Знакомимся с проектом инструкции по учету библиотечного фонда (И. Зернова, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2011 г.)

Знакомимся с проектом инструкции по учету библиотечного фонда

В настоящее время учет библиотечных фондов ведется в соответствии с Инструкцией N 590*(1). В то же время на сайте Минкультуры размещен проект новой инструкции (далее - Проект инструкции). Его разработка произведена в целях осуществления контроля поступления, наличия и выбытия документов библиотечного фонда как особо ценного и иного движимого имущества библиотек. Учреждениям культуры и искусства наверняка будет интересно узнать, как в рамках этого проекта должен быть организован учет библиотечного фонда, проверка его наличия, а также порядок его списания.

Понятия, используемые в Проекте инструкции

В Проекте инструкции приведены используемые в ней понятия:

- документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения;

- библиотечный фонд - совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения;

- учет библиотечного фонда - комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости и являющихся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности;

- единица учета фонда - единичный документ или совокупность однотипных документов, выделенных для целей учета библиотечного фонда;

- индивидуальный учет - регистрация в учетном документе каждого экземпляра и (или) каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки и выбывающего из него;

- исключение документов из библиотечного фонда - снятие с учета документов, утративших для данной библиотеки потребительские качества или утраченных по каким-либо причинам;

- объект библиотечного фонда - документ библиотечного фонда независимо от формы представления и вида носителя информации, соответствующий целям и задачам библиотеки;

- переоценочный коэффициент (коэффициент переоценки) - цифровой множитель, применяемый при пересчете стоимости библиотечного фонда, отраженной в бухгалтерском учете;

- проверка наличия документов (инвентаризация) библиотечного фонда - переучет документов в целях подтверждения их наличия, соответствия учетной документации и каталогам библиотеки;

- регистр - список, указатель, книга записей, перечень, учетный документ, имеющий правовое значение;

- суммарный учет - регистрация в учетном документе поступающих и выбывающих партий различных видов документов с целью получения сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, выбытии).

Общие положения

Проект инструкции издан в целях регламентации библиотечной деятельности в сфере учета библиотечного фонда.

Пунктом 2.9.1 Проекта инструкции на библиотеку возложены следующие обязанности:

- осуществление суммарного и индивидуального учета документов постоянного (бессрочного), длительного (долгосрочного) и временного (краткосрочного) хранения;

- ведение учета документов в унифицированных (установленных) единицах учета;

- проведение оценки стоимости документов, поступающих в библиотеку без указания цены (в порядке обязательного экземпляра, в качестве дара, пожертвования, безвозмездно), а также переоценка документов - в соответствии с нормативными правовыми актами РФ;

- обеспечение преемственности организации учета в целях сопоставимости его данных;

- обеспечение хранения и воспроизведения учетной документации независимо от вида используемых для учета носителей информации;

- согласование с Минкультуры исключения из библиотечного фонда документов, относящихся к особо ценному движимому имуществу, в установленном порядке;

- представление на утверждение в Минкультуры нормативных документов, регламентирующих учет библиотечного фонда библиотеки.

В то же время она вправе (п. 2.9.2 Проекта инструкции):

- устанавливать порядок учета документов данной библиотеки исходя из особенностей ее статуса, организации и структуры фонда с соблюдением требований законодательства, нормативных правовых актов РФ;

- расширять состав учетной документации по учету библиотечного фонда и набор учетных показателей исходя из потребностей данной библиотеки;

- определять сроки хранения документов в фонде, кроме документов, подлежащих постоянному (бессрочному) хранению в соответствии с законодательством и нормативными правовыми актами РФ;

- определять условия и виды перераспределения исключенных из фонда документов, относящихся к иному движимому имуществу библиотеки;

- определять виды и размер компенсации ущерба, нанесенного фонду пользователями библиотеки.

Учет библиотечного фонда должен быть организован на всех стадиях его движения: при регистрации поступления документов и их выбытии из фонда. Кроме того, библиотеки должны так организовать учет, чтобы иметь итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, а также о его стоимости.

