Транспортная накладная или заказ-наряд? (С.В. Булаев, "Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2011 г.)

Транспортная накладная или заказ-наряд?

Казалось бы, какое отношение этот вопрос может иметь к заказчикам СМР и подрядчикам? Оказывается - самое прямое, если у них нет собственной строительной техники и они нанимают сторонние организации (что, согласитесь, достаточно удобно и распространено на практике).

Какими документами в таком случае должна подтверждаться работа автомобильной техники на стройке? Не спешите с ответом: предварительно нужно ознакомиться с Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, утвердившим новые Правила перевозки грузов автомобильным транспортом (далее - Правила)*(1).

Можно ли обойтись отраслевыми бланками?

Бухгалтеры строительных организаций, имеющих на балансе (или на другом имущественном праве) строительную технику, конечно, в курсе, что есть унифицированные формы для учета работы строительных машин и механизмов*(2): рапорт о работе башенного крана (форма ЭСМ-1), путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2), а также документы по строительным машинам и механизмам (рапорт о работе (форма ЭСМ-3), рапорт-наряд о работе (форма ЭСМ-4), карта (форма ЭСМ-5) и журнал учета работы (форма ЭСМ-6)).

Они предназначены для специализированных организаций, эксплуатирующих строительную технику собственными силами. В основном данные отраслевые формы используются для учета отработанного строительной машиной (механизмом) времени, определения выполненного объема работ и расчета заработной платы обслуживающему их персоналу. Таким образом, отраслевые формы являются внутренними (односторонними) документами строительной организации, эксплуатирующей спецтехнику собственными силами. А как быть организациям (заказчикам или генеральным подрядчикам), которые не имеют в распоряжении строительной техники?

Есть один двусторонний документ... справка для расчетов за выполненные работы (услуги) (форма ЭСМ-7), которая служит для расчетов организации с заказчиками и подтверждения выполненных строительными машинами (механизмами) работ (оказанных услуг). Справка составляется представителями заказчика и организации - исполнителя работ (услуг), однако экземпляр - всего один. Он заверяется печатью заказчика и передается в бухгалтерию организации, которая использует его как приложение к документу, выставляемому заказчику для оплаты (см. Указания по ее применению и заполнению).

Получается, что в конечном итоге справка для расчетов остается у специализированной организации, в то время как нанимающий ее заказчик, не имея данного документа, должен подумать о том, чем подтвердить свои расходы на оплату оказанных услуг. Отраслевые же бланки по учету работ строительных машин и механизмов не подходят, так как предназначены большей частью для исполнителя, эксплуатирующего строительную технику.

Какие есть варианты из общепринятых форм?

Строительной компании, нанимающей спецтехнику на стороне, следует абстрагироваться от отраслевой специфики и обратиться к общим унифицированным формам по учету работ в автомобильном транспорте, а точнее, к товарно-транспортной накладной (форма 1-Т). Документ предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за перевозку грузов автомобильным транспортом. Бланк выписывается аж в четырех экземплярах, так что их хватит всем, в том числе и заказчику, который сможет подтвердить им оказанные транспортные услуги. Не будем пересказывать нюансы заполнения товарно-транспортной накладной по одной простой причине - она уже устарела. Документ разработан под "классическую" перевозку груза, когда есть грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик, доставляющий груз от одного лица к другому. Но в сфере строительства наряду со стандартной доставкой грузов есть и нестандартные ситуации: например, когда техника не перевозит груз, а работает на расчистке территории под застройку или же есть грузоотправитель, но нет грузополучателя (вывоз мусора). Как в таких случаях заполнить товарно-транспортную накладную? Раньше этот вопрос каждый решал самостоятельно, сейчас есть иной выход из положения - новые формы документов, которыми оформляются перевозки грузов автомобильным транспортом.

На чем остановить выбор?

Правила приняты во исполнение Устава автомобильного транспорта*(3) и отвечают всем реалиям перевозок грузов. Сегодня, помимо традиционного договора перевозки грузов, отношения сторон оформляются договором фрахтования, суть которого в том, что внимание акцентируется не на перевозке грузов, а на предоставлении транспортного средства, которое наниматель (фрахтователь), он же - арендатор транспортного средства использует по своему усмотрению. Для данных видов договорных отношений как раз и предусмотрены два разных бланка:

- транспортная накладная (приложение 4 к Правилам) - для оформления перевозки;

- заказ-наряд (приложение 5 к Правилам) - для оформления фрахта транспортного средства.

