Путеводитель по кадровому делу: Деятельность кадрового подразделения. Обязательные документы. Перечень обязательных кадровых документов (подготовлен экспертами компании "Гарант")

Путеводитель по кадровому делу: Деятельность кадрового подразделения. Обязательные документы.
Перечень обязательных кадровых документов

Оглавление Путеводителя по кадровому делу

Нормативное регулирование

1. Трудовой кодекс РФ:

- Статья 8 ТК РФ. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права

- Статья 22 ТК РФ. Основные права и обязанности работодателя

- Статья 56 ТК РФ. Понятие трудового договора. Стороны трудового договора

- Статья 57 ТК РФ. Содержание трудового договора

- Статья 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

- Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка

- Статья 67 ТК РФ. Форма трудового договора

- Статья 68 ТК РФ. Оформление приема на работу

- Статья 69 ТК РФ. Медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора

- Статья 71 ТК РФ. Результат испытания при приеме на работу

- Статья 72 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

- Статья 72.1 ТК РФ. Перевод на другую работу. Перемещение

- Статья 72.2 ТК РФ. Временный перевод на другую работу

- Статья 73 ТК РФ. Перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением

- Статья 74 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда

- Статья 77 ТК РФ. Общие основания прекращения трудового договора

- Статья 78 ТК РФ. Расторжение трудового договора по соглашению сторон

- Статья 79 ТК РФ. Прекращение срочного трудового договора

- Статья 80 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

- Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя

- Статья 82 ТК РФ. Обязательное участие выборного органа первичной профсоюзной организации в рассмотрении вопросов, связанных с расторжением трудового договора по инициативе работодателя

- Статья 83 ТК РФ. Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон

- Статья 84 ТК РФ. Прекращение трудового договора вследствие нарушения установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора

- Статья 84.1 ТК РФ. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

- Статья 86 ТК РФ. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

- Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

- Статья 91 ТК РФ. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

- Статья 99 ТК РФ. Сверхурочная работа

- Статья 113 ТК РФ. Запрещение работы в выходные и нерабочие праздничные дни. Исключительные случаи привлечения работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

- Статья 122 ТК РФ. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

- Статья 123 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

- Статья 124 ТК РФ. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

- Статья 125 ТК РФ. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска

- Статья 126 ТК РФ. Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

- Статья 127 ТК РФ. Реализация права на отпуск при увольнении работника

- Статья 128 ТК РФ. Отпуск без сохранения заработной платы

- Статья 135 ТК РФ. Установление заработной платы

- Статья 136 ТК РФ. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

- Статья 139 ТК РФ. Исчисление средней заработной платы

- Статья 140 ТК РФ. Сроки расчета при увольнении

- Статья 180 ТК РФ. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации

- Статья 189 ТК РФ. Дисциплина труда и трудовой распорядок

- Статья 190 ТК РФ. Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка

- Статья 191 ТК РФ. Поощрения за труд

- Статья 193 ТК РФ. Порядок применения дисциплинарных взысканий

- Глава 32 ТК РФ. Ученический договор

- Статья 209 ТК РФ. Основные понятия

- Статья 212 ТК РФ. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда

- Статья 217 ТК РФ. Служба охраны труда в организации

- Статья 243 ТК РФ. Случаи полной материальной ответственности

- Статья 244 ТК РФ. Письменные договоры о полной материальной ответственности работников

- Статья 266 ТК РФ. Медицинские осмотры (обследования) лиц в возрасте до восемнадцати лет

- Статья 328 ТК РФ. Прием на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств

- Статья 331 ТК РФ. Право на занятие педагогической деятельностью

- Статья 372 ТК РФ. Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов

2. Часть IV ГК РФ

3. Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"

4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных"

5. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"

6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

7. Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля"

8. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477)

9. Положение о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719)

10. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

11. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"

12. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69)

13. Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности":

- Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества

- Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества

14. Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций (утв. Постановлением Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. N 1/29)

15. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 1 июня 2009 г. N 290н "Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты"

16. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558)

17. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

Формы документов

1. Локальные нормативные акты организации (подготовлено экспертами компании "Гарант")

2. Должностные инструкции по подразделениям предприятия и отраслям деятельности (подготовлено экспертами компании "Гарант")

2. Унифицированная форма N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

3. Унифицированная форма N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

4. Унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

5. Унифицированная форма N Т-3 "Штатное расписание" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

6. Унифицированная форма N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

7. Унифицированная форма N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

8. Унифицированная форма N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

9. Унифицированная форма N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

10. Унифицированная форма N Т-7 "График отпусков" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

