С 2012 года действует новое Положение по ведению кассовых операций (О.И. Мякинина, "Российский налоговый курьер", N 3, февраль 2012 г.)

С 2012 года действует новое Положение по ведению кассовых операций

В текущем году и организациям, и предпринимателям следует применять новый порядок кассовых операций. Теперь лимит кассы не нужно утверждать в банке, руководитель может сделать это своим приказом. Однако нужно учесть, что если данный лимит до 1 января 2012 года не утвержден, то он считается равным нулю.

В конце ноября прошлого года Минюст России зарегистрировал новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России от 12.10.11 N 373-П (далее - Положение). Документ начал действовать с 1 января 2012 года и с этой же даты Указанием Банка России от 13.12.11 N 2750-У признаны утратившими силу:

- Порядок ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40, далее - прежний Порядок);

- Положение Банка России от 05.01.98 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ" (утв. Советом директоров Банка России от 19.12.97 N 47, далее - Положение N 14-П).

На кого распространяются новые правила учета наличности

В соответствии с пунктом 1.1 Положения с 2012 года новый порядок ведения кассовых операций распространяется:

- на компании, ведущие бухучет, кроме ряда кредитных организаций;

- компании, перешедшие на "упрощенку";

- индивидуальных предпринимателей;

- получателей бюджетных средств, если иное не определено отдельным нормативным правовым актом.

Таким образом, окончательно решен вопрос о том, что кассовую дисциплину обязаны соблюдать и ИП. На данное требование обратила внимание и ФНС России в письме от 22.12.11 N АС-4-2/21794@.

Примечание. С 2012 года порядок ведения кассовых операций распространяется и на индивидуальных предпринимателей.

Организации и ИП должны сами утвердить лимит остатка наличных денег в кассе

До 2012 года компании были обязаны согласовывать с банками лимит остатка наличных денежных средств в кассе (п. 5 прежнего Порядка). Теперь юрлица и предприниматели должны сами устанавливать его во внутреннем документе (п. 1.2 Положения). При этом представлять этот документ банкам Положение не обязывает.

Примечание. Для ведения кассовых операций юрлица и ИП теперь должны самостоятельно устанавливать лимит остатка наличных денежных средств в кассе.

Когда можно превышать лимит кассы. Накопление юрлицом или ИП наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выдачи:

- зарплаты сотрудникам или стипендий;

- выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статнаблюдения, в фонд зарплаты;

- выплат социального характера.

С 2012 года Положение дает возможность накапливать деньги сверх лимита и в выходные (праздничные) дни, если в эти дни компании или ИП осуществляли кассовые операции (п. 1.4 Положения). Продолжительность срока выдачи таких выплат не может превышать пять рабочих дней, включая день получения наличных (п. 4.6 Положения), ранее - не более трех рабочих дней (п. 9 прежнего Порядка).

Порядок расчета лимита кассы. Согласно приложению к Положению теперь лимит кассы необходимо определять по формуле:

,

где L - лимит кассы в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги за расчетный период в рублях. При его определении также необходимо учитывать наличные, принятые обособленными подразделениями, за исключением случая, когда они имеют свои счета в банке;

Р - расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных, в рабочих днях. Здесь могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличности, а также динамика за аналогичные периоды прошлых лет. Расчетный период не должен превышать 92 рабочих дня;

- период времени между днями сдачи в банк наличных денег в рабочих днях. Он не должен превышать семь рабочих дней, а при расположении юрлица или ИП в населенном пункте, где отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

В указанном приложении не сказано, как определить период получения выручки, необходимый для расчета лимита. Это может быть неделя самых пиковых продаж, месяц прошлого года, квартал текущего года или иной период. Организации и ИП должны сделать выбор исходя из особенностей своего бизнеса и разработать внутренний регламент, в котором будет прописан порядок определения лимита.

В приложении не указано, и на какой срок надо устанавливать лимит. Желательно пересматривать его (например, еженедельно или ежемесячно) в зависимости от увеличения объемов поступления наличных, а также периодичности их сдачи в банк. Если же до 1 января 2012 года кассовый лимит будет не установлен, то в 2012 году вся наличность в кассе будет являться сверхнормативной.

Как часто нужно сдавать наличные в банк. В Положении указано, что периодичность сдачи наличных в банк не может быть больше семи рабочих дней. Увеличивать этот срок можно только из-за особенностей местонахождения, организационной структуры и иных факторов.

Получается, что напрямую Положение не запрещает более редкую сдачу наличных. Но формула расчета лимита такова, что при несоблюдении семидневного срока компании и ИП будут постоянно превышать лимит. Поэтому де-факто придется так или иначе соблюдать указанный срок.