Заключение и исполнение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, в то время как заказ-наряд служит для оформления операций фрахтования автомобилей. Что это за операции? В Правилах дано два примера фрахтования: перевозка груза, в отношении которого не ведется стоимостный учет ТМЦ (строительный мусор, грунт, снег, отходы и т.п.), а также который сопровождает представитель грузовладельца (сам перевозчик не несет ответственности за сохранность груза). И в том, и другом случае нет определяющих перевозку грузов элементов (наличие груза, имеющего количественную и стоимостную характеристику, а также ответственность за сохранность груза и обязанность перевозчика передать его уполномоченному лицу). Здесь имеют место отношения имущественного найма, когда перевозчик предоставляет транспорт в пользование за плату. Это меняет не только порядок расчетов за оказанные услуги, но и оформление договорных отношений и подтверждающих документов. Правила рекомендуют оформлять такие отношения сторон заказом-нарядом на предоставление транспортного средства. В иных ситуациях, когда есть грузополучатель, грузоотправитель, а перевозчик отвечает за вверенный ему груз, имеющий ценность, не обойтись без транспортной накладной.

Перенося все сказанное на сферу строительства... Например, если на стройке работают экскаваторы колесные, экскаваторы гусеничные, погрузчики-экскаваторы, самосвалы, самосвалы полноприводные, которые перевозят грунт, очищают территорию, то оказание услуг такой техникой может подтверждаться заказом-нарядом. Его же целесообразно применять для оформления работы на стройке специальной техники, которая не перевозит груз, а работает стационарно, в частности буровой установки, манипулятора, автомобильного крана, компрессора. Транспортная накладная подойдет, если услуги оказываются автомобилями-цементовозами, автобетоносмесителями и другой грузовой техникой, доставляющей на стройку сырье и строительные материалы. При этом выбирает в основном перевозчик, бухгалтер строительной организации, выступающей в роли заказчика, часто уже принимает готовые документы к обработке и исполнению. Тем не менее строителям не помешает знать, как составляются транспортная накладная и заказ-наряд.

В чем главная изюминка новых бланков?

Для ответа обратимся к алгоритму действий сторон договора перевозки (фрахта).

1. До заключения договора перевозки (фрахтования) перевозчик (фрахтовщик) представляет документ (прейскурант), содержащий сведения о стоимости услуг.

2. Грузоотправитель (грузополучатель, фрахтователь) передает заказ (заявку) к рассмотрению перевозчику (фрахтовщику).

3. Оформляется транспортная накладная или заказ-наряд, в них указываются все существенные условия перевозки грузов (фрахтования транспортных средств).

4. Составляются и проверяются сопроводительные документы на перевозимый груз.

5. В случае обнаружения недостатков и нарушений при перевозке составляется акт, он служит основанием для предъявления претензии и начала претензионной работы.

В этом алгоритме не выделен этап, на котором составляется сам договор (перевозки или фрахтования). Ведь надлежащим образом заключенный договор является неким гарантом исполнения сторонами принятых на себя обязательств. Конечно, оформленные отношения не дают полной уверенности в соблюдении сторонами достигнутых договоренностей, тем не менее договор помогает решить многие вопросы в процессе сотрудничества заказчика и исполнителя транспортных услуг.

Традиционно договор - это документ на нескольких страницах, включающий предмет договора, стоимость оказываемых услуг, права и обязанности сторон, порядок разрешения разногласий и ответственность за неисполнение обязательств, реквизиты сторон. Правила не исключают составления подробного договора, но можно обойтись и без него, закрепив все основные договоренности в транспортной накладной или заказе-наряде. Разве такое возможно? За рубежом это обычная практика: один документ одновременно служит и договором, где прописаны все существенные условия, и подтверждением хозяйственной операции (сделки). Это удобно и занимает меньше времени, однако есть одно небольшое "но".

Договор, по сути, это двусторонний документ, условия которого согласовываются сторонами. Между тем подтверждающие операцию документы унифицированы, предполагают указание заранее установленных показателей, характеризующих операцию. Совмещение договора и подтверждающего операцию документа приводит к тому, что условия диктует только одна из сторон договора, часто - исполнитель. Другая сторона - заказчик с предложенными условиями работы либо соглашается, либо нет, в последнем случае сделка расторгается. Значит, объединенный документ фактически становится односторонним (когда условия диктует одна сторона), хотя и подписывается обоими участниками сделки.

