Централизованная бухгалтерия: организация учета и составление отчетности обслуживаемых учреждений (О. Заболонкова, "Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2011 г.)

Централизованная бухгалтерия: организация учета и составление отчетности обслуживаемых учреждений

В редакцию нашего журнала поступают вопросы от централизованных бухгалтерий о том, как вести учет и отчетность обслуживаемых учреждений в связи с принятием ими статуса казенных, бюджетных нового типа и автономных. В этой статье рассмотрим правовые положения организации деятельности централизованной бухгалтерии, варианты выполнения возложенных на нее функций.

Правовые аспекты деятельности централизованной бухгалтерии

Рассмотрим, что говорится о централизованных бухгалтериях в новых документах в области организации и ведения бухгалтерского и бюджетного учета и отчетности, принятых в связи с изданием Федерального закона N 83-ФЗ*(1).

Согласно п. 5 Инструкции N 157н*(2) руководитель учреждения вправе ведение бухгалтерского учета и составление на его основе отчетности передать в соответствии с законодательством РФ по договору (соглашению) другому учреждению, организации - централизованной бухгалтерии.

В силу п. 5 Инструкции N 33н*(3), п. 6 Инструкции N 191н*(4) в случае передачи руководителем учреждения в соответствии с законодательством РФ ведения бухгалтерского учета и составления на его основе отчетности по договору (соглашению) централизованной бухгалтерии бухгалтерская отчетность составляется и представляется ею от имени учреждения в порядке, предусмотренном инструкциями N 33н, 191н. Бухгалтерская отчетность, составленная централизованной бухгалтерией, подписывается руководителем учреждения, передавшим ведение учета, руководителем и бухгалтером-специалистом централизованной бухгалтерии, осуществляющей ведение бухгалтерского учета.

Таким образом, централизованная бухгалтерия должна организовать учет и составление отчетности отдельно по каждому обслуживаемому учреждению в соответствии со следующими документами:

Статус учреждения	Нормативный акт по ведению учета	Нормативный акт по составлению отчетности
Казенное	Инструкции N 157н, 162н	Инструкция N 191н
Бюджетное	Инструкции N 157н, 174н	Инструкция N 33н
Автономное	Инструкции N 157н, 183н	Инструкция N 33н

В связи с изменением правового статуса учреждений в договоры на бухгалтерское обслуживание, заключенные с учреждениями, вносятся поправки путем оформления дополнительного соглашения или заключаются новые договоры (этот вопрос можно согласовать с юристом).

Организация деятельности централизованной бухгалтерии

Следует сказать, что на сегодняшний день централизованные бухгалтерии существуют не только как структурные подразделения органов власти, в том числе местного самоуправления, но и как самостоятельные муниципальные учреждения.

Бухгалтерский и налоговый учет обслуживаемых учреждений может осуществляться централизованной бухгалтерией в полном объеме или частично.

1. Полная централизация налогового и бухгалтерского учета, то есть централизованная бухгалтерия осуществляет полное ведение бухгалтерского и налогового учета и отчетности. При такой организации учета в штатных расписаниях обслуживаемых учреждений не предусматривается должность бухгалтера, бухгалтерские службы не создаются. В частности, в обязанности централизованной бухгалтерии входит:

- осуществление расчетов с поставщиками и подрядчиками;

- расчет заработной платы и ее выдача через кассу централизованной бухгалтерии, выдача подотчетных сумм и т.д. Выплата заработной платы и других выплат работникам учреждений осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков) из числа работников учреждений, с которыми учреждения заключают договоры о полной материальной ответственности;

- ведение персонифицированного учета;

- начисление и перечисление налогов в бюджет, страховых взносов во внебюджетные фонды, а также составление и представление налоговой отчетности, расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;

- составление проектов смет доходов и расходов на основании данных, представленных руководителями учреждений или структурных подразделений.

Право подписи заявлений на выдачу авансов подотчетными лицами, право утверждения авансовых отчетов, право подписи расчетно-платежных ведомостей на выдачу заработной платы сохраняются за руководителями учреждений.

Как может быть организован учет и составлена отчетность в централизованной бухгалтерии по обслуживаемым учреждениям? Например, один сотрудник централизованной бухгалтерии полностью ведет бухгалтерский и налоговый учет и составляет отчетность по учреждениям одного типа или только ведет бухгалтерский учет, второй сотрудник - налоговый, а третий составляет бухгалтерскую и налоговую отчетность.

