Как распланировать свое время и работать без авралов (А.В. Фокина, "Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2011 г.)

Как распланировать свое время и работать без авралов

Вечная "неуспеваемость" главбуха: слишком большая нагрузка или неправильно организовано рабочее время? В чем причина? Выясним, как научиться все делать в намеченные сроки.

В последнее 10-летие возникла целая прикладная наука об управлении временем - тайм-менеджмент. Речь идет об умении организовать свое рабочее время так, чтобы при максимальной эффективности не находиться в состоянии постоянной спешки и сопутствующего стресса. По сути, тайм-менеджмент - это система полезных навыков.

Навык первый - ставьте перед собой ясные и обозримые цели. Большой объем работы способен настолько пугать, что это демотивирует. Руки опускаются, достижение результата кажется нереальным.

Чтобы этого избежать, четко разделите предстоящее дело на этапы. Старайтесь планировать свои шаги максимально просто. Если это трудно сделать сразу, начните с конца. Сформулируйте конечную цель и ответьте себе на вопросы: какой шаг на пути к ней предпоследний, каких действий он потребует и какие промежуточные результаты принесет? В итоге должен получиться перечень конкретных действий, из которого постепенно будет вычеркнуто все выполненное.

Навык второй - выберите главное и второстепенное в текущей ситуации. Вспомните закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата. Самые потенциально продуктивные дела заслуживают наибольших усилий и внимания. Попробуйте ответить для себя на такие вопросы:

- что из того, что вы делаете, можно не делать вообще (найдите хотя бы три таких дела);

- что из того, что вы делаете, можно делать с меньшими затратами времени и энергии;

- что сейчас самое главное и требует наиболее интенсивных усилий?

Оценивайте дела по тому вкладу, который они вносят в достижение результата. Дополнительно к этому можно провести анализ временных затрат: сколько времени уходит у вас непосредственно на работу, сколько - на общение с коллегами по делу, сколько - на общение не по делу и т.д.

Навык третий - умейте планировать. Когда цели установлены, а дела распределены по степени важности, необходимо составить примерный план деятельности. Причем обязательным в плане считается наличие конкретной цели на день и хотя бы трех шагов по ее достижению.

При планировании рабочего времени учитывайте особенности своей работоспособности: жаворонок вы или сова. Когда вам легче работать, на то время и планируйте самые трудоемкие дела. Старайтесь не накапливать их и не откладывать на потом, как бы этого ни хотелось. И не берите работу на дом! Если сразу трудно это осуществить, воспользуйтесь приемом "будильник": будильник заведите на время окончания рабочего дня и по звонку независимо от всего немедленно прекращайте работу. Привычка засиживаться допоздна всегда оборачивается переутомлением и снижением эффективности.

Навык четвертый - контроль выполнения задач и внесение корректив. Не существует плана, который не дал бы сбоя. Чем он сложнее, тем больше вероятность отклонений. Но это лишь повод для корректировки, а не для паники или самообвинений.

Нарушить ваш план могут и коллеги. Ведь продуктивность работы снижается из-за того, что кому-то, сидящему с нами в кабинете, нечем заняться, а мы не можем сказать "нет". В этом случае используйте прием "светофор". Для этого понадобятся три предмета разного цвета, которые будут заметны на столе и станут сигналами о том, что вас нельзя беспокоить (красный), можно только в самом экстренном случае (желтый) или вы готовы к общению (зеленый).

А.В. Фокина,

кандидат психологических наук,

член ISSBD - International Society for The Study of Behavioral Development

"Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2011 г.