Обособленные подразделения: документооборот (Е.Н. Селянина, "Аудиторские ведомости", N 10, октябрь 2011 г.)

Обособленные подразделения: документооборот

Разъясняются правила ведения документооборота в организациях, имеющих обособленные подразделения. Приводятся примеры из практики.

Структурные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами. Так, руководитель филиала или представительства назначается головной организацией и действует на основании доверенности. Чтобы подтвердить его полномочия, одних указаний в учредительных документах и положении о филиале или представительстве недостаточно (п. 20 постановления Пленума ВС РФ N 6 и Пленума ВАС РФ N 8 от 1.07.96 г). Поэтому следует оформить доверенность руководителю филиала или представительства.

Цель, задачи и функции структурных подразделений определяются создавшей их головной организацией. Она организует в них рациональный документооборот, бухгалтерский и налоговый учет, которые должны быть отражены в ее учетной политике.

Кроме того, не следует забывать, что, осуществляя финансово-хозяйственную деятельность, филиал как и представительство не имеет права заключать договоры от своего имени. Ответственность по обязательствам структурного подразделения несет юридическое лицо, т.е. головная организация (ст. 56 ГК РФ). Поэтому договор заключается от имени организации.

В любом документе должны сначала указываться реквизиты организации, а затем уже филиала. Например, в счете на оплату по договору, которую осуществляет филиал, указывают сначала головную организацию, а в качестве плательщика - филиал.

Правила оформления счетов-фактур в случае, когда расчеты с покупателями и заказчиками осуществляет структурное подразделение, покажем на конкретном примере.

Заметим, что со 2 сентября 2010 г. при реализации товаров обособленным подразделением применяется новая форма счета-фактуры.

Допустим, что счет-фактура имеет следующий вид.

411 27 июля 2011 г. Счет-фактура N "__" от ______________________________________(1) Общество с ограниченной ответственностью "Макс-сервис" (ООО "Макс-сервис") Продавец ____________________________________________________(2) 125252, г. Москва, Ленинградское ш., д. 5 Адрес________________________________________________________(2а) 7704502557/501804001 ИНН/КПП продавца ____________________________________________(2б) "Филиал Воскресенский", Московская обл.,с.Юдино, ул. Комсомольская, д. 1 Грузоотправитель и его адрес ________________________________(3) ООО "Покупатель", 111024, г. Москва, ш. Энтузиастов, д. 7 Грузополучатель и его адрес__________________________________(4) К платежно-расчетному документу N____________ от ____________(5) ООО "Покупатель" Покупатель __________________________________________________(6) 111024, г. Москва, ш. Энтузиастов, д. 7 Адрес________________________________________________________(6а) 7702264468/770201004 ИНН/КПП покупателя___________________________________________(6б) Валюта: руб.

Если продавцом товаров (работ, услуг) выступает обособленное подразделение российской организации, то стр. 2 и 2а счета-фактуры продавца заполняются в общем порядке с указанием наименования головной организации и ее местонахождения в соответствии с учредительными документами.

В стр. 2б указываются ИНН организации и КПП обособленного подразделения (письмо Минфина России от 23.05.11 г. N 03-07-09/12).

В стр. 3 - полное или сокращенное наименование реального грузоотправителя. При этом наименование грузоотправителя в счетах-фактурах должно соответствовать условиям договора поставки товара (письма Управления ФНС России по г. Москве от 19.05.09 г. N 16-15/049391, от 23.01.08 г. N 19-11/005123). При выполнении работ, оказании услуг в этой строке ставится прочерк. Остальные графы счета-фактуры заполняются обычным образом.

Порядок заполнения счетов-фактур обособленными подразделениями указан в письмах Минфина России от 14.01.10 г. N 03-07-09/01, от 8.12.09 г. N 0307-11/310, от 17.09.09 г. N 03-0709/47, Управления ФНС России по г. Москве от 7.07.10 г. N 1615/071188.

Счета-фактуры нумеруются в порядке возрастания номеров в целом по организации. Возможно как резервирование номеров по мере их выборки, так и присвоение составных номеров с индексом обособленного подразделения. Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета, единых книг покупок и книг продаж организации.

За отчетный (налоговый) период указанные разделы книг покупок и книг продаж представляются обособленными подразделениями для оформления единых книг покупок и книг продаж налогоплательщика и составления деклараций по НДС (письмо МНС России от 21.05.01 г. N ВГ-6-03/404).

Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и книг продаж должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

Отметим, что Минздравсоцразвития России утвердил новую форму N 4-ФСС, а также порядок ее заполнения. Применять новую форму страхователи должны начиная с отчетности за I квартал 2011 г. В титульном листе графа "Регистрационный номер страхователя" состоит из двух частей: в первых десяти ячейках указывается номер головной компании, а в дополнительных десяти - код обособленного подразделения организации.

