Не прячьте ваши денежки... или О новом порядке работы с наличностью (Н.Н. Луговая, "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 2, январь 2012 г.)

Не прячьте ваши денежки... или О новом порядке работы с наличностью

С 1 января 2012 года начал действовать новый порядок ведения организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых операций с наличностью. Положение "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"*(1) (далее - Положение N 373-П) утверждено ЦБР 12.10.2011 и зарегистрировано Минюстом 24.11.2011. Основные моменты, на которые надо обратить внимание, отражены в настоящей статье.

Индивидуальным предпринимателям: не пропустите!

Прежде всего стоит отметить, для кого подготовлен новый порядок работы с наличными денежными средствами: Положение N 373-П распространяется как на юридических лиц (в том числе работающих на УСНО), так и на индивидуальных предпринимателей (ИП). Хотя в отношении последних обязательность применения данного документа, ведущая к соблюдению лимита кассы, ведению кассовой книги и пр. (подробнее об этом мы расскажем ниже), весьма сомнительна.

К сведению. Изначально (в проекте) предполагалось, что порядок работы с наличностью будет актуален и для других лиц, занимающихся частной практикой (нотариусов, адвокатов и т.п.). Однако в окончательный (утвержденный) вариант эта категория предпринимателей не попала, соответственно, придерживаться определенных правил ей не нужно, если, конечно, не считать специально предусмотренные законодательством нормы. К примеру, адвокатские кабинеты должны соблюдать требования о приеме наличных денежных средств при расчетах на основании п. 6 ст. 25 Федерального закона N 63-ФЗ*(2) (письма Минфина России от 20.04.2007 N 03-01-15/4-116, УФНС по г. Москве от 25.09.2008 N 22-12/090571). В остальном, поскольку Положение N 373-П на адвокатов не распространяется, соблюдать лимит кассы, вести кассовую книгу, полагаем, им не нужно.

История вопроса

Итак, новый порядок работы с наличностью распространен на индивидуальных предпринимателей. Иными словами, банки сделали подконтрольными денежные средства коммерсантов.

Однако индивидуальный предприниматель является физическим лицом, и его имущество (в том числе денежные средства) юридически не разграничено: он может использовать принадлежащие ему деньги как на осуществление предпринимательской деятельности, так и в своих личных целях. Поэтому здесь могут возникнуть вопросы: что вообще такое "касса предпринимателя"? Как рассчитать лимит кассы, если у ИП все деньги личные? Коммерсант не обязан иметь счет в банке, и вновь непонимание: куда он должен сдавать сверхлимитную выручку? И так далее, и тому подобное...

Заглядывая (теперь уже) в историю вопроса, напомним: бывший Порядок ведения кассовых операций в РФ*(3) применялся всеми предприятиями. К числу таковых п. 1 названного документа были отнесены предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности. А вот предприниматели (что не вызывало сомнений) оставались за кадром*(4).

Разногласия по вопросу обязательного применения коммерсантами правил работы с наличностью были внесены ЦБР в далеком 2006 году благодаря Письму от 17.07.2006 N 08-17/2540 "О применении Указания Банка России от 14.11.2001 N 1050-У"*(5), в котором банк указал, что на индивидуальных предпринимателей при совершении ими кассовых операций также распространяется действие Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Такой подход (как нетрудно догадаться) пришелся по вкусу налоговикам, которые, особо не откладывая, разослали вышеупомянутое письмо своим нижестоящим органам (Письмо ФНС России от 30.08.2006 N ММ-6-06/869@). И началось...

К сведению. Контроль за соблюдением условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций осуществляют обслуживающие банки.

Ранее на это было указано в п. 41 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Заметим, нынешний порядок (Положение N 373-П) подобных сведений не содержит, однако суть вопроса от этого не меняется.

