Исчисление пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам (О.Н. Девятерикова, "Бухучет в здравоохранении", N 8, август 2011 г.)

Исчисление пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам

Основные изменения, внесенные в порядок исчисления пособий

С 1 января 2011 года вступил в силу Федеральный закон от 08.12.2010 N 343-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 343-ФЗ), установивший новый порядок назначения и выплаты социальных пособий, согласно которому в 2011 году за счет средств работодателя оплачиваются первые три дня временной нетрудоспособности застрахованного лица вместо оплачиваемых ранее двух дней.

Однако одним из наиболее значительных новшеств данного Закона является установление нового порядка определения среднего заработка, используемого для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Начиная с 2011 года расчет среднего заработка производится за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, причем в расчет включается заработок застрахованного лица у всех его работодателей на протяжении данного периода времени, за исключением случая, если пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам выплачиваются застрахованному лицу по каждому месту его работы. По мнению специалистов Минздравсоцразвития России, данный подход обеспечит достижение эквивалентности страхового обеспечения застрахованных лиц средствами обязательного социального страхования, формируемыми за счет уплаты страховых взносов, в то время как действовавший ранее порядок исчисления пособий, основывавшийся на расчете среднего заработка за двенадцать календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая, либо за период фактической работы (если застрахованное лицо занято у работодателя менее двенадцати месяцев), приводил к получению застрахованными лицами приблизительно одинакового объема социального обеспечения вне зависимости от суммы уплаченных за них страховых взносов.

В то же время законодатель установил льготу для лиц, находившихся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком на протяжении одного или двух расчетных лет, - они вправе заменить данный период времени предшествующим годом (годами), если такая замена приведет к увеличению размера полагающегося им пособия.

Определение среднего дневного заработка

До 2011 года при расчете среднего заработка учитывались все выплаты в пользу лица, включенные в базу для начисления страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации (ФСС РФ), в настоящий момент в расчет можно включать только те выплаты, на которые страховые взносы были начислены, причем суммарная величина таких выплат за каждый календарный год не должна превышать предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ, которая в 2010 году составляла 415 000 руб. (в 2011 году - 463 000 руб.).

Средний дневной заработок на сегодняшний день определяется путем деления общего заработка за расчетный период на фиксированную величину 730 (ранее использовалось число календарных дней, за которые начислен заработок), что значительно упростило работу бухгалтера, но в то же время и в разы уменьшило размеры пособий, так как данная величина предполагает, что лицо непрерывно работает 365 дней в году на протяжении двух лет, что на практике не представляется возможным, так как сотрудник может не работать на протяжении какого-то времени по различным причинам, что соответствующим образом отражается на его заработке.

Размер дневного пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам устанавливается посредством корректировки среднего дневного заработка на определенный процент (в зависимости от страхового стажа лица). Шкала страхового стажа не изменилась:

- страховой стаж 8 и более лет - 100% среднего заработка;

- страховой стаж от 5 до 8 лет - 80% среднего заработка;

- страховой стаж до 5 лет - 60% среднего заработка.

Основным документом, подтверждающим стаж работника, как правило, выступает трудовая книжка. Также в качестве таких документов могут быть рассмотрены письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Следует отметить, что в случае если сотрудник заболел в течение 30 календарных дней после увольнения и пришел к бывшему работодателю с требованием о выплате ему пособия по временной нетрудоспособности, то данное пособие может быть рассчитано только исходя из 60% среднего заработка вне зависимости от величины страхового стажа работника.

Определение размера пособия

Размер пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам определяется как произведение величины дневного пособия и количества календарных дней нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком рассчитывается несколько иным образом: сумма среднего дневного заработка умножается на стандартный коэффициент 30,4 - пособие составит 40% от получившейся величины. При этом получившаяся сумма пособия по уходу за ребенком не может быть ниже минимального размера, установленного Федеральным законом от 19.05.1995 N 81-ФЗ "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей".