Согласно Правилам транспортную накладную начинает составлять грузоотправитель (заказ-наряд - фрахтователь), однако потом документ передается исполнителю (перевозчику, фрахтователю), который указывает основные существенные условия перевозки (фрахта). Тот факт, что важные условия диктует исполнитель, не новость, другой вопрос, что у заказчика остается меньше путей к отступлению, так как транспортная накладная (заказ-наряд) - это и соглашение, и документ, подтверждающий операцию. Значит, все спорные вопросы нужно решить на этапе рассмотрения заказа (заявки) на услуги. Что же нужно согласовать заказчику и исполнителю? Выделим в сравнительной таблице основную информацию, которая указывается в новых формах транспортной накладной и заказе-наряде.

Разделы транспортной накладной

Разделы заказа-наряда

- данные о грузоотправителе (получателе); - сведения о перевозимом грузе, сопроводительные документы; - указания грузоотправителя по перевозке; - условия приема, сдачи, перевозки груза; - данные о приеме заказа (заявки) к исполнению; - данные о перевозчике и его транспорте; - оговорки и замечания перевозчика; - прочие условия перевозки; - информация о переадресовке доставки; - стоимость услуг и расчет провозной платы; - дата составления и подписи сторон

- данные о фрахтователе и фрахтовщике; - сведения о грузе и сопроводительные документы; - указания фрахтователя по перевозке; - маршрут и место подачи техники; - сроки выполнения перевозки груза; - условия фрахтования; - данные о приеме заказа (заявки) к исполнению; - информация о транспортном средстве; - оговорки и замечания фрахтовщика; - прочие условия фрахта; - размер платы за пользование автотранспортом; - дата составления и подписи сторон; - отметки фрахтователя и фрахтовщика

В документах много общего, но есть и различия, обусловленные разным статусом сторон и самих договорных отношений по перевозке грузов и фрахтованию автотранспорта. Нельзя не отметить, что сами по себе новые документы достаточно объемные для обычной "первички": потребуется больше времени на их заполнение. Но это забота перевозчика (фрахтовщика). Строительной организации, выступающей в роли заказчика, нужно уделить внимание проверке правильности заполнения, чтобы транспортная накладная (заказ-наряд) имела силу первичного документа, на основании которого бухгалтер отражает хозяйственную операцию (оказание транспортных услуг или фрахтование транспорта) в учете.

Что еще нужно знать о новых формах?

Транспортная накладная составляется на каждое транспортное средство в трех экземплярах и подписывается (заверяется печатью) грузоотправителем и перевозчиком. Выступающая в роли грузополучателя строительная организация - заказчик услуг ставит в накладной отметку о приеме груза, указывая фактическое состояние груза, упаковки, маркировки, дату и время прибытия. Срок доставки груза должен быть указан в накладной (грузоотправителем по согласованию с перевозчиком). Если стороны это сделать забыли, то по Правилам доставка груза считается своевременной:

- в городском, пригородном сообщении - в течение одних суток;

- в междугородном, международном сообщении - из расчета 1 сутки на каждые 300 км.

О задержке доставки груза перевозчик информирует грузоотправителя и грузополучателя.

К сведению. При задержке (простое) специализированных транспортных средств размер штрафных санкций увеличивается в два раза. К специализированным относятся в том числе транспортные средства для перевозки строительных грузов (панелевозы, цементовозы, бетоносмесители). Остается надеяться, что двойные штрафы дисциплинируют перевозчиков, а заказчики (подрядчики) не будут терять время в ожидании подвоза материалов на стройку.

Что касается заказа-наряда, в его составлении участвуют две стороны: фрахтователь (арендатор транспорта) и фрахтовщик (арендодатель). Заказ-наряд составляется в трех экземплярах: первый остается у фрахтователя, второй и третий вручаются фрахтовщику (водителю). Один из экземпляров с фактическими отметками прилагается к счету за фрахтование транспортного средства и возвращается фрахтователю как подтверждающий документ (для расчетов за фрахт).

Строителям следует обратить внимание на такое условие заказа-наряда, как очистка транспортных средств от остатков груза. В общем случае обязанность по очистке транспортных средств (контейнеров) лежит на грузополучателях, но это может сделать и сам перевозчик, если грузополучатель оплатит очистку (п. 72 Правил). Поэтому строителям не стоит удивляться, если в заказе-наряде отдельной строкой будет выделена плата за очистку транспортных средств от остатков строительных материалов.

* * *

Надеемся, что статья поможет бухгалтеру строительной организации не только разобраться с новыми бланками, но и на равных с коллегами из транспортных компаний следить за правильностью их составления и практического применения.

С.В. Булаев,

эксперт журнала "Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Начало действия документа (за исключением отдельных положений) - 25.07.2011.

*(2) Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.

*(3) Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта".