Электронные счета-фактуры. Документооборот (Т. Елькина, "Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 7, июль 2011 г.)

Электронные счета-фактуры. Документооборот

Можно ли сейчас перейти на выставление счетов-фактур в электронном виде?

Какая дата считается днем получения электронного счета-фактуры?

Что необходимо для организации электронного документооборота между продавцом и покупателем?

Возможность обмена электронными счетами-фактурами предусматривается Налоговым кодексом с сентября прошлого года. Но реализовать эту возможность без специальных нормативных документов не представлялось возможным. Наконец, появился первый документ - порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде (далее - Порядок). Соответствующий приказ Минфина России от 25 апреля 2011 г. N 50н прошел регистрацию в Минюсте 25 мая 2011 г. N 20860 и опубликован 3 июня 2011 года. Эта же дата является днем вступления документа в силу. Это только начало, так как, чтобы обмен электронными счетами-фактурами стал возможен, ФНС должна разработать и утвердить форматы счета-фактуры, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде (п. 9 ст. 169 НК РФ).

Порядок регулирует вопросы взаимодействия участников электронного документооборота.

Если счет-фактура выставлен в электронном виде, НДС по нему можно принять к вычету при соблюдении двух условий: счет-фактура составлен в электронном виде в утвержденном формате, в документе присутствует электронная цифровая подпись продавца.

Датой выставления (получения) электронного счета-фактуры считается указанная в подтверждении оператора дата поступления к нему от продавца (направления покупателю) файла документа. Счет-фактура считается выставленным (полученным), если продавцу (покупателю) поступило подтверждение оператора при наличии соответствующего извещения от партнера (таблица 1).

Таблица 1. Даты получения и выставления электронного счета-фактуры

Дата выставления покупателю счета-фактуры	Дата получения покупателем счета-фактуры
Дата поступления файла оператору от продавца. Эта дата указывается в подтверждении, которое оператор направляет продавцу	Дата направления покупателю оператором файла счета-фактуры продавца. Дата указывается в подтверждении оператора
Электронный счет-фактура считается выставленным при соблюдении двух условий: - у продавца есть извещение в электронном виде от оператора о поступлении файла; - у продавца есть извещение покупателя о получении счета-фактуры, подписанного ЭЦП покупателя, поступившее через оператора	Электронный счет-фактура считается полученным покупателем: - покупателю поступило подтверждение оператора о направлении файла продавца; - продавцу поступило извещение покупателя о получении счета-фактуры, подписанного ЭЦП покупателя и подтвержденного оператором

Выставление и получение электронных счетов-фактур осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем, так называемый оператор электронного документооборота. Выставление и получение счетов-фактур может осуществляться через одного или нескольких операторов. То есть не обязательно, чтобы продавец и покупатель заключали договор с одним и тем же оператором.

Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей. При этом необходимы сертифицированные средства криптографической защиты информации, совместимые со средствами такой защиты, используемыми в ФНС. Они позволяют идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации.

Счета-фактуры могут выставляться в зашифрованном или в незашифрованном виде.

Для организации электронного документооборота покупателю и продавцу необходимо:

- получить сертификат ключа подписи;

- оформить и представить оператору заявление, указав полное наименование (Ф.И.О. предпринимателя), место жительства, ИНН; сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи; контактные данные бизнесмена; сведения об инспекции, где бизнесмен состоит на учете;

- получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа, иные сведения, необходимые для подключения к электронному документообороту.

Не позднее трех дней с момента подключения ИП к электронному документообороту оператор сообщит в инспекцию сведения о бизнесмене.

В случае изменения учетных данных нужно вновь подать заявление не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения. В течение следующих трех рабочих дней оператор изменит учетные данные. Далее три дня отводится, чтобы оператор направил в налоговую инспекцию сведения об учетных данных коммерсанта.

Порядок подробно рассматривает последовательность действий продавца, оператора электронного документооборота и покупателя при выставлении (получении) электронных счетов-фактур. Процедуры выставления и получения счетов-фактур приведены в таблице 2. Им посвящен раздел II Порядка. При выставлении нескольких электронных счетов-фактур документооборот осуществляется по каждому счету-фактуре в отдельности. Если в процессе электронного документооборота какой-либо файл или извещение не поступили к покупателю или продавцу, то об этом следует проинформировать партнера или оператора.

