Практические советы: как подготовиться к налоговой проверке (Н. Кандаурова, "Консультант", N 13, июль 2011 г.)

Практические советы: как подготовиться к налоговой проверке

Зачастую результатом налоговой проверки может быть решение о доначислении неуплаченных налогов и привлечении предприятия к налоговой ответственности, отказе в зачете или возврате излишне уплаченных налогов. Мы дадим практические советы, как избежать тяжелых последствий налоговой проверки.

Основаниями для вынесения решений о дополнительной проверке могут быть:

- непредставление или недолжное оформление необходимых документов; неверный подход к определению тех или иных расходов и их отражению в учете;

- ошибки при составлении налоговых деклараций и т.д.

Для того чтобы подобные решения не стали неприятным сюрпризом для компании, рассмотрим подробно виды налоговых проверок, способы их предотвращения, а также порядок подготовки необходимых документов в случае, если решение о проведении налоговой проверки все-таки принято Налоговым кодексом (ст. 87) предусмотрено два вида налоговых проверок - камеральные и выездные. Камеральные проверки налоговый орган проводит у себя в инспекции, выездные - непосредственно в офисе организации.

Проверка в инспекции

Камеральная проверка охватывает широкий круг налогоплательщиков, которые представляют в налоговые органы декларации и иные документы.

Она проводится в течение 3 месяцев со дня предоставления компанией декларации или расчета (п. 2 ст. 88 НК РФ).

При этом если в ходе проверки компания предоставляет уточненную декларацию, то рассмотрение первоначальной декларации прекращается.

Начинается проверка уточненной декларации, и проводится она также в течение 3 месяцев с момента подачи документа.

Это следует из п. 9-1 ст. 88 НК РФ. В ходе камеральной проверки налоговики могут потребовать:

1) у проверяемой организации:

- документы;

- письменные пояснения о выявленных ошибках (противоречиях) или устранить их;

- устные пояснения;

2) у контрагентов проверяемой организации и иных лиц (например, банков):

- документы (сведения) о проверяемой организации.

Если в ходе камеральной проверки выявлены ошибки в декларации, противоречия между поданными в инспекцию сведениями и документами, то представление налогоплательщиком по требованию налогового органа необходимых пояснений в пятидневный срок является не правом, а обязанностью (п. 3 ст. 88 НК РФ).

Необходимо отметить, что предоставление по подобным запросам пояснений, выписок из регистров налогового и (или) бухгалтерского учета и (или) иных документов, подтверждающих достоверность данных, внесенных в налоговую декларацию, никак не влияет на общий срок, отведенный для камеральной проверки.

Запросы налоговиков

Инспекция вправе запросить документы и впоследствии провести налоговую проверку в следующих случаях:

- если компания пользуется льготами по налогам. Инспекция может потребовать документы, подтверждающие обоснованность использования этих льгот (п. 6 ст. 88 НК РФ).

Например, если организация применяет льготы по НДС, инспекция вправе потребовать лицензию на ведение операций, освобожденных от НДС (при условии их лицензирования) (п. 6 ст. 149 НК РФ), а также документы, подтверждающие ведение раздельного учета операций, облагаемых НДС и освобожденных от налогообложения (п. 4 ст. 149 НК РФ);

- если организация подала налоговую отчетность без обязательных сопутствующих документов.

Инспекция вправе потребовать эти документы (п. 7 ст. 88 НК РФ). Например, это могут быть документы, подтверждающие обоснованность применения организацией нулевой ставки НДС (ст. 165 НК РФ);

- если организация подала декларацию по НДС с суммой налога к возмещению.

Инспекция вправе потребовать документы, подтверждающие правильность применения налоговых вычетов (п. 8 ст. 88 НК РФ), например счета-фактуры поставщиков, товарные накладные и акты оказанных услуг, регистры начислений в бухгалтерском и (или) налоговом учете (п. 1 ст. 172 НК РФ);

- если организация подала отчетность по налогам, связанным с использованием природных ресурсов.

Инспекция вправе потребовать документы, обосновывающие начисление и уплату: налога на добычу полезных ископаемых (гл. 26 НК РФ), водного налога (гл. 25.2 НК РФ), земельного налога (гл. 31 НК РФ).

Как избежать проверки?

Учитывая вышесказанное, необходимо следить за правильностью оформления всей первичной документации. Как показывает практика, камеральные налоговые проверки проводятся в случаях предоставления:

- декларации с суммой налога к возврату или возмещению из бюджета;

- уточненной декларации с уменьшением ранее исчисленного налога;

- деклараций с заявленными убытками в течение нескольких налоговых периодов подряд.