Другой вариант: учет может быть организован по объектам учета операций, например, учет нефинансовых активов в разрезе каждого учреждения ведет один, заработную плату начисляет другой. В этом случае отчетность составляется в разрезе каждого учреждения уполномоченным сотрудником на основании представленных сведений по объектам учета.

Способ организации учета и составления отчетности определяется централизованной бухгалтерией и утверждается в ее учетной политике.

2. Частичная централизация функций: в штатные расписания учреждений вводятся должности бухгалтеров, в обязанности которых входит подготовка первичной документации и бухгалтерских документов, служащих основанием для расчетов (проектов штатных расписаний, платежно-расчетных ведомостей документов, необходимых для списания стоимости использованных материальных запасов, и т.п.). За централизованной бухгалтерией закрепляется право проверки правильности составления представленных документов, обоснованности применяемых цен и тарифов, контроля за соблюдением установленного законодательными и нормативными актами порядка использования денежных средств учреждений. Все основные расчеты производятся через централизованную бухгалтерию, учреждения не открывают собственных счетов в кредитных организациях или ОФК. При этом в учреждениях могут создаваться операционные кассы, которые в конце каждого рабочего дня должны сдавать деньги в кассу централизованной бухгалтерии. Расчеты в безналичном порядке (включая расчеты с бюджетом по налогам и сборам) производятся централизованной бухгалтерией. Налоговая отчетность также составляется и представляется ею.

Отсюда следует вывод, что при решении о необходимости и целесообразности существования централизованной бухгалтерии в той или иной форме, а также о наделении ее конкретными функциями должны приниматься во внимание материальные, трудовые ресурсы централизованной бухгалтерии, в частности есть ли у них возможность обеспечить учет и составление отчетности по каждому учреждению с учетом его статуса. Кроме того, по мнению автора, решение необходимо принимать коллегиально - учреждениям, их учредителям и руководителям централизованной бухгалтерии.

Далее приведем пример договора на бухгалтерское обслуживание.

Договор на бухгалтерское обслуживание N 5

     от "01" августа 2011 года

 Централизованная бухгалтерия управления образования,  именуемая в дальнейшем

-----------------------------------------------------

      наименование централизованной бухгалтерии

"Исполнитель", в лице            главного бухгалтера Березиной Т.А.          ,

                      -------------------------------------------------------

                              главного бухгалтера (директора), Ф.И.О.

действующего на основании             Положения             , с одной стороны,

                          ----------------------------------

                                  Устава (Положения)

и казенное*(5) учреждение            Казенное учреждение образования         ,

                          ---------------------------------------------------

                                        наименование учреждения

именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице директора        Гуськова А.М.     ,

                                                    -------------------------

                                                              Ф.И.О.

действующего на основании          Устава        , с другой стороны, заключили

                          -----------------------

                            Устава (Положения)

настоящий Договор о нижеследующем.

1. Предмет Договора

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель обязуется осуществлять бухгалтерское обслуживание финансово-хозяйственной деятельности Заказчика в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", приказами Минфина РФ от 01.12.2010 N 157 "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению", от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению", Инструкцией о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ, утвержденной Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 N 191н*(6).

1.2. Бухгалтерское обслуживание включает в себя ведение бухгалтерского и налогового учета и отчетности, в том числе:

- открытие и ведение расчетных и лицевых счетов Заказчика и операций по ним;

- участие в проведении инвентаризации материальных ценностей;

- сдачу налоговой, статистической отчетности;

- начисление и выдачу заработной платы;

- выплату заработной платы и других выплат работникам Заказчика, осуществляемой через кассу Исполнителя путем выдачи указанных денежных средств подотчетным лицам (раздатчикам) из числа работников Заказчика, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Ксерокопия договоров представляется Исполнителю.

1.3. Со стороны Исполнителя ответственным за бухгалтерское обслуживание является главный бухгалтер Березина Т.А.

1.4. Право первой подписи при оформлении бухгалтерских документов принадлежит Заказчику (руководителю бюджетного учреждения).

2. Обязательства сторон

2.1. Заказчик обязуется:

- своевременно представлять Исполнителю необходимые первичные учетные документы;

- выполнять указания Исполнителя по оформлению и представлению необходимых документов и сведений.

