Шесть главных вопросов, возникающих при выдаче сотруднику заемных средств (В.А. Барковец, "Упрощенка", N 9, сентябрь 2011 г.)

Шесть главных вопросов, возникающих при выдаче сотруднику заемных средств

Ситуация, когда сотрудник обращается к работодателю с просьбой предоставить ему деньги взаймы, кому-то может показаться маловероятной. Но не "упрощенцам". Когда коллектив небольшой и все друг друга знают, обратиться с просьбой о займе к руководству проще. Если директор решил удовлетворить просьбу сотрудника, бухгалтеру нужно оформить все необходимые документы по займу. Мы подскажем, к каким сложностям при этом нужно быть готовыми и как их разрешить.

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Порядок предоставления сотруднику заемных средств одинаков для всех работодателей вне зависимости от того, с какой базы они считают "упрощенный" налог.

Вопрос N 1. Как составить договор займа

Прежде всего, договор займа необходимо составить в письменной форме (ст. 808 ГК РФ). Ограничений по сумме займа нет - организация может выдать как наличными, так и перечислить сотруднику на карточку любую сумму. Главное, прописать ее в договоре.

Обычно бухгалтеры берут уже готовую "рыбу" договора займа из Интернета и корректируют ее в соответствии со своими условиями. Это нормальный вариант, потому что договор займа по сути является типовым соглашением. От себя бухгалтеру нужно прописать туда название заимодателя и имя заемщика, сумму займа, срок, условие о процентах либо об их отсутствии.

Сотрудник может гасить заем единовременно наличными к определенной дате. Может каждый месяц по графику - тогда график платежей лучше оформить сразу в виде приложения к договору. А возможен вариант, когда деньги в погашении займа ежемесячно удерживаются из заработка сотрудника. Конкретный порядок нужно сразу прописать в договоре, чтобы впоследствии не было никаких недоразумений.

Что касается процентов. Если работодатель хочет выдать беспроцентный заем, то как раз условие об этом и нужно прописать. Если условия о процентах в договоре нет вообще, он все равно считается процентным. Проценты в таком случае равны ставке рефинансирования, установленной ЦБ РФ на день погашения долга (ст. 809 ГК РФ).

Вопрос N 2. Как учитывать платежи по договору займа при расчете единого налога

Выдача заемных средств не является для организации расходом (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А возврат денег заемщиком - доходом (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 и подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). Следовательно, такие операции в Книге учета доходов и расходов бухгалтеру отражать не нужно. Аналогичное мнение высказал Минфин России в своем письме от 29.06.2011 N 03-11-11/104.

На заметку. Операции по выдаче и возврату заемных средств в Книге учета доходов и расходов отражать не нужно.

Подтвердить именно заемный характер выданных средств поможет договор займа, оформленный в письменной форме. А также расходный кассовый ордер, расписка работника или иной платежный документ, подтверждающий назначение платежа. Эти документы позволят не включать выданные средства в доход работника и соответственно не облагать их НДФЛ и страховыми взносами.

Если работник платит проценты, то при их получении у работодателя возникает внереализационный доход. Отражать его нужно в день, когда деньги фактически получены в кассу или на расчетный счет (п. 1 ст. 346.15, п. 6 ст. 250 и п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Причем это правило касается как "упрощенцев" с объектом доходы, так и тех, кто считает единый налог с разницы между доходами и расходами.

Памятка. "Упрощенцы" учитывают в налоговой базе как доходы от реализации, так и внереализационные доходы, определяемые в соответствии со статьями 249 и 250 НК РФ.

Пример 1. Учет процентов, полученных по договору займа

ООО "Астория" применяет УСН с объектом доходы. По договору займа от 24.01.2011 N 7 организация предоставила своему работнику А.Ф. Зимову заем в размере 100 000 руб. сроком на год. По условиям договора А.Ф. Зимов погашает заем единовременно не позднее 25 января 2012 года. А ежеквартально в период пользования займом платит ООО "Астория" проценты в сумме 1500 руб. Проценты сотрудник вносит непосредственно в кассу предприятия. Отразим данную операцию в Книге учета доходов и расходов ООО "Астория" (см. таблицу).