В этом случае инспекция вправе вызвать представителей компании на комиссию с целью объяснения причин полученных убытков.

Им придется рассказать о предпринимаемых мерах, которые она проводит по уменьшению убытков и получению прибыли в будущем, а также пояснить целесообразность дальнейшего существования такого убыточного бизнеса (общеизвестно, что основной экономической целью любой предпринимательской деятельности является извлечение прибыли).

Лучшим способом избежать налоговых проверок является подача деклараций с суммами налога к уплате. Напомним, что заявление на возмещение НДС является именно правом, а не обязанностью налогоплательщика.

Компания может перенести часть сумм налога, подлежащую возмещению, на будущие налоговые периоды и воспользоваться правом на вычет тогда, когда НДС к уплате будет составлять большую часть.

Если по итогам квартала компания подает декларацию по НДС, в которой заявлено право на возмещение налога, то ей нужно готовиться к тому, что в течение 10 рабочих дней инспекция потребует документы, подтверждающие в соответствии со ст. 172 НК РФ правомерность применения налоговых вычетов.

Обратите внимание

Проверьте правильность заполнения счетов-фактур. Если в нем не хватает данных, допишите их ручкой - ведение смешанного способа заполнения счетов-фактур допускается (постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость").

Обратите внимание, не осуществляла ли фирма непроизводственную деятельность?

Если да, то проверьте возмещение НДС по основным средствам и прочим ценностям, поскольку по объектам, которые используются в такой деятельности, принимать НДС к вычету нельзя.

Это значит, что НДС, относящийся на услуги (работы, товары), списанные за счет чистой прибыли и не учтенные в ходе расчета налога на прибыль, нельзя принять к возмещению.

Что касается налога на прибыль, то с целью снижения имеющихся расходов (уменьшения убытков) для налогового учета налоговые инспекции советуют отнести часть затрат на расходы будущих периодов и признать их в налоговом учете в период, когда компания имеет достаточно налогооблагаемой прибыли.

Примечание. Предупрежден - значит вооружен

План выездных налоговых проверок утверждается ежегодно и размещается на сайте прокуратуры города. Например, касательно Москвы можно найти информацию по этому электронному адресу: http://www.mosproc.ru. Санкт-Петербурга - http://prokuratura.sp.ru. На этих страницах есть сведения о датах проверок, а по номеру ИНН можно с легкостью найти проверяемую компанию. Таким образом, у предприятий есть время подготовиться к выездной проверке и привести в порядок свои документы в случае, если они попали в плановую выборку.

При расчете налога на прибыль целесообразно вести учет с использованием ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций".

Этот способ обычно применяется, если компания не хочет идти на конфликт с налоговиками и подвергаться проверкам.

Оформление прежде всего

Следует проверить экономическую обоснованность произведенных расходов и правомерность их включения в состав расходов по налогу на прибыль в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ.

В первую очередь это относится к маркетинговым, консультационным, информационным, курьерским, дизайнерским услугам, косметическому ремонту офиса, страховым, транспортным услугам, услугам по разработке ноу-хау, субподрядным работам.

Пристальное внимание налоговиков привлекают большие суммы оплаты таких услуг в конце месяца или квартала.

В отношении этих операций они проверят каждую мелочь: как стоит печать на документах, все ли реквизиты заполнены, достоверно ли контрольное число ИНН, соответствуют ли цены рыночным и др.

Для подстраховки требуйте у своих партнеров копию свидетельства о государственной регистрации и копию свидетельства о постановке на налоговый учет, а также подробную детализацию либо отчет о проведенных работах (услугах).

Просто акта со ссылкой на договор в данном случае недостаточно.

Документы, которые затребовала инспекция, всегда передавайте по описи (акту), составленной в 2 экземплярах.

В описи (акте) перечислите все передаваемые документы с указанием, копии это или подлинники, реквизиты этих документов и количество листов в них.

Один экземпляр описи (акта) приложите к передаваемым в инспекцию документам.

Второй экземпляр со штампом инспекции (почтового отделения) и датой получения документов инспекцией (почтовым отделением) храните у себя.

Если возникнут споры (например, в случае утери документов или несоблюдения сроков их представления), то опись (акт) с отметкой налоговой инспекции (почтового отделения) будет доказательством полного и своевременного представления документов по требованию.

