Представление сведений о доходах физических лиц в налоговый орган по новой форме (Л. Салина, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2012 г.)

Представление сведений о доходах физических лиц в налоговый орган по новой форме

С 1 января 2011 года действует новая форма Справки о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ). В 2011 году был также утвержден новый порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц. В данной статье мы расскажем о новых правилах заполнения формы 2-НДФЛ и о новом порядке ее представления в налоговые органы.

В начале напомним основные положения гл. 23 НК РФ в части представления сведений по налогу на доходы физических лиц в налоговые органы.

Обязанность подавать сведения о доходах физических лиц в налоговые органы возложена на налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Сведения передаются в налоговый орган по месту нахождения налогового агента. Как следует из разъяснений ФНС, данных в Письме от 14.10.2010 N ШС-37-3/13344, обязанность налоговых агентов представлять сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по месту своего учета обусловлена его обязанностью уплачивать совокупную сумму налога, исчисленную и удержанную у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником дохода.

Налоговыми агентами для целей гл. 23 НК РФ признаются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы.

В соответствии с п. 7 ст. 226 НК РФ налоговые агенты - российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Сведения о доходах работников обособленных подразделений подаются в налоговый орган по месту нахождения таких подразделений. Если сотрудник в течение года работал и в головном офисе и в обособленном подразделении, то сведения подаются в налоговый орган и по месту нахождения подразделения и по месту нахождения самого учреждения (Письмо ФНС РФ N ШС-37-3/13344).

Сведения подаются за истекший налоговый период в разрезе начисленных, удержанных сумм, а также сумм, перечисленных в бюджетную систему РФ ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ). Налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год (ст. 216 НК РФ). Формы, формат и порядок представления сведений утверждаются ФНС.

Если учреждение не может удержать налог с физического лица и перечислить его в бюджет, оно обязано сообщить об этом в налоговую инспекцию по месту своего учета в течение одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли эти обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Учреждение не обязано представлять сведения о доходах физических лиц в порядке, установленном ст. 230 НК РФ, в отношении выплаченных работнику доходов, предусмотренных п. 28 ст. 217 НК РФ, размер которых не превышает в налоговом периоде 4 000 руб. по каждому из предусмотренных в указанном пункте оснований (Письмо ФНС РФ от 08.11.2010 N ШС-37-3/14851).

Пункт 2 ст. 230 НК РФ в редакции, действовавшей до 01.01.2011, освобождал налоговых агентов от обязанности представлять сведения о доходах, выплаченных индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы (оказанные услуги), в том случае, если эти индивидуальные предприниматели предъявили налоговому агенту документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве предпринимателей без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых органах. С 01.01.2011 из п. 2 ст. 230 НК РФ данная норма исключена. Однако это не означает, что учреждение обязано подавать в налоговый орган сведения о доходах, выплаченных индивидуальному предпринимателю. На основании п. 2 ст. 226 НК РФ исчисление сумм налога и их уплата производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. 214.1, 227, 227.1 и 228 НК РФ. Согласно пп. 1, 2 п. 1 ст. 227 НК РФ физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также другие лица, занимающиеся в установленном порядке частной практикой, исчисление и уплату налога на доходы физических лиц осуществляют самостоятельно по суммам доходов, полученных от осуществления такой деятельности. Таким образом, при получении индивидуальными предпринимателями от учреждения культуры доходов от осуществления предпринимательской деятельности учреждение не признается налоговым агентом, поскольку в данной ситуации исчисление и уплату НДФЛ налогоплательщики - индивидуальные предприниматели осуществляют самостоятельно. При этом в документах, являющихся основанием для выплаты дохода, учреждение должно отразить информацию о том, что такая выплата была произведена индивидуальному предпринимателю в связи с осуществлением им предпринимательской деятельности (Письмо Минфина РФ от 01.02.2011 N 03-04-06/3-14).