11. Унифицированная форма N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

12. Унифицированная форма N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

13. Унифицированная форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

14. Унифицированная форма N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

15. Унифицированная форма N Т-10 "Командировочное удостоверение" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

16. Унифицированная форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

17. Унифицированная форма N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

18. Унифицированная форма N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

19. Унифицированная форма N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

20. Унифицированная форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

21. Унифицированная форма N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

22. Унифицированная форма N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

23. Унифицированная форма N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

24. Унифицированная форма N Т-51 "Расчетная ведомость" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

25. Унифицированная форма N Т-53 "Платежная ведомость" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

26. Унифицированная форма N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")

27. Форма трудовой книжки (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках")

28. Форма вкладыша в трудовую книжку (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках")

29. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек")

30. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек")

31. Приказ о внесении изменений в унифицированные формы первичной учетной документации ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

Разъяснения

1. Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2013 г. N 14-1/3030785-2617 (о применении форм первичных учетных документов в связи с вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете")

Комментарии

1. Обязательные кадровые документы, их виды, состав и основные нормативные требования (книга Курушина А.А.)

2. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Вопросы правового регулирования (книга Крапивина О.М., Власова В.И.)

3. Правовой справочник кадровика (книга Карсетской Е.В.)

4. Локальные акты: разрабатываем и утверждаем (журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 2, февраль 2017 г.)

5. Отказ от ЛНА в пользу типового трудового договора (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2017 г.)

6. Подводим итоги года. Все ли дела сделаны? (журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 12, декабрь 2016 г.)

7. Трудовые отношения: заблуждения работников и работодателей (журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 10, октябрь 2016 г.)

8. Сроки хранения документов по личному составу ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 5, май 2016 г.)

9. Какие первичные документы бизнесмену нужно разработать самостоятельно? ("Арсенал предпринимателя", N 2, февраль 2016 г.)

10. Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2015 г.)

11. Актуальность и действие во времени кадровых документов (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 4, апрель 2015 г.)

12. Унифицированные формы документов по учету кадров ("Кадровик.ру", N 9, сентябрь 2014 г.)

13. Организация кадрового делопроизводства при создании юридического лица ("Кадровик.ру", N 5, май 2014 г.)

14. Как навести порядок в кадровых документах ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 3, март 2014 г.)

15. Унифицированные формы документов: свобода от обязанности применять ("Отдел кадров коммерческой организации", N 2, февраль 2013 г.)

16. Локальные нормативные акты в организации: перечень, правила формирования и применения ("Руководитель бюджетной организации", N 4, апрель 2012 г.)

17. Как провести аудит кадровой документации своими силами ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 5, май 2012 г.)

18. Технология разработки кадровых приказов: внесение изменений в унифицированные формы ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2012 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: Работник проработал в должности главного бухгалтера в бюджетной организации с 1983 года по 2016 год. Работнику в период работы предоставлялись дополнительные отпуска за ненормированный рабочий день. В организации сохранился лишь действующий коллективный договор, в котором имеется информация о предоставлении такого отпуска главному бухгалтеру. В каких документах, оформляемых работодателем в соответствии с действующим законодательством, могут содержаться сведения о дополнительных отпусках? Какими документами работник может подтвердить, что за этот период ему предоставлялись, помимо основных, дополнительные отпуска? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2017 г.)

Ситуация 2: Необходимо ли вести следующие кадровые документы и какова ответственность за их отсутствие в организации: журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников; журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; журнал регистрации приказов о командировках работников; журнал регистрации командировочных удостоверений; журнал регистрации служебных заданий; журнал регистрации локальных нормативных актов; журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; журнал учета больничных листов? Какие кадровые документы должны в обязательном порядке быть в организации? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2013 г.)

Ситуация 3: Каким нормативным актом предусмотрена обязанность коммерческой организации вести такие документы по кадровому обеспечению, как: книги, журналы, карточки учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений; выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; отпусков? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", май 2016 г.)

Ситуация 4: Какие документы кадрового делопроизводства должны обязательно быть в ООО согласно действующему законодательству? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", ноябрь 2015 г.)

Ситуация 5: Скажите, есть ли конкретный перечень документов, которые должны быть заведены в организации (положения об оплате труда, положения об аттестации рабочих мест, положение об охране труда и т.д.), (журналы вводного инструктажа, инструктажа на рабочем месте и т.д.)? Правовой статус организации Общество с ограниченной ответственностью. Работники наёмные, по срочным договорам подряда. А штат организации состоит из генерального директора, главного бухгалтера, главного инженера, инженера, менеджера (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Ситуация 6: Что может проверить инспектор Роструда? ("Руководитель автономного учреждения", N 6, июнь 2013 г.)