Комментарий к письму Минфина РФ от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414 (Ж.В. Кузьмина, "Нормативные акты для бухгалтера", N 15, август 2011 г.)

Комментарий к письму Минфина РФ от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414

Унифицированная форма авансового отчета (форма АО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Ее применяют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Иногда организациям для отражения необходимой информации производственного и управленческого характера может не хватить количества полей этой формы. Или же имеющиеся поля в силу отсутствия определенных видов расчетов с подотчетными лицами оказываются не нужны. Например, если организация применяет только безналичный вид расчетов с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт. Поэтому для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету расходов от подотчетных лиц компании создают собственные бланки авансового отчета. В опубликованном письме специалисты Минфина России разъяснили правомерность использования самостоятельно разработанной формы авансового отчета для принятия к учету от подотчетного лица расходов в целях исчисления налога на прибыль.

Общие требования по документальному оформлению расходов

Свои разъяснения специалисты финансового министерства начали с определения расходов, которое приведено в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. При этом они не упомянули, что расходами в целях исчисления налога на прибыль организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (абз. 2 п. 1 ст. 252 НК РФ). В письме указано, что следует понимать под документально подтвержденными расходами. Повторим, это затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Конечно, если расходы были произведены на территории иностранного государства, то в качестве документального подтверждения выступают документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, которые применяются в этом государстве, и (или) документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. Отметим, что для принятия расходов подотчетных лиц к налоговому учету авансовый отчет следует оформлять в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Добавим также, что налоговую базу по налогу на прибыль налогоплательщики исчисляют на основе данных налогового учета. Об этом говорится в абзаце первом статьи 313 Налогового кодекса РФ. А в абзаце девятом этой же статьи сказано, что подтверждением данных налогового учета являются наряду с аналитическими регистрами налогового учета вместе с расчетом налоговой базы и первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Признание расходов по авансовому отчету не унифицированной формы

Итак, согласно разъяснениям в опубликованном письме, применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета для принятия к учету от подотчетного лица расходов в целях исчисления налога на прибыль можно только в случае, когда она:

- разработана с учетом требований пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ) и постановления Госкомстата России от 24.03.1999 N 20;

- утверждена в учетной политике организации.

В противном случае, затраты подотчетного лица не могут быть признаны в расходах, уменьшающих базу по налогу на прибыль организаций, если только они не подтверждены авансовым отчетом унифицированной формы.

Поясним, что согласно пункту 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ, документы, которые не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Дополнительные реквизиты в унифицированную форму следует вносить, не изменяя и не удаляя уже имеющиеся. При этом внесение изменений оформляется организационно-распорядительным документом организации, например, приказом ее руководителя.

Изменения форматов бланков авансовых отчетов предполагает расширение и сужение граф и строк, включение дополнительных строк и вкладных листов.

Ж.В. Кузьмина,

эксперт "НА"

"Нормативные акты для бухгалтера", N 15, август 2011 г.