Как оформить документы, проводя зачет взаимных требований (Л.А. Масленникова, "Упрощенка", N 7, июль 2011 г.)

Как оформить документы, проводя зачет взаимных требований

Когда контрагенты рассчитываются между собой деньгами, все более-менее понятно. У одной стороны возникают доходы, а у другой - оплаченные расходы. Но иногда стороны решают не перечислять друг другу денежные средства (зачем лишние банковские расчеты, которые к тому же не бесплатны), а провести зачет взаимных требований. Обсудим, когда такая операция возможна, какие документы нужно оформить и каким будет налоговый учет доходов и расходов в данной ситуации.

Какие условия нужно выполнить для того, чтобы провести взаимозачет

Возможность прекращать обязательства зачетом взаимных требований предусмотрена статьями 410 и 411 ГК РФ. Зачет взаимных требований возможен, если между сторонами имеются взаимные задолженности. То есть контрагент должен являться для организации или предпринимателя, с одной стороны, поставщиком (подрядчиком), а с другой - покупателем (заказчиком). Кроме того, для проведения взаимозачета обязательно наличие хотя бы двух договоров между сторонами.

Перечислим прочие необходимые условия для проведения взаимозачета:

1) договоры, обязательства по которым засчитываются, должны быть однородными. Самый распространенный случай: в обоих договорах обязательствами выступают денежные средства;

2) срок исполнения по обязательствам должен наступить к моменту взаимозачета. Если же срок погашения обязательства в договоре не указан либо определен моментом востребования, проведение взаимозачета также разрешается (ст. 410 ГК РФ).

Для справки. Если требования неоднородны, например по одному договору - оказание услуг, а по другому - денежные средства, взаимозачет невозможен.

Отметим один момент. Достаточно редко бывает, чтобы взаимные обязательства в сумме между собой были равны, обычно одно из них больше другого. Тогда взаимозачет составляется на меньшую сумму. Оставшаяся же задолженность оплачивается денежными средствами либо как-то еще.

Добавим, что большинство взаимозачетов проводится между двумя сторонами, но бывают взаимозачеты с участием трех и более сторон.

Если ваш контрагент является плательщиком НДС, у него может возникнуть вопрос: а не должны ли вы перечислить ему "входной" налог с приобретенных товаров (работ, услуг) живыми деньгами, для того чтобы у него сохранилось право на налоговый вычет по взаимозачету?

Сразу скажем, что ответ на этот вопрос отрицательный. Условие об уплате НДС деньгами при зачете взаимных требований между плательщиками НДС действовало лишь до 1 января 2009 года (изменения в пункт 4 статьи 168 НК РФ внесены Федеральным законом от 26.11.2008 N 224-ФЗ).

К тому же при проведении взаимозачета между плательщиком НДС и организацией на УСН никогда и не нужно было перечислять НДС живыми деньгами. Ведь "упрощенцы" не являются плательщиками НДС и не включают сумму этого налога в стоимость товаров, работ и услуг. Поэтому организация на общем режиме получает этот товар, работу или услугу без НДС, а значит, принимать к вычету ей нечего.

На заметку. Когда взаимозачет невозможен

В статье 411 ГК РФ указаны ситуации, когда зачет проводить нельзя. Такой запрет налагается на требования:

1) о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью;

2) взыскании алиментов;

3) пожизненном содержании;

4) в иных случаях, предусмотренных законом или договором.

Также зачет невозможен, если по заявлению другой стороны к требованию подлежит применению срок исковой давности и он уже истек.

Пример 1

ООО "Александрит" в июне 2011 года приобрело у ЗАО "Флория" партию товаров стоимостью 185 000 руб. Кроме того, в июне ООО "Александрит" реализовало ООО "Базилик" партию строительных материалов стоимостью 156 000 руб. Можно ли провести взаимозачет, и если да, то на какую сумму, если ООО "Базилик" выполнило для ЗАО "Флория" в мае 2011 года строительные работы стоимостью 178 000 руб.? Срок оплаты по всем договорам истекает в июле 2011 года, денежные средства за поставленные товары и выполненные работы не перечислялись. По условию ООО "Александрит" имеет задолженность перед ЗАО "Флория" за товары в сумме 185 000 руб., ООО "Базилик" имеет задолженность перед ООО "Александрит" за стройматериалы, равную 156 000 руб., а ЗАО "Флория" должно ООО "Базилик" за проведенные строительные работы 178 000 руб. Другими словами, есть взаимные задолженности сторон по трем договорам, срок погашения которых наступил. Следовательно, если все будут согласны, в июле 2011 года можно провести трехсторонний взаимозачет задолженностей на меньшую сумму - 156 000 руб. Оставшиеся задолженности стороны вправе погасить путем перечисления денежных средств или каким-то иным способом.

