Компенсация педагогам на приобретение литературы (А.Ю. Тьевар, "Зарплата", N 9, сентябрь 2011 г.)

Компенсация педагогам на приобретение литературы

Главная обязанность педагога - передать ученику знания. Для этого он должен читать специальную литературу. На приобретение книг и периодики преподавателям положена компенсация.

Обязанность учреждения по выплате компенсации в целях содействия обеспечению педагогов книжной продукцией и периодической литературой установлена пунктом 8 статьи 55 Закона РФ от 10.07.92 N 3266-1 "Об образовании" (далее - Закон N 3266-1).

Условия получения компенсации

Трудовой договор. Обязательным условием для получения компенсации является наличие между учреждением и физическим лицом трудовых отношений.

Исполнитель по гражданско-правовому договору не имеет права получать компенсацию. Это правило действует и в том случае, если предметом договора является какой-либо аспект педагогической деятельности.

Должность в перечне. Вторым условием получения компенсации на приобретение книжной и периодической литературы является включение должности в перечень должностей работников, имеющих право получать компенсацию.

Конкретный перечень должностей, занятие которых дает работнику право получать компенсацию, каждое ведомство устанавливает приказом (например, приказами ГУСП от 14.11.2000 N 71, ФСКН России от 25.02.2005 N 51, министра обороны РФ от 04.10.2002 N 401, Минюста России от 06.06.2005 N 76).

Как правило, в список включаются должности:

- руководящего состава (директор, начальник, заведующий, заместители и т.д.);

- преподавательского состава (учитель, логопед, профессор, доцент, начальник кафедры и т.д.);

- гражданского персонала и военнослужащих (в учреждениях, где есть граждане, которые исполняют воинскую и приравненные к ней обязанности).

Нужно ли подтверждать расходы? Законодательство не содержит требования о том, что одним из условий выплаты компенсации является представление педагогическим работником оправдательных документов, подтверждающих расходы по приобретению литературы. Компенсация выплачивается без предъявления каких-либо чеков или квитанций.

Записи в трудовом или коллективном договоре. Выплату компенсации учреждение производит в соответствии с Законом N 3266-1. Наличие или отсутствие соответствующих записей в трудовых или коллективном договорах никак не влияет на исполнение этой обязанности работодателя.

Отражение расходов на компенсацию в смете. Расходы на выплату компенсации на приобретение литературы должны быть заложены в смете учреждения.

Как принять решение о назначении компенсации при сложном сочетании перечисленных условий, рассмотрим на примерах.

Пример 1. Библиотекарь ГОУ СОШ проводит занятия по обучению первоклашек правилам пользования школьной библиотекой. Для подготовки к занятиям с согласия директора школы он приобрел методическое пособие стоимостью 78 руб., что подтверждено кассовым и товарным чеками книжного магазина. Положена ли работнику компенсация на приобретение книгоиздательской продукции?

Решение. Библиотекарь состоит в штате школы. Первое условие выполняется. Но его должность не включена в перечень. Значит, библиотекарю компенсация не полагается, даже при наличии чеков.

При соблюдении определенных требований сотрудник вправе получить возмещение расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей, как подотчетное лицо. Для этого необходимо следующее:

- фамилия библиотекаря должна значится в перечне подотчетных лиц учреждения;

- он должен составить авансовый отчет, приложить к нему чеки;

- директор должен утвердить авансовый отчет;

- приобретенная литература должна быть оприходована учреждением. Если директор утвердит расходы, они будут возмещены библиотекарю.

Несколько изменим условия взаимоотношений нашего библиотекаря и учреждения.

Пример 2. В ГОУ СОШ с библиотекарем, помимо основного трудового договора, заключен трудовой договор на работу по совместительству. Он проводит уроки русского языка и чтения в младших классах. В трудовом договоре не указано, что работнику положена компенсация на приобретение книг. Для подготовки к занятиям с согласия директора школы он приобрел методическое пособие стоимостью 78 руб. Это подтверждено кассовым и товарным чеками книжного магазина. Положена ли работнику компенсация на приобретение книгоиздательской продукции?

Решение. Библиотекарь исполняет свои дополнительные обязанности на основании трудового договора. Первое условие выполняется. Должность учителя младших классов включена в перечень должностей работников, имеющих право на получение компенсации за литературу. Второе условие также работает. По основной должности он компенсацию не получает. Значит, сотрудник имеет право получать компенсацию на приобретение книг. Для ее назначения не является препятствием отсутствие записи в трудовом договоре, и чеки предъявлять не нужно.

