Учет БСО, применяемых учреждениями культуры (О. Заболонкова, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2011 г.)

Учет БСО, применяемых учреждениями культуры

Сложно представить деятельность учреждений культуры без применения бланков строгой отчетности (БСО). Об их учете уже не раз рассказывалось на страницах нашего журнала. Но законодатели не дают скучать бухгалтерам и, казалось бы, в уже изученном материале появляются все новые нюансы. Так и с учетом БСО. Как известно, в свете проводимой реформы бюджетной сферы учреждения культуры меняют свой правовой статус на казенные, бюджетные и автономные. В связи с этим меняется и бухгалтерский учет.

О том, какими инструкциями будут пользоваться учреждения указанных типов, тоже не раз говорилось в наших статьях. В представленном вниманию читателей материале рассмотрен бухгалтерский и бюджетный учет БСО в казенных, бюджетных и автономных учреждениях.

Прежде всего следует сказать, что Минкультуры не внесло принципиальных изменений в порядок применения, хранения и уничтожения БСО. Как и прежде, учреждения культуры могут руководствоваться Письмом Минкультуры РФ от 15.07.2009 N 29-01-39/04 "О направлении Методических указаний о порядке применения, учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями и учреждениями, находящимися в ведении Минкультуры РФ" (далее - Методические указания).

Напомним основные положения этого документа, которые не касаются особенностей организации бухгалтерского учета БСО.

Согласно п. 1.2 Методических указаний учреждения культуры могут применять следующие БСО, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 17.12.2008 N 257: "Билет", "Абонемент", "Экскурсионная путевка". Кроме того, учреждения культуры вправе использовать БСО, утвержденные Приказом Минфина РФ от 25.02.2000 N 20н при условии проштамповки недостающих реквизитов и издания соответствующего приказа по учреждению (п. 1.10 Методических указаний).

Бланк документа может изготавливаться типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем (п. 1.4 Методических рекомендаций).

В любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 1.3 Методических рекомендаций):

а) наименование документа, шестизначный номер и серию. Серия билета, абонемента, экскурсионной путевки обозначается двумя буквами (АБ, АВ и т.п.). Серия и тираж устанавливаются организацией-заказчиком при сдаче заказа типографии;

б) наименование и организационно-правовая форма;

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации культуры, выдавшей документ;

д) вид услуги;

е) стоимость услуги в денежном выражении;

ж) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми организация вправе дополнить документ.

Художественное оформление билетов (абонементов, экскурсионных путевок), содержание дополнительной информации на них, техническое редактирование производится учреждениями самостоятельно.

При изготовлении типографским способом проставление серии и номера на бланке документа осуществляется изготовителем бланков. При изготовлении бланков билетов на театрально-зрелищные мероприятия в типографии в виде билетных книжек, являющихся документами строгой отчетности, каждая билетная книжка, заготовленная на определенную дату и на определенное мероприятие, может иметь общий порядковый номер и серию (п. 1.5 Методических указаний).

Кроме того, изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж) (п. 1.6 Методических указаний).

Обратите внимание! Бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный бланк документа перечеркивается и прилагается к книге учета бланков за тот день, в котором он заполнялся (п. 1.7 Методических рекомендаций).

При формировании бланков документов с использованием автоматизированной системы должно обеспечиваться выполнение следующих требований (п. 1.8 Методических указаний):

а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;

б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков документов несет руководитель учреждения культуры. С работником, связанным с получением, хранением, учетом и выдачей бланков документов, а также приемом от населения наличных денежных средств, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (работник - м.о.л.) по форме, утвержденной Постановлением Минтруда от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности" (п. 2.3, 2.4 Методических рекомендаций).

Бланки должны храниться в металлических шкафах и (или) сейфах. В учреждениях культуры, получающих бланки в большом количестве, допускается хранение их в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или опломбировываются (п. 2.8 Методических рекомендаций).

В день поступления бланков работник - м.о.л. принимает бланки в присутствии комиссии, назначенной руководителем учреждения. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником - м.о.л. (п. 2.5 Методических указаний).

Аналитический учет БСО ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045)*(1) по видам, сериям и номерам, а также по местам их хранения с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, их количества и стоимости, а также по материально ответственным и подотчетным лицам. На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода. Книги должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной (мастичной) печатью, а количество листов заверено руководителем учреждения (п. 2.7 Методических указаний).

Получение со склада комплектов билетов, абонементов, экскурсионных путевок для заготовок к продаже производится штатным работником учреждения, уполномоченным на это приказом руководителя (п. 2.9 Методических рекомендаций).

Выдача со склада комплектов билетов, абонементов оформляется требованием-накладной (ф. 0315006) в двух экземплярах, подписанным руководителем учреждения или уполномоченным лицом. Один экземпляр служит основанием для списания материальных запасов, второй остается у лица, получившего бланки строгой отчетности. Требование-накладную подписывает работник - м.о.л., сдающий и принимающий бланки строгой отчетности, один экземпляр сдается в бухгалтерию для учета движения материальных запасов.

Работник - м.о.л. отчитывается за полученные и использованные бланки строгой отчетности корешками бланков строгой отчетности и несет ответственность за использование каждого полученного им бланка (п. 2.11 Методических рекомендаций).

Согласно п. 2.13 Методических рекомендаций на основании данных о регистрации бланков строгой отчетности, накладных на отпуск для реализации, накладных на возврат непроданных бланков строгой отчетности по каждому виду услуг составляется сводный отчет о продаже билетов.