Новая форма 2-НДФЛ

Новая форма 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнению утверждены Приказом N ММВ-7-3/611@*(1). Название новой формы 2-НДФЛ осталось прежним - "Справка о доходах физического лица за 20__ год" (далее - Справка). Справка используется также налоговым агентом для передачи сведений о невозможности удержать налог с физического лица и сумме не удержанного налога.

Приказом N ММВ-7-3/611@ утвержден Формат сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20__ год" в электронном виде (на основе XML).

Кроме того, Приказ N ММВ-7-3/611@ содержит справочники "Коды доходов", "Коды вычетов", "Коды документов", "Коды регионов" (далее - Справочники), которые используются при заполнении формы 2-НДФЛ.

В соответствии с п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты обязаны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами, и предоставленных им налоговых вычетов в регистрах налогового учета. Регистры налогового учета ведутся отдельно по каждому физическому лицу, которое получает от организации доходы, облагаемые НДФЛ. Данные этих регистров используются налоговым агентом при заполнении формы 2-НДФЛ.

Справка представляется налоговым агентом по каждому физическому лицу, получившему от него доходы, отдельно по каждой ставке налога. Например, если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 9 и 13%, то по окончании налогового периода он составляет по данному физическому лицу и представляет в налоговый орган две отдельные Справки. Ставка налога при этом указывается в заголовке разд. 3 Справки.

Отдельная Справка составляется при перерасчете налога на доходы физического лица за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств. При составлении новой Справки взамен ранее представленной в полях "N __" и "от____" следует указать номер ранее представленной Справки и новую дату составления Справки.

Показатели справки отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм налога. Суммы налога исчисляются и отражаются в полных рублях, при этом сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляются до полного рубля.

Заполнению подлежат все реквизиты и показатели Справки, если исключение не сделано рекомендациями по ее заполнению. Например, в п. 2.1 "ИНН" разд. 2 Справки указывается идентификационный номер налогоплательщика - физического лица, который указан в документе, подтверждающем постановку данного физического лица на учет в налоговом органе. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.

В основном Рекомендации по заполнению формы 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20__ год" (приложение к форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом N ММВ-7-3/611@ (далее - Рекомендации)) повторяют положения Приказа ФНС РФ от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@, которым была утверждена ранее действовавшая форма Справки.

Заполнение формы справки

Заголовок. В заголовке Справки указывается год, за который составляется Справка, порядковый номер Справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом, и дата ее составления (число, месяц, год) арабскими цифрами (например, 15.01.2011, где 15 - число, 01 - месяц, 2011 - год).

В заголовке справки появился новый показатель - "Признак". В поле "Признак" проставляется:

- цифра 1 - если Справка представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ (то есть справка представляется о доходах физического лица за истекший налоговый период);

- цифра 2 - если Справка представляется в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ (то есть если налоговый агент не имеет возможности удержать налог).

В поле "В ИФНС (код)" указывается четырехзначный код налогового органа, в котором налоговый агент состоит на налоговом учете. Первые две цифры обозначают код региона, вторые две цифры - код налогового органа.

Подпись налогового агента на заполненной справке не должна закрываться печатью.

Раздел 1 Справки. В разделе 1 Справки указываются данные о налоговом агенте. Пункт 1.1 заполняют налоговые агенты - организации. Здесь указывается ИНН и КПП (через разделитель "/"). В случае если сведения о доходах подаются на физических лиц, получающих доходы от обособленного подразделения учреждения, в п. 1.1 после ИНН через разделитель "/" указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.

В пункте 1.2 "Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица" указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) учреждения согласно его учредительным документам. При этом в начале строки располагается содержательная часть наименования (его аббревиатура или название, например, "Музыкальная школа N 241").

В пункте 1.3 "Код ОКАТО" указывается код административно-территориального образования, на территории которого находится учреждение или его обособленное подразделение, где оборудовано стационарное рабочее место того работника, на которого заполняется форма Справки, либо производится ими выплата дохода иному физическому лицу. Коды ОКАТО содержатся в "Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления" ОК 019-95 (ОКАТО). Информацию о коде ОКАТО можно также получить в налоговом органе по месту постановки на учет.

