Вопрос: В организации ежемесячно (без оформления ежемесячной инвентаризации) на основании актов (ТОРГ-16) списываются товары в результате их порчи или недостачи. Проводятся только ежегодные инвентаризации. Какие документы должны в обязательном порядке предшествовать составлению акта о списании товаров? Правомерно ли отражать в бухгалтерском учете списание товаров только на основании ТОРГ-16? ("Аудит и налогообложение", N 8, август 2011 г.)

В организации ежемесячно (без оформления ежемесячной инвентаризации) на основании актов (ТОРГ-16) списываются товары в результате их порчи или недостачи. Проводятся только ежегодные инвентаризации. Какие документы должны в обязательном порядке предшествовать составлению акта о списании товаров? Правомерно ли отражать в бухгалтерском учете списание товаров только на основании ТОРГ-16?

Обязанность проведения инвентаризации установлена, в частности, следующими документами:

- Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ);

- Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина от 29.07.98 г. N 34н (далее - Положение N 34н);

- Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина от 28.12.2001 г. N 119н (далее - Методические указания по учету МПЗ).

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка (п. 1 ст. 12 Закона N 129-ФЗ, п. 26 Положения N 34н, п. 21 Методических указаний по учету МПЗ). Пунктом 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ, п. 27 Положения N 34н, п. 22 Методических указаний по учету МПЗ установлено, что проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Таким образом, если организацией выявлен факт хищения (недостачи) или порчи имущества, то для списания стоимости товаров организация в обязательном порядке должна провести инвентаризацию.

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей организации и оформления ее результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина от 13.06.95 г. N 49.

Результаты инвентаризации оформляются первичными документами по форме ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей", а также унифицированной формы N ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей" (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 г. N 88) и N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (утверждена Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 г. N 26).

Выявленная недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации (подпункт "б" п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ, подпункт "б" п. 28 Положения N 34н, п. 30 Методических указаний по учету МПЗ).

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина от 31.10.2000 г. N 94н, для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей, выявленных в процессе их хранения независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или виновных лиц, предназначен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные ТМЦ составляются соответствующие акты, в данном случае - акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей - форма ТОРГ-15, утвержденная Постановлением Госкомстата от 25.12.98 г. N 132.

При списании материальных ценностей, не подлежащих дальнейшей реализации, оформляется акт о списании товаров - форма ТОРГ-16, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. N 132.

По нашему мнению, для списания стоимости товаров в результате недостачи, хищения также может использоваться форма ТОРГ-16 (Постановление ФАС Московского округа от 25.11.2009 г. N КА-А40/12070-09).

Помимо перечисленных выше документов основаниями для списания стоимости товаров в результате порчи, недостачи, хищения являются также следующие документы:

- письменные объяснения работника, виновного в недостаче (при отсутствии виновного лица - объяснения материально ответственного лица);

- бухгалтерская справка-расчет по определению сумм недостач в пределах норм естественной убыли, сумм, подлежащих возмещению работником;

- заключение о факте порчи запасов, полученное от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций;

- распоряжение руководителя организации о взыскании (об отказе от взыскания) ущерба с виновного лица;

- решение суда о взыскании (невзыскании) с работника задолженности (при отсутствии согласия работника добровольно возместить ущерб, превышающий его среднемесячный заработок, или пропуске срока для вынесения работодателем распоряжения о взыскании);

- постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого (п. 31 Методических указаний по учету МПЗ).

Эксперты службы Правового консалтинга компании "ГАРАНТ"

1 августа 2011 г.

"Аудит и налогообложение", N 8, август 2011 г.