Вопрос: Подскажите, как правильно поступать при издании приказов по личному составу. Я всегда делала 2 экземпляра (оригинала) приказов по личному составу. Подписывала оба у директора, визировала у главного бухгалтера. Один экземпляр оставляла в отделе кадров, второй - бухгалтеру. Проверяющий нас ревизор сделал замечание, что оригинал приказа должен быть только один. Подскажите, как правильно организовать работу: у кого должны быть оригиналы, у кого - копии, должны ли быть заверены копии? На чьих приказах (или копиях) должны быть визы главбуха? ("Вопросы трудового права", N 9, сентябрь 2011 г.)

Подскажите, как правильно поступать при издании приказов по личному составу.

Я всегда делала 2 экземпляра (оригинала) приказов по личному составу. Подписывала оба у директора, визировала у главного бухгалтера. Один экземпляр оставляла в отделе кадров, второй - бухгалтеру. Проверяющий нас ревизор сделал замечание, что оригинал приказа должен быть только один.

Подскажите, как правильно организовать работу: у кого должны быть оригиналы, у кого - копии, должны ли быть заверены копии? На чьих приказах (или копиях) должны быть визы главбуха?

Указанные вами вопросы документооборота (в том числе между отделом кадров и бухгалтерией) регулируются не на законодательном уровне, а путем принятия локальных нормативных актов, в частности, инструкциями по делопроизводству. Так что неверно утверждать, что должен быть только один оригинал документа, если этот вопрос вообще, как я поняла, не урегулирован в организации, а такой порядок сложился лишь в практике Вашей работы.

Между тем большинство кадровых документов (приказы, табель учета рабочего времени, личная карточка и др.) имеет статус первичных учетных документов (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). Как сказано в пункте 5.1. "Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете" (утверждено Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105), движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Важно, что работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота Вы можете посмотреть в указанном выше нормативном документе Минфина СССР. График должен, в частности, предусматривать, в каком виде (оригинал или копия) передается документ в бухгалтерию, сколько экземпляров требуется создать, кто его визирует и составляет, где он будет храниться.

Л. Французова,

юрист по трудовому праву

ООО "Кадровый Холдинг "Бета Пресс"

1 сентября 2011 г.

"Вопросы трудового права", N 9, сентябрь 2011 г.