Примечание. Компенсация для совместителей

Компенсация за приобретение книгоиздательской продукции положена и тем, кто работает в соответствующей должности по совместительству при условии, что по основному месту работы работник не имеет права на ее получение.

Размер компенсации

В федеральных государственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и соответствующего дополнительного профессионального образования сумма компенсации составляет 150 руб., в других федеральных государственных образовательных учреждениях - 100 руб. (п. 8 ст. 55 Закона N 3266-1).

Педагогическим работникам государственных образовательных учреждений, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации, сумма компенсации устанавливается решением органа государственной власти субъекта.

Педагогическим работникам муниципальных образовательных учреждений размер компенсации определяется решением органа местного самоуправления.

В двух последних случаях размер компенсации может устанавливаться в процентах к окладу. Такой подход, к примеру, отражен в Инструкции о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел РФ в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (утверждена приказом Минюста России от 06.06.2005 N 76). Согласно пункту 16.9 этого документа сотрудники, занимающие штатные должности профессорско-преподавательского состава в образовательных учреждениях ФСИН России, а также сотрудники из числа руководящего состава, деятельность которых непосредственно связана с образовательным процессом, могут получить компенсацию за книгоиздательскую продукцию в размере 10% от оклада по занимаемой штатной должности.

В любом случае сумма компенсации за приобретение книг и периодической литературы не может быть меньше размеров, установленных на федеральном уровне.

Обратите внимание: выплачивать компенсацию, которая превышает указанные размеры, не стоит. Скорее всего, ревизоры расценят превышение вышеуказанных сумм как нецелевое использование бюджетных средств.

Примечание. Размер компенсации и районные коэффициенты

Районный коэффициент на денежную компенсацию для приобретения книгоиздательской продукции и периодических изданий не начисляется, так как это не предусмотрено законодательством.

Периодичность выплат

Компенсация на приобретение литературы должна выплачиваться каждый месяц (п. 8 ст. 55 Закона N 3266-1).

При этом на периодичность выплаты не оказывают влияние временные перерывы в трудовой деятельности педагогического работника, такие как:

- командировки;

- временная нетрудоспособность.

Об этом чиновники говорили еще в 1998 году (письмо Минобразования России от 25.11.98 N 20-58-4046/20-4).

Компенсация за книгоиздательскую продукцию полагается и во время нахождения работника в ежегодных, дополнительных и других отпусках, в том числе в ученическом, а также без сохранения заработной платы. Право на получение компенсации сохраняется и во время:

- отпуска по беременности и родам;

- отпуска по уходу за ребенком;

- длительного отпуска сроком до года, который должен предоставляться по желанию работника не реже чем один раз в 10 лет (п. 5 ст. 55 Закона N 3266-1).

Дело в том, что все эти периоды засчитывают в трудовой (педагогический) стаж и за работниками на эти периоды сохраняется штатная должность.

Как правило, компенсация за приобретение книгоиздательской продукции начисляется одновременно с заработной платой и выплачивается в сроки, установленные для ее выплаты (об этом сказано, например, в пункте 8 Положения, утвержденного постановлением главы Екатеринбурга от 11.08.2008 N 3316, и пункте 2 статьи 3 Закона Алтайского края от 04.02.2005 N 2-ЗС).

Страховые взносы: начислять или нет?

Общие нормы. Страховыми взносами облагают выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. Об этом сказано в части 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).

В рассматриваемой ситуации между педагогическим работником и образовательным учреждением существуют трудовые отношения. Можно ли однозначно сказать, что компенсация облагается страховыми взносами?

Необлагаемые выплаты. Напомним, что в силу подпункта "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ страховые взносы не начисляются на компенсации, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Регулярно читая соответствующую литературу, педагогический работник получает возможность качественно выполнять свою работу. Следовательно, данную выплату можно рассматривать как компенсацию, связанную с выполнением трудовых обязанностей. Если придерживаться данной логики рассуждений, на сумму компенсации за книгоиздательскую продукцию страховые взносы начислять не нужно.

Мнение проверяющих. Однако мы вынуждены предупредить, что учреждение может столкнуться с претензиями проверяющих из ПФР и ФСС России. Об этом свидетельствует судебное разбирательство, которое произошло в ФАС Северо-Западного округа (постановление от 16.05.2011 N А56-50538/2010).

Как следует из судебного дела, учреждение не подтверждало документально целевое использование ежемесячной компенсации педагогическим работникам. На этом основании специалисты местного управления ПФР доначислили страховые взносы и наложили штраф.