Как оформить заявление и акт о взаимозачете

Предположим, что стороны решили провести взаимозачет. Вопрос: как все правильно оформить? Какие документы нужно составить?

Прежде всего у организации или предпринимателя должны быть в наличии договоры, а также первичные документы, подтверждающие приобретение или реализацию ценностей, оказание услуг или выполнение работ. Кроме того, рекомендуется перед проведением взаимозачета сделать сверку расчетов. Возможно, окажется, что какие-то документы не проведены или потеряны и у сторон разные данные о сумме задолженности. Акт сверки подписывают главные бухгалтеры (старшие бухгалтеры, бухгалтеры) сторон.*(1)

В акте сверки указываются реквизиты всех первичных документов о поставках товаров (оказании услуг, выполнении работ) с номерами, суммами и датами. Также включаются в акт сверки расчетов данные об оплатах, если они производились. Каждая сторона указывает свои данные, и если все в порядке, то сумма задолженности подтверждается. Если нет, то ищут ошибки и вносят коррективы.

Далее одна из сторон направляет другой (другим, если планируется многосторонний взаимозачет), заявление о проведении взаимозачета. Если другая сторона (другие стороны) не против, то оформляется акт о проведении взаимозачета.

Отметим, что и заявление, и акт о проведении взаимозачета составляются в произвольной форме.

Пример 2

ООО "Сапфир" в июне 2011 года реализовало ЗАО "Контекст" партию товаров стоимостью 387 600 руб. (без НДС), в том же месяце ООО "Сапфир" приобрело у ЗАО "Контекст" другие товары стоимостью 356 800 руб. (без НДС). Сроки оплаты по обоим договорам купли-продажи истекают в июле 2011 года. Акт сверки расчетов подписан, взаимные задолженности подтверждены сторонами.

Организации решили провести взаимозачет на меньшую сумму задолженности, составляющую 356 800 руб. Составим заявление и акт о проведении взаимозачета.

Имеются в наличии два договора, акт сверки проведен, срок оплаты по договорам наступил, поэтому ничто не мешает сторонам провести взаимозачет задолженностей. Предположим, что заявление о проведении взаимозачета напишет ООО "Сапфир". Примеры заявления и акта о взаимозачете задолженностей даны на с. 43-44.

Рисунок 1

Образец заявления на проведение взаимозачета

Генеральному директору

ЗАО "Контекст"

Коновалову А.П.

от генерального директора

ООО "Сапфир"

Васильева С.А.

Заявление N 28
от 04.07.2011

Прошу Вас провести зачет взаимных требований по следующим договорам:

1) договор купли-продажи товаров от 30.05.2011 N 387, в котором покупателем является ЗАО "Контекст", продавцом - ООО "Сапфир", сумма договора - 387 600 руб.;

2) договор купли-продажи товаров от 02.06.2011 N 184, в котором покупателем является ООО "Сапфир", продавцом - ЗАО "Контекст", сумма договора - 356 800 руб.

Срок погашения задолженностей по обоим договорам - 1 июля 2011 года. Предлагаю осуществить взаимозачет на меньшую сумму - 356 800 руб.

Генеральный директор ООО "Сапфир"

Васильев

С.А. Васильев

Рисунок 2

Образец акта о проведении взаимозачета

Акт N 34
о проведении взаимозачета
между ООО "Сапфир" и ЗАО "Контекст"

г. Москва

05.07.2011

Настоящий акт составлен в том, что для ускорения взаиморасчетов стороны договорились зачесть сумму взаимных задолженностей, составляющую 356 800 (триста пятьдесят шесть тысяч восемьсот) руб., между ООО "Сапфир" и ЗАО "Контекст" за поставленные товары по следующим договорам:

1) договор от 30.05.2011 N 387, в котором покупателем является ЗАО "Контекст", продавцом - ООО "Сапфир";

2) договор от 02.06.2011 N 184, в котором покупателем является ООО "Сапфир", продавцом - ЗАО "Контекст".

ООО "Сапфир" Генеральный директор	ЗАО "Контекст" Генеральный директор
Васильев	Коновалов
С.А. Васильев	А.П. Коновалов

М.П.

М.П.

Как правильно отразить доходы

Итак, взаимозачет провели, акт подписали, теперь начинается работа бухгалтера. Необходимо отразить результаты в налоговом учете. Начнем с доходов. Как уже упоминалось, при отражении доходов в налоговой базе при УСН используется кассовый метод (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). При использовании этого метода доходы учитываются на дату поступления денежных средств, имущества или при погашении задолженности иным способом. Ясно, что денег или какого-либо имущества при взаимозачете не передается. Но взаимозачет - это не что иное, как погашение задолженности этим иным способом. Поэтому на дату подписания акта следует отразить в доходах сумму погашения задолженности покупателя или заказчика.