Должностные лица учреждений банка при установлении фактов нарушений указанного порядка обязаны направить соответствующие сведения налоговым органам по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности, предусмотренных законодательными и иными правовыми актами РФ. Об этом сказано в п. 7 приложения 7 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П (далее - Положение N 14-П) (см. также Письмо УМНС по г. Москве от 18.12.2003 N 11-24/69763).

Примечание. В соответствии с ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ налоговые органы рассматривают дела об административных правонарушениях, предусмотренных в том числе ст. 15.1 КоАП РФ.

Возмущенные коммерсанты, желая прояснить ситуацию, шлют вопрос за вопросом и довольно быстро получают (можно сказать, утешительный) ответ: Письмо N 08-17/2540 не является нормативным актом Банка России и не может применяться в качестве такового (Письмо ЦБР от 17.10.2006 N 36-3/1993).

Тем не менее начало было положено, и споры между контролерами и "ИП-шниками" стали возникать все чаще, а судебных решений стало все больше. Одни арбитры занимали сторону коммерсантов, признавая, что действие Порядка ведения кассовых операций в РФ на них не распространяется. Другие, напротив, поддерживали контролеров: одно из наиболее громких дел представлено в Решении ВС РФ от 15.09.2008 N ГКПИ08-1000*(6) (напомним, здесь ИП не удалось оспорить применение Порядка ведения кассовых операций в РФ как нарушающее права и противоречащее ряду норм законодательства в отношении данной категории лиц документа). И что в результате? Еще большая путаница.

Ситуация, казалось бы, изменилась в 2010-м: тогда один из споров дошел до Президиума ВАС, причем высшие арбитры заняли сторону индивидуального предпринимателя! Мы говорим о Постановлении от 29.06.2010 N 1411/10, в котором ВАС согласился с правильностью вывода нижестоящих судов, что действующим законодательством*(7) не предусмотрена обязанность индивидуальных предпринимателей (в рассматриваемом споре речь шла об ИП-"упрощенце") по оприходованию в кассу денежной наличности и соблюдению порядка хранения свободных денежных средств. Следовательно, отсутствуют правовые основания для привлечения их к административной ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ.

К сведению. На основании п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц (в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.). В силу ст. 2.4 КоАП РФ предприниматели при подобных обстоятельствах несут ответственность наравне с должностными лицами.

Примечательно, что в Постановлении Президиума ВАС РФ N 1411/10 имеется прямое указание на то, что содержащееся в нем толкование правовых норм является общеобязательным и подлежит применению при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел.

Кстати, финансовое ведомство также обратило внимание на данное судебное решение, о чем свидетельствует Письмо от 17.08.2011 N 03-11-11/208, в котором имеется ссылка на постановление высших арбитров. Здесь, в частности, отмечено: Постановлением Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 N 1411/10 определено, что действующим законодательством не предусмотрена обязанность индивидуальных предпринимателей по оприходованию в кассу денежной наличности и по соблюдению порядка хранения свободных денежных средств, а следовательно, отсутствуют правовые основания для привлечения их к административной ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ.

А в Письме от 29.09.2011 N 03-01-15/6-115 финансисты сделали данный вывод без каких-либо ссылок на арбитражную практику: указанные нормативные акты Банка России (Порядок ведения кассовых операций в РФ и Положение N 14-П) в части, касающейся оприходования в кассу денежной наличности, порядка хранения свободных денежных средств, не распространяются на индивидуальных предпринимателей. Поскольку действующим законодательством не предусмотрена обязанность индивидуальных предпринимателей по оприходованию в кассу денежной наличности и соблюдению порядка хранения свободных денежных средств... отсутствуют правовые основания для привлечения их к административной ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ.

Казалось бы, все утряслось, и у "ИП-шников" настала спокойная жизнь. Но...

...ЦБР выпустил новые правила

С января 2012 года начали действовать новые правила работы с наличностью, выпущенные ЦБР, в которых черным по белому указано, что таковые распространяются на индивидуальных предпринимателей. (Многие моменты Положения N 373-П, надо сказать, мало согласуются со здравым смыслом, но об этом - по ходу.)

