Вопрос: Разъясните, какими документами следует подтвердить представительские расходы для отражения их в бухгалтерском учете ("Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 4, июль-август 2011 г.)

Разъясните, какими документами следует подтвердить представительские расходы для отражения их в бухгалтерском учете.

Для начала предлагаем остановиться на трактовке понятия "представительские расходы". Определения представительских расходов в бюджетном законодательстве нет, поэтому обратимся за соответствующими разъяснениями к Налоговому кодексу.

Подпункт 22 п. 1 ст. 264 НК РФ относит к представительским расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и поддержания сотрудничества.

Все расходы как в налоговом, так и в бухгалтерском учете в обязательном порядке должны быть подтверждены документально.

Мнение специалистов Минфина о составе документов, подтверждающих представительские расходы, содержится в письмах от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675. Такими документами могут являться, в частности:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования каких-либо приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенных мероприятиях, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, например кассовыми и товарными чеками на приобретенные продукты питания. При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура.

После осуществления представительских расходов в организации также должен быть составлен акт об их осуществлении, утверждаемый руководителем бюджетного учреждения, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

Обратите внимание! Если документы, подтверждающие совершение расходов, отсутствуют или не оформлены соответствующим образом, произведенные расходы представительскими не признаются. Аналогичное мнение было выражено в Письме Минфина РФ от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, с которым согласны и судебные органы.

Здесь же хотелось бы остановиться на ситуации, рассмотренной арбитрами в Постановлении ФАС ВСО от 31.03.2011 N А74-2329/2010. Суть рассматриваемого дела заключалась в следующем. В ходе проверки Росфиннадзором бюджетной организации было выявлено нарушение, выразившееся в оплате представительских расходов по недостоверным документам.

К авансовому отчету сотрудника учреждения в качестве подтверждающих документов были приложены товарные чеки на общую сумму 2 000 руб. Однако в ходе встречной проверки торгующей организации Росфиннадзором было установлено следующее:

- при расчетах с населением она не использует кассовые аппараты, на которых выбиты чеки, приложенные к авансовому отчету:

- стоимость продуктов, указанная в товарных чеках, не соответствует стоимости продуктов, находящихся в продаже у организации;

- подписи в товарных чеках продавцов не соответствуют подписям продавцов, работающих в магазине.

На основании этих фактов в акте проверки было отражено, что представленные чеки не являются чеками данной торгующей организации.

Суд пришел к выводу о доказанности того факта, что понесенные бюджетным учреждением затраты по приобретению продуктов на сумму 2 000 руб. документально не подтверждены, следовательно, организации обоснованно вменено неправомерное расходование бюджетных средств.

Примечание. Согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.

С.С. Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и

аудита Департамента бюджетной политики

и методологии Минфина РФ

1 июля 2011 г.

"Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 4, июль-август 2011 г.