Вопрос: Для подтверждения расходов по оплате проезда к месту отдыха на самолете работник обязан предоставить распечатку электронного билета и посадочный талон. Организация принимает данные затраты в расходы, уменьшающие налог на прибыль. Участились случаи, когда работники теряют или не сохраняют электронные билеты и посадочные талоны. Можно ли оплачивать проезд на основании справок турагентств (авиакасс) о том, что работник действительно совершил перелет? Какой формы должны быть эти справки, чтобы учесть данные затраты при налогообложении прибыли? ("В курсе правового дела", N 21, ноябрь 2011 г.)

Для подтверждения расходов по оплате проезда к месту отдыха на самолете работник обязан предоставить распечатку электронного билета и посадочный талон. Организация принимает данные затраты в расходы, уменьшающие налог на прибыль. Участились случаи, когда работники теряют или не сохраняют электронные билеты и посадочные талоны. Можно ли оплачивать проезд на основании справок турагентств (авиакасс) о том, что работник действительно совершил перелет? Какой формы должны быть эти справки, чтобы учесть данные затраты при налогообложении прибыли?

В настоящее время для целей налогообложения прибыли оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон.

В случае утери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

В целях исчисления налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком*(1).

К расходам, учитываемым при налогообложении прибыли, относятся среди прочих расходы на оплату труда*(2).

К расходам на оплату труда относятся, в частности, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством, - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем, - для иных организаций*(3).

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы*(4).

Отметим, что НК РФ не содержит детального перечня документов, которыми подтверждаются расходы, связанные с приобретением авиабилетов, оформленных в бездокументарной форме.

В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами Минфин России предлагает руководствоваться следующим*(5).

Приказом Минтранса России от 18.05.2010 N 117 в пункт 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" внесены изменения, согласно которым маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту*(6).

Поскольку маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности, то для подтверждения расходов на приобретение электронного билета чек ККТ не требуется.

Из разъяснений, данных Минфином России в письме от 21.03.2011 N 03-04-06/6-49, можно сделать вывод, что в случае утраты одного из посадочных талонов, электронный пассажирский билет может служить подтверждением целевого назначения расходов, поскольку электронный пассажирский билет в гражданской авиации представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира.

В письме Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168 даны следующие разъяснения: архивные справки агентства по продаже авиаперевозок могут использоваться для подтверждения произведенных расходов в целях налогообложения прибыли организаций. Однако необходимость в оформлении архивной справки возникает в случае, если утерян посадочный талон или бланк электронного билета.

В письме Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18 сказано, что в случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

В письме от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384 в отношении железнодорожных билетов, приобретаемых для целей командировки, Минфин России разъяснил, что затраты на проезд могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, то есть, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

Учитывая приведенные выше разъяснения, полагаем, что споров с налоговыми органами может не возникнуть, если работником вместо одного из утраченных документов будет представлена справка авиакомпании или агентства по продаже авиаперевозок, но при этом будут представлены оставшиеся бланки электронного билета и посадочных талонов, подтверждающие факт вылета работника к месту отдыха или возврата. При этом для принятия расходов в целях налогового учета справка должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичному документу*(7). В то же время следует помнить, что справка не является бланком строгой отчетности и не может подтвердить произведенную работником оплату перевозки. Поэтому риски при применении справки существуют, если у работника нет документов, подтверждающих произведенную оплату.

Л. Ананьева,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

1 ноября 2011 г.

"В курсе правового дела", N 21, ноябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 1 ст. 252 РФ

*(2) пп. 2 п. 2 ст. 253, ст. 255 НК РФ

*(3) п. 7 ст. 255 НК РФ

*(4) абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ

*(5) письмо Минфина России от 07.06.2011 N 03-03-07/20

*(6) письма Минфина России от 01.02.2011 N 03-03-07/1, от 13.12.2010 N 03-03-06/4/123, от 26.10.2010 N 03-03-07/35, от 16.08.2010 N 03-03-07/27, от 27.07.2010 N 03-03-07/25

*(7) п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"