Как делегировать полномочия и организовать работу бухгалтерии (А.В. Фокина, "Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2011 г.)

Как делегировать полномочия и организовать работу бухгалтерии

Любой главбух - это руководитель коллектива, который управляет людьми и самим собой. Разберемся, как наладить четкую и безупречную работу бухгалтерии и правильно распределить обязанности.

Задача руководителя - направлять и координировать деятельность исполнителей. По большому счету управленец может быть или "пожарным", или "строителем". Первый решает самые острые текущие проблемы, часто не успевая уделять время всему остальному. А второй строит фундамент для продуктивного функционирования организации не только здесь и сейчас, но и в будущем.

Работа по принципу тушения пожаров иногда неизбежна, но для большинства людей она служит причиной конфликтов, новых ошибок и снижения эффективности деятельности - по крайней мере, сразу вслед за тушением очередного очага. Гораздо продуктивнее быть "строителем" и последовательно складывать отношения, которые будут основой делового и коммуникативного благополучия коллектива. Как стать "строителем"?

Шаг первый - подобрать персонал. Оценить сильные и слабые стороны сотрудников - первостепенная задача. При распределении обязанностей руководителю необходимо учитывать индивидуальные особенности каждого специалиста:

- темп и интенсивность деятельности (кто-то эффективнее в выполнении быстрых, требующих высокой энергии дел, но теряет продуктивность в кропотливой работе, а кто-то - наоборот);

- ориентацию на командную или индивидуальную деятельность;

- склонность к исполнительской или самостоятельной работе.

Шаг второй - правильно делегировать полномочия и формулировать задания. Здесь важно четко поставить цель, которая действительно может быть выполнена сотрудником в требуемые сроки. Самая распространенная ошибка руководителя - он не готов доверить кому-то еще, кроме себя, самые значимые или сложные, по его мнению, задания. Но его задача - управлять, а не производить. Поэтому надо ставить перед каждым сотрудником конкретную задачу с четкими сроками выполнения и обязательной проверкой. Есть ряд вопросов, которые помогут определить функции сотрудников:

- на каком этапе выполнения работы находимся;

- куда хотим двигаться и какие задачи решать;

- какими средствами собираемся это делать?

Шаг третий - для каждого задания определять конкретный срок выполнения. Нет ничего опаснее с точки зрения эффективности, чем неопределенные сроки. Полезно письменно сформулировать ближайшие задачи и установить максимально конкретные сроки выполнения каждого этапа. Также необходимо подробно обсудить с каждым сотрудником его задачи и убедиться, что он запомнил, что именно и к какому сроку он должен сделать (это нужно делать, потому что часто самые простые слова искажаются, как в игре "Испорченный телефон"). Потом можно назначить дату предварительной проверки и согласования дальнейшей работы и больше не вмешиваться.

Все это требует высокой коммуникативности руководителя. Она подразумевает вежливость, простоту и достоинство. Помните, что:

- большинство людей не умеют читать чужие мысли. Облегчите им общение с вами;

- глаза - зеркало души. Обращайте внимание на их выражение. Используйте прием "улыбающийся затылок", чтобы у вас был улыбающийся взгляд даже тогда, когда это непросто;

- сотрудники слушают только тех руководителей, которые к ним прислушиваются.

А.В. Фокина,

кандидат психологических наук, член ISSBD - International

Society for The Study of Behavioral Development

"Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2011 г.