являются ответственными за оформление кассовых документов.

Нововведением является указание форм первичных документов, которыми оформляются кассовые операции: как определено п. 1.8 Порядка ведения кассовых операций N 373-П, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) (далее - ПКО) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) (далее - РКО). В Порядке ведения кассовых операций N 40 формы первичных документов не отражаются. Стоит отметить, что название первичных документов, которыми оформляются кассовые операции, не изменилось.

В пункте 2.2 Порядка ведения кассовых операций N 373-П отражено, что:

- ПКО подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром;

- РКО подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

Очередное нововведение касается оформления кассовых документов кассиром. Как определено п. 2.3 Порядка ведения кассовых операций N 373-П, кассир для этих целей снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Однако Порядок ведения кассовых операций N 40 содержит иные требования о снабжении кассира: ПКО И РКО или заменяющие их документы после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Как и ранее, кассовые документы, кассовая книга (ф. 0310004) (далее - кассовая книга), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) (далее - книга учета) могут оформляться как на бумажном носителе, так и с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. После оформления кассовых документов с применением технических средств они распечатываются на бумажном носителе (п. 2.5 Порядка ведения кассовых операций N 373-П). Однако новшеством является обязанность уполномоченных лиц сохранять информацию в случае оформления документов с помощью технических средств: сохранность данных должна обеспечиваться на электронном носителе информации, причем возможность несанкционированного изменения указанных данных должна быть исключена.

При распечатывании на бумажном носителе листа книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств на нем проставляется подпись кассира. При его оформлении без использования бумажного носителя подписи проставляются с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Стоит отметить, что в Порядке ведения кассовых операций N 40 особое внимание уделялось техническому оборудованию кассы. Указывалось, что все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Вновь принятый Порядок ведения кассовых операций N 373-П таких требований не содержит, то есть учреждения сами должны обеспечивать сохранность денежных средств.

Оформление и ведение кассовой книги

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. В таком случае нумерация листов осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

При оформлении кассовой книги на бумажном носителе ее листы до начала ведения книги брошюруются и пронумеровываются.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги подписывается руководителем и главным бухгалтером (при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем) и скрепляется оттиском печати юридического лица.

Похожие требования по оформлению кассовой книги содержатся также в Порядке ведения кассовых операций N 40. Исключение составляют лишь ранее учитываемые требования по заполнению листов кассовой книги через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п. 5.2 Порядка ведения кассовых операций N 373-П). После проведения сверки данных, содержащихся в кассовой книге, с данными кассовых документов выводится остаток наличных денежных средств на конец рабочего дня.

В случае отсутствия за день кассовых операций остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.

В отношении обособленных подразделений закреплен особый порядок ведения кассовой книги, приведенный в п. 5.6 Порядка ведения кассовых операций N 373-П. Указано, что после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня лист кассовой книги за этот рабочий день передается не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.

При оформлении кассовой книги на бумажном носителе юридическому лицу передается второй отрывной экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги.

Стоит отметить, что в Порядке ведения кассовых операций N 40 отдельного положения по ведению кассовых операций обособленными подразделениями не имеется.

Прием наличных денег

Особенности приема наличных денежных средств представлены в Порядке ведения кассовых операций N 373-П более подробно по сравнению с Порядком ведения кассовых операций N 40.

Указано, что при получении ПКО кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО (п. 3.2 Порядка ведения кассовых операций N 373-П).

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег. При соответствии сумм кассир ставит подпись в ПКО, квитанции к нему и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. Далее квитанция выдается вносителю наличных денег.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. В этом случае ПКО перечеркивается кассиром и передается главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.

Если кассовые операции ведутся с применением контрольно-кассовой техники, ПКО оформляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, в которой отражается сумма принятых наличных денег (п. 3.3 Порядка ведения кассовых операций N 373-П).

Выдача наличных денег

Выдача наличных денег осуществляется по РКО. При выплате заработной платы, стипендий и других выплатах денежные средства выдаются также по расчетно-платежным ведомостям (ф. 0301009) (далее - расчетно-платежная ведомость), платежным ведомостям (ф. 0301011) (далее - платежная ведомость) (п. 4.1 Порядка ведения кассовых операций N 373-П).

