Организация рабочего дня руководителя: проблемы и решения (О. Петренко, "Консультант", N 3, февраль 2012 г.)

Организация рабочего дня руководителя: проблемы и решения

У руководителя должен быть план рабочего дня. Это непреложная истина тайм-менеджмента. Никаких "но" и ссылок на специфику бизнеса или размер предприятия, подразделения здесь быть не может. Другой вопрос: когда и как этот план составлять.

Работа руководителя отличается от обязанностей, к примеру, рабочего на производстве, который должен просто выполнить дневную норму выработки. Работа топ-менеджера не имеет четкого завершения, так как приходится отслеживать ситуацию и принимать решения практически постоянно.

Весьма актуальной для менеджеров является и проблема информационных перегрузок. Потоки информации вполне могут негативно повлиять на способность руководителей думать и действовать.

Топ-менеджер, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, просто не в состоянии эффективно реагировать на все сообщения.

Чтобы преодолеть все эти трудности, руководящим работникам нужно проводить анализ использования своего рабочего времени.

Вспомнить все

На первом этапе необходимо зафиксировать фактические затраты времени на тот или иной вид деятельности (переговоры, просмотр корреспонденции и т.д.).

Таким образом менеджер сможет оценить, где были допущены слишком высокие затраты времени, и составить график дня, который позволит использовать рабочее время эффективнее.

Далее необходимо рассмотреть непосредственно те виды деятельности, в которых приходилось участвовать руководителю.

Вероятно, многие из них окажутся не столь важными, и справиться с ними будет по силам другим сотрудникам организации.

Делегировав им эти дела, начальник сможет высвободить для себя дополнительное время на решение стратегических задач.

Следует помнить, что львиная доля временных затрат менеджера приходится на работу с информацией.

Часто случается, что руководитель тратит слишком много времени на усвоение данных из-за неэффективной системы коммуникаций на предприятии.

В таком случае нужно более детально рассмотреть схему движения информационных потоков внутри организации и при необходимости внести соответствующие коррективы.

Все получится, если:

- не забывать анализировать то, как прошел рабочий день;

- определить, что отнимает у вас наибольшее количество времени;

- выяснить истинные причины того, что мешает вам завершить какое-то дело или вообще не дает возможности выполнить какую-то работу;

- четко сформулировать ваши главные достижения за прошедший день.

Времени нет

Причины, вызывающие нехватку времени в работе менеджеров, можно разделить на внешние и внутренние.

Первые обусловлены воздействиями окружающей среды и не зависят от личных качеств и способностей руководителя. Сюда в первую очередь относятся следующие.

- Нагромождение работ. Такая проблема возникает, когда менеджер стремится делать всю работу сам.

При этом часто за мелкими и незначительными делами руководитель не успевает заняться наиболее важными. Помочь может сопоставление текущих дел со стратегическими целями организации.

Это наглядно покажет, какие должны быть выполнены только руководителем, а какие не имеют глобального значения и могут быть делегированы подчиненным.

- Неэффективный информационный обмен. Если система коммуникаций на предприятии продумана плохо, руководителю приходится тратить дополнительное время на получение необходимых данных.

Менеджеру нужно пересмотреть схему информационных потоков и четко определить, с какими именно блоками данных должно работать каждое подразделение фирмы.

- Неэффективная мотивация. На предприятиях, где высшее руководство не заботится о создании действенной системы стимулирования труда, низкая производительность.

Менеджеры работают с прохладцей, что в результате порождает несвоевременное выполнение производственных заданий и хроническую нехватку времени.

Поспешай медленно

Внутренние причины дефицита времени зависят от характеристик личности руководителя, таких как организованность, особенности темперамента, склонность к самоанализу, умение признавать свои ошибки. Среди таких причин можно выделить несколько.

Спешка

Иногда руководителям кажется, что чем чаще они будут демонстрировать нехватку времени, тем значимее будут выглядеть в глазах подчиненных. Но это самообман.

В глазах сотрудников такой менеджер выглядит как человек, не умеющий организовать свое время.

Домашняя работа

Все время спеша и не успевая ничего сделать на работе, руководитель вынужден доделывать свои дела в нерабочее время.

Постоянно действуя в таком режиме, менеджер не отдыхает, что негативно сказывается на его работоспособности и в конечном итоге ведет к упадку здоровья.

Слон по частям

Руководитель, привыкший решать проблемы по мере их возникновения, не думая о том, что многие из них можно было бы предотвратить, не видит необходимости в планировании своих действий.

Придерживаясь таких принципов в личной жизни, он переносит их и на стиль жизни своей организации.

Нежелание видеть проблему

Иногда менеджер не воспринимает постоянную нехватку времени как результат своей неорганизованности. Он склонен думать, что через некоторое время поток неотложных дел схлынет. Не усматривая в существующем положении проблемы, руководитель не сможет решить ее, что в конечном итоге грозит завести его во временной цейтнот.

Блокнот или программа?

План рабочего дня руководителя должен быть оформлен в письменном виде. Неважно при этом, какое используется средство, носитель - старый добрый ежедневник, MS Outlook, органайзер на мобильном телефоне или коммуникаторе и т.п. Иногда удобен диктофон - бывает, что мысли удобнее выразить устно, чем письменно.

Планировать рабочий день лучше с вечера, чтобы с утра, на свежую голову, посвятить себя делам.

Делайте в своем органайзере специальные пометки или закладки для обозначения стратегических, долгосрочных и тактических, среднесрочных целей. Они должны быть всегда на виду.

Основное же содержание ежедневника - повседневные, оперативные цели.