В пункте 1.4 "Телефон" указывается контактный телефон налогового агента. При отсутствии контактного телефона данный реквизит не заполняется.

Раздел 2 Справки. В разделе 2 Справки отражаются данные о физическом лице - получателе дохода.

В пункте 2.1 "ИНН" указывается ИНН - физического лица. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.

В пункте 2.2 "Фамилия, имя, отчество" указываются фамилия, имя и отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Для иностранных физических лиц допускается при написании использование букв латинского алфавита. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика.

В пункте 2.3 "Статус налогоплательщика" указывается код статуса налогоплательщика:

- цифра 1 - если он является налоговым резидентом РФ;

- цифра 2 - если он не является налоговым резидентом РФ;

- цифра 3 - если он не является налоговым резидентом РФ, но признается в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации". Статус налогоплательщика с кодом 3 - это новый показатель Справки.

В пункте 2.4 "Дата рождения" указывается дата рождения (число, месяц, год) арабскими цифрами.

В пункте 2.5 "Гражданство" указывается код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ). Например, код 643 - код России, код 804 - код Украины. При отсутствии у налогоплательщика гражданства указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий его личность. Ранее в такой ситуации проставлялся код 999.

В пункте 2.6 "Код документа, удостоверяющего личность" указывается код, который выбирается из Справочника "Коды документов".

В пункте 2.7 "Серия и номер документа" указываются соответствующие реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, знак "N" не проставляется.

В пункте 2.8 "Адрес места жительства в Российской Федерации" указывается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность. Элементами адреса являются: "Почтовый индекс", "Код региона" (выбирается из Справочника "Коды регионов"), "Район", "Город", "Населенный пункт", "Улица", "Дом", "Корпус", "Квартира".

В рекомендациях приведен следующий пример заполнения элементов адреса места жительства.

Пример

Адрес Московская область, Наро-Фоминский район, г. Апрелевка, мкр. Августинский, дом 14, строение 1, квартира 50 отражается следующим образом.

В поле "Почтовый индекс" указывается "143360"; в поле "Код региона" указывается "50"; в поле "Район" указывается "Наро-Фоминский р-н"; в поле "Город" указывается "Апрелевка г"; в поле "Улица" указывается "мкр. Августинский"; в поле "Дом" указывается "14"; в поле "Корпус" указывается "стр. 1"; в поле "Квартира" - "50".

При отсутствии одного из элементов адреса поле, отведенное для этого элемента, не заполняется и в Справке может отсутствовать.

Пункт 2.9 "Адрес в стране проживания" предназначен для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, а также иностранных граждан. В нем указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания. При этом указывается код этой страны в поле "Код страны", далее адрес записывается в произвольной форме (допускается использование букв латинского алфавита).

Для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, и иностранных граждан допускается отсутствие показателя "Адрес места жительства в Российской Федерации" при условии заполнения пункта 2.9 Справки.

Раздел 3 Справки. В разделе 3 "Доходы, облагаемые налогом по ставке __%" Справки отражаются сведения о доходах, полученных физическими лицами в денежной и натуральной форме, по месяцам налогового периода. В заголовке указывается та ставка налога, в отношении которой заполняется Справка (13%, 30%, 9%, 15%, 35% или ставка, применяемая исходя из соответствующего соглашения об избежании двойного налогообложения).

В графе "Месяц" указывается порядковый номер месяца налогового периода, соответствующего дате фактического получения дохода. Напомним, что согласно ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода определяется как день:

- выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц - при получении доходов в денежной форме;

- передачи доходов в натуральной форме - при получении доходов в натуральной форме;

- уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным (кредитным) средствам, приобретения товаров (работ, услуг), приобретения ценных бумаг - при получении доходов в виде материальной выгоды;

- последний день месяца, за который был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) - при получении дохода в виде оплаты труда.

Графа "Код дохода" заполняется на основании соответствующего справочника.

В графе "Сумма дохода" отражается вся сумма дохода (без налоговых вычетов) по указанному коду дохода.

В графе "Код вычета" указывается соответствующий код из Справочника "Коды вычетов". Данный код проставляется напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере.

