Принимаем новичка, или "Правильная" адаптация (И.А. Осипова, Е.А. Любимова, "Отдел кадров коммерческой организации", N 10, октябрь 2011 г.)

Принимаем новичка, или "Правильная" адаптация

Вы когда-нибудь задумывались над тем, как часто в жизни приходится адаптироваться? На самом деле явление адаптации присутствует в нашей жизни повсеместно. Мы адаптируемся, просыпаясь утром, - переходим от сна к бодрствованию, в общественном транспорте - стараясь занять место поудобнее, в собственном автомобиле - приспосабливаясь к ситуации на дороге... Мы адаптируемся даже к собственному отражению в зеркале, подбирая прическу или одежду. Что уж говорить об отношениях с людьми!

В этой статье речь пойдет о таком виде адаптации, как профессиональная адаптация, причем и с позиции работника-новичка, и с позиции работодателя, принявшего в коллектив нового сотрудника.

"Свой среди чужих, чужой среди своих...", или Будьте как дома, но не забывайте, что вы в гостях

Ситуация профессиональной адаптации знакома каждому, ведь любому из нас хотя бы раз в жизни приходилось менять работу. Попав в новый коллектив, мы ощущаем себя несколько не в своей тарелке, "бредем вслепую", а ведь нужно как можно быстрее вникнуть в ситуацию: новое руководство уже ставит задачи и требует отчет об их выполнении. Голова идет кругом от объема поступающей информации, от множества знакомств - в первые дни работы лица коллег сливаются в одну сплошную массу... Как ускорить процесс адаптации? Как стать "своим среди чужих" максимально быстро, безболезненно для себя и эффективно для компании?

Во-первых, необходимо помнить о том, что в первые дни происходит адаптация на психофизиологическом уровне - идет привыкание на уровне тактильных ощущений, восприятия звуков, света, запахов. Все, начиная от входа в офис и заканчивая клавиатурой компьютера, непривычно. Мы натыкаемся на углы и "теряемся в пространстве".

Постарайтесь сделать новое место максимально комфортным: сделайте мини-перестановку, уборку, разберитесь в ящиках, расставьте на столе привычные для вас офисные безделушки. Старайтесь почаще выходить из кабинета, устраивайте себе экскурсии по офису, чтобы быстрее привыкнуть к расположению помещений - и заодно к новым коллегам. А они, в свою очередь, будут привыкать к вам - ведь "старожилам" тоже в определенной степени приходится адаптироваться при появлении новичка. Не старайтесь понравиться всем и сразу - это невозможно, не играйте социальные роли, вам не свойственные. Рано или поздно все равно придется продемонстрировать, какой вы на самом деле. Внимательно изучите стиль общения, принятый в компании, постарайтесь соотнести полученную информацию со своими внутренними установками и выработать наиболее подходящую для вас и в то же время соответствующую типу внутрикорпоративного взаимодействия манеру общения. Станьте как бы губкой для впитывания нового.

Маленький пример из личного опыта: сменив работу, один из авторов обнаружил, что манера общения в новом коллективе очень демократична, в обиходе совершенно не принято обращение на "вы", в то время как в предыдущих компаниях, наоборот, очень строго соблюдалась субординация. Стоило довольно значительных усилий "переучить" себя, настроить на новый формат общения хотя бы с теми, кто был сопоставим по профессиональному и возрастному статусу, но сделать это было необходимо.

Освоившись физически, приступайте к основному этапу адаптационного периода - профессиональной адаптации. Советуем для начала просто успокоиться, дать себе установку не хвататься за все и сразу, не пытаться объять необъятное, расставить приоритеты в делах и выстраивании коммуникаций с коллегами. Максимально четко определите свою зону ответственности и круг первоочередных задач. Для этого активно контактируйте с непосредственным руководителем, не бойтесь задавать вопросы, не бойтесь выглядеть "глупо": чем больше ответов вы получите, тем быстрее сможете осознать и "разложить по полочкам" поступившую в первые рабочие дни информацию. Если руководство предоставит вам план по вхождению в должность - замечательно, старайтесь следовать плану. Если в компании нет такого правила - попробуйте набросать свой собственный план по осваиванию новой территории.

Обозначьте цели, задачи и временные рамки для их выполнения, записывайте в ежедневник всю важную и не очень важную на первый взгляд информацию - она может пригодиться в любой момент. Чтобы облегчить "идентификацию" коллег, фиксируйте под запись фамилии, имена и должности работников, с которыми происходит общение. Помните о том, что испытательный срок - это соглашение двустороннее. Он устанавливается как работнику, так и работодателю. Раз на данную позицию выбрали именно вас, значит, вы этого заслуживаете. Компания присматривается к вам, а вы к компании, то есть позиции равны. Помните это - и вы сможете уверенно и динамично влиться в новый коллектив.

Выводы:

1. Чтобы облегчить и ускорить процесс психофизиологической адаптации, окружите себя привычными вещами, расставьте предметы на столе привычным для вас образом. Чаще выходите "в люди".

2. Профессиональная адаптация пройдет быстрее, если вы постараетесь получить как можно больше информации о своих новых функциях, особенностях данной компании, набросаете план по вхождению в должность.

3. "Спокойствие, только спокойствие" - вот главный лозунг новичка. Это всего лишь работа - часть жизни, но не вся жизнь.

4. Ощущайте себя необходимым для организации.

А теперь попробуем посмотреть на ситуацию с другой стороны.

Просим любить и жаловать...