Таблица 2. Процедуры выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи

N пп	Этап	Выполняемые действия
1	Продавец выставляет покупателю счет-фактуру в электронном виде и направляет его Оператору	- формирует счет-фактуру в электронном виде в соответствии с утвержденными требованиями и форматом; - проверяет действительность электронной цифровой подписи продавца; - подписывает счет-фактуру ЭЦП продавца; - зашифровывает счет-фактуру (при необходимости); - направляет файл в адрес покупателя через Оператора электронного документооборота (далее - Оператор); - сохраняет у себя подписанный счет-фактуру в электронном виде
2	Оператор, заключивший договор с продавцом, получает файл счета-фактуры в электронном виде	- фиксирует дату и время поступления файла от продавца; - направляет в адрес покупателя файл счета-фактуры (при необходимости через Оператора, заключившего договор с покупателем), фиксирует дату и время отправки этого файла; - формирует продавцу подтверждение с указанием даты и времени поступления файла от продавца; - подписывает подтверждение ЭЦП Оператора и направляет в адрес продавца; - сохраняет подписанное подтверждение в электронном виде
3	Оператор, заключивший договор с покупателем, при получении файла счета-фактуры от Оператора продавца (в случае, когда Операторы разные)	- фиксирует дату и время поступления файла счета-фактуры Оператору, заключившему договор с покупателем; - направляет в адрес покупателя файл счета-фактуры, а также фиксирует дату и время отправки этого файла; - формирует покупателю подтверждение с указанием даты и времени отправки файла покупателю; - подписывает подтверждение ЭЦП Оператора и направляет в адрес покупателя; - сохраняет подписанное подтверждение Оператора в электронном виде
4	Продавец получает подтверждение от своего Оператора	- проверяет подлинность ЭЦП Оператора; - формирует извещение о получении подтверждения; - подписывает извещение ЭЦП продавца и направляет его Оператору; - сохраняет подписанное подтверждение Оператора и подписанное продавцом извещение о получении подтверждения Оператора в электронном виде
5	Оператор при получении от продавца извещения о получении подтверждения Оператора, подписанного ЭЦП продавца	- проверяет подлинность ЭЦП продавца; - сохраняет подписанное продавцом извещение в электронном виде
6	Покупатель при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде	- проверяет подлинность ЭЦП продавца; - формирует извещение о получении счета-фактуры; - подписывает извещение о получении счета-фактуры ЭЦП покупателя; - направляет извещение о получении счета-фактуры в адрес продавца через Оператора; - сохраняет подписанный ЭЦП продавца счет-фактуру и подписанное извещение о получении счета-фактуры в электронном виде
7	Оператор при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры	- направляет в адрес продавца подписанное покупателем извещение (при необходимости через Оператора, заключившего договор с продавцом); - фиксирует дату отправки покупателем извещения о получении счета-фактуры в электронном виде; - формирует подтверждение Оператора с указанием даты отправки извещения о получении счета-фактуры; - подписывает подтверждение ЭЦП Оператора и направляет в адрес покупателя; - сохраняет подписанное подтверждение Оператора электронного документооборота в электронном виде
8	Продавец при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры, подписанного ЭЦП покупателя	- проверяет подлинность ЭЦП покупателя; - сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде
9	Покупатель при получении подтверждения Оператора о дате отправки покупателю файла счета-фактуры	- проверяет подлинность ЭЦП Оператора; - формирует извещение о получении подтверждения Оператора покупателя; - подписывает извещение ЭЦП покупателя и направляет его Оператору; - сохраняет подписанное подтверждение Оператора и подписанное им извещение о получении подтверждения Оператора электронного документа в электронном виде
10	Покупатель при получении подтверждения Оператора о дате отправки извещения о получении счета-фактуры	- проверяет подлинность ЭЦП Оператора; - формирует извещение о получении подтверждения Оператора покупателя; - подписывает извещение ЭЦП покупателя и направляет его Оператору электронного документооборота; - сохраняет подписанное подтверждение Оператора и подписанное им извещение о получении подтверждения Оператора электронного документа в электронном виде
11	Оператор при получении от покупателя извещения о получении подтверждения Оператора, подписанного ЭЦП покупателя	- проверяет подлинность ЭЦП покупателя; - сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде
12	Покупатель при получении электронного счета-фактуры	- проверяет полученный в электронном виде счет-фактуру на соответствие утвержденным требованиям, утвержденному формату; - проверяет наличие ошибок и правильность заполнения реквизитов счета-фактуры. В случае необходимости уведомляет оператора о необходимости внести изменения в документ

В электронный счет-фактуру можно вносить изменения. Для этого оператору направляется уведомление об уточнении счета-фактуры.

Т. Елькина,

эксперт журнала

"Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 7, июль 2011 г.