Учет специальной одежды и обуви в казенных учреждениях здравоохранения (С.С. Стругова, "Бухучет в здравоохранении", N 10, октябрь 2011 г.)

Учет специальной одежды и обуви в казенных учреждениях здравоохранения

Требования российского законодательства обуславливают необходимость приобретения медицинскими учреждениями специальной одежды и обуви. Одним из таких нормативных актов является приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н "Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты".

Кроме этого, Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) также регламентирует условия и необходимость применения специальной одежды и обуви. В соответствии со ст. 221 ТК РФ на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам выдаются сертифицированные средства индивидуальной защиты, смывающие и обезвреживающие средства в соответствии с нормами, утвержденными в порядке, установленном Правительством РФ. Работа медицинских работников протекает в подобных условиях, поэтому им для осуществления своей деятельности необходима специальная одежда и обувь.

Нормативные акты, внутренние документы (положения, приказы), регламентирующие обеспечение специальной одеждой и обувью, устанавливают:

- организацию поставок специальной одежды и обуви (за счет каких средств производится закупка специальной одежды и обуви; орган, в обязанности которого входит закупка специальной одежды и обуви и обеспечение ею работников);

- порядок обеспечения специальной одежды и обуви (перечень должностей работников, имеющих право на ношение специальной одежды и обуви и знаков отличия);

- особенности ношения предметов специальной одежды и обуви (нормы и сроки использования специальной одежды и обуви; условия выдачи и возврата одежды (отдельные нормативные акты предусматривают при увольнении работников взимание с них в процентном соотношении стоимости специальной одежды и обуви, срок носки которой еще не истек);

- порядок хранения специальной одежды и обуви.

Организация поставок специальной одежды и обуви

Обязанности по организации обеспечения специальной одежды и обуви медицинских работников возлагаются на работников отдела материально-технического обеспечения. В их задачи входит:

1) определение потребности в денежных средствах на приобретение специальной одежды и обуви. Совместно с работниками бухгалтерии или экономического отдела осуществляется расчет исходя из наличия остатков специальной одежды и обуви на складе, срока полезного использования находящейся в эксплуатации одежды и обуви, рыночных цен и других показателей. Этот этап является важным, поскольку излишек денежных средств, израсходованных на приобретение специальной одежды и обуви, приведет к нецелевому использованию бюджетных поступлений, а недостача, - к невозможности обеспечения работников специальной одеждой и обувью по установленным нормам;

2) организация движения, хранения и учета запасов специальной одежды и обуви, а также ее выдачи в эксплуатацию [поступление специальной одежды и обуви на склад осуществляется только на основании товарно-сопроводительных документов (товарных накладных, актов приема)], ее учет и выдача также производится в соответствии с документальным оформлением (посредством требований-накладных, книг учета материальных ценностей).

Порядок обеспечения специальной одеждой и обувью

Специальная одежда и обувь выдаются в соответствии с установленными нормами снабжения и с учетом срока их носки. В каждом учреждении нормативно определено количество предметов, отпускаемых на одного человека. Нормы снабжения специальной одежды и обуви утверждаются приказом учреждения или вышестоящей организации. Выданная одежда и обувь переходит в личное пользование с момента ее получения работником.

Срок носки специальной одежды и обуви исчисляется со дня их фактической выдачи в носку (эксплуатацию), время нахождения предметов одежды и обуви на складе не включается в срок носки. Как правило, под сроком носки понимают время, в течение которого предмет одежды находится в пользовании по прямому назначению. Для предметов сезонного пользования срок носки (эксплуатации) в течение одного сезона засчитывается за один год.

Выдача специальной одежды и обуви производится после зачисления в штат учреждения, а в некоторых случаях - после окончания испытательного срока. В учреждении устанавливается перечень должностей, которые при зачислении обеспечиваются специальной одеждой и обувью по утвержденным нормам. Последующая выдача предметов специальной одежды и обуви производится по истечению установленного для них срока носки (эксплуатации).

Выданные предметы специальной одежды и специальной обуви записываются в карточку учета под личную подпись работника. Кроме того, в бухгалтерии составляется список лиц на получение специальной одежды и обуви.

В соответствии с приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" предметы специальной одежды и обуви маркируются материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.

Специальная одежда и обувь, утраченные работниками медицинского учреждения, подлежат возмещению в стоимостном выражении, за исключением форс-мажорных обстоятельств. В случае если работником утрачены предметы специальной одежды и обуви, ему выдаются другие за полную стоимость. В нормативных документах учреждения может быть определено, что по решению руководителя работникам взамен утерянных вещей могут быть выданы уже бывшие в эксплуатации и списанные специальная одежда и специальная обувь, но находящиеся на складе и пригодные для носки. Новые вещи, приобретенные за счет бюджетных средств, не выдаются до истечения срока носки ранее полученных предметов.

При увольнении сотрудника, независимо от причины увольнения, предметы специальной одежды и обуви, выданные ему, срок носки которых не истек, подлежат сдаче на склад организации здравоохранения. За несданные или утраченные предметы специальной одежды и обуви их стоимость подлежит взысканию с работника и перечислению в бюджет в сумме, исчисленной пропорционально времени, оставшемуся до окончания сроков носки (эксплуатации) предметов.

В случае смерти работника выданные ему специальная одежда и обувь, срок носки которых не истек, списываются на основании акта с подтверждением соответствующими документами.

Предметы специальной одежды и обуви, возвращенные работниками и не выслужившие установленные сроки носки (эксплуатации), учитываются по первоначальной стоимости, рассортировываются, подвергаются химчистке и хранятся на складах учреждения с последующим использованием по назначению.

Списание специальной одежды и обуви, бывших в эксплуатации и выдаваемых в употребление, производится по истечении сроков эксплуатации с момента первоначальной выдачи.

Порядок хранения специальной одежды и обуви

Специальная одежда и обувь хранятся в специально оборудованных помещениях (на складах), укладываются на стеллажи или развешиваются на плечиках по ассортименту и размерам. На каждый номенклатурный номер предмета одежды и обуви, находящегося на складе, выписывается стеллажный ярлык, который прикрепляется к каждому стеллажу.

Места хранения предметов специальной одежды и обуви должны предохранять их от порчи, обеспечивать сохранность и товарный вид.

Швейные изделия хранятся по артикулам, сортам, материалам, размерам и ростам. Обувь хранится рассортированной по видам, типам, размерам и полноте, а также в зависимости от материала, из которого она изготовлена.

Бухгалтерский и документальный учет специальной одежды и обуви

Учет, выдача и списание предметов специальной одежды и обуви для бюджетных учреждений осуществляются в соответствии с приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению".

Бюджетный учет специальной одежды и обуви ведется на счете 010535000 "Мягкий инвентарь - иное движимое имущество учреждения". Аналитический учет осуществляется с группировкой по наименованиям предметов, количеству, стоимости и по каждому работнику, получившему специальную одежду и обувь (в карточке учета материальных средств, выданных сотруднику). Материально ответственные лица ведут учет предметов специальной одежды и обуви в книге (карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам, количеству.

Поступление специальной одежды и формы может осуществляться следующими способами:

1. Приобретение одежды и обуви у сторонних контрагентов по безналичному расчету:

Дебет 1 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 1 302 34 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов".

2. Приобретение одежды и обуви у сторонних контрагентов через подотчетное лицо:

Дебет 1 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 1 208 34 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов".

3. Безвозмездное поступление специальной одежды и обуви, в том числе по централизованному снабжению, распоряжению, извещению:

Дебет 1 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 1 304 04 340 "Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов".

4. Оприходование специальной одежды и обуви, при изготовлении хозяйственным способом (не для продажи):

Дебет 1 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 1 106 34 340 "Увеличение вложений в материальные запасы".

5. Оприходование излишков специальной одежды и обуви, выявленных при инвентаризации:

Дебет 1 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 1 401 10 180 "Прочие доходы".