В графе "Сумма вычета" отражается сумма налогового вычета, которая не должна превышать сумму дохода.

Код дохода указывается при наличии положительной суммы дохода. Код вычета указывается при наличии суммы вычета.

К сведению. Стандартные налоговые вычеты, имущественный налоговый вычет, а также социальный налоговый вычет в данном разделе не отражаются.

Раздел 4 Справки. Раздел 4 "Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты" Справки заполняется в том случае, если налогоплательщику предоставлялись стандартные, социальные или имущественные налоговые вычеты. При этом п. 4.2-4.4 заполняются в случае, если налогоплательщику предоставлялся имущественный налоговый вычет.

Сведения о стандартных налоговых вычетах отражаются согласно ст. 218 НК РФ, об имущественном налоговом вычете - пп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, о социальном налоговом вычете - пп. 4 п. 1 ст. 219 НК РФ.

Для справки. Подпунктом 2 п. 1 ст. 220 НК РФ установлен имущественный вычет в сумме фактически произведенных налогоплательщиком расходов на приобретение жилья, в том числе на приобретение земельного участка под строительство жилья и процентов по кредитам на строительство и приобретение жилья. Данный вычет предоставляется налоговым агентом по письменному заявлению налогоплательщика при условии наличия подтверждения права на указанный вычет от налогового органа по соответствующей форме (п. 3 ст. 220 НК РФ).

Подпунктом 4 п. 1 ст. 219 НК РФ определен социальный налоговый вычет в сумме фактических расходов по негосударственному пенсионному обеспечению и (или) добровольному пенсионному страхованию налогоплательщика. Указанный вычет предоставляется налоговым агентом по письменному заявлению налогоплательщика при условии документального подтверждения расходов, а также при условии, что взносы по договору негосударственного пенсионного обеспечения и (или) добровольному пенсионному страхованию удерживались из выплат в пользу налогоплательщика и перечислялись в соответствующие фонды работодателем (п. 2 ст. 219 НК РФ).

Код вычета выбирается из соответствующего справочника. В графе "Сумма вычета" отражаются суммы вычетов, соответствующие указанному коду. Число заполненных строк в п. 4.1 зависит от количества видов вычетов, на которые имел право налогоплательщик.

В пунктах 4.2 и 4.3 указываются номер и дата уведомления, подтверждающего право налогоплательщика на имущественный налоговый вычет, выдаваемого налоговым органом в соответствии с п. 3 ст. 220 НК РФ.

Раздел 5 Справки. В разделе 5 "Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода" Справки отражаются общие суммы дохода и НДФЛ по итогам налогового периода.

Общая сумма дохода по итогам налогового периода (п. 5.1) указывается без учета налоговых вычетов. Она должна совпадать с общей суммой доходов, указанной в разд. 3 Справки.

Показатель "Налоговая база" (п. 5.2) должен соответствовать общей сумме доходов, отраженной в п. 5.1 Справки, уменьшенной на общую сумму налоговых вычетов, отраженных в разд. 3 и 4 Справки.

Показатели "Сумма налога исчисленная" (п. 5.3) и "Сумма налога удержанная" (п. 5.4) отражают общую сумма налога, соответственно, исчисленного и удержанного по ставке, указанной в разд. 3 Справки, за налоговый период.

Показатель "Сумма налога перечисленная" (п. 5.5) соответствует сумме налога, перечисленной за налоговый период. До 1 января 2011 года налоговые агенты не были обязаны представлять в налоговый орган сведения о перечисленных в бюджет суммах НДФЛ.

В пунктах 5.6 "Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом" и 5.7 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" указываются соответствующие суммы налога.

Порядок представления сведений о доходах физических лиц в налоговые органы

Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц утвержден Приказом ФНС РФ от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ (далее - Приказ ММВ-7-3/576@). Данный приказ вступил в силу с 8 ноября 2011 года. С указанной даты Приказ МНС РФ от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 "Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год" утратил силу.