Проектом инструкции предусмотрено, что учету должны подлежать все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида материальной конструкции носителя и знаковой природы информации. Учитываются также электронные сетевые документы удаленного доступа, за исключением документов вспомогательного назначения, являющихся рабочим инструментом библиотечного персонала (управленческая и производственная документация, программные продукты); материалов, приобретаемых для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда; кино- фото- и звукозаписей, предназначенных для проведения библиотечно-информационных и культурных мероприятий, изданий рекламно-информационного характера, используемых для информирования читателей; изданий, приобретаемых для международного книгообмена.

Основными требованиями, предъявляемыми к учету библиотечного фонда, являются:

- полнота и достоверность учетной информации;

- оперативность;

- документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;

- совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;

- соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.

Согласно п. 2.5 Проекта инструкции учет документов библиотечного фонда должен осуществляться в традиционном или электронном виде в регистрах:

а) индивидуального учета документов, которыми являются Инвентарная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать учетный каталог, топографическую опись (каталог), базу данных с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов (приложения 1-4);

б) суммарного учета документов, которыми являются Книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:

- "Поступление документов в библиотечный фонд";

- "Выбытие документов из библиотечного фонда";

- "Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода".

Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единую базу данных.

Суммарный учет электронных сетевых документов удаленного доступа ведется в предназначенном для этих целей учетном документе, состоящем из двух частей:

- "Поступление электронных сетевых документов удаленного доступа";

- "Итоги движения электронных сетевых документов удаленного доступа: итоговые данные на конец отчетного периода".

Суммарный и индивидуальный учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки (п. 2.6 Проекта инструкции).

Единицами учета, измеряющими величину (объем) и движение фонда, являются:

- экземпляр и название. Под экземпляром подразумевается каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него, под названием - каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных именем автора, заглавием, выходными данными или другими элементами оформления. В таких единицах учитывается объем фонда печатных, неопубликованных, аудиовизуальных изданий, документов на микроформах, электронных документов, за исключением электронных сетевых документов удаленного доступа;

- годовой комплект и название. Под годовым комплектом понимается совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда. Эта единица применяется для учета газет.

Для электронных сетевых документов удаленного доступа вводятся учетные единицы - пакет и название документа. Пакет - каждый сетевой удаленный ресурс, предлагаемый как отдельный продукт его производителем, к которому библиотека официально оформляет право доступа.

Кроме того, дополнительными единицами учета фонда могут являться:

- подшивка (переплетная единица) - совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда;

- метрополка - международная единица учета объема фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами;

- килобайт, мегабайт, терабайт и т.д. - единицы памяти данных.

Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе локальных сетевых документов, учитывается в экземплярах и названиях (для новых поступлений), с дополнительным указанием количества пакетов сетевых удаленных ресурсов и количества входящих в них названий, к которым библиотека официально оформила право доступа.

Организация учета поступления документов в библиотечный фонд

Документы могут поступать в библиотеку и включаться в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки, подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования. Разделом 5 Проекта инструкции предусмотрен порядок организации учета поступивших документов:

1. Поступившие в библиотеку документы должны быть направлены в отдел комплектования и обработки изданий. Там их должны принять по сопроводительным документам (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр) с приложенным к ним списком поступлений.

Поступление документов от юридического или физического лица бесплатно должно быть оформлено актом о пожертвовании (приложение 5 к Проекту инструкции). Если документы поступают от неизвестного лица или без сопроводительных документов, это рассматривается как пожертвование, и акт подписывается в одностороннем порядке.

2. Документы (за исключением периодических изданий временного хранения), поступающие в библиотеку без оплаты их стоимости (в порядке обязательного экземпляра, книгообмена, пожертвования), должны быть оценены комиссией, созданной по распоряжению дирекции из специалистов библиотеки. Состав комиссии определяется в количестве не менее трех человек.