Итак, вы - работодатель, закрывающий вакантную должность. После долгих конкурсов и кастинга вы приняли решение: остановили свой выбор на определенном кандидате и ждете от него активных действий и результатов. Но не стоит форсировать события.

Дайте возможность работнику адаптироваться на уровне ощущений, по крайней мере пару дней отведите на то, чтобы он элементарно смог привыкнуть к офису. Конечно, нужно предоставить "новобранцу" рабочее место со всеми необходимыми для работы элементами. Психологи считают необходимым ощущение личного пространства. Отсутствие собственного рабочего места ("ты посиди пока тут, пока коллега в отпуске") - одна из распространенных причин ухода во время испытательного срока.

Если говорить о схеме адаптации новичков, она существует в любой фирме, но большое значение имеет численность штата и структура организации.

В крупных (и некоторых средних) структурированных компаниях создаются целые системы адаптации. Как правило, они включают следующие элементы:

- основополагающий документ об адаптации - Порядок или Положение, где прописаны все связанные с этим моменты;

- закрепление за новичками куратора или наставника. Им может стать лишь тот, кто хочет и способен передавать опыт, знания, информацию. Кураторство - более широкое понятие, чем наставничество. Как правило, кураторы не только профессионально адаптируют новичков, но и (в отличие от наставников) показывают "неформальную" сторону компании, нюансы, важные в плане социальной адаптации. При этом фирма поощряет наставников и кураторов (материально или нематериально), развивает, отправляя на различные тренинги, поддерживает;

- адаптационный тренинг для новичков. Его цель - дать полную информацию о компании (миссия, ценности, цели, стратегия) и основных событиях ближайшего будущего, сформировать представление об особенностях корпоративной культуры, снять стресс первых дней, повысить уровень лояльности к компании, увеличить вовлеченность;

- памятка новичку. Чтобы куратору, наставнику или руководителю не тратить время на рассказы об одном и том же, разрабатывается описание первых шагов в компании: к кому обратиться по тому или иному вопросу, как настроить необходимые для работы программы, как заказать допуски к тем ли иным приложениям, "что делать, если..." и пр. Вещь очень полезная (даже для некрупных компаний!);

- план адаптации;

- стажировка в аналогичных подразделениях - возможность перенять опыт. Обычно это практикуется, когда куратор не работает в той же должности, что новичок, когда компания имеет разветвленную сеть с похожими подразделениями или когда новичку придется взаимодействовать со многими сотрудниками;

- подведение итогов адаптации (испытательного срока) с обменом мнениями и обратной связью;

- постоянный пересмотр и совершенствование подхода к адаптации.

В более мелком бизнесе тоже часто используются перечисленные элементы, но менее системно, менее единообразно. Не очень распространено в семейных и мелких структурах кураторство. В них, как правило, царит атмосфера поддержки и взаимовыручки либо установлены четкие правила, специфические, исторически сложившиеся законы. Иногда предполагается, что новичок через какое-то время сам все прочувствует, поймет, заметит, иногда кого-то из опытных, авторитетных работников просят объяснить все нюансы. Тут работает система "свой - чужой". "Если мы тебя приняли, значит, ты - наш человек". Максимум, обычно предусмотренный в таких структурах, - профессиональное обучение и ознакомление с продуктом. Информацию о том, как и что неформально принято, человек получит постепенно. Адаптация происходит "кусками", задачу освоения территории и информации приходится решать в основном самостоятельно.

Итак, сотрудник знакомится с коллективом. На адаптацию к неформальной стороне общения оказывают влияние руководитель - человек, оценивающий работу и поведение персонала; коллектив - коллеги с уже сложившейся системой отношений, скрепленной традициями, сплетнями, ссорами и привязанностями; сама компания - общая для всех работников среда с едиными правилами и нормами поведения, отличающими эту компанию от других. Важно передать пришедшему в компанию ощущение причастности к общему, объединившему этих людей делу. В любом случае новичку необходимо понять нормы поведения и принципы общения, на которых строится бизнес, а именно:

а) систему иерархии. В каждой организации могут быть и неавторитетные руководители, и неформальные лидеры, и "кандидаты на увольнение", и "свои люди";

б) прописанные и реальные полномочия, зоны ответственности. Заметим, что нередко инструкция и жизнь не совпадают. Следует изучить документы, закрепляющие уровень ответственности по занятой должности и регламентирующие повседневную деятельность;

в) данные:

- об организации, ее планах, продуктах, клиентах, конкурентах;

- о системе оплаты труда, льготах и причинах поощрений;

- о системе оценки показателей работы персонала;

- о возможностях профессионального развития и карьерного роста.

Если сведения о перечисленных аспектах были предоставлены еще на этапе собеседования, в начале работы в компании необходимо уточнить и подтвердить полученную информацию.

Подведем итог

Итак, для скорейшей адаптации новичка процесс приспособления к новым условиям должен быть двусторонним. Обе стороны - и работник, и работодатель - должны одинаково представлять себе принципы, на которых строится процесс адаптации, действующие при этом механизмы, результаты, которых нужно добиться, и сроки, которые на все это отведены. И конечно же, не "гнать лошадей", а предоставлять друг другу максимальный объем информации по всем возникшим вопросам.

Старожилам компании важно помнить о том, как они тоже когда-то пришли на работу в первый раз, и помогать новому сотруднику в освоении "корпоративной культуры". А новичкам не следует тревожиться по поводу своей малоосведомленности - это временное явление. "Делай, что должно, и будь, что будет" - и мы уверены, что тогда все получится!

И.А. Осипова,

эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"

Е.А. Любимова,

эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"

"Отдел кадров коммерческой организации", N 10, октябрь 2011 г.