Пример 1

Режим работы ООО "Компания" - пять рабочих дней с двумя выходными днями (суббота и воскресенье). Период времени между днями сдачи наличных в банк составляет 3 рабочих дня. В связи с тем что объемы поступления наличной выручки в компании ежемесячно растут, руководитель организации для расчета лимита кассы на январь 2012 года утвердил показатели декабря 2011 года. За декабрь 2011 года наличная выручка составила 2 500 000 руб. В этом месяце компания работала 20 дней, так как 29 и 30 декабря были установлены выходными днями для ее работников.

Таким образом, лимит остатка наличности равен 375 000 руб. (2 500 000 руб. : 20 дн. х 3 дн.). Образец приказа см. на рисунке.

Рисунок. Образец приказа по утверждению лимита кассы

Общество с ограниченной ответственностью "Компания",

ИНН 7718714499, КПП 771801001, 107065, Москва, ул. Уссурийская, д. 15,

тел./факс 8 (495) 212-24-58

Приказ N 1
об установлении лимита остатка наличных денег на январь 2012 года

г. Москва

28 декабря 2011 года

В соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденным Банком России от 12.10.11 N 373-П, и на основании приложения к данному документу в ООО "Компания" с 1 января 2012 года устанавливается следующий расчет лимита остатка денежной наличности.

1. В связи с ежемесячным увеличением объемов наличной выручки для расчета лимита остатка денежной наличности используются показатели декабря 2011 года:

- объем выручки - 2 500 000 руб.;

- расчетный период - 20 рабочих дней (на основании положения о внутреннем трудовом распорядке от 01.12.11 N 18н в декабре два последних рабочих дня считаются выходными);

- периодичность сдачи наличных в банк - три рабочих дня.

2. С учетом показателей, перечисленных в пункте 1, утвердить лимит остатка денежной наличности на январь 2012 года в размере 375 000 руб. (2 500 000 руб. : 20 дн. х 3 дн.).

3. Главному бухгалтеру необходимо организовать ежемесячный контроль над установленным лимитом кассы. Для этого ежемесячно в последний рабочий день месяца следует производить соответствующий расчет на следующий месяц и представлять его руководителю организации для согласования в форме служебной записки с приложением алгоритма расчета.

Генеральный директор	Гаврилов	С.В. Гаврилов
Главный бухгалтер	Смирнова	С.К. Смирнова

Расчет лимита, если отсутствуют поступления выручки. Вновь созданные организации или ИП, которые только начали деятельность, для расчета лимита берут ожидаемый объем выдач наличных. Если же компании и ИП уже некоторое время работали, но не получили выручки, Положение предусматривает такую формулу:

,

где R - объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях. Исключение составляют суммы наличности, предназначенные для выдачи зарплаты, стипендий и других выплат работникам. Также при расчете необходимо учитывать наличные деньги, хранящиеся в обособленных подразделениях, за исключением случая, когда они имеют свои счета в банке;

- период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег в рабочих днях. Исключением является получение денег для выдачи зарплаты, стипендий и других выплат работникам. Указанный период времени не должен превышать семь рабочих дней, а при расположении юрлица или ИП в населенном пункте, где отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

В Положении также ничего не говорится о том, как определить период выдачи наличных. Организации и предприниматели должны самостоятельно установить его. Что касается периодичности получения наличных в банке, то опять же непонятно, что делать, если такой период всегда разный, и может ли он превышать семь рабочих дней. Полагаем, что для расчета лимита необходимо предусмотреть усредненный показатель, не превышающий указанные пределы.

Пример 2

Режим работы ООО "Общество" - 6 рабочих дней с одним выходным днем (воскресенье). Кассир получает наличные из банка один раз в 6 дней. То есть период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег равен 6 рабочим дням. Руководитель решил, что объем закупок сырья в январе 2012 года будет таким же, как и в январе 2011 года. За январь 2011 года затраты составили 500 000 руб., работала компания в этом периоде 17 дней. Таким образом, лимит остатка наличности будет равен 176 471 руб. (500 000 руб. : 17 дн. х 6 дн.).

На какие цели можно расходовать наличные денежные средства

Правила выдачи наличности установлены в главе 4 Положения, где отсутствует ссылка на обязанность расходовать наличные средства строго на цели, указанные в денежном чеке, как это было ранее (п. 4 прежнего Порядка).

Что касается выручки, то до 2012 года решение о ее расходовании из кассы принималось банками ежегодно на основании письменных заявлений компаний и расчетов по установленной форме (п. 2.7 Положения N 14-П). В иных случаях расходовать выручку из кассы было нельзя. С введением нового порядка в текущем году был отменен порядок оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки, установленный Положением N 14-П.