Возможно возникновение ситуации, при которой застрахованное лицо в расчетном периоде не имело заработка, либо средний заработок, рассчитанный за этот период, в расчете за полный календарный месяц ниже минимального размера оплаты труда на день наступления страхового случая. В таком случае средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, принимается равным минимальному размеру оплаты труда, установленному федеральным законом на день наступления страхового случая. В таком случае, по мнению специалистов ФСС РФ, сравнение среднего месячного заработка работника за расчетный период с минимальным размером оплаты труда должно осуществляться через средний дневной заработок. Предположим, что в расчетном периоде средний заработок застрахованного лица составил 90 000 руб. Средний дневной заработок в этом случае составит 123,29 руб. (90 000 : 730). Средний дневной заработок, исчисленный исходя из минимального размера оплаты труда, составляет 142,36 руб. (4330 x 24 : 730). Для исчисления пособия выбирается наибольшая из этих величин (142,36 руб.).

В то же время в отношении лиц, имеющих страховой стаж менее шести месяцев, пособие по временной нетрудоспособности за полный календарный месяц не может превышать минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом, а в районах и местностях, в которых применяются районные коэффициенты к заработной плате, - минимального размера оплаты труда с учетом этих коэффициентов.

Обратите внимание! Если сотрудник работает на условиях неполного рабочего дня, то и размер среднего заработка будет определен пропорционально отработанному им времени.

Уплата пособия застрахованному лицу при его работе в нескольких организациях

Если лицо работает по совместительству в нескольких организациях, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам могут быть выплачены ему каждым работодателем либо кем-то одним по его выбору в зависимости от конкретной ситуации.

Если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей и в двух предшествующих календарных годах было занято у тех же страхователей, то пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам назначаются и выплачиваются ему страхователями по всем местам работы и исчисляются исходя из среднего заработка за время работы у страхователя, назначающего и выплачивающего пособие (без учета заработка у другого страхователя). Но при этом пособие по уходу за ребенком выплачивается только по одному месту работы по выбору застрахованного лица. Причем в качестве одного из подтверждающих документов женщина должна принести справку, выданную другим работодателем, о том, что им ежемесячное пособие не назначалось и не выплачивалось.

Если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей, а в расчетном периоде было занято у других страхователей, пособия назначаются и выплачиваются ему страхователем по одному из последних мест работы по выбору застрахованного лица.

Если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей, а в двух предшествующих календарных годах было занято как у этих, так и у других страхователей, то возможны два варианта выплаты ему пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам:

- либо по всем местам работы исходя из среднего заработка за время работы у страхователя, назначающего и выплачивающего пособие;

- либо страхователем по одному из последних мест работы (по выбору застрахованного лица).

Условия назначения пособия

Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности, за исключением случаев, когда срок пропущен по уважительным причинам.

Размер пособия по временной нетрудоспособности может быть снижен при наличии следующих оснований:

- нарушение застрахованным лицом без уважительных причин в период временной нетрудоспособности режима, предписанного лечащим врачом (может быть подтверждено только отметкой лечащего врача в листке нетрудоспособности);

- неявка застрахованного лица без уважительных причин в назначенный срок на врачебный осмотр или на проведение медико-социальной экспертизы;

- заболевание или травма, наступившие вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением.

Изменения, внесенные в законодательство по страхованию законом N 343-ФЗ, повлекли значительное уменьшение размера социальных пособий, выплачиваемых застрахованным лицам. В первую очередь, это коснулось тех работников, чей трудовой стаж не превышает двух лет, а также лиц, которые в течение расчетного периода долгое время находились на больничном листе.

Оформление справки о сумме заработка

Следует также отметить, что 2011 год принес немало новых обязанностей в области социального страхования и работодателям, что существенно увеличило объем работы бухгалтерии.

Так, в связи с увеличением расчетного периода, используемого для исчисления социальных пособий, законодатель обязал работодателей выдавать сотрудникам в день прекращения работы справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы. Данная справка может быть также получена застрахованным лицом по его письменному заявлению и после прекращения работы в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня подачи этого заявления. Работодатель несет ответственность за достоверность и полноту сведений, указываемых им в данной справке. Если справка содержит недостоверные (неполные) сведения и это повлекло выплату излишних сумм пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, виновное лицо возмещает страховщику причиненный ущерб.

Своевременное представление данной справки для расчета пособия очень важно, так как ввиду ее отсутствия работодатель вправе рассчитать пособие исключительно на основании той информации о сотруднике, которой он располагает, и пересчет данного пособия будет возможен только после предоставления справки.