Памятка. При отражении доходов в графе 2 Книги учета доходов и расходов необходимо указать реквизиты документа об оплате, в данном случае акта о взаимозачете.

Пример 3

Воспользуемся условием примера 2. Предположим, что ООО "Сапфир" применяет УСН с объектом доходы минус расходы. Отразим в налоговом учете общества доходы от реализации товаров, образовавшиеся в результате проведения взаимозачета.

По условию ООО "Сапфир" реализовало ЗАО "Контекст" партию товаров стоимостью 387 600 руб. в июне 2011 года. Однако при УСН доходы отражаются в налоговом учете только на дату погашения задолженности покупателя, а так как в июне товары не были оплачены, облагаемых доходов не было. Часть задолженности в сумме 356 800 руб. была погашена взаимозачетом 5 июля 2011 года. Следовательно, в этот день обществу нужно учесть доходы от реализации (табл. 1 на с. 46). Оставшуюся часть задолженности покупателя в сумме 30 800 руб. (387 600 руб. - 356 800 руб.) общество учтет в доходах на дату ее погашения.

Таблица 1

Фрагмент заполнения Книги учета доходов и расходов ООО "Сапфир" за III квартал 2011 года

N п/п	Дата и номер первичного документа	Содержание операции	Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
1	2	3	4	5
...	...	...	...	...
398	Акт о проведении взаимозачета от 05.07.2011 N 34	Погашена часть задолженности ЗАО "Контекст" по договору N 387 взаимозачетом	356 800	-
...	...	...	...	...

В какой момент можно учесть в налоговой базе расходы

Обсудим расходы, задолженность по которым погашается взаимозачетом. При УСН учитываются расходы только после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ), однако одной оплаты недостаточно. Расходы должны еще быть осуществлены, документально подтверждены и обоснованны. Кроме того, для отражения отдельных видов расходов при УСН предусмотрены дополнительные условия. Так, например, стоимость покупных товаров можно включить в налоговую базу лишь после реализации (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Для справки. Об условиях, необходимых для учета расходов, говорится в пункте 2 статьи 346.16, пункте 1 статьи 252 и пункте 2 статьи 346.17 НК РФ.

Теперь представим, что происходит при взаимозачете? Погашается задолженность перед поставщиком или подрядчиком. Следовательно, выполняется основное, но не единственное условие, - оплата расходов. Если остальные условия для принятия расходов к этому моменту уже выполнены, то можно уменьшить налоговую базу. Если еще нет, то расходы будут отражены в Книге учета доходов и расходов после выполнения прочих необходимых условий.

Пример 4

Еще раз воспользуемся условиями примера 2, а также примера 3. Отразим в учете расходы на покупку товаров у ЗАО "Контекст" при условии, что ООО "Сапфир" реализовало всю партию товаров стороннему покупателю 30 июня 2011 года.

На дату получения денежных средств от покупателя ООО "Сапфир" должно было учесть доходы от реализации товаров. А расходы на покупку товаров "упрощенцы" имеют право отразить после погашения задолженности перед поставщиком и реализации этих товаров (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Второе условие выполнено 30 июня 2011 года, а первое - на дату подписания акта о взаимозачете. Значит, 5 июля 2011 года общество вправе учесть в налоговой базе расходы на покупку товаров у ЗАО "Контекст" в сумме 356 800 руб. Запись в Книге учета доходов и расходов показана в табл. 2.

Таблица 2

Фрагмент заполнения Книги учета доходов и расходов ООО "Сапфир" за III квартал 2011 года

N п/п	Дата и номер первичного документа	Содержание операции	Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
1	2	3	4	5
...	...	...	...	...
399	Накладная от 30.06.2011 N 501, акт о проведении взаимозачета от 05.07.2011 N 34	Учтены расходы на покупку товаров у ЗАО "Контекст" по договору N 184	-	356 800
...	...	...	...	...

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала "Упрощенка", кандидат экономических наук

Нюансы, требующие особого внимания

Для проведения взаимозачета нужно, чтобы между сторонами были заключены хотя бы два договора.

Заявление и акт о зачете взаимных требований составляются в произвольной форме, но перед их оформлением рекомендуется сделать сверку расчетов между сторонами.

На дату подписания акта о взаимозачете задолженности считаются погашенными, поэтому нужно отразить доходы, а расходы в этот день считаются оплаченными.

"Упрощенка", N 7, июль 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Форма акта сверки законодательно не утверждена, поэтому используется произвольная. Главное, чтобы в нем содержались реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 22.11.96 N 129-ФЗ.