Выдача денег производится кассиром получателю при предъявлении последним паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности.

Перед осуществлением операции кассир должен проверить наличие в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера, соответствие сумм наличных денежных средств, проставленных цифрами, проставленным прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Если выдача денежных средств осуществляется по доверенности, проверяется соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись "По доверенности".

При выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных денег, который указывает в нем получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает его. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его (п. 4.3 Порядка ведения кассовых операций N 373-П).

Выдача наличных денежных средств в подотчет осуществляется на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. По истечении трех рабочих дней с момента окончания срока, на который выданы денежные средства, или же с момента выхода на работу подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими произведенные расходы документами.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученному авансу.

Выплата заработной платы, стипендий осуществляется следующим образом. Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику для подписания. Подготовленная к выдаче сумма наличных денег перечитывается, и выдается в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Работник, получивший деньги, должен пересчитать их под наблюдением кассира. В противном случае дальнейшие претензии по сумме денег кассир от работника не принимает (п. 4.6 Порядка ведения кассовых операций N 373-П).

Депонирование заработной платы, стипендий и иных выплат осуществляется следующим образом. В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск штампа или делает надпись "Депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм. Реестр должен включать в себя:

- наименование (фирменное наименование) юридического лица;

- дату оформления реестра депонированных сумм;

- период возникновения депонированных сумм наличных денег;

- номер расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

- фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;

- табельный номер работника (при наличии);

- сумму невыплаченных наличных денег;

- итоговую сумму по реестру депонированных сумм;

- подпись и расшифровку подписи кассира.

Стоит отметить, что указанный перечень не окончательный и может быть дополнен иными реквизитами.

После оформления реестра кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю.

Лимит остатка кассы

Поговорим о нововведениях, касающихся расчета лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

Исходя из положений п. 5 Порядка ведения кассовых операций N 40 учреждения могли иметь в кассе наличные денежные средства в пределах лимита, рассчитанного банками по согласованию с учреждением. В отношении учреждений - получателей бюджетных средств, лицевые счета для которых открываются в органах Федерального казначейства, лимит доводится указанными органами.

Теперь право на расчет лимита закрепляется за самим учреждением (п. 1.3 Порядка ведения кассовых операций N 373-П). Указано, что учреждения устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном их руководителями, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.

В Порядке ведения кассовых операций N 373-П приведены два способа расчета лимита.

1. Для определения лимита учреждения культуры и искусства должны учитывать объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо - ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

, где:

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями, за исключением случая, если обособленному подразделению юридическим лицом в ЦБ РФ открыт банковский счет);

Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);

- период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения ее действия.

Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня равен трем рабочим дням. При определении могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

2. В случае отсутствия поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги учреждения культуры и искусства должны учитывать объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо - ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам. В данном случае лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

, где:

R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (юридическим лицом, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением случая, если обособленному подразделению юридическим лицом в ЦБ РФ открыт банковский счет);

Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

- период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

Пунктом 9 Порядка ведения кассовых операций N 40 учреждениям разрешается хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не дольше трех рабочих дней (для учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Новый порядок также допускает хранение наличных денежных средств сверх установленных лимитов в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций (п. 1.4 Порядка ведения кассовых операций N 373-П). При этом стоит отметить, что в новом порядке изменен срок хранения. Согласно п. 4.6 Порядка ведения кассовых операций N 373-П срок выдачи заработной платы, стипендий и иных выплат не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денежных средств в банке). Как видим, срок выдачи увеличен, и он обязателен для всех учреждений вне зависимости от их местонахождения.

В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается. Превышение лимита влечет применение административной ответственности как к должностным лицам, так и в отношении учреждения.

Такая ответственность определена в ст. 15.1 КоАП РФ, согласно которой в случае нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, с должностных лиц взыскивается штраф в размере от 4 000 до 5 000 руб., с юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

А. Беляев,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) С 01.01.2012 утрачивает силу (Указание ЦРБ от 13.12.2011 N 2750-У "О признании утратившими силу отдельных нормативных актов Банка России").

*(2) Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.