Позиция судей. Дело было рассмотрено в судах трех инстанций. Арбитры первой и апелляционной инстанций признали выводы специалистов управления Пенсионного фонда РФ правомерными. Однако судьи кассационной инстанции с ними не согласились и привели свои доводы. По их мнению, данная ежемесячная денежная компенсация в отличие от других предусмотренных законодательством денежных компенсаций имеет особую правовую природу. Она установлена не для возмещения работнику фактически понесенных расходов за приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий, а выплачивается с определенной целью - содействовать обеспечению педагогических работников необходимой печатной продукцией для качественного осуществления педагогической и воспитательной деятельности.

В результате судьи пришли к выводу, что суммы ежемесячной компенсационной выплаты на содействие обеспечению педагогических работников необходимой печатной продукцией для качественного осуществления педагогической и воспитательной деятельности не облагаются страховыми взносами в силу подпункта "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ.

Облагать ли компенсацию на книги НДФЛ

Льгота по НДФЛ для компенсационных выплат

В пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса говорится, что все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах законодательно установленных норм), в частности, связанных с выполнением трудовых обязанностей, НДФЛ не облагаются.

Опираясь на вышеприведенную норму и доводы арбитров, можно сделать вывод, что компенсация за приобретение литературы, выплаченная с соблюдением обязательных условий и в размере, не превышающем установленные нормы, не облагается НДФЛ.

Финансисты требуют подтверждения расходов

В письме Минфина России от 04.06.2009 N 03-04-07-01/190 говорится, что компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение. По мнению представителей главного финансового ведомства, без оправдательных документов сумма выплаченной компенсации облагается НДФЛ в полном объеме. Этот же вывод прозвучал и в письмах Минфина России от 23.01.2008 N 03-04-08-01/4 и от 17.01.2008 N 03-04-06-01/5.

Если не спорить с Минфином

Если вы не склонны обращаться в суд, чтобы доказать, что данная компенсация в любом случае не облагается НДФЛ, необходимо выполнить требования Минфина России. Есть два варианта решения проблемы.

Удерживаем НДФЛ. Первый вариант - удерживать НДФЛ с полной суммы компенсации без сбора документов, подтверждающих фактически произведенные расходы на приобретение литературы.

Требовать подтверждения расходов. Второй вариант - обязать работников представлять оправдательные документы на покупку книг и периодики. При этом надо иметь в виду: компенсация - это не подотчетные суммы, приобретенная работниками литература остается в их личном пользовании, чеки из магазинов могут понадобиться самому работнику для обмена покупки, ее возврата, предъявления рекламаций и иных целей. Авансовый отчет в данной ситуации использовать некорректно.

Представляется, что порядок предъявления оправдательных документов удобнее зафиксировать во внутреннем положении по учреждению. В нем, например, можно записать:

"В целях подтверждения расходов на приобретение книжных и периодических изданий установить следующий порядок.

Работники, занимающие должности, упомянутые в перечне должностей работников, которым выплачивается компенсация на приобретение книжной и периодической литературы, представляют в бухгалтерию заявление о приобретение литературы, а также кассовые и товарные чеки на ее покупку.

Сотрудник бухгалтерии, ответственный за удержание НДФЛ, снимает копии с предъявленных оправдательных документов и возвращает работнику их оригиналы. Заявление работника (образец приведен ниже), а также копии чеков заверяются и подшиваются к документам, на основании которых работнику предоставляются налоговые вычеты по НДФЛ".

Образец заявления

Директору ГОУ СОШ N 507 ЮАО г. Москвы

Бойкову А.А.

от учителя русского языка и литературы

Радько М.А.

Заявление

Прошу при налогообложении моих доходов в сентябре 2011 года не включать в облагаемую базу сумму выплачиваемой в соответствии с пунктом 8 статьи 55 Закона РФ от 10.07.92 N 3266-1 "Об образовании" компенсации на приобретение литературы в размере 100 руб.

Целевое использование данной выплаты подтверждается кассовым и товарным чеками от 17.09.2011 на приобретение книги "Русский язык. 10-11 классы" стоимостью 109 руб. 00 коп.

                          Радько                              М.А. Радько

                         --------                   30 сентября 2011 года

Обратите внимание: если вы выбрали путь непротивления, такие заявления ежемесячно вам должны представлять все работники, получающие компенсацию.

Бюджетная классификация и смета

Компенсацию за книгоиздательскую продукцию выплачивают по подстатье 212 "Прочие выплаты" (приказ Минфина России от 28.12.2010 N 190н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации").

При составлении бюджетной сметы учитывают и компенсацию педагогам на книгоиздательскую продукцию. Ее отражают в расчете к подстатье 212 "Прочие выплаты".

А.Ю. Тьевар,

старший научный редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 9, сентябрь 2011 г.