2.2. Исполнитель обязуется:

- обеспечить квалифицированное ведение бухгалтерского и налогового учета и отчетности в соответствии с действующими нормативными документами;

- информировать Заказчика о возможных последствиях осуществляемых хозяйственных операций;

- консультировать Заказчика по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения.

3. Ответственность сторон и порядок разрешения споров

3.1. Исполнитель несет ответственность за соответствие предоставляемых услуг требованиям нормативных актов по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности.

3.2. Заказчик несет ответственность за достоверность, полноту сведений и надлежащее оформление документов, представляемых Исполнителю согласно настоящему Договору.

3.3. Ответственность сторон по настоящему Договору определяется законодательством РФ.

4. Срок действия и порядок прекращения Договора

4.1. Договор вступает в силу с момента подписания его сторонами и действует в течение неопределенного срока.

4.2. Каждая из сторон может расторгнуть Договор, письменно уведомив другую сторону за месяц до дня расторжения и указав причины досрочного расторжения.

4.3. В случае расторжения Договора Исполнитель обязуется в трехдневный срок передать Заказчику по акту приема-передачи всю бухгалтерскую и налоговую отчетную документацию Заказчика.

5. Порядок расчетов

Бухгалтерское обслуживание по настоящему Договору Исполнитель осуществляет за счет средств бюджетного финансирования в пределах утвержденной сметы.

6. Прочие условия

6.1. Все дополнения и изменения, внесенные в настоящий Договор в одностороннем порядке, не имеют юридической силы. Условия настоящего Договора могут быть изменены только по взаимному согласию с обязательным составлением письменного документа в двух экземплярах, который является неотъемлемой частью настоящего Договора.

6.2. Ни одна из сторон не может передать свои права или обязанности, указанные в настоящем Договоре, третьей стороне без письменного согласия другой стороны.

7. Адреса и подписи сторон

     Исполнитель   Березина                   Заказчик     Гуськов

Особенности составления сводной бухгалтерской отчетности

Кроме перечисленных выше вариантов осуществления деятельности централизованной бухгалтерией, органы власти субъекта РФ и местного самоуправления могут возложить на нее также обязанности составления сводной бюджетной отчетности, сбора и обобщения необходимой информации в течение финансового года.

При ее составлении централизованной бухгалтерии нужно учитывать положения Письма Минфина РФ от 07.07.2011 N 02-06-07/2832. В этом письме приведены рекомендации по включению финансовыми органами бюджетов бюджетной системы РФ в состав бюджетной отчетности (консолидированной бюджетной отчетности) бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, в отношении которых согласно ст. 78.1 БК РФ уполномоченными органами государственной власти принято решение о предоставлении государственной (муниципальной) субсидии на возмещение нормативных затрат, связанных с оказанием ими в соответствии с государственным (муниципальным) заданием государственных (муниципальных) услуг (выполнением работ).

Поскольку обязанности по составлению сводной отчетности могут быть возложены на централизованную бухгалтерию, то им следует учитывать рекомендации, приведенные в письме в отношении составления сводной отчетности финансовыми органами. Ознакомимся с ними.

В частности, финансовое ведомство сообщило, что в соответствии с БК РФ бюджетная отчетность формируется участниками бюджетного процесса, наделенными соответствующими полномочиями по ведению бюджетного учета и (или) составлению бюджетной отчетности.

Согласно БК РФ и положениям федеральных законов от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" и от 03.11.2006 N 174-ФЗ "Об автономных учреждениях" бюджетные и автономные учреждения, получая из бюджета публично-правового образования, на базе имущества которого они созданы (далее - бюджет учредителя), государственные (муниципальные) субсидии, являются самостоятельными субъектами гражданских прав, отвечают по своим обязательствам имуществом, находящимся у них на праве оперативного управления, и не обладают полномочиями получателя бюджетных средств.

Исходя из изложенного, данные о результатах хозяйственной деятельности бюджетных и автономных учреждений, отраженные в их бухгалтерской отчетности, составленной начиная с квартальной отчетности 2011 года по состоянию на 1 июля 2011 года в порядке, предусмотренном Инструкцией N 33н, в состав отчетности об исполнении бюджета (консолидированного бюджета) не включаются.