3. Поступающие в библиотечный фонд документы, в том числе периодические издания, должны быть зафиксированы в "Книге суммарного учета библиотечного фонда" или в другом виде регистра, принятом в библиотеке, которые должны содержать следующие показатели: дату и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дату сопроводительного документа или заменяющего его акта, количество поступивших документов и стоимость (кроме периодических изданий), указанную в сопроводительном документе. Кроме того, могут вводиться дополнительные показатели, определяемые конкретной библиотекой.

В регистрах суммарного учета поступления электронных сетевых локальных документов фиксируются в электронном виде также с учетом отражения вышеперечисленных показателей.

Регистр суммарного учета поступления электронных сетевых документов удаленного доступа ведется в электронном виде и содержит следующие показатели: дату и порядковый номер записи, реквизиты сопроводительного документа (название и номер документа, срок его действия, стоимость), количество пакетов и включенных в него названий.

4. Поступившие в библиотечный фонд документы должны быть подвергнуты индивидуальному учету путем присвоения каждому экземпляру документа инвентарного номера, иного знака в качестве инвентарного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и др.). Присвоенный инвентарный номер проставляется непосредственно на документах и закрепляется за ними на все время нахождения в фонде библиотеки, а инвентарные номера по исключенным из фонда документам не присваиваются вновь поступившим. Инвентарные номера фиксируются в Инвентарной книге или другом виде регистра индивидуального учета документов, принятом в библиотеке.

Кроме того, в регистры индивидуального учета в обязательном порядке также вносятся следующие показатели: дата и номер записи в Книге суммарного учета библиотечного фонда или в другом виде регистра суммарного учета, принятом в библиотеке, инвентарный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место, год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.

Индивидуальный учет некоторых объектов библиотечного фонда осуществляется в следующем порядке:

- учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра или в автоматизированной базе данных, при этом в качестве инвентарных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке (п. 5.5.2 Проекта инструкции);

- учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни и отнесенных к категории сейфового хранения, - в специальной инвентарной книге (описи), в которой кроме традиционных показателей дается описание внешнего оформления каждого документа. Каждый лист инвентарной книги сопровождается итоговой записью с указанием даты её составления (п. 5.5.3 Проекта инструкции);

- учет электронных сетевых локальных документов - путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу (п. 5.5.5 Проекта инструкции);

- учет электронных сетевых документов удаленного доступа - путем регистрации пакетов без присвоения им инвентарного номера. В регистр индивидуального учета электронных сетевых документов удаленного доступа включаются основные характеристики пакета: описание пакета (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в пакет. При этом под платформой понимается совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для навигации и поиска документов, а также предлагающих особые сервисы для работы с ними (п. 5.5.6 Проекта инструкции).

5. Включаемые в фонд библиотеки документы должны быть промаркированы с использованием штемпелей, книжных знаков, индивидуальных штриховых кодов и других видов маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

6. После приема партии документов на сопроводительных документах нужно произвести запись, подтверждающую, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как особо ценное движимое имущество или как иное движимое имущество, зарегистрированы в Книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом виде регистра суммарного учета поступлений документов в библиотечный фонд, принятом в библиотеке) и в Инвентарной книге (или другом виде регистра индивидуального учета, принятом в библиотеке).

Издания, приобретаемые для международного книгообмена, должны учитываться в специальной базе данных, предусматривающей контроль эквивалента по стоимости изданий.

На сопроводительном документе делается отметка о стоимости изданий, приобретенных для международного книгообмена (п. 5.9 Проекта инструкции).

Затем сопроводительные финансовые документы, подтверждающие оплату поступлений, должны быть переданы в бухгалтерию для постановки полученных партий на бухгалтерский учет. Сведения об оценке стоимости документов, полученных без указания цены, передаются в бухгалтерию в установленные библиотекой сроки (квартал, год).

Порядок оформления выбытия документов из библиотечного фонда

Проектом инструкции устанавливаются правила списания документов из библиотечного фонда, относящегося к иному движимому имуществу. Списание документов как особо ценного движимого имущества устанавливается общими правилами отчуждения особо ценного имущества.