Однако, несмотря на это, в настоящее время юрлица и ИП могут расходовать наличную выручку только на цели, перечисленные в пункте 2 Указания Банка России от 20.06.07 N 1843-У. А именно:

- на выдачу зарплаты, стипендий и иных выплат работникам;

- командировочные расходы;

- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

- выплаты за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;

- выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физлиц.

В целях минимизации рисков рекомендуем прописать направления расходования выручки из кассы, например, в приказе об утверждении лимита кассы.

Кого можно назначить кассиром

В пункте 1.6 Положения сказано, что кассиром или старшим кассиром могут быть кассовые или иные работники, определенные организацией или ИП из числа своих сотрудников. Кассира необходимо ознакомить под роспись с его должностными правами и обязанностями. Их можно прописать, например, в должностной инструкции. Ранее руководитель организации был обязан под роспись ознакомить кассира с Порядком ведения кассовых операций, а также заключить с ним договор о полной материальной ответственности (п. 32 прежнего Порядка).

Хотя сейчас упоминание о материальной ответственности из Положения исключено, работодатель вправе заключать с кассиром такие договоры, ведь это не противоречит законодательству (ст. 244 и 245 ТК РФ). Так, Перечни работ и категорий работников, с которыми можно заключать названные соглашения, установлены в приложении N 1 к постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.02 N 85. В них указаны должности кассира, контролера, а также кассира-контролера.

Какими документами нужно оформлять кассовые операции

Как и прежде, кассовые операции оформляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88 (далее - постановление N 88). Только в новом Положении данные формы указаны с цифровыми кодами, приведенными в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 N 299).

Из Положения исключено упоминание о журнале регистрации приходных и расходных ордеров, форма которого утверждена постановлением N 88. Но это не означает, что данное постановление применять не нужно, поскольку оно не отменено.

По-прежнему нельзя вносить исправления в кассовые документы (п. 2.1 Положения). Однако если ранее можно было исправлять записи в кассовой книге (п. 23 прежнего Порядка), то с 2012 года эта возможность исключена.

Нововведением является обязанность кассира иметь печать или штамп (далее - штамп) с реквизитами, подтверждающими проведение кассовой операции, а также образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы (п. 2.3 Положения). Какие именно реквизиты подтверждают проведение операции, Банк России не расшифровывает. На наш взгляд, это может быть реквизит "Проведено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Теперь кассовые операции можно вести с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных (п. 1.10 Положения). В новом Положении подробно прописан порядок оформления кассовых документов на бумажном носителе и с применением технических средств (п. 2.5 Положения).

Порядок приема и выдачи наличных денег, а также ведения кассовой книги

Порядок выдачи и приема наличных денег детально прописан в главах 3 и 4 Положения, а в главе 5 указаны правила ведения кассовой книги.

Порядок выдачи и приема денег. В пункте 4.2 Положения говорится, что выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежной ведомости и платежной ведомости. При этом иных ведомостей в Положении не указано, как это было ранее (п. 16 прежнего Порядка).

В новом порядке ведения кассовых операций прямо предусмотрено следующее. При осуществлении юрлицом или ИП кассовых операций с применением ККТ по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется один приходный ордер на общую сумму наличных денег (исключая сумму наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом или субагентом) (п. 3.3 Положения).

Как и прежде, получателю денег следует предъявить документ, удостоверяющий личность. При этом в отличие от прежних правил удостоверение, выданное самой организацией, к подобным документам не относится (п. 15 прежнего Порядка). Уточнено, что в случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных лиц, нужно сделать копию такой доверенности (п. 4.2 Положения). При этом оригинал доверенности хранится у кассира.

Пересчет наличных денег и отражение депонированных сумм. Особое внимание в Положении уделено процессу пересчета денег, который должен производиться кассиром так, чтобы лицо, вносящее или получающее деньги, могло наблюдать за его действиями (п. 3.2, 4.3 и 4.6 Положения).

Что касается депонированных сумм, то в Положении указаны обязательные реквизиты, которые должен содержать реестр депонированных сумм (п. 4.6 Положения). Но в этот документ можно включать и дополнительные реквизиты.

Общий порядок оформления кассовой книги остался прежним. Отметим, что в Положении отсутствует обязанность по ведению только одной кассовой книги, как это было прежде (п. 23 прежнего Порядка). Ведь, например, платежные агенты обязаны вести две кассовые книги (п. 5.1 Положения).