Говоря о внутреннем перемещении специальной одежды и обуви, следует отметить, что многие бухгалтеры придерживаются мнения, что предметы одежды и обуви списываются с учета в момент их выдачи в эксплуатацию, не обеспечивая ее учет до истечения срока носки, установленного нормативным актом, либо физического износа в карточке учета. Однако правильная позиция основывается на том, что для организации учета объектов мягкого инвентаря их следует списывать, когда истечет установленный срок носки, а по тем видам специальной одежды и обуви, по которым срок носки установлен "до износа", - когда наступит физический износ. Передача объектов мягкого инвентаря, в данном случае специальной одежды и обуви, в эксплуатацию должна оформляться как операция по перемещению объекта внутри учреждения от одного материально ответственного лица (например, кладовщика) другому (сотруднику медицинского учреждения для носки) и отражаться бухгалтерской записью:

Дебет 1 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 1 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иное движимое имущество учреждения".

В книгах и карточках учета на первое число отчетной даты, а также при инвентаризации и передаче должности материально ответственными лицами выводятся остатки специальной одежды и обуви. Периодически (но не реже раза в квартал) производится сверка данных бухгалтерского и складского учета. При этом делаются соответствующие отметки в книгах (карточках) учета, наличие которых проверяется контрольными органами.

Операции по перемещению мягкого инвентаря, а именно специальной одежды и обуви, внутри учреждения, их передаче в эксплуатацию производятся на основании:

- требования-накладной (ф. 0315006);

- ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

На каждого сотрудника, получающего форменную одежду, материально ответственным лицом заполняется личная карточка, форма которой, как правило, приводится в ведомственном нормативном акте.

Списание с учета специальной одежды и обуви производится на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), который составляется материально ответственным лицом и подписывается членами комиссии, назначаемой руководителем учреждения. Вышеуказанный документ оформляется в двух экземплярах - первый сдается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица (работника склада).

Одновременно специальная одежда и обувь личного пользования списываются с карточек учета.

Стоимость специальной одежды и обуви как одного из видов объектов материальных запасов списывается по фактической стоимости каждой единицы. В бухгалтерском учете данные операции должны отражаться следующим образом.

Дебет 1 401 20 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит 1 105 35 440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря - иное движимое имущество учреждения".

Списание специальной одежды и обуви при выявлении недостач, хищений отражается в бюджетном учете следующими записями:

Дебет 1 401 10 172 "Доходы от операций с активами"

Кредит 1 105 35 440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря - иное движимое имущество учреждения".

Учреждение обязано производить за счет своих средств стирку, дезинфекцию, ремонт одежды и обуви, передача которых специализированным организациям оформляется ведомостью произвольной формы. Принятие специальной одежды и обуви от работников на склад для последующей передачи их в чистку, стирку, дезинфекцию и т.д. оформляется требованием-накладной. Их возврат после стирки, дезинфекции, ремонта и хранения производится либо по требованию-накладной (ф. 0315006), либо по ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

В бухгалтерском учете расходы по проведению чистки, стирки, ремонта, дезинфекции спецодежды и обуви и прочие мероприятия по их обслуживанию должны быть предусмотрены в смете доходов и расходов и отражаются следующими бухгалтерскими записями:

1. Выставлен счет за услуги по стирке специальной одежды:

Дебет 1 401 20 225 "Расходы на работы, услуги по содержанию имущества"

Кредит 1 302 25 730 "Увеличение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества".

2. Оплачен счет организации за услуги по стирке специальной одежды:

Дебет 1 302 25 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества".

Кредит 1 304 05 225 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по работам, услугам по содержанию имущества".

Правильность ведения бюджетного учета по движению специальной одежды и обуви является объектом для ревизионных проверок. Проводя проверку и изучая соответствующие нормативные акты, ревизионные органы контролируют своевременность, целесообразность и правильность соблюдения требований законодательства в отношении специальной одежды и обуви.

С.С. Стругова,

ст. преподаватель кафедры бухгалтерского учета и аудита

Костромского государственного технологического университета

"Бухучет в здравоохранении", N 10, октябрь 2011 г.