Налоговая на выезде

Часто итоги камеральных проверок дают повод для следующей проверки - выездной.

Отметим, что выездная проверка проводится выборочно, причем не только в отношении компаний, вызвавших сомнения, но и тех, которые просто попали под плановую выездную проверку.

По общему правилу продолжительность выездной налоговой проверки не может превышать 2 месяцев.

В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до 4 месяцев, а в исключительных случаях - до 6 месяцев (абз. 1 п. 6 ст. 89 НК РФ).

В ходе выездной налоговой проверки проверяющие могут:

- запрашивать документы;

- требовать документы у контрагентов проверяемой организации и иных лиц (например, банков);

- допрашивать свидетелей;

- назначать экспертизу;

- привлекать к проверке специалистов и переводчиков;

- инвентаризировать имущество;

- проводить осмотры используемых помещений;

- проводить выемку документов и предметов, принадлежащих проверяемой организации.

Одним из способов подготовки к налоговой проверке является проведение в компании ревизии, которая поможет обнаружить самые неожиданные ошибки.

Поскольку налоговая имеет право проводить опрос свидетелей, т.е. работников компании, необходимо запретить работникам обсуждать проблемы фирмы в присутствии посторонних, тем более проверяющих. Целесообразно издать приказ об информации, попадающей в разряд коммерческой тайны, и установить ответственность за ее разглашение.

Сам себе проверяющий

Желая подстраховать себя в спорных моментах, некоторые компании хранят вырезки из журналов и газет с судебными решениями по аналогичному вопросу вместе с первичными документами.

Однако тем самым можно привлечь внимание проверяющих.

Лучше хранить доказательства правильности неоднозначных операций в недоступном контролеру месте и предоставлять их только после того, как он сделает замечание по поводу допущенных, по его мнению, ошибок и нарушений.

Сверьте данные деклараций с записями в главной книге. Возможно, информация в этих документах не совпадает.

Возьмите себе за правило перед сдачей отчетов тщательно выверять все показатели, и от правила этого никогда не отступайте.

После того как декларации сданы, поставьте в бухгалтерской программе запрет на редактирование в прошедшем отчетном периоде.

Это поможет избежать ошибок, возникающих из-за того, что показатели корректировались задним числом либо были проведены документы, полученные более поздней датой.

Ежегодно проводите сверку расчетов с налоговым органом - это поможет выявить как свои ошибки, так и ошибки инспекции.

Проверьте отчеты за последние 3 года - зачастую выявляются технические ошибки в заполнении деклараций (особенно уточненных).

Организуйте учет основных и уточненных деклараций - это поможет не запутаться в них.

Проверьте, правильно ли указаны отчетные периоды.

При подаче уточненных деклараций пересчитайте и проверьте суммы пеней.

Узнайте, не изменилась ли ставка рефинансирования ЦБ РФ.

Если нарушен закон

При необходимости в ходе выездной налоговой проверки инспекция может инвентаризировать имущество проверяемой организации (п. 13 ст. 89 НК РФ).

Налоговое законодательство не уточняет, в каких случаях возникает такая необходимость, поэтому вопрос о проведении инвентаризации проверяющие решают по своему усмотрению.

Во избежание подобных ситуаций проводите инвентаризацию имущества и ценностей компании в порядке и сроках, предусмотренных законодательством РФ (по основным средствам как минимум раз в три года).

Если в результате инспекторы все-таки обнаружат налоговое правонарушение, они обязаны составить акт по итогам проверки.

На это налоговикам отводится 10 рабочих дней с момента окончания камеральной проверки (п. 1 ст. 100 НК РФ).

Акт подписывают проверяющие и законный представитель фирмы.

Инспекторы вручают его организации в течение 5 дней с даты его составления (п. 5 ст. 100 НК РФ).

Обратите внимание: акт камеральной проверки вручают под расписку.

Если организация уклоняется от получения акта, налоговый инспектор сделает в нем соответствующую отметку и отправит его по почте заказным письмом.

В этом случае документ будет считаться полученным на 6-й день после отправки.

Если налогоплательщик не согласен с выводами, содержащимися в акте проверки, он может представить в инспекцию письменные возражения по документу в целом или по его отдельным положениям.

Сделать это нужно в течение 15 рабочих дней с момента получения акта.

К письму можно приложить документы, подтверждающие обоснованность возражений.

Н. Кандаурова,

бухгалтер-консультант, Intercomp Global Services

"Консультант", N 13, июль 2011 г.