Питание для работников - выбираем оптимальный вариант (Л.А. Масленникова, "Упрощенка", N 8, август 2011 г.)

Питание для работников - выбираем оптимальный вариант

Трудовое законодательство предписывает работодателю обеспечить сотрудникам нормальные условия труда (ст. 22 ТК РФ). Конечно, бесплатное питание и вообще какое-либо питание предоставлять должны далеко не все, но некоторые делают это по своей инициативе. Часто питанием обеспечиваются сотрудники со сменным графиком работы - когда нет возможности обедать в привычные часы. Кроме того, обеды предоставляют своим работникам организации, расположенные в отдаленных местностях.

Какой вариант предпочтительнее: предлагать работникам питание за деньги или бесплатно? Конечно, это зависит от финансовых возможностей организации и желания работодателя предоставить работникам более или менее комфортные условия. Мы же расскажем об учете. Разберемся, какие доходы и расходы будут у организации и у работников при каждом варианте.

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Расходы вы, конечно, учесть не сможете, однако при открытии столовой у вас могут быть облагаемые доходы. Также в некоторых случаях со стоимости питания придется удерживать НДФЛ и начислять на нее страховые взносы.

Вариант N 1. Организация открыла платную столовую

Рассмотрим первый вариант, когда в столовой работники организации питаются за плату. Этот вариант принесет работодателю как дополнительные доходы, так и расходы.

Сотрудники могут расплачиваться талонами либо деньгами

Плату с работников за питание можно взимать по-разному. Самый простой способ - работник расплачивается за обед сразу при получении. Здесь в доходы от реализации обедов включается вся полученная сумма (п. 1 ст. 346.15 и п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Второй вариант - работники предварительно покупают специальные талоны на питание в начале месяца или недели. В этом случае также вся полученная сумма включается в доходы. В дальнейшем за обед работники будут расплачиваться талонами и эта операция на налоговый учет доходов уже не повлияет. Если же работник передумает обедать и решит вернуть неиспользованные талоны, он получит обратно денежные средства. В этом случае доходы нужно скорректировать на сумму возврата. Запись о скорректированных доходах со знаком минус делается в графе 4 Книги учета доходов и расходов на дату, когда работник получил обратно деньги (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Третий вариант - работник питается в течение месяца, не расплачиваясь, а в конце месяца соответствующую сумму бухгалтер удерживает из его заработной платы. По общему правилу доходы при упрощенной системе учитывают на дату получения денежных средств, имущества или погашения задолженности иным способом (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). В описанной ситуации задолженность со стороны работников за обеды погашается при одновременном погашении задолженности работодателя по заработной плате. Поэтому с сотрудниками целесообразно ежемесячно оформлять соглашения о взаимозачете задолженностей по выдаче заработной платы и оплате стоимости обедов. Тогда доходы от реализации услуг питания в Книге учета доходов и расходов нужно отражать на дату подписания этих соглашений.

Внимание! Если работники расплачиваются за обеды наличными, работодатель обязан применять ККТ.

Пример 1. Стоимость питания удерживают из заработной платы

ООО "Гортензия" применяет УСН с объектом доходы и владеет столовой, где питаются работники. Стоимость питания работников удерживается ежемесячно из их заработной платы. Заработная плата за июль 2011 года была выплачена 5 августа. В этот день из доходов работников удержана стоимость обедов за июль в сумме 184 300 руб. и подписаны соглашения о взаимозачете задолженностей.

Так как задолженность работников за обеды, потребленные в июле 2011 года, была погашена взаимозачетом 5 августа, в этот день ООО "Гортензия" нужно учесть в доходах стоимость этих обедов - 184 300 руб.

Работодателю нужно классифицировать расходы

Если работники платят за обеды в столовой (неважно: сразу приобретая талоны или в конце месяца), то расходы на их приготовление учитываются в обычном порядке, как и у любого другого заведения общепита. Поскольку эти траты необходимы для деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Одним из основных видов расходов столовой являются затраты на продукты, из которых приготавливаются блюда. Они учитываются в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 1 ст. 254 НК РФ). Главный вопрос - когда можно списать? Ответ - сразу после приобретения и оплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Читайте также. Подробно об учете и корректировке расходов на покупку сырья и материалов мы писали в статье "Сложные расходы при УСН. Как списывать стоимость сырья и материалов и когда делать корректировки" // Упрощёнка, 2011, N 4, с. 62.