Подробнее о Положении N 373-П

Лимит кассы

По общему правилу (как и прежде) свободные денежные средства организации (ИП) необходимо хранить в кредитной организации (банке). Однако часть из них - лимит кассы - допускается держать в месте проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (коммерсантом). Причем лимит кассы организации (ИП) устанавливают самостоятельно. (Напомним, ранее это была прерогатива банков.) Удостоены "такой чести" и обособленные подразделения (филиалы, представительства), имеющие расчетные счета в банке.

Незатейливые формулы

Порядок расчета лимита кассы приведен в приложении к Положению N 373-П. Для этих целей юридическое лицо (ИП) учитывает объем поступлений наличных за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги).

К сведению. Вновь созданное юридическое лицо (ИП) для расчета лимита кассы использует ожидаемый (от реализации товаров, работ, услуг) объем поступлений наличных денег.

Лимит остатка наличных денег (L) рассчитывается по формуле:

, где:

V (в рублях) - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период.

Обратите внимание! Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем выручки с учетом денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями (разумеется, если данные обособленные подразделения не имеют отдельного расчетного счета).

Р (в рабочих днях) - расчетный период, определяемый юридическим лицом (ИП), за который учитывается выручка от продаж (товаров, работ, услуг)*(8).

Обратите внимание! Данный период имеет ограничение - не более 92 рабочих дней.

(в рабочих днях) - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом (коммерсантом) наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги*(9).

Обратите внимание! Организации (ИП) самостоятельно определяют временной период, в течение которого необходимо сдать выручку в банк. Но имейте в виду, этот промежуток не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица (ИП) в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней.

При отсутствии выручки юридическое лицо (ИП), определяя лимит остатка наличных денег (), учитывает:

- R (в рублях) - объем (ожидаемый объем - для вновь созданных лиц) выдач наличных (за исключением денежных сумм, предназначенных для выдачи заработной платы, стипендий и других выплат работникам);

- Р (в рабочих днях) - расчетный период, который не может составлять более 92 рабочих дней;

- (в рабочих днях) - период времени (не более семи рабочих дней*(10)) между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом (ИП) наличности, за исключением сумм, предназначенных для выплат работникам (заработной платы, стипендий и др.).

Обратите внимание! Юридические лица, в состав которых входят обособленные подразделения, не имеющие своего расчетного счета, при определении объема выдач учитывают наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях.

Накопление средств сверх лимита

Итак, лимит остатка кассы подсчитан и донесен распорядительным документом, изданным в организации, который хранится в порядке, определенном ее руководителем (уполномоченным на то лицом).

У юридических лиц, полагаем, сие мероприятие не должно вызывать вопросов, а вот в отношении коммерсанта абсурдность данного мероприятия налицо: в соответствии с нормами Положения N 373-П (п. 1.2) издать такой документ обязан и он. Но если у предпринимателя нет кассовых и бухгалтерских работников? Получается, что издать распорядительный документ нужно для себя? Забавно.

Накопление средств сверх лимита допускается, как уже было отмечено, в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, в том числе в день получения наличных денег с банковского счета.

Обратите внимание! Продолжительность срока выдачи заработной платы, стипендий и других выплат не может превышать пяти (а не трех, как ранее) рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета). На это указано в п. 4.6 Положения N 373-П.

Кроме того, сверхлимитное накопление денег возможно в выходные и праздники, если в эти дни организация (ИП) осуществляет кассовые операции (п. 1.4 Положения N 373-П).

В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом (ИП) не допускается.

Организационные моменты

Обязанности по проведению кассовых операций возложены на работника предприятия (коммерсанта), однако "возглавить" данный процесс может и руководитель (полагаем, сей факт характерен для небольших компаний, а также для индивидуального предпринимателя*(11)). Напротив, в крупных организациях - при наличии нескольких кассиров - один из них выполняет функции старшего кассира. В этом случае операции по передаче наличных между названными лицами в течение дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денег; соответствующие записи делаются в момент передачи денежных средств.