Согласно п. 6.1 Проекта инструкции основаниями для исключения документов из библиотечного фонда являются:

- утрата - пропажа документов из фондов открытого доступа или во время пересылки по МБА, утеря или невозврат читателями, хищение, необратимая порча, утрата в результате бедствий стихийного, техногенного или социального характера, утрата по неустановленным причинам, выявленная в процессе проверки фонда, потеря электронных документов в результате вирусной или хакерской атаки;

- ветхость - физический износ документов вследствие естественного старения материалов, непригодность для использования и невозможность (нерациональность) реставрации;

- дефектность - утрата фрагментов текста, полиграфические дефекты, некачественное фотографическое изображение документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей (скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т.п.);

- устарелость по содержанию - потеря актуальности тематики, подтверждаемая отсутствием спроса читателей, невостребованностью в перераспределении и продаже;

- непрофильность - несоответствие профилю комплектования фонда библиотеки, утверждаемому учредителем, которое выражается в отклонении от установленной в нормативном акте типологии, тематики, уровня читательского спроса, экземплярности; истечение срока хранения документов, а также несоответствие техническому и программному обеспечению библиотеки для электронных документов.

Обратите внимание! Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности по критерию спроса (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения (п. 6.1.1 Проекта инструкции).

Выбытие библиотечного фонда производится в следующем порядке:

1. Комиссией по списанию исключенных объектов библиотечного фонда, назначаемой приказом (распоряжением) руководителя учреждения, оформляется акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - акт о списании) по каждой причине исключения отдельно (приложение 9 к Проекту инструкции). В нем отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов (кроме периодических изданий временного хранения), указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов (п. 6.2 Проекта инструкции).

2. К акту о списании следует приложить список исключаемых объектов библиотечного фонда (далее список), в котором указаны следующие сведения: инвентарный номер документа и (или) шифр хранения, краткое библиографическое описание, цена документа, зафиксированная в инвентарной книге (или другом регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке), коэффициент переоценки, цена издания после переоценки и общая стоимость исключаемых документов (п. 6.3 Проекта инструкции).

Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.

Для документов, обработанных групповым способом, вместо списка даётся перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.

Если акт о списании оформлен по причине утраты, к списку следует прилагать документы, подтверждающие утрату (протокол, акт, заключение уполномоченных органов, финансовый документ о возмещении ущерба и т.д.).

Списание по причине невозврата выданного читателям на дом библиотечного фонда (книг, журналов, альбомов, других документов) в течение установленного библиотекой срока и при непосещении ими библиотеки производится на основании зафиксированных в читательском формуляре напоминаний о возврате документов (письменных, устных, по телефону), направленных библиотекой в адрес читателя заказных писем или открыток с уведомлением, справок из адресного (паспортного) стола, отказа на взыскание по исполнительному листу.

3. Необходимо определить стоимость утраченных документов (в случае возмещения пользователем ущерба). Она устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки.

Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты, установленные Правительством РФ, а также определить другие виды и размеры компенсации ущерба в соответствии с действующим законодательством и Правилами пользования библиотекой.

При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба не ограничивается предельными коэффициентами кратности.

Решение комиссии по оценке документов оформляется актом (или соглашением) о возмещении ущерба, который служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны библиотеки по взысканию с виновного материального ущерба.

4. Акт о списании по одной из указанных выше причин (с приложенным списком) подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда (п. 6.6 Проекта инструкции).

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда, не входящих в перечень особо ценного движимого имущества, утверждается руководителем учреждения самостоятельно.

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда, входящих в перечень особо ценного движимого имущества, утверждается руководителем учреждения по согласованию с Минкультуры.

5. После утверждения акта о списании нужно произвести мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда, а именно - сдать списанные документы в пункты вторичного сырья, передать безвозмездно в другие библиотеки, государственные (муниципальные) организации, в том числе других уровней бюджета, реализовать.

Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке приемки и переработки лома и отходов драгоценных металлов.

Когда пункты вторсырья отсутствуют или сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки вправе произвести их уничтожение на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

В акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Документ прилагается к акту о списании со списком.

Передачу на безвозмездной основе документов, исключенных по причине непрофильности, нужно оформить актом о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда (приложение 6), один экземпляр которого прилагается к соответствующему акту о списании.

Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причине непрофильности, могут также быть реализованы путем продажи физическим и юридическим лицам. В этом случае в акте о списании нужно указать наименование, номер и дату финансового документа, подтверждающего факт продажи. Финансовый документ следует приложить к акту о списании.

6. Информация об исключаемых из библиотечного фонда документах должна быть отражена в документах и регистрах учета библиотеки, сведения о них также должны быть изъяты из всех учетных форм, а также из каталогов и картотек. Акты о списании должны быть зарегистрированы в Книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом виде регистра суммарного учета выбытия документов, принятом в библиотеке).

В Инвентарной книге (или другом виде регистра индивидуального учета документов, принятом в библиотеке) указывается номер и дата акта о списании.

7. Все исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть погашены специальным штемпелем библиотеки, а на изданиях, подготовленных к продаже, проставлен штемпель "Разрешено к продаже" с реквизитами названия библиотеки, номера и даты акта о списании.

Если электронные сетевые локальные документы удалены из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения, наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.

В случае, когда выбытие электронных сетевых документов удаленного доступа не оформляется специальным документом, подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенному пакету сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.

8. После завершения всех перечисленных мероприятий первый экземпляр акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, должен быть передан в бухгалтерию. Второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда.

Инвентаризация библиотечного фонда

Согласно п. 9.1 Проекта инструкции проверка наличия документов (инвентаризация) библиотечного фонда (далее - проверка фонда) производится в обязательном порядке:

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

- в случае стихийного бедствия, пожара или в других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации библиотеки;

- при перемещении особо ценных частей фонда.

Для проведения проверок назначается комиссия во главе с председателем. В состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.

Пунктом 9.2 Проекта инструкции установлено, что проверка фонда в плановом порядке должна осуществляться в следующие сроки:

- документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни - ежегодно;

- фонд редких и ценных книг - один раз в 5 лет;

- фонды библиотек до 50 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;

- фонды библиотек от 50 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;

- фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц - один раз в 10 лет;

- фонды библиотек от 1 до 10 млн. учетных единиц - один раз в 15 лет;

- фонды библиотек от 10 до 20 млн. учетных единиц - один раз в 20 лет;

- фонды библиотек свыше 20 млн. учетных единиц - проверяется 1 млн. в год.

Плановая проверка фонда библиотеки может осуществляться поэтапно, в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.

Порядок проведения проверки фондов регламентируется нормативными документами, определяющими общие требования к проведению проверки, а также инструктивно-методической и технологической документацией, разработанной библиотекой.

Проверка всего фонда или его части, осуществляемая в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя библиотеки или учредителя, должна завершаться составлением акта о проверке наличия документов (инвентаризации) библиотечного фонда с приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленным причинам (приложение 8 к Проекту инструкции).

В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета, документов, имеющихся в наличии, и документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленным причинам, выявленных в процессе проверки. Акт с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленным причинам, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

При поэтапной проверке фонда в конце каждого года составляется промежуточный акт о проверке фонда, который подписывается руководителем подразделения.

При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов принимаются меры к их разысканию. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.

Проведение инвентаризации при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), передача библиотечного фонда и учетной документации оформляется актом о приеме-передаче документов библиотечного фонда. В случае несогласия одной из сторон производится проверка (инвентаризация) всего фонда или его части. Проверка фонда при смене руководителя приравнивается к срокам плановой проверки. Сроки ее проведения зависят от объема и состава фонда.

И. Зернова,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция об учете библиотечного фонда, утв. Приказом Минкультуры РФ от 02.12.1998 N 590.