Сводный отчет о продаже бланков строгой отчетности должен поступать в бухгалтерию учреждения для проверки и обработки не позднее следующего дня после проведения мероприятия. К этому отчету должны быть приложены корешки бланков строгой отчетности использованного комплекта в сброшюрованном виде и накладные на непроданные билеты, погашенные специальным штампом с описью. Погашение билетов производится кассиром при составлении кассового отчета.

В отчете по проведенным операциям должны отражаться все обороты по полученным для реализации, проданным и возвращенным билетам. Остаток непроданных билетов, абонементов, показанный в отчете, должен соответствовать данным накладных по возврату билетов, абонементов.

Инвентаризация БСО, находящихся в кассе учреждения, осуществляется одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (разд. "Контроль над сохранностью бланков строгой отчетности" Методических рекомендаций).

Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Инвентаризация фактического наличия БСО производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Кроме того, в учреждении должен осуществляться контроль за надлежащим использованием бланков документов. В частности, проверяется наличие печати организации и подписи главного бухгалтера на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков), а также наличие копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.

Кроме обязательных инвентаризаций БСО, необходимо в сроки, установленные руководителями учреждений культуры, проводить внезапные контрольные проверки их наличия, правильности заполнения и использования.

Если выявлены расхождения или недостачи БСО, то главный бухгалтер должен немедленно письменно доложить об этом руководителю учреждения для принятия мер.

Списание и уничтожение БСО производится в следующем порядке. Согласно п. 4.1 Методических рекомендаций упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации. В таком же порядке уничтожаются некомплектные, испорченные и нереализованные бланки документов.

После окончания установленного срока хранения использованные БСО, их копии сдаются по акту о списании бланков строгой отчетности (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья или уничтожаются самостоятельно (п. 4.3 Методических рекомендаций).

Списание испорченных, а также нереализованных БСО производится по Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). На его основании БСО уничтожаются и отражаются списанием с бухгалтерского учета (п. 4.4 Методических рекомендаций).

В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена. Кроме того, в акте указывают период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляют с указанием их номеров, серии и причин списания. После списания БСО должны быть уничтожены, в акте указывают дату их уничтожения. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель учреждения.

Бухгалтерский и бюджетный учет

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 N 190н, оплата договоров на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности осуществляется по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

В соответствии с п. 337 Инструкции N 157н*(2) учет находящихся на хранении и выдаваемых в рамках хозяйственной деятельности учреждения БСО должен осуществляться на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

БСО учитываются на этом счете в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке - один бланк, один рубль, а в случаях, установленных учреждением в рамках формирования учетной политики, - по стоимости приобретения бланков.

Внутренние перемещения БСО в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие БСО при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения о их списании (уничтожении), производится на основании акта (Акта приема-передачи, Акта о списании) по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее приняты к учету.

Аналитический учет по счету ведется по каждому виду БСО в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности.

Минкультуры в п. 2.6 Методических рекомендаций предлагает к счету 03 ввести следующие счета:

- 03-1 "Бланки строгой отчетности на складе";

- 03-2 "Бланки строгой отчетности в подотчете";

- 03-3 "Бланки строгой отчетности на реализации";

- 03-4 "Бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению".

Далее приведем корреспонденцию счетов в бухгалтерском и бюджетном учете в соответствии с инструкциями N 162н *(3), 174н *(4), 183н *(5) и с учетом указанных Минкультуры рекомендаций.

Наименование операции	Казенные учреждения культуры		Бюджетные учреждения культуры		Автономные учреждения культуры
	дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
Оплата авансовых платежей за изготовление бланков	2 206 26 560	2 201 11 610 2 201 21 610	2 206 26 560	2 201 11 610	2 206 26 000	2 201 21 000 2 201 11 000
Получение бланков	2 109 61 226	2 302 26 730	2 109 60 226	2 302 26 730	2 109 60 226	2 302 26 000
	03-1		03-1		03-1
Зачет авансовых платежей	2 302 26 830	2 206 26 660	2 302 26 830	2 206 26 660	2 302 26 000	2 206 26 000
Произведен окончательный расчет с поставщиком за изготовление бланков	2 302 26 830	2 201 11 610 2 201 21 610	2 302 26 830	2 201 11 610	2 302 26 000	2 201 21 000 2 201 11 000
Выдача со склада бланков для регистрации и штамповки	03-2	03-1	03-2	03-1	03-2	03-1
Переданы проштампованные БСО на реализацию	03-3	03-2	03-3	03-2	03-3	03-2
Начислены доходы от реализации БСО	2 205 31 560	2 401 10 130	2 205 31 560	2 401 10 130	2 205 30 000	2 401 10 130
Поступили денежные средства за реализованные БСО в кассу учреждения	2 201 34 510	2 205 31 660	2 201 34 510	2 205 31 660	2 201 34 000	2 205 30 000
Списаны с забалансового учета реализованные билеты		03-3		03-3		03-3
Возврат нереализованных БСО по цене реализации (запись способом "Красное сторно")	2 205 31 560	2 401 10 130	2 205 31 560	2 401 10 130	2 205 30 000	2 401 10 130
Возврат нереализованных БСО, предназначенных к уничтожению	03-4	03-3	03-4	03-3	03-4	03-3
Списание уничтоженных БСО		03-4		03-4		03-4

О. Заболонкова,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) С 2011 года учреждения должны руководствоваться положениями Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

*(2) Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".

*(3) Приказ Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению".

*(4) Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению".

*(5) Приказ Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению".