Правим личные данные сотрудника (Т.Ю. Комиссарова, "Отдел кадров коммерческой организации", N 10, октябрь 2011 г.)

Правим личные данные сотрудника

В жизни работников происходят различные события - заключение или расторжение брака, рождение детей, смена места жительства и пр. Результатом, как правило, является смена фамилии, места регистрации, изменение данных документа, удостоверяющего личность. В таких случаях перед кадровиком встает вопрос: в какие документы вносить изменения и как? Об этом расскажем ниже.

Персональные данные

Итак, изменились персональные данные работника. Статья 85 ТК РФ относит к ним информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" разъяснил, что относится к таким данным. Исходя из п. 1 ст. 3 к ним можно отнести:

- фамилию, имя, отчество;

- пол, возраст;

- место жительства;

- семейное положение, наличие детей, родственные связи;

- образование, квалификацию, профессиональную подготовку и сведения о повышении квалификации;

- состояние здоровья;

- привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);

- деловые, иные личные качества, которые могут способствовать идентификации человека.

Напомним, что в силу гл. 14 ТК РФ работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных.

Во-первых...

У работника изменились какие-либо учетные данные? Ему необходимо уведомить кадровое подразделение об этом. Как? Написать заявление в произвольной форме. Можно заранее заготовить бланки, в специально отведенные графы которых работники будут вписывать изменившиеся данные.

Директору ООО "Осень"

Р.Д. Малахову

от Комаровой Анны Викторовны

Заявление
о внесении изменений в учетные документы

                               заключением брака

    В связи с ____________________________________________________

                          фамилии и места регистрации

 и изменением _________________________________________________

 прошу внести изменения в учетные документы.

             свидетельства о заключении брака и паспорта

    Копию ________________________________________________ прилагаю.

13.09.2011, Комарова

Во-вторых...

На основании такого заявления составляется (в произвольной форме) приказ о внесении изменений в учетные документы и обязательно регистрируется в журнале. С этим документом нужно ознакомить работника, чьи документы требуют изменений, а также бухгалтерию.

Общество с ограниченной ответственностью "Осень"

г. Кострома

13 сентября 2011 г.

Приказ N 18л/с
о внесении изменений в учетные документы

В связи с заключением брака и сменой места регистрации Комаровой Анны Викторовны

приказываю:

1. Изменить в учетных документах фамилию "Комарова" на "Мухина".

2. Начальнику отдела кадров Белозеровой О.Р. обеспечить внесение изменений в учетные документы и трудовую книжку работника.

3. Ознакомить с настоящим приказом главного бухгалтера Бикмурзину П.Э.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Белозерову О.Р.

     Директор              Малахов               /Р.Д. Малахов/

В-третьих...

На основании приказа следует внести изменения:

1. В личную карточку (форма Т-2 *(1)). Правил исправления сведений в данном документе нет, поэтому поступим так: одной чертой зачеркнем прежнюю фамилию и сверху впишем новую. Исправление нужно заверить подписью кадрового работника и поставить дату. Возникает вопрос: где указывать наименование документа, на основании которого изменяется фамилия? Полагаем, что не будет ошибкой указать его реквизиты в разделе Х личной карточки.

                       I. Общие сведения

                                              /-------------------\

                           Трудовой договор   | Номер  |   124    |

                                              |--------+----------|

                                              | Дата   |10.05.2008|

                                              \-------------------/

              Мухина

             Комарова        Анна            Викторовна

1. Фамилия  __________  Имя ______ Отчество ____________     /------\

Инспектор ОК Петрова, 13.09.2011                             | Код  |

                                                             |------|

                                  13 января 1985 г.          |      |

2. Дата рождения ____________________________________________|      |

                                (день, месяц, год)           |      |

                                                             |      |

                  с. Топориха Пензенской области             |      |

3. Место рождения _________________________________ по ОКАТО \------/

Мы показали, как внести изменения в сведения о фамилии работника. Возможно, придется изменять и другие пункты раздела I личной карточки:

- п. 6 "Образование" - если было заполнено, то через запятую добавляем новую запись, а ниже вписываем наименование учебного заведения и реквизиты документа, подтверждающего получение соответствующего уровня образования (например, диплома, аттестата);

                 среднее профессиональное, высшее               /------\

6. Образование ________________________________________ по ОКИН |      |

                  (среднее (полное) общее, начальное            \------/

                профессиональное, среднее профессиональное,

                         высшее профессиональное)

- п. 9 "Состояние в браке" - зачеркиваем одной чертой имеющуюся запись и вносим новую;

                    состоит в зарегистрированном браке

                        никогда не состоял в браке              /------\

9. Состояние в браке ______________________________ Код по ОКИН |      |

                                                                \------/

- п. 10 "Состав семьи" можем дополнить новыми сведениями или вычеркнуть некоторые записи;

- сведения в п. 11 "Паспорт" также иногда изменяются, однако в форме личной карточки мало места для внесения новых данных, поэтому можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и записать все необходимые данные;

- п. 12 "Адрес места жительства" - зачеркиваем старый адрес и вписываем новый.

2. В трудовую книжку (форма бланка утверждена Постановлением N 225*(2)). Поскольку трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, порядок внесения изменений в нее строго регламентирован, в частности, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В соответствии с п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. При этом ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Обратите внимание! В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации - работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 27, 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Измениться могут не только Ф.И.О., но и, например, сведения об образовании, профессии или квалификации. Если происходит их изменение, запись на первой странице (титульном листе) трудовой книжки о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. По аналогии с изменением ФИО иногда кадровики делают ссылку на дипломы и иные документы, удостоверяющие получение новой специальности, профессии и образования, на внутренней стороне обложки, хотя нормативными актами это не предусмотрено и не является обязательным требованием.

Приведем пример внесения изменений.

Фамилия Комарова изменена на фамилию Мухина на основании свидетельства о заключении брака, серия XIV N 123456 выданного Ленинским отделением ЗАГС г. Костромы 10.09.2011. Инспектор отдела кадров Петрова А.Н. (печать)

Трудовая книжка ТК N 1472589 Комарова Фамилия ___________________ Мухина _______________________________ _______________________________ Анна Имя ___________________________ Викторовна Отчество _________________ 13 января 1985 года Дата рождения ___________________ (число, месяц, год) среднее профессиональное Образование ______________________ техник Профессия, специальность _________ 10 мая 2008 г. Дата заполнения "__"______________ Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек МП Петрова __________ (разборчиво)

3. В документы по воинскому учету. На основании Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организации, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ, работодатель или лицо, ответственное за ведение воинского учета в компании, обязаны сообщать в военкомат не только сведения о приеме или увольнении военнообязанных граждан. В их обязанность также входит сообщать об изменении:

- семейного положения;

- образования;

- структурного подразделения и должности;

- места жительства (места пребывания).

Итак, необходимо заполнить и вручить работнику листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме согласно приложению 1 приложения 13 к Методическим рекомендациям под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним.

Если работник не сообщил в военный комиссариат изменившиеся сведения (не представил работодателю корешок листка сообщений с отметкой военного комиссариата), то лицо, ответственное за ведение воинского учета в организации, должно направить в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан сведения по форме согласно приложению 2 приложения 13 к Методическим рекомендациям. Приведем образец бланка на стр. 43.

Сведения
об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете

4. В свидетельство государственного пенсионного страхования. На основании п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н, работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства или о выдаче его дубликата в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица, установления неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве.

Поэтому сотрудник кадровой службы в двухнедельный срок со дня получения от работника такого заявления должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства вместе с описью документов. Формы заявления (АДВ-2) и описи (АДВ-6) утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п*(3).

Пенсионный фонд в месячный срок после получения заявления об обмене страхового свидетельства принимает решение об обмене страхового свидетельства или об отказе в обмене.

Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства с измененными данными выдает его работнику, который должен проверить правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений и расписаться в сопроводительной ведомости в получении свидетельства.

Если возможности выдать страховое свидетельство нет (работник в длительной (свыше одного месяца) командировке, болеет и пр.), правильность сведений в этом документе проверяет сотрудник кадровой службы и расписывается за работника в сопроводительной ведомости. Напомним, что ее необходимо вернуть в территориальный орган ПФР в течение месяца после получения свидетельства.

5. В полис обязательного медицинского страхования. Пунктом 2 ст. 16 Федерального закона от 29.11.2010 N 326-ФЗ "Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации" и Правилами обязательного медицинского страхования*(4) установлено, что работник обязан уведомить страховую медицинскую организацию об изменении своих фамилии, имени, отчества, места жительства в течение одного месяца со дня, когда эти изменения произошли. Если у работника изменился адрес места жительства, он также в течение одного месяца должен выбрать новую страховую медицинскую организацию, если по новому месту жительства отсутствует медицинская организация, в которой ранее был застрахован гражданин.

Поэтому если компания не является представителем работника в фонде ОМС, тот должен сам явиться в страховую медицинскую организацию и оформить новый полис, представив документ, подтверждающий необходимость внесения изменений.

Работник, у которого изменились персональные данные, - руководитель

В таком случае кадровому сотруднику придется провести дополнительную работу. Так, если руководитель является одновременно учредителем юридического лица, кадровик совместно с юристом компании должны внести изменения в учредительные документы и устав.

Поскольку в единых государственных реестрах содержится информация о руководителе юридического лица, лице, имеющем право без доверенности действовать от имени компании, об индивидуальном предпринимателе, при изменении персональных данных таких лиц необходимо уведомлять налоговый орган.

Ранее на основании п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" юридическое лицо при изменении сведений о фамилии, имени, отчестве, месте жительства и паспортных данных руководителя юридического лица было обязано в течение трех рабочих дней с момента изменения указанных сведений сообщить об этом в регистрирующий (налоговый) орган. Теперь, в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2010 N 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", с 1 июля 2011 года делать это не нужно. Данная обязанность возложена на органы, осуществляющие выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории России, либо регистрацию физических лиц по месту жительства: они должны передать изменившиеся сведения в электронной форме не позднее пяти рабочих дней со дня выдачи соответствующего документа либо регистрации указанных лиц по месту жительства.

Т.Ю. Комиссарова,

эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"

"Отдел кадров коммерческой организации", N 10, октябрь 2011 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(2) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

*(3) "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению".

*(4) Утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.02.2011 N 158н.