Правда, не стоит забывать одно правило, связанное с учетом расходов на покупку сырья и материалов. Согласно пункту 5 статьи 254 НК РФ материальные расходы текущего месяца должны быть уменьшены на стоимость сырья и материалов, отпущенных в производство, но не использованных на конец месяца. Это же правило используется и при учете продуктов в столовой. Если их отпустили в производство, но на конец месяца они остались в неизменном состоянии, придется рассчитать стоимость подобных продуктов и на нее уменьшить расходы. Впоследствии, когда продукты будут использованы, их стоимость можно будет вновь включить в расходы.

Для обеспечения нормального функционирования столовой необходимы скатерти, салфетки, а также посуда и приборы. Стоимость каждой единицы указанного имущества не превышает 40 000 руб. Поэтому оно является неамортизируемым при "упрощенке". Расходы на покупку такого инвентаря будут учитывать как материальные сразу после оплаты и ввода в эксплуатацию (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один вид расходов, характерный для столовой, - спецодежда. Напомним, что специальная одежда - это средство индивидуальной защиты для работников. И она также включается в материальные расходы. Однако стоит отметить, что в расходы включается только стоимость спецодежды, выданной в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Согласно статье 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить спецодеждой работников, занятых во вредных и (или) опасных условиях труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением. Работа в столовой не является вредным производством, однако выполняется в особых температурных условиях и связана с загрязнением. Так что без спецодежды здесь не обойтись. Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, обувью и т.д. утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н. Типовые нормы выдачи спецодежды для работников общепита утверждены постановлением Минтруда России от 29.12.97 N 68. Соответственно учесть при УСН можно расходы на спецодежду в пределах установленных норм, разумеется, после оплаты и выдачи работникам (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Для справки. Спецодежда не передается в собственность сотрудникам. Поэтому при увольнении работник должен ее вернуть организации.

Порядок учета основных расходов столовой, где питаются работники за плату, мы привели в табл. 1.

Таблица 1

Налоговый учет расходов столовой, предоставляющей питание за плату

Вид расхода	Порядок налогового учета	Основание
Продукты, используемые для приготовления блюд	Стоимость продуктов списывается сразу после оприходования и оплаты*	Подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 1 ст. 254 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ
Столовый инвентарь (скатерти, салфетки, приборы, посуда и т.п.)	Расходы на покупку списываются после оплаты и ввода в эксплуатацию	Подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ
Спецодежда для работников	Расходы на покупку списываются в пределах установленных норм выдачи после оплаты и выдачи одежды работникам	Подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н, постановление Минтруда России от 29.12.97 N 68
* Если продукты отпущены в производство, но не использованы на конец месяца, расходы придется скорректировать на их стоимость (п. 5 ст. 254 НК РФ).

Обеды предоставляются физическим лицам, поэтому у бухгалтера может возникнуть вопрос, связанный с обложением их стоимости НДФЛ и страховыми взносами. Однако, когда обеды платные, никаких доходов у физических лиц нет, наоборот - появляются расходы. Следовательно, НДФЛ и страховые взносы начислять на стоимость обедов не нужно.

Вариант N 2. Работники организации питаются бесплатно

Рассмотрим другой случай. Работодатель открывает столовую, в которой питание сотрудникам предоставляет бесплатно. Доходов у "упрощенца" не возникает, однако не придется и тратиться, например, на кассовый аппарат для оприходования наличной выручки.

Работодатель может учесть расходы в качестве оплаты труда

Главный вопрос, возникающий у работодателей здесь, - можно ли вообще учесть в налоговой базе при УСН расходы столовой, если питание предоставляется бесплатно? Ведь принимаются только обоснованные расходы. То есть направленные на получение дохода (п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). И раз столовая не приносит доходов, то, может, и расходы вообще не учитываются? Ответим сразу - расходы учесть можно, но по другому основанию.

Ситуация. Столовая "только для своих". Нужно ли платить ЕНВД?

Если в местности, где открыта столовая, такой вид деятельности переведен на ЕНВД, "упрощенцу" придется платить вмененный налог. Такую позицию высказывает Минфин России в своих письмах от 18.11.2008 N 03-11-04/3/522 и от 19.12.2007 N 03-11-04/3/505. Независимо от того, оплачивают работники обеды в столовой организации полностью, частично или вовсе не оплачивают, режим ЕНВД применяется, если он введен в данной местности и площадь зала столовой не более 150 кв. м.