Если работодатель не уверен в подлинности справки, предоставленной ему его работником с предыдущего места работы, или в достоверности информации, указанной в такой справке, он вправе проверить сведения о страхователе, выдавшем справку, направив запрос в территориальный орган фонда.

Возможна ситуация, при которой работник не может получить данную справку у своего бывшего работодателя по причине его ликвидации. В таком случае он должен обратиться с заявлением о направлении запроса в Пенсионный фонд Российской Федерации к своему работодателю, назначающему пособие, а тот, в свою очередь, обязан направить такой запрос.

Представление ежеквартальных отчетов

Помимо оформления данных документов сотрудникам страхователи также должны ежеквартально отчитываться и перед страховщиком путем представления в его территориальные органы отчетов (расчетов), содержащих сведения о суммах:

- начисленных страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации (ФСС РФ);

- средств, использованных на выплату страхового обеспечения;

- расходов на выплату страхового обеспечения, подлежащих зачету в счет уплаты страховых взносов в ФСС РФ;

- страховых взносов, пеней, штрафов, уплачиваемых в ФСС РФ.

Документы должны быть направлены страховщику не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Если среднесписочная численность работников страхователя превышает 50 человек (данное правило действует с 1 января 2011 года, в 2010 году данный показатель был в два раза выше - 100 человек), расчеты представляются исключительно в форме электронных документов, в остальных случаях по-прежнему возможно представление расчетов лично или по почте. Следует также отметить, что изменение законодательства стало причиной возникновения необходимости в доработке непосредственно самой формы расчета (4-ФСС), однако сделано это было только в конце февраля текущего года посредством издания приказа Минздравсоцразвития от 28.02.2011 N 156н, которым установлена новая форма 4-ФСС. Обновление формы обусловило возникновение дополнительных расходов работодателей на услуги программистов, так как не во всех версиях бухгалтерских программ предусмотрено автоматическое заполнение данного документа и возможность его выгрузки в формате, предназначенном для отправления по электронным каналам связи. Более того, возникли сложности и непосредственно с отправлением данной формы отчетности страховщику ввиду загруженности портала ФСС РФ.

Между тем такие незначительные, на первый взгляд, технические недочеты могут обернуться для плательщиков страховых взносов ощутимыми штрафами за несвоевременное представление отчетности. При этом необходимо учитывать, что форма 4-ФСС включает разделы для заполнения по двум видам обязательного социального страхования: по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, причем по каждому из вышеперечисленных видов страхования предусмотрена ответственность за несвоевременное представление отчетности в виде штрафа, начисляемого за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного законодательством для ее представления.

Ответственность за несвоевременное представление расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам

В соответствии со ст. 46 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) несвоевременное представление расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам влечет взыскание штрафа в размере 5% суммы страховых взносов, подлежащей уплате на основе этого расчета, за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% вышеуказанной суммы и не менее 100 руб. Если же представление расчета просрочено более чем на 180 календарных дней, то штраф составит 30% суммы подлежащих уплате страховых взносов, и 10% той же суммы за каждый полный или неполный месяц просрочки начиная со 181-го календарного дня, но не менее 1000 руб. Следует учитывать, что законодательством разрешено уменьшение суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащих уплате, на сумму произведенных страхователями расходов на выплату обязательного страхового обеспечения по данному виду страхования. Таким образом, при определении размера штрафа следует исходить из суммы страховых взносов за отчетный период за вычетом расходов на обязательное страховое обеспечение, произведенных организацией за тот же период, - именно такой позиции придерживается Минздравсоцразвития России.

Ответственность за несвоевременное представление расчета по страховым взносам от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний установлена ст. 19 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ) в том же объеме, что и в ситуации со страховыми взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, однако в данном случае необходимо учитывать, что базой для начисления штрафов соответственно будет сумма страховых взносов, подлежащая уплате на основании этого расчета, только в части, касающейся страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Таким образом, при пропуске установленного законодательством срока представления формы 4-ФСС территориальные органы ФСС РФ вправе привлечь страхователя к ответственности и по ст. 46 Закона N 212-ФЗ, и по ст. 19 Закона N 125-ФЗ, то есть предъявить плательщику страховых взносов два штрафа.