В Положении N 373-П подробно расписан порядок ведения кассовых операций с помощью технических средств (п. 2.5). Особый акцент сделан на том, что организация (ИП) должны обеспечить сохранность содержащихся в кассовой книге (книге учета принятых и выданных кассиром денег) данных на электронном носителе информации и исключить возможность несанкционированного изменения указанных данных.

А теперь чуть подробнее. При оформлении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств с применением технических средств каждая операция по передаче "нала" в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами по усмотрению руководителя может (но не обязательно должна) сопровождаться распечатыванием листа данной книги на бумажном носителе и, соответственно, проставлением подписей на нем старшего кассира и кассиров. Если данное мероприятие решено не проводить (лист не распечатывать), подписи старшего кассира и кассиров следует проставить с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Что касается кассовой книги, ее лист распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. По мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год указанные листы брошюруются в хронологической последовательности (автоматически ведется с начала календарного года). (Аналогичная процедура, кстати, осуществляется и для распечатанных листов книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств.)

Если же книги (кассовая, учета принятых и выданных кассиром денежных средств) оформляются на бумажном носителе, они брошюруются и пронумеровываются до начала их ведения, а также заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера (при отсутствии последнего - только руководителя) и скрепляются оттиском печати юридического лица.

Заметим, подобные "мероприятия" ждут и коммерсанта (при наличии у него печати индивидуального предпринимателя).

Прием наличных

В целом данный порядок мало чем отличается от прежнего: прием наличных от юридических лиц, ИП, работников организации (например, "подотчетников", представителей обособленного подразделения) проводится кассиром по приходному кассовому ордеру (ПКО). Причем наличные принимаются так, чтобы вносящее лицо могло наблюдать за действиями кассира.

Обратите внимание! ПКО подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром. Руководитель, ведущий кассовые операции и оформляющий кассовые документы самостоятельно, "визирует" указанные документы (понятно) единолично (п. 2.2 Положения N 373-П).

По окончании проведения юридическим лицом, ИП кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники (п. 3.3 Положения N 373-П) на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется ПКО на общую сумму принятых наличных денег. Исключением являются суммы, принятые платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом). Последние, помимо упомянутого ПКО, оформляют "приходник" на общую сумму наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом). (К этой категории лиц мы еще вернемся.)

Порядок действий кассира при несоответствии вносимых наличных денег сумме, указанной в ПКО, прописан в п. 3.2 Положения N 373-П. В случае излишков "неидущая" разница возвращается кассиром, при недостаче вносящему предлагается довнести определенную денежную сумму. При отказе последнего кассир перечеркивает ПКО и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.

Выдача наличных...

...осуществляется по расходно-кассовым ордерам (РКО), расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям при предъявлении получателем денег паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (гл. 4 Положения N 373-П). При этом кассир обязательно должен проверить наличие на кассовых документах подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии последних - руководителя) и их соответствие имеющимся образцам, сличить суммы, проставленные цифрами и прописью.

Примечание. Внесение исправлений в кассовые документы не допускается (п. 1.11 Положения N 373-П).

Если деньги выдаются по доверенности, также необходимы проверки на соответствие (ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа и т.д. и т.п.). В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью этого лица кассир делает надпись "по доверенности". Кстати, доверенность прилагается к кассовым документам, по которым была произведена выдача денег.

Выдача денег на нужды организации осуществляется на основании письменного заявления работника (подотчетного лица), составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных и сроке, на который они выдаются.

По истечении трех дней со дня наступления данного срока (либо со дня выхода на работу) подотчетное лицо предъявляет главному бухгалтеру или бухгалтеру (при отсутствии таковых - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка данного документа, его утверждение и окончательный расчет осуществляются в срок, установленный руководителем.

Обратите внимание! Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 4.4 Положения N 373-П).