Таблица

Фрагмент заполнения Книги учета доходов и расходов ООО "Астория"

N п/п	Дата и номер первичного документа	Содержание операции	Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
1	2	3	4	5
...	...	...	...	...
12	приходный кассовый ордер N 59 от 24.04.2011	Отражена в доходах сумма процентов, полученных по договору займа от А.Ф. Зимова	1500	-
...	...	...	...	...

Вопрос N 3. В каком размере деньги можно удерживать из зарплаты сотрудника

Ситуация, когда заем гасится ежемесячно посредством удержания из зарплаты, удобна как для сотрудника, так и для работодателя. Условие о таком погашении нужно прописать в договоре. Если сразу этого сделано не было, можно составить к нему дополнительное соглашение. Оно может начать действовать либо с момента подписания, либо с даты заключения договора - стороны устанавливают это сами.

Удерживая деньги из заработка, необходимо учитывать ограничение, установленное статьей 138 ТК РФ. Общий объем удержаний не может превышать 20% от начисленной зарплаты (НДФЛ в расчет не принимается). Устанавливать удержание в большем размере работодатель не вправе. Ведь в этом случае у сотрудника есть все основания пожаловаться на такое требование и подать заявление о защите своих интересов в государственную инспекцию труда или суд.

Чтобы отразить операцию по удержанию задолженности из заработка в налоговом учете, с сотрудником нужно ежемесячно оформлять акт о взаимозачете. Пример соглашения на с. 60.

Рисунок 1. Образец акта о проведении зачета задолженности

Акт N 31
О проведении зачета взаимных задолженностей между ООО "Астория" и Колосовым Геннадием Петровичем

г. Москва

05.09.2011

Настоящий акт составлен в том, что на основании пункта 3.1 договора займа от 25.03.2011 N 4 стороны засчитывают сумму заработка, начисленного ООО "Астория" Колосову Геннадию Петровичу в счет погашения его задолженности перед ООО "Астория" по вышеуказанному договору.

Заработная плата, начисленная Г.П. Колосову за август 2011 года, составила 25 000 руб. На основании пункта 3.1. договора займа от 25.03.2011 N 4 в счет погашения задолженности Г.П. Колосова ООО "Астория" ежемесячно удерживает 20% заработка. Таким образом, из дохода за август удерживается 5000 руб. (25 000 руб. х 20%).

Остаток долга Г.П. Колосова по договору займа от 25.03.2011 N 4 после удержания составляет 70 000 руб.

Заимодавец ООО "Астория"		Заемщик
Генеральный директор		Начальник склада
Васильев	С.А. Васильев	Колосов	Г.П. Колосов

М.П.

На заметку. Сумму возвращенного займа "упрощенцы" в доходах не учитывают (подп. 10 п. 1 ст. 251 и подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ).

Если организация - заимодавец считает единый налог с доходов, акт о зачете взаимной задолженности в Книге учета отражать не нужно, поскольку доходов по такой операции у нее не возникает. Если же единый налог компания считает с разницы между доходами и расходами, то акт о зачете взаимных требований подтверждает сумму расхода. Ведь тогда это часть выплаченной зарплаты, которая тут же вернулась компании в погашение долга сотрудника. Поэтому в день выдачи зарплаты нужно отразить в графе 5 раздела I Книги учета сумму, выданную работнику на основании платежной ведомости. А также сумму погашенной задолженности согласно подписанному акту о взаимозачете.

Предположим, что сотрудник хочет, чтобы из его зарплаты работодатель удерживал больше, чем 20%. Может ли работодатель это сделать, не нарушая законодательство? Может. Но проводить такую операцию нужно не как зачет, а как добровольный взнос денег сотрудником в кассу организации.

Для этого составьте обычный договор займа. В условиях оплаты и возвратности этого договора пропишите, что заем погашается ежемесячно равными долями (суммами) в течение всего действия договора займа до исполнения обязанностей заемщика по договору. А затем укажите следующий способ погашения задолженности: 20% ежемесячно организация удерживает из заработка. Остальную сумму сотрудник самостоятельно вносит в кассу организации наличными денежными средствами. Формулировки, которыми можно воспользоваться, мы привели на рис. 2.