Специфика системы учета и оформления документов в организациях, имеющих обособленные подразделения, обусловлена такими факторами, как ведение раздельного учета и выделение обособленного подразделения на отдельный баланс. При этом обособленность подразделения проявляется не только в том, что оно географически удалено от места нахождения создавшего его юридического лица, но и в признаках самостоятельности, к которым можно отнести наличие собственного штата сотрудников, собственного имущества, учитываемого (или не учитываемого) на отдельном балансе в рамках баланса головной организации.

Под отдельным балансом, как правило, понимается система показателей, формируемая структурным подразделением организации и отражающая его имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организации, в том числе и для составления бухгалтерской отчетности.

Поэтому, если в обособленном подразделении организации ведется учет имущества и источников его образования обособленно от учета имущества и источников его образования головной организации, такое подразделение фактически выделено на отдельный баланс. А как этот отдельный баланс будет называться во внутренних документах организации - полный, частичный, с законченным финансовым результатом либо без него, - будет записано во внутренних локальных документах головной организации, например в Положении о филиале.

Так, филиалом, выделенным на отдельный баланс, может быть организован учет основных средств, денежных средств и источников их образования, расчеты с покупателями и заказчиками. Например, организация может выделить обособленное подразделение на отдельный баланс, определив в качестве показателей для формирования отдельного баланса бухгалтерские счета 51, 52, 62, 16.

Между тем тот факт, что у подразделения нет расчетного счета, еще не означает отсутствия у него отдельного баланса. Так, если в оборотной ведомости головной организации движение ресурсов между нею и ее подразделениями отражается на балансовом счете 79 "Внутрихозяйственные расчеты", то филиалы считаются выделенными на отдельные балансы.

Отметим мнение многих экспертов, полагающих что у филиалов не может быть в балансе субсчета "Расчеты по НДС" счета 68. Ведь сальдо по любому из субсчетов счета 68 отражает состояние расчетов с бюджетом по данному налогу на определенную дату. Плательщиком НДС признается головная организация, поэтому филиал, начисливший у себя в учете НДС от реализации, должен перечислить его не в бюджет, а организации. Аналогично и при принятии "входного" НДС к вычету: уменьшается задолженность не перед бюджетом, а перед головной организацией. И хотя применение счета 68 не ведет к искажению налоговой базы, оно связано с нарушением методологии бухгалтерского учета, поскольку финансово-хозяйственная операция отражается не на том счете.

Если у головной организации имеются удаленные структурные подразделения, то, даже учитывая современные средства связи и обработки информации, вопросы документооборота приобретают особую значимость.

Вопрос N 1. Московская организация имеет филиал (магазин, осуществляющий розничную торговлю) в г. Липецке. Может ли организация в связи со спецификой своей деятельности вести кассовую книгу филиала?

Каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу для осуществления расчетов наличными деньгами. Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге. Записи в ней делает кассир сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Бухгалтерскими программами предусмотрено, что по окончании отчетного периода или по мере необходимости листы кассовой книги распечатываются, затем брошюруются в хронологическом порядке, общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, книга опечатывается.

Чтобы выполнить установленные требования, обособленное подразделение может вести свою кассовую книгу, но не как отдельную, а как раздел единой кассовой книги организации. Впоследствии она передается в головную организацию для оформления единой кассовой книги по организации в целом.

Немало проблем бухгалтеру организации, имеющей обособленные подразделения, доставляют приходные и расходные ордера. Ведь они должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке. Выполнить данное требование необходимо и организациям, имеющим удаленные обособленные подразделения.

В этой ситуации поступают следующим образом. Можно зарезервировать ряд номеров для обособленных подразделений. Но этот вариант подходит для организаций, имеющих не больше одного филиала. Другой вариант - присвоить каждому структурному подразделению свой внутренний код, который будет указан в нумерации кассовых ордеров, а через дробь - порядковый номер документа в обособленном подразделении. Например, приходный кассовый ордер N 03/210 расшифровывается следующим образом: 03 - код подразделения; 210 - номер по порядку кассового ордера в этом подразделении. Выбранный вариант необходимо отразить в учетной политике организации.

Вопрос N 2. Организация, зарегистрированная в г. Санкт-Петербурге, открыла филиал в г. Новый Уренгой. Можно ли хранить первичные документы, относящиеся к филиалу по его фактическому местонахождению?

Следует обратить внимание на то, что ни законодательством о бухгалтерском учете, ни законодательством о налогах и сборах не регламентируется в случае наличия у головной организации обособленных подразделений конкретное место хранения первичной документации этих подразделений. Следовательно, место хранения документов организация выбирает самостоятельно. Таким образом, первичные документы могут храниться и по месту нахождения обособленного подразделения. Вместе с тем необходимо быть готовым представить любые документы по запросу налоговых органов при осуществлении, например, налоговой проверки. Отказ в представлении документов по причине их отсутствия в головной организации (поскольку они находятся по месту расположения обособленного подразделения) недопустим.

Е.Н. Селянина,

кандидат экономических наук,

аудитор

"Аудиторские ведомости", N 10, октябрь 2011 г.