Однако арбитражная практика по данному вопросу складывается в пользу налогоплательщиков. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 21.01.2011 N КА-А40/16721-10 высказал следующее. Система уплаты ЕНВД применяется в отношении некоторых видов предпринимательской деятельности. Если же в столовой питаются исключительно работники предприятия, то деятельность ее нельзя назвать предпринимательской. При этом не имеет значения тот факт, что работники частично оплачивали обеды (часть стоимости питания в рассматриваемом деле финансировалась за счет средств организации). И, по мнению судей, деятельность столовой под уплату ЕНВД не подпадает.

Известно, что "упрощенцы" учитывают в налоговой базе расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). О том, какие именно выплаты сюда относятся, можно узнать из статьи 255 НК РФ. Обратимся к этой статье. Согласно пункту 4 к расходам на оплату труда относится стоимость бесплатного питания работников. Однако есть одно условие. Обязанность кормить работников должна быть предусмотрена законодательством. Как правило, работодатель обязан предоставить питание работникам, занятым в таких видах деятельности, когда у них нет возможности пообедать где-то "на стороне". Например, такая ситуация складывается в деятельности, связанной с перевозками грузов и пассажиров по водным и морским путям. В соответствии со статьей 60 Кодекса торгового мореплавания работодатель обязан обеспечить работников, занятых в этой деятельности, бесплатным питанием.

Для всех остальных работодателей есть другая возможность учесть расходы на питание в качестве оплаты труда - прописать условие о бесплатном питании в трудовом или коллективном договоре. Здесь возможны следующие способы. Первый - указать, что часть заработной платы работники получают в натуральном выражении. Это не противоречит положениям статьи 131 ТК РФ, правда, следует помнить, что доля "натуральных выплат" не должна превышать 20% от начисленных сумм. Тогда стоимость питания работодатель сможет отнести к расходам на оплату труда согласно пункту 1 статьи 255 НК РФ как начисления в соответствии с принятыми у работодателя видами расчетов с работниками.

Второй способ - условие о предоставлении бесплатного питания вносится как отдельный пункт трудового договора. Тогда стоимость обедов тоже включается в расходы на оплату труда, но уже в соответствии с пунктом 25 статьи 255 НК РФ как прочие затраты, произведенные в пользу работников, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами.

Отметим, что возможность включить в расходы стоимость бесплатного питания, предусмотренного законодательством или трудовыми (коллективными) договорами, подтверждает и Минфин (см., например, письмо от 31.03.2011 N 03-03-06/4/26).

Если же работодатель предоставляет работникам бесплатное питание, не имея такой обязанности ни по закону, ни по условиям договоров, учесть расходы в налоговой базе при упрощенной системе ему не удастся. Аргументы обычные. В перечне из пункта 1 статьи 346.16 НК РФ нет подходящего подпункта.

Внимание! Порядок расчета расходов на питание и их документальное оформление лучше прописать в учетной политике.

Теперь о том, когда именно можно учесть стоимость бесплатного питания, предусмотренного законом или условиями договора. В подпункте 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ сказано, что "упрощенцы" вправе признать расходы на оплату труда после погашения задолженности перед работниками любым способом. А кроме того, затраты столовой на приготовление блюд должны быть также оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Значит, бухгалтеру необходимо периодически (например, ежемесячно) рассчитывать сумму затрат на приготовление одного обеда (в нее будут включаться как расходы на изготовление блюд, так и прочие расходы столовой, например, на покупку мебели, тарелок, салфеток и т.п.). Дополнительно придется отслеживать, какие именно расходы будут оплаченными, чтобы иметь возможность включить их в налоговую базу. А на конец месяца необходимо составлять отчет, в котором будет указана сумма затрат на обеды для каждого работника, а также общая сумма расходов на питание, в том числе оплаченных. Соответственно общая стоимость оплаченных расходов на обеды и будет включена в налоговую базу при упрощенной системе на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ и требования пункта 2 статьи 346.17 НК РФ не нарушатся.

Для справки. Отчет о стоимости обедов и оплате продуктов и прочих затрат и будет документом, подтверждающим расходы на питание работников.