Зачет или возврат излишне уплаченных страховых взносов

Помимо несвоевременного представления отчетности страхователя также могут оштрафовать за несвоевременную уплату страховых взносов (штраф составит 20% от неуплаченной суммы страховых взносов), однако встречаются и переплаты по страховым взносам. Причины возникновения переплат могут быть различными: ошибиться и уплатить взносы в большей сумме может сам страхователь (в случае неверного определения налоговой базы, неправильного применения тарифов, невнимательности при заполнении платежных документов), излишнее взыскание страховых взносов может быть осуществлено фондом.

Сумма излишне уплаченных плательщиком страховых взносов подлежит:

- зачету в счет предстоящих платежей по страховым взносам;

- зачету в счет погашения задолженности по пеням и штрафам;

- возврату плательщику.

Зачет или возврат переплаты по страховым взносам осуществляется территориальным органом ФСС РФ, при этом учитывается только сумма переплаты, проценты на нее не начисляются.

Наличие переплаты может быть замечено самим плательщиком либо проверяющим органом в результате проведения совместной сверки расчетов, а также при проверке сдаваемой отчетности. Если факт переплаты установлен органами контроля, то их обязанностью является сообщение плательщику о сумме излишне уплаченных взносов в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.

Непосредственно перед осуществлением зачета или возврата по желанию одной из сторон, как правило, проводится сверка расчетов с целью уточнения суммы переплаты, по итогам ее проведения подписывается акт.

Зачет суммы переплаты в счет предстоящих платежей по страховым взносам может быть осуществлен территориальным органом ФСС РФ самостоятельно без каких-либо дополнительных заявлений со стороны плательщика - в таком случае решение о зачете принимается в течение 10 дней со дня обнаружения факта излишней уплаты. Если же плательщик все-таки подал заявление о зачете, то решение должно быть принято в течение 10 дней со дня получения этого заявления.

Зачет переплаты в счет погашения задолженности по пеням и штрафам также осуществляется контролирующим органом самостоятельно на тех же условиях, что и зачет в счет предстоящих платежей по страховым взносам.

А вот возвратить себе сумму переплаты по страховым взносам плательщик может только в том случае, если напишет заявление - при выполнении данного условия возврат переплаты должен быть сделан в течение одного месяца со дня получения территориальным органом ФСС РФ заявления плательщика. Однако следует помнить, что возврат переплаты невозможен, если не погашена задолженность по соответствующим пеням и штрафам.

В течение 10 дней со дня поступления заявления плательщика о возврате излишне уплаченных сумм страховых взносов контролирующий орган обязан принять решение о возврате или об отказе в возврате и на основании решения о возврате направить в территориальный орган Федерального казначейства поручение.

В течение пяти дней со дня принятия решения орган контроля за уплатой страховых взносов обязан также сообщить о принятом решении плательщику в письменной форме: решение передается руководителю организации или его представителю лично под расписку, заказным письмом или иным способом, подтверждающим факт и дату его получения.

При несвоевременном осуществлении возврата денежных средств плательщику на сумму излишне уплаченных страховых взносов, не возвращенную в срок, начисляются проценты за каждый календарный день просрочки исходя из процентной ставки, равной одной трехсотой ставки рефинансирования Банка России, которая действует на момент нарушения срока возврата. Впоследствии общая сумма начисленных процентов выплачивается плательщику вместе с суммой возврата.

Повышение тарифов страховых взносов для плательщиков, применяющих специальные режимы налогообложения

Среди всех законодательных новшеств нельзя не отметить еще одно - повышение с 1 января 2011 года тарифов страховых взносов для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения и единый налог на вмененный доход. Так, на протяжении 2010 года данные субъекты были освобождены от уплаты страховых взносов в ФСС РФ, а с 2011 года - они обязаны уплачивать их наравне с остальными субъектами бизнеса, что, скорее всего, повлечет еще большее распространение серой заработной платы.

О.Н. Девятерикова,

ассистент кафедры бухгалтерского учета и аудита

Костромского государственного технологического университета

Извлечение из письма Минфина России от 13.05.2011 N 03-04-06/6-107

"Бухучет в здравоохранении", N 8, август 2011 г.