Рисунок 2. Договор займа (фрагмент)

...

2.3. Возврат полученной Заемщиком суммы займа и уплата процентов за пользование суммой займа производятся ежемесячно равными долями.

2.4. Возврат суммы займа (п. 2.3 настоящего Договора) производится Заемщиком путем удержания Заимодавцем средств из заработной платы Заемщика по его письменному поручению в размере 20% от ежемесячной суммы и путем внесения Заемщиком наличных средств в кассу Заимодавца.

...

Вопрос N 4. Как быть, если сотрудник увольняется, не вернув заем

Действия организации на случай, если сотрудник решит уволиться до того, как погасит свою задолженность по займу, целесообразно заранее прописать в договоре. Так, можно предусмотреть обязанность сотрудника досрочно погасить свой долг к моменту увольнения. Если работник не выполнит требование, у компании будет основание для того, чтобы обратиться в суд. Несколько слов о процедуре судебного взыскания долга.

Исковое заявление работодатель подает в суд по месту жительства сотрудника-должника (ст. 28 ГПК РФ). Срок подачи заявления - три года со дня, следующего за днем, когда заемщик должен был вернуть сумму займа (ст. 196 и 200 ГК РФ). Например, по договору займа деньги должны быть возвращены до 1 января 2012 года, следовательно, срок исковой давности истекает 2 января 2015 года. Если срок пропущен, его можно восстановить, подав в суд соответствующее ходатайство (ст. 205 ГК РФ). Правда, для этого нужно указать уважительные причины, из-за которых вы не смогли своевременно обратиться в суд за защитой своих прав и интересов.

Для того чтобы не искать, каким образом вернуть сумму займа, можно предусмотреть обеспечительные меры. К ним относится залог имущества или поручительство других лиц. Договор займа является гражданским договором и не связан с трудовыми отношениями. Поэтому если сумма долга сотрудником вовремя не возвращена, то работодатель может обратить взыскание на заложенное имущество или потребовать денег от поручителей.

Вопрос N 5. Можно ли заем простить

Такая процедура, как прощение долга, предусмотрена гражданским законодательством (ст. 415 ГК РФ). А значит, организация вправе простить долг своему сотруднику. Поскольку для договора займа между юридическим и физическим лицом предусмотрена письменная форма, соглашение о прощении долга (то есть о прекращении взаимных обязательств) следует также заключить в письменном виде.

Для справки. Форма сообщения о невозможности удержать налог и сумме налога и порядок его представления в налоговый орган утверждены приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

При прощении долга расходов у организации-"упрощенца" не возникнет, поскольку подобного вида затрат статьей 346.16 НК РФ не предусмотрено. А вот у сотрудника возникнет доход, с которого нужно удержать НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ и письмо Минфина России от 20.09.2010 N 03-04-05/5-562). Налог следует удержать из ближайших выплат сотруднику в денежной форме. Если же, например, сотрудник уволился и организация в его адрес уже ничего не выплачивает, о невозможности удержать налог бухгалтеру нужно сообщить в инспекцию по месту своего учета в течение месяца после того, как закончится календарный год (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Кроме того, на сумму прощенного долга скорее всего придется начислить и страховые взносы. Во всяком случае, на этом настаивает Минздравсоцразвития России в своих письмах от 21.05.2010 N 1283-19 и от 17.05.2010 N 1212-19. Обоснование следующее. Страховыми взносами облагаются любые выплаты, которые сотрудник получает в рамках трудовых отношений с работодателем (подп. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Получение займа, а потом его прощение работодателем обусловлено тем, что с сотрудником их связывают трудовые отношения. А значит, на такую выплату на дату прощения долга нужно начислить страховые взносы.

Конечно, вы можете взносы и не начислять, мотивируя тем, что прощенный долг вы не относите на расходы. Значит, эта сумма не является начислением в пользу работника в рамках трудовых отношений (а такие начисления как раз включаются в расходы согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ). Однако вероятность того, что свою позицию вам придется отстаивать в суде, велика.