Выдача подотчетных сумм. До 2012 года пунктом 11 прежнего Порядка было установлено, что выдача денег на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, которые определяет руководитель организации. Обычно компании устанавливали такие размеры и сроки в приказе либо учетной политике. Теперь же подобная ссылка отсутствует.

С этого года подотчетные суммы можно выдавать по заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 4.4 Положения). Срок представления авансовых отчетов по всем расходам - три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, а не со дня возвращения из командировки, как это было ранее (п. 11 прежнего Порядка). Окончательный расчет по авансовому отчету теперь осуществляется в срок, установленный руководителем.

Порядок ведения кассовых операций обособленными подразделениями

Определение лимита остатка наличных денег в кассе зависит от того, есть ли у обособленных подразделений (филиала, представительства) банковские счета в кредитной организации или Центробанке РФ. Если такой счет открыт, подразделение само определяет лимит остатка наличных в порядке, предусмотренном для юрлица (п. 1.2 Положения). Если нет, то организация устанавливает единый лимит с учетом наличных, хранящихся в подразделениях (п. 1.3 Положения).

Наличные деньги сверх установленного лимита подразделение может сдавать либо головной организации, либо в банк (п. 1.5 Положения). Юрлицо принимает деньги от представителя своего подразделения по приходному кассовому ордеру, а выдает - на основании расходного кассового ордера (п. 3.5 и 4.5 Положения).

Положение определяет и правила ведения кассовой книги обособленным подразделением (п. 5.6 Положения). После выведения в ней остатка наличных на конец рабочего дня подразделение передает соответствующий лист книги юрлицу не позднее следующего рабочего дня. При оформлении книги на бумажном носителе подразделению необходимо передать второй отрывной экземпляр книги, а при использовании техсредств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги. Передача может осуществляться в электронном виде, в этом случае бумажный вариант передается в соответствии с правилами документооборота юрлица. Листы кассовой книги подразделения подбираются и брошюруются компанией по каждому подразделению (п. 2.5 Положения).

Мероприятия кассового контроля, которые обязаны проводить юрлица и ИП

С 2012 года в соответствии с пунктом 1.11 Положения организации и ИП обязаны самостоятельно утвердить порядок проведения мероприятий по обеспечению сохранности наличных денег, по их хранению и транспортировке, а также по проведению проверок их фактического наличия.

Хранение наличных денег. В Положении отсутствует требование по оборудованию кассовой комнаты. Ранее предприятия были обязаны иметь помещение для кассы, в котором необходимо было оборудовать специальное окошко, устанавливать сейф и т.д. Такие требования до 2012 года были перечислены в приложении N 3 к прежнему Порядку. Теперь компании и предприниматели должны сами определять, как и где оборудовать кассу.

Проведение проверок фактического наличия денег. Хотя согласно Положению с 2012 года юрлицам и предпринимателям предоставлена самостоятельность в проведении проверок фактического наличия денег, не стоит забывать о пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В нем говорится об обязательном проведении инвентаризации перед составлением годовой бухотчетности, при смене материально ответственного лица (кассира), обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и возникновении чрезвычайных ситуаций. Имеет смысл закрепить во внутреннем регламенте внезапные ревизии через определенный промежуток времени.

Проверка соблюдения кассовой дисциплины контролирующими органами

Будут ли банки по-прежнему осуществлять проверки кассовой дисциплины? Об этом в новом документе ничего не сказано. Напомним, что ранее материалы проверок оформлялись справкой по форме, утвержденной Положением N 14-П. При необходимости копии справок направлялись в налоговые органы для принятия мер финансовой и административной ответственности за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью. При этом нормы статьи 15.2 КоАП РФ об ответственности банков за проверку кассовой дисциплины никто не отменял.

Кроме того, налоговики обязаны осуществлять контроль за применением ККТ, в рамках которого они проводят проверку полноты учета выручки организациями и ИП (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 22.05.03 N 54-ФЗ). И уже в ходе данной проверки они могут обнаружить ошибки, связанные с несоблюдением нового порядка ведения кассовых операций, и привлечь налогоплательщика к административной ответственности. При этом ФНС России в письме от 21.12.11 N АС-4-2/21794@ отметила, что особое внимание в ходе контроля за применением ККТ и полнотой учета выручки необходимо уделять налогоплательщикам на ЕНВД.

Напомним, штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины установлены в статье 15.1 КоАП РФ. Согласно данной статье штрафные санкции в размере от 40 000 до 50 000 руб. предусмотрены для юрлиц и от 4000 до 5000 руб. - для должностных лиц. При этом нарушениями порядка работы с денежной наличностью могут являться:

- расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличности;

- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно выявление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

О.И. Мякинина,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 3, февраль 2012 г.