Несколько слов о ведении кассовой книги

Порядок ведения кассовой книги рассмотрен в гл. 5 Положения N 373-П. Здесь, в общем-то, все просто: записи осуществляются по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

Кассир сверяет данные с кассовыми документами, выводит на конец рабочего дня сумму остатка и проставляет подпись. Документальную сверку (с соответствующей визой) проводит главный бухгалтер (или бухгалтер) либо (при отсутствии таковых) - руководитель.

Обособленное подразделение после выведения суммы остатка "нала" на конец рабочего дня передает юридическому лицу лист кассовой книги (отрывной второй экземпляр листа - если кассовая книга оформляется на бумажном носителе; распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа - при ведении кассовой книги с применением технических средств) за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня.

Обратите внимание! Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством РФ. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется согласно правилам документооборота, утвержденным юридическим лицом.

К вопросу о платежных агентах

В Положении N 373-П, как уже было отмечено, предъявлены особые требования к платежным агентам. Во-первых, платежный агент*(12), банковский платежный агент (субагент)*(13) при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные, принятые ими в рамках деятельности платежного агента (п. 1.3). Эти средства должны полностью сдаваться в банк в день их получения, в противном случае таковые будут расцениваться как сверхлимитные со всеми вытекающими последствиями.

Во-вторых, платежные агенты обязаны вести отдельную кассовую книгу по полученным при осуществлении указанной деятельности средствам и формировать на эти средства отдельные ПКО (п. 5.1 Положения N 373-П).

И еще один момент...

...на который стоит обратить внимание. Пунктом 1.11 Положения N 373-П определено, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Иными словами, следить за своей наличностью будут собственники, причем обязанность оборудовать кассовые комнаты для этих целей не прописана. А это значит, что штрафовать за отсутствие кассовых комнат больше не будут.

Н.Н. Луговая,

эксперт журнала "Актуальные вопросы

бухгалтерского учета и налогообложения"

"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 2, январь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Текст документа и комментарий к нему опубликованы в журнале "Акты и комментарии для бухгалтера", N 2, 2012.

*(2) Федеральный закон от 31.05.2002 N 63-ФЗ "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации".

*(3) Утвержден Решением ЦБР от 22.09.1993 N 40.

*(4) Кстати, изначально налоговики придерживались такого же мнения. Например, в Письме от 15.09.2004 N 33-0-11/581 указано: Порядок ведения кассовых операций в РФ предусмотрен только для предприятий, объединений, организаций и учреждений независимо от их организационно-правовых форм и сферы деятельности. Для ИП, применяющих специальные налоговые режимы, ведение кассовой книги необязательно, поскольку законодательно установлено ведение налогового учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога, на основании книги учета доходов и расходов (для применяющих УСНО).

*(5) Указание ЦБР от 14.11.2001 N 1050-У утратило силу в связи с изданием Указания ЦБР от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".

*(6) Оставлено в силе Определением Кассационной коллегии ВС РФ от 04.12.2008 N КАС08-620.

*(7) Довод налоговиков о том, что коммерсант обязан был применять Порядок ведения кассовых операций в РФ в силу Налогового кодекса, признан ошибочным. Дело в том, что согласно п. 2 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством. А налоговое законодательство определяет порядок ведения учета доходов и расходов для целей налогообложения. Поэтому данные судебные акты оставлены ВАС без изменения.

*(8) При определении расчетного периода могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет.

*(9) При определении периода сдачи наличности в банк могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица (ИП).

*(10) При расположении юридического лица, ИП в населенном пункте, в котором отсутствует банк, данный период не должен превышать четырнадцати рабочих дней.

*(11) Впрочем, с этим утверждением можно и не согласиться, ведь индивидуальный предприниматель в целях применения рассматриваемого положения к руководителю не приравнен. Но такой подход к применению Положения N 373-П коммерсантами вызовет еще большую путаницу.

*(12) См. Федеральный закон от 03.06.2009 N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами".

*(13) См. Федеральный закон от 27.06.2011 N 161-ФЗ "О национальной платежной системе".