Пример 2. Учет расходов на бесплатное питание работников, предусмотренное условиями трудового договора

ООО "Салют" применяет УСН с объектом доходы минус расходы и имеет собственную столовую. В трудовых договорах с работниками содержится условие о предоставлении им бесплатного питания. Величина расходов на приготовление обедов для работников в августе 2011 года составила 105 800 руб., из них оплачено на 31 августа - 102 500 руб. Подтверждающие документы, свидетельствующие об осуществлении расходов, а также отчеты столовой имеются. Какую сумму расходов на питание работников общество вправе учесть в августе 2011 года? Так как бесплатное питание предусмотрено условиями трудового договора, его стоимость можно включить в налоговую базу, правда, при этом расходы должны быть оплачены. Поэтому 31 августа общество вправе снизить налоговую базу при УСН на 102 500 руб. Оставшуюся часть расходов на питание - 3300 руб. (105 800 руб. - 102 500 руб.) можно будет учесть после оплаты.

Со стоимости обедов, списанных на расходы, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы

При получении бесплатного питания у работников появляются доходы в натуральной форме. Рассмотрим порядок их обложения НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Начнем с НДФЛ. В пункте 1 статьи 210 НК РФ сказано, что в налоговую базу по этому налогу включаются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и натуральной форме. Необлагаемые доходы перечислены в статье 217 НК РФ, в пункте 3 которой указаны компенсации за питание, если оно предусмотрено законодательством. Следовательно, если работодатель обязан кормить бесплатно работников на основании норм закона, у последних не возникает доходов, облагаемых НДФЛ.

Если же бесплатное питание предоставляется в соответствии с условиями трудового (коллективного) договора или вовсе без договора, у работника появляется облагаемый доход, равный стоимости питания (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, для правильного начисления налога необходимо вести учет стоимости обедов, потребленных каждым работником. Доход в виде стоимости бесплатного питания облагается НДФЛ по ставке 13%. При этом налог следует удержать при выплате работнику денежных средств.

Перейдем к страховым взносам во внебюджетные фонды. Согласно пункту 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями и индивидуальными предпринимателями в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. Однако стоимость питания, предоставляемого бесплатно по закону, относится к необлагаемым выплатам (подп. 2б п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). Поэтому страховые взносы следует начислять, только если работники питаются бесплатно по инициативе работодателя. Облагаемая взносами база - стоимость полученного каждым работником питания.

Суть вопроса. Страховые взносы начисляют, когда работодатель не обязан по закону кормить работников бесплатно.

Что же касается страховых взносов в ФСС на случай травматизма, то ими также не облагается стоимость бесплатного питания, предусмотренного нормами законодательства (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ). В остальных случаях на стоимость питания, предоставленного работникам, придется начислять взносы по травматизму.

Порядок учета расходов столовой и начисления НДФЛ и страховых взносов на доходы сотрудников в зависимости от способа предоставления бесплатного питания приведен в табл. 2.

Таблица 2

Порядок учета расходов работодателя, открывшего бесплатную столовую, а также начисления страховых взносов и НДФЛ с доходов работников

Способ предоставления работникам бесплатного питания	Порядок учета расходов при УСН	Порядок обложения доходов работника
		НДФЛ	Страховые взносы во внебюджетные фонды	Страховые взносы на случай травматизма
На основании требований закона	Стоимость питания включается в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 4 ст. 255 НК РФ)	-*	-	-
В соответствии с трудовым (коллективным) договором	Стоимость питания включается в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 1 или 25 ст. 255 НК РФ)	+	+	+
По инициативе работодателя, не подкрепленной нормами закона или договором	Стоимость питания в расходах не учитывается	+	+	+
* "+" - выплаты облагаются НДФЛ или страховыми взносами; "-" - выплаты не облагаются НДФЛ или страховыми взносами.

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала "Упрощенка",

кандидат экономических наук

Нюансы, требующие особого внимания

Когда сотрудники оплачивают обеды в столовой (неважно, каким способом), у работодателя возникают облагаемые доходы, а также он может учесть материальные расходы, связанные с деятельностью столовой.

При бесплатном питании сотрудников расходы можно учесть, только если обязанность работодателя обеспечить питание прописана в законодательстве либо в трудовых (коллективном) договорах.

Только стоимость бесплатного питания, предусмотренного законом, не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

"Упрощенка", N 8, август 2011 г.