Вопрос N 6. Когда у сотрудника возникает материальная выгода

Если сотрудник получил беспроцентный заем либо процент по договору займа меньше 2/3 ставки рефинансирования, у сотрудника появляется материальная выгода. Она облагается НДФЛ по ставке 35%. При расчете материальной выгоды надо брать ставку рефинансирования, действующую на дату получения дохода (подп. 1 п. 1 и подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). А доход у сотрудника возникает в тот день, когда он платит проценты.

Если же заем беспроцентный, то материальную выгоду сотрудник получает в день возврата заемных средств. То есть, например, при ежемесячном погашении займа доход в виде материальной выгоды у работника возникает на каждую дату возврата долга (письмо Минфина России от 25.07.2011 N 03-04-05/6-531).

Обратите внимание! При прощении долга материальной выгоды от экономии на процентах у работника не возникает. Это подтверждает Минфин России в письме от 22.01.2010 N 03-04-06/6-3.

Рассчитать, удержать и уплатить налог с материальной выгоды должен заимодавец (п. 2 ст. 212 НК РФ). По беспроцентному займу материальную выгоду рассчитывайте по формуле:

Материальная выгода по беспроцентному займу, выданному в рублях

=

2/3

х

Ставка рефинансирования на дату возврата займа

х

Сумма займа

:

365 (366) дней

х

Количество календарных дней пользования займом

Пример 2. Расчет материальной выгоды, полученной сотрудником по беспроцентному займу

ООО "Реестр" 2 февраля 2011 года предоставило своему работнику П.Н. Сидорову 100 000 руб. по беспроцентному договору займа. Возвращаются деньги двумя частями: 65 000 руб. 2 мая и 35 000 руб. 2 августа. Узнаем размер материальной выгоды работника. Ставка рефинансирования ЦБ РФ на 2 мая 2011 года - 8% годовых, а на 2 августа 2011 года - 8,25% годовых. Время пользования первой частью займа в размере 100 000 руб. - 90 календарных дней (с 2 февраля по 2 мая). А период пользования займом в сумме 35 000 руб. - 92 дня (с 3 мая по 2 августа).

При расчете материальной выгоды берем ставку рефинансирования ЦБ РФ, действующую на дату погашения займа, поскольку это и будет датой получения дохода в виде матвыгоды. Рассчитаем 2/3 ставки рефинансирования на 2 мая 2011 года: 8% х 2/3 = 5,3%. При возврате первой части займа - 65 000 руб. 2 мая 2011 года П.Н. Сидоров получил материальную выгоду в размере 1305,42 руб. [100 000 руб. х 5,3% : (365 дн. : 90 дн.)]. А НДФЛ с этой суммы составляет 457 руб. (1305,42 руб. х 35%). 2/3 ставки рефинансирования на 2 августа 2011 года составляют 5,5% (8,25% х 2/3). Следовательно, при возврате второй части займа 2 августа 2011 года материальная выгода П.Н. Сидорова равна 484,89 руб. [35 000 руб. х 5,5% : (365 дн. : 92 дн.)]. А НДФЛ с нее - 170 руб. (484,89 руб. х 35%).

Если вы предоставили заем под проценты, но их ставка невысока и приводит к возникновению у работника материальной выгоды, рассчитайте ее по формуле:

Материальная выгода по займу, выданному в рублях под проценты

=

2/3

х

Ставка рефинансирования на дату выплаты процентов по займу

-

Ставка процентов по договору

х

Сумма займа

:

365 (366) дней

х

Количество календарных дней в периоде, за который начисляются проценты

То есть, при низком проценте материальная выгода у работника возникнет.

В.А. Барковец,

эксперт журнала "Упрощенка"

Нюансы, требующие особого внимания

1. Работник может погашать задолженность из своей зарплаты, но не более 20% от начисленной суммы.

2. В договор займа можно включить условие о досрочном возврате всей суммы, если работник захочет уволиться до истечения срока действия договора. Кроме того, в договоре целесообразно прописать такие положения, как залог имущества или поручительство других лиц при несоблюдении условия возврата долга.

3. Заимодавец при прощении долга должен рассчитать, удержать и уплатить НДФЛ с дохода своего работника - заемщика, а также начислить страховые взносы.

"Упрощенка", N 9, сентябрь 2011 г.