Примечание. Вместо ежедневника попробуйте диктофон вы сможете наговорить не только дела, но и заметки, мысли и примечания.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач. К первым относятся четко привязанные к определенному времени. Их нельзя или сложно перенести. Скажем, переговоры с партнерами, назначенные на 11:00.

Ко вторым относятся плавающие ("гибкие") задачи, не привязанные к определенному часу, но обязательные для исполнения в течение дня.

Наконец, к третьему типу относятся крупные приоритетные проблемы, на решение которых не отведено конкретное время исполнения, но известно, что для этого требуются серьезные сроки - 2-3 часа или даже больше.

Установите цели

В тайм-менеджменте, как и в управлении вообще, крайне важно намечать цели. В частности, это помогает:

- сфокусировать внимание на выполняемой работе;

- составлять план работы на определенный отрезок времени;

- держать окружающих в курсе событий, чтобы они понимали, какая роль им отведена.

Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы четко определить цель, нужно:

- выработать ясное представление о том, чего вы планируете достичь;

- поделиться мыслями и выслушать мнение других;

- изложить на бумаге свои намерения и строго их придерживаться.

Определите приоритеты

Установление порядка очередности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нужно определить степень своей загрузки и решить, что нужно сделать в первую очередь. Задачи можно подразделить на четыре категории:

- основные, решение которых служит индикатором того, насколько эффективно вы справляетесь со своими обязанностями;

- задачи, которые следует выполнять при условии, что со своими первостепенными делами вы уже справились;

- те, которые вы выполнили бы при наличии времени (это, как правило, проекты, которым не суждено осуществиться);

- задачи с невысоким уровнем приоритетности, но вместе с тем несложные и приятные (обычно мы справляемся с ними в первую очередь).

Распределите все дела на эти четыре группы. Посмотрите на перечень и укажите время, необходимое для их выполнения.

Не стоит слишком строго придерживаться приоритетов. Догмы никогда не приводят ни к чему хорошему. Ведь всегда нужно быть готовым к переменам.

Будьте гибким: ситуация может измениться кардинально, и то, что было приоритетным, утратит свою значимость. Придерживаться в таком случае первоначального плана означает потратить впустую еще больше времени.

Найдите свой ритм

При составлении ежедневных планов нужно также учитывать свой естественный дневной ритм работы.

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках этого ритма.

Одни люди могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются в соответственно более раннем окончании работы.

Алгоритм планирования дня может быть примерно следующим:

- составьте список "гибких" задач, не привязанных к точному времени;

- выделите из них 2-3 приоритетных;

- запланируйте жесткие задачи, привязанные к определенному времени;

- выделите время для бюджетируемых задач;

- время между жесткими задачами заполняйте, начиная с приоритетных гибких задач.

Планируя свое время, помните, что нельзя успеть все. Не делайте несколько дел сразу, сделайте одно от начала до конца.

При составлении плана дня лучше оставить около 40% рабочего времени свободным, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных проблем.

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Сконцентрируйтесь

Один из наиболее действенных рычагов управления временем - умение сосредоточиться на одной проблеме.

Ваша продуктивность существенно возрастет, как только вы начнете следовать этому принципу.

Делается это просто. Составьте список дел, которые вам предстоит выполнить.

Выберите главное дело, на которое ваше время будет потрачено с максимальной пользой.

После этого приступайте к работе и не отвлекайтесь, пока не выполните ее.

Способность полностью сосредоточиться на самом важном вопросе и не отвлекаться ни на что, пока он не будет решен, поможет добиться успеха быстрее, чем какое-либо иное качество.

Если вы начинаете дело, бросаете его, чтобы затем снова и снова возвращаться к нему, то в итоге вы потратите на него в несколько раз больше времени.

Если же вы беретесь за работу и заставляете себя довести ее до конца, затраты времени можно сократить на 80%.

Это один из великих секретов искусства управления временем и высокой продуктивности, и его можно освоить путем многократного применения на практике.

Умение сосредоточиться на одном деле дает вам два преимущества.

Во-первых, вы станете одним из самых ценных руководителей, причем очень быстро.

Во-вторых, что еще важнее, всякий раз, выполнив большое дело, вы будете испытывать прилив сил. Вы будете довольны и горды собой, получите чувство самореализации. Вы испытаете прилив энергии и желание взяться за новое дело.

Принципы личного тайм-менеджмента

Для того чтобы планирование рабочего времени было эффективным, необходимо руководствоваться следующими принципами.

Нужно решать только приоритетные задачи. Остальные, как уже отмечалось, можно делегировать.

Ни в коем случае нельзя держать планы в голове - всю информацию следует записывать на внешний носитель. Ежедневно просматривайте ваш список дел на сегодня. Переносите неактуальные дела на будущие дни. Записывайте все дела, мысли, идеи, даже если они потребуются вам через месяц или год. Устанавливайте сроки их выполнения.

Выделяйте достаточно времени для планирования. Не планируйте слишком много дел на день.

И, наконец, старайтесь концентрироваться на возможностях, а не на проблемах. Таким же незыблемым правилом и ритуалом, как, например, ежеутренняя и ежевечерняя чистка зубов, у руководителя должны стать определенные постоянные действия, которые он производит в начале и в конце рабочего дня.

Так, утром нужно просмотреть письма и документы, подготовить рабочее место к новому дню, чтобы не приходилось искать необходимые бумаги в самый неподходящий момент.

А вечером можно подвести краткий итог тому, что сделано, и наметить план на следующий день.

Таким образом, руководитель научится распределять свое время гораздо эффективнее и будет больше успевать.

О. Петренко,

бизнес-тренер, консультант компании "Персональный агент"

"Консультант", N 3, февраль 2012 г.