Общие положения. Сведения о доходах физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога и сумме НДФЛ (далее - Сведения) представляются налоговыми агентами в налоговые органы по месту своего учета в виде справки по форме 2-НДФЛ, действующей в соответствующем налоговом периоде.

Способы передачи сведений, установленные Приказом N ММВ-7-3/576@, и дата, которая считается датой представления сведений, приведены ниже в таблице.

Способы представления Сведений	Дата, которая считается датой представления Сведений
Лично налоговым агентом в налоговый орган на бумажном носителе либо в электронном виде на электронных носителях	Дата фактического представления
Представителем налогового агента в налоговый орган на бумажном носителе либо в электронном виде на электронных носителях
В виде почтового отправления с описью вложения на бумажном носителе либо в электронном виде на электронных носителях	Дата отправки почтовым отправлением с описью вложения
В электронном виде по установленным форматам по телекоммуникационным каналам связи*	Дата отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи специализированного оператора связи или налогового органа
* В случае представления уточненных Сведений в налоговый орган представляются только те Сведения, которые скорректированы.

Порядок представления Сведений на электронных носителях. Сведения на электронных носителях представляются в виде файла (файлов) утвержденного формата в электронном виде за соответствующий налоговый период (далее - формат) на дискетах, дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти. Количество Сведений, представляемых в одном файле, не должно превышать 3 000 документов. При превышении указанного предела формируется несколько файлов. В одном сформированном файле должны содержаться Сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКАТО, отчетный год, признак представленных Сведений.

Передача Сведений сопровождается Реестрами сведений о доходах физических лиц за 20__ год (далее - Реестр). Форма Реестра приведена в приложении 1 к Приказу N ММВ-7-3/576@. Реестр составляется налоговым агентом на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл.

Если Сведения были представлены лично либо через представителя налогового агента, их прием производится должностным лицом налогового органа, уполномоченным принимать такую информацию, в присутствии налогового агента или представителя.

При приеме Сведений, поступивших на электронных носителях, допускается корректировка адреса в соответствии с используемым справочником адресов (КЛАДР).

Сведения, прошедшие форматный контроль, считаются представленными.

Результаты форматного контроля файла со Сведениями отражаются в "Протоколе приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде" (далее - Протокол, приложение 2 к Приказу N ММВ-7-3/576@), который составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются налоговым агентом или представителем налогового агента, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, и должностным лицом налогового органа. В этом же Протоколе формируется список исправлений, внесенных в элементы адреса.

Первые экземпляры Реестра и Протокола выдаются налоговому агенту или представителю налогового агента на руки, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, либо направляются по почте, а вторые экземпляры остаются в налоговом органе.

Если информация на электронном носителе не соответствует установленным требованиям к формату, электронный носитель возвращается налоговому агенту или представителю налогового агента вместе с Протоколом, в котором описываются выявленные ошибки, для повторной подготовки данных.

Порядок представления Сведений на бумажных носителях. Как было указано выше, Сведения на бумажных носителях представляются налоговыми агентами лично, через представителя либо направляются в виде почтового отправления с описью вложения. Сведения представляются в виде справки по форме 2-НДФЛ, действующей в соответствующем налоговом периоде, с сопроводительным Реестром в двух экземплярах.

Представленные Сведения в присутствии налогового агента (представителя налогового агента) проходят процедуру контроля заполнения, то есть проверяются на предмет наличия в справке по форме 2-НДФЛ заполненных реквизитов о налоговом агенте (наименование, ИНН, КПП, ОКАТО), о физическом лице - получателе дохода (Ф.И.О., реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес постоянного места жительства, дата рождения), данных о доходах, начисленных, удержанных и перечисленных суммах налога (месяц, код дохода, сумма дохода, общая сумма дохода, налоговая база, сумма налога исчисленная, сумма налога удержанная, сумма налога перечисленная), а также на предмет отсутствия исправлений. Контроль заполнения осуществляется в день сдачи налоговым агентом или представителем налогового агента Сведений и сопроводительных Реестров в налоговый орган.

