На ошибках учатся (Л.М. Вялова, "Кадровик.ру", N 1, январь 2012 г.)

На ошибках учатся

В рубрике "На ошибках учатся" "Кадровик.ру" показывает и подробно разъясняет наиболее распространенные ошибки в оформлении документов. Образцы правильно оформленных кадровых документов и разъяснения допущенных ошибок - на стр. 82-85. Проверьте себя!

Внимание! Ошибка

Задание 1. Оформление записи о приеме и увольнении по срочному трудовому договору в трудовой книжке

Генеральный директор ЗАО "Круиз" заключил срочный трудовой договор с Андреем Олеговичем Кудриным на время болезни штатного сотрудника. Был издан приказ о приеме А.О. Кудрина, в его трудовую книжку была внесена соответствующая запись. После выздоровления штатного работника А.О. Кудрин был уволен. Инспектор по кадрам Раиса Борисовна Рощина сделала в трудовой книжке А.О. Кудрина запись об увольнении. Найдите ошибки, допущенные при оформлении этой записи.

                                                                          Сведения о работе                               ТК N 1234567

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				ЗАО "Круиз"
20	15	06	2011	Принят по срочному трудовому договору в отдел	Приказ от 14.06.2011
				маркетинга на должность маркетолога	N 45/к
21	24	11	2011	Уволен в связи с истечением срока трудового	Приказ от 24.11.2011
				договора, пункт 2 части первой статьи 77	N 89/к
				Трудового кодекса РФ
				Инспектор по кадрам Рощина Р.Б. Рощина

 6                                                                                                                  7

Задание 2. Оформление должностной инструкции работника отдела кадров

Найдите ошибки, допущенные при оформлении должностной инструкции работника отдела кадров.

Должностная инструкция на работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

1. Общие положения

     ......................

     ......................

2. Функции

     ......................

     ......................

3. Должностные обязанности

     ......................

     ......................

4. Права

     ......................

     ......................

5. Ответственность

     ......................

     ......................

6. Взаимоотношения (связи по должности)

     ......................

     ......................

Визы:

Зам. генерального директора             Верин                П.Л. Верин

                                       19.11.2011

Юрисконсульт                            Шатилов              Г.О. Шатилов

                                       17.11.2011

С инструкцией ознакомлен(а):   Иванова   22 ноября 2011 г.   Р.М. Иванова

В дело N 03-05

Долина 23.11.2011

Проверьте себя

Задание 1. Оформление записи о приеме и увольнении по срочному трудовому договору в трудовой книжке

При оформлении записи о приеме и увольнении по срочному трудовому договору в трудовой книжке были допущены следующие ошибки.

1. В разделе "Сведения о работе" (графа 3 трудовой книжки) в виде заголовка указывается не только сокращенное, но и полное наименование организации, в которую принимается работник (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69; далее - Инструкция). Как разъясняется в п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003, наименование организации должно соответствовать названию, закрепленному в ее учредительных документах (т.е. его следует писать так, как оно обозначено в уставе).

2. При оформлении записи о приеме не указывают, на какой срок заключен трудовой договор. Частью 4 ст. 58 ТК РФ предусмотрена возможность преобразования срочного трудового договора в трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, в случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и сотрудник продолжает работу после истечения этого срока.

3. Записи в разделы трудовой книжки вносятся без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции).

4. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

"Рис. 1. Допущенные ошибки"

"Рис. 2. Правильный вариант оформления записи о приеме и увольнении по срочному трудовому договору в трудовой книжке"

Задание 2. Оформление должностной инструкции работника отдела кадров

При оформлении должностной инструкции были допущены следующие ошибки.

1. Должностная инструкция относится к системе организационно-распорядительной документации (ОРД), поэтому она оформляется на общем бланке организации. Здесь необходимо указать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (в данном варианте - должностная инструкция), дату издания документа, регистрационный номер, место составления или издания (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003).

2. В должностной инструкции отсутствует наименование должности работника. Это может быть инспектор по кадрам или менеджер по персоналу. Если при приеме на работу на работника сразу возлагают дополнительные функции, не предусмотренные должностной инструкцией (например, ведение архива, воинского учета и др.), их перечисляют в трудовом договоре, не издавая приказ. Исключение составляет ответственность за трудовые книжки, т.к. в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, четко сказано, что в этом случае приказ обязателен.

3. По п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003, заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. В данном случае название должности следует писать не в винительном падеже с предлогом, а в родительном: должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров и т.д. В соответствии с рис. А-1 и А-2 ГОСТ Р 6.30-2003 заголовок располагается перед текстом документа с левой стороны листа.

4. В должностной инструкции отсутствуют важнейшие реквизиты, придающие ей юридическую силу: гриф утверждения, а также подпись должностного лица, составившего данный документ (п. 3.16, 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

"Рис. 3. Допущенные ошибки"

"Рис. 4. Правильный вариант оформления должностной инструкции работника отдела кадров"

Л.М. Вялова,

канд. ист. наук, доцент кафедры документоведения

историко-архивного института РГГУ

"Кадровик.ру", N 1, январь 2012 г.