В письме Минфин указывает, что для обеспечения финансовых органов субъектов РФ (муниципальных образований) информацией о результатах деятельности бюджетных и автономных учреждений (созданных, соответственно, субъектом РФ и муниципальными образованиями, бюджеты которых включаются в отчет об исполнении консолидированного бюджета субъекта РФ), необходимой для осуществления выверки показателей бюджетной отчетности главных администраторов средств бюджетов, осуществляющих в отношении бюджетных и автономных учреждений полномочия и функции учредителя (далее - главный администратор средств бюджетов - учредитель), отражающих за отчетный период операции с государственным (муниципальным) имуществом, сводная отчетность составляется по формам, предусмотренным Инструкцией N 33н (далее - сводный отчет получателей субсидий), в следующем порядке:

1) главным администратором средств бюджетов - учредителем - путем свода показателей соответствующих форм отчетов, представленных подведомственными бюджетными и автономными учреждениями, с дальнейшим представлением сводного отчета получателей субсидий финансовому органу бюджета публично-правового образования, на базе имущества которого созданы бюджетные и автономные учреждения (далее - финансовый орган соответствующего бюджета);

2) финансовыми органами соответствующего бюджета - путем свода показателей соответствующих форм сводного отчета получателей субсидий, представленных главными администраторами средств бюджета - учредителями, с дальнейшим представлением сводного отчета получателей субсидий финансовому органу, уполномоченному на формирование отчета об исполнении соответствующего консолидированного бюджета бюджетной системы РФ;

3) финансовым органом субъекта РФ - путем свода показателей соответствующих форм сводного отчета получателей субсидий, сформированного финансовым органом субъекта РФ по данным сводных отчетов получателей субсидий, представленных главными администраторами средств субъекта РФ, и сводных отчетов, представленных финансовыми органами бюджетов, входящих в состав консолидированного бюджета субъекта РФ, с дальнейшим его представлением в Федеральное казначейство.

При составлении сводной отчетности нужно проверять соответствие следующих показателей:

1) по квартальной отчетности:

- сумма кассовых расходов по предоставлению бюджетным и автономным учреждениям государственных (муниципальных) субсидий, отраженных главным администратором средств бюджета в консолидированном Отчете об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127) (далее - Отчет (ф. 0503127)) (раздел 2 Отчета (ф. 0503127) - по данным счета 1 304 05 241), должна быть равной сумме кассовых поступлений доходов от получения государственных (муниципальных) субсидий, отраженных бюджетными и автономными учреждениями в Отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) (далее - Отчет (ф. 0503737)) (раздел 1 Отчета (ф. 0503737) - по строкам 101 и 102 (код аналитики 180) в соответствующих графах 5, 6, 9);

2) по годовой отчетности:

- показатель кассовых расходов по предоставлению бюджетным и автономным учреждениям государственных (муниципальных) субсидий, отраженный в Отчете (ф. 0503127), должен быть равным показателю кассовых доходов от получения соответствующих субсидий, отраженных бюджетным и автономным учреждением в Отчете (ф. 0503737);

- показатели расчетов между учредителем и бюджетным и автономным учреждением по остаткам неиспользованных государственных (муниципальных) субсидий на иные цели, отраженным в Сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503169) Пояснительной записки (ф. 0503160) главного администратора средств бюджета (по соответствующим счетам аналитического учета счета 1 206 41 000) и в Сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503769) Пояснительной записки к Балансу учреждения (ф. 0503760) бюджетного и автономного учреждения (по соответствующим счетам аналитического учета счета 5 205 81 000), должны быть сопоставимы;

- показатели балансовой стоимости особо ценного движимого имущества, закрепленного за бюджетным учреждением собственником этого имущества или приобретенного бюджетным учреждением за счет средств, выделенных собственником имущества бюджетного учреждения, и недвижимого имущества, а также недвижимого имущества и особо ценного движимого имущества, закрепленного за автономным учреждением собственником этого имущества или приобретенного автономным учреждением за счет средств, выделенных из бюджета учредителя, отраженные в Сведениях о финансовых вложениях получателя бюджетных средств, администратора источников финансирования дефицита бюджета (ф. 0503171) Пояснительной записки (ф. 0503160) главного администратора средств бюджета (по соответствующим счетам аналитического учета счета 1 204 33 000) и в Балансе государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730), представленном бюджетными и автономными учреждениями (по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 210 06 000), должны быть сопоставимы.

О. Заболонкова,

эксперт журнала "Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 08.05.2010 N 83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений".

*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(3) Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 25.03.2011 N 33н.

*(4) Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 N 191н.

*(5) Указывается тип учреждения: казенное, бюджетное, автономное.

*(6) Указываются документы в соответствии с типом учреждения.