Представленными считаются Сведения, прошедшие контроль заполнения. Сведения, не прошедшие данный контроль, изымаются из представленного пакета документов как ошибочные, возвращаются налоговому агенту (представителю налогового агента) и вычеркиваются из Реестра.

По результатам контроля оформляется в двух экземплярах "Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях" (приложение 3 к Приказу N ММВ-7-3/576@), который подтверждает факт получения налоговым органом Сведений на бумажном носителе от налогового агента. Оба экземпляра протокола подписываются налоговым агентом либо представителем налогового агента (если действия осуществляются в их присутствии) и должностным лицом налогового органа.

Первые экземпляры Реестра и указанного протокола выдаются налоговому агенту (представителю налогового агента) на руки, если действия осуществляются в их присутствии, либо направляются по почте, а вторые экземпляры остаются в налоговом органе.

Порядок представления Сведений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Отношения между участниками информационного обмена при представлении Сведений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи кроме Приказа N ММВ-7-3/576@ регулируются также федеральными законами N 149-ФЗ *(2), 1-ФЗ *(3) и 63-ФЗ *(4).

Обратите внимание! Дублирование Сведений, представленных в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, на бумажном или электронном носителе не требуется (п. 20 Приказа N ММВ-7-3/576@).

Сведения в электронном виде, представленные по телекоммуникационным каналам связи, передаются с применением квалифицированной электронной подписи (далее - КЭП) налогового агента или его представителя.

Для справки. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Такое определение приведено в ст. 2 Федерального закона N 63-ФЗ. В соответствии с п. 2 ст. 19 указанного закона электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до даты признания утратившим силу Федерального закона N 1-ФЗ, признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ. Федеральный закон N 63-ФЗ действует с 8 апреля 2011 года, Федеральный закон N 1-ФЗ утрачивает силу с 1 июля 2012 года.

Сведения в электронном виде, передаваемые по телекоммуникационным каналам связи, представляются налоговым агентом в налоговый орган через специализированного оператора связи, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между налоговыми органами и налоговым агентом или через интернет-сайт ФНС.

Сертификаты ключей подписи выдаются участникам информационного обмена организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования их в информационных системах общего пользования в соответствии с федеральными законами N 1-ФЗ, 63-ФЗ и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС.

При представлении сведений применяются сертифицированные по требованиям безопасности информации средства криптографической защиты информации, а также средства КЭП, совместимые со средствами, используемыми в налоговом органе.

Представление Сведений по телекоммуникационным каналам связи допустимо в случае, если налоговый агент имеет возможность осуществлять:

- формирование Сведений для их последующей передачи в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;

- шифрование при отправке и дешифрование при получении информации с использованием шифровальных средств;

- формирование КЭП при передаче информации и ее проверку при получении информации.

Количество Сведений, представляемых налоговым агентом в налоговый орган в одном файле, не должно превышать 3 000, в обратном случае формируется несколько файлов. По каждому обособленному подразделению формируется отдельный файл. В одном сформированном файле должны содержаться Сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКАТО, отчетный год, признак представленных Сведений.

Факт получения сведений налоговый орган подтверждает передачей налоговому агенту извещения о получении электронного документа, заверенного его КЭП.

Приказом N ММВ-7-3/576@ для налогового агента установлен следующий порядок электронного документооборота.

1. После подготовки Сведений в соответствии с утвержденным форматом и требованиями Приказа N ММВ-7-3/576@ налоговый агент подписывает файл КЭП и отправляет в зашифрованном виде в адрес налогового органа.

2. В течение следующего рабочего дня (после даты отправки Сведений) налоговый агент получает подтверждение даты отправки от специализированного оператора связи или налогового органа и извещение о получении от налогового органа.

Налоговый орган обязан в течение 10 дней с даты отправки Сведений направить налоговому агенту Реестр в электронном виде и Протокол приема сведений о доходах физических лиц в электронном виде.

Сведения, прошедшие форматный контроль и зафиксированные в Реестре, сформированном налоговым органом, считаются представленными.

Л. Салина,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ ФНС РФ от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников".

*(2) Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

*(3) Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

*(4) Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".