Вход
Оформляем служебную поездку (Т.В. Шадрина, "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 10, октябрь 2011 г.)
-
Оформляем служебную поездку (Т.В. Шадрина, "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 10, октябрь 2011 г.)
-
Немного о командировке
-
Оформляем командировку
Оформляем служебную поездку
Направление работника в командировку должно сопровождаться оформлением документов. Какую поездку можно признать командировкой? Все ли категории персонала могут быть командированы? Какими нормативными документами руководствоваться при направлении работников по служебному заданию? Какие документы необходимо оформить? На эти и некоторые другие вопросы вы найдете ответы в представленной статье.
Немного о командировке
1. Понятие командировки. Статья 166 ТК РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Сразу возникает вопрос: что считать местом постоянной работы? Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о направлении в командировки), разъясняет, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.
Обратите внимание! В настоящее время сохраняет силу Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция), которая действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу и Положению о направлении в командировки.
Поездка работника, направляемого по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Напомним, что работники, находящиеся в командировке, должны подчиняться режиму рабочего времени учреждения, предприятия или организации, куда они прибыли для выполнения служебного задания. Если там придется работать в выходные, такая работа должна быть оплачена по правилам ст. 153 ТК РФ - не менее чем в двойном размере или в одинарном, но с предоставлением другого дня отдыха. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.
В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха.
2. Гарантии и компенсации, полагающиеся в связи с командировками. На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:
- затрат на проезд;
- расходов по найму жилого помещения;
- дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иных затрат, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
3. Кого нельзя командировать? Работодателю, желающему направить работника в командировку, стоит проверить, не относится ли тот к категориям персонала, которые нельзя направлять в служебные поездки. Так, в силу Положения о направлении в командировки в служебные поездки могут направляться лишь лица, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Значит, если работник оказывает компании услуги по гражданско-правовому договору, то направить его в командировку нельзя.
Трудовой кодекс также не обошел вниманием данный вопрос и установил, что нельзя командировать:
- работников в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
- беременных (ст. 259 ТК РФ);
- несовершеннолетних (ст. 268 ТК РФ) - исключением являются творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании или исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 N 252;
- работников-инвалидов, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");
- зарегистрированного кандидата для участия в выборах (ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации").
У некоторых категорий работников работодатель должен запрашивать согласие на направление в командировку для выполнения служебного задания. К ним в силу ст. 259, 264 ТК РФ относятся:
- женщины, имеющие детей до трех лет;
- матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруга (супруги);
- опекуны (попечители) несовершеннолетних;
- родители детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больным членом семьи.
Причем женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ). Как запросить согласие на командировку? Приведем образец на стр. 31.
ФГУ "Нижегородский центр стандартизации и метрологии"
Исх. N 25-к от 23.09.2011 | Инженеру О.Д. Зориной |
О направлении в командировку
Уважаемая Ольга Дмитриевна!
Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 28.09.2011 по 30.09.2011 в ФГУП "Полет", находящееся в г. Самаре.
Уведомляем Вас о том, что как работник, имеющий ребенка в возрасте до трех лет, Вы можете отказаться от направления в служебную командировку в силу ст. 259 Трудового кодекса РФ.
Начальник сектора
метрологического обеспечения
сферы здравоохранения Ермохина /О.Г. Ермохина/
На командировку согласна. С правом отказа от служебной поездки ознакомлена. 23.09.2011, Зорина.
Примечание. Отказ работника, не относящегося к "льготным" категориям, от командировки является нарушением трудовой дисциплины, поэтому смело можно применять к нему меры дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192, 193 ТК РФ.
4. Срок служебной поездки. В соответствии с п. 4 Положения о направлении в командировки срок служебной поездки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Выходит, что максимальный срок командировки законодателем не ограничен. Отметим, что не стоит направлять работника по заданию на очень длительный срок, ведь командировка - это выполнение служебного поручения, а не постоянная работа в месте его выполнения. Если надзорные органы при проведении контрольных мероприятий выяснят, что работник фактически выполнял в месте командирования свои трудовые обязанности по трудовому договору, это будет квалифицироваться как перевод и работодателя неминуемо ждет предписание об устранении нарушений трудового законодательства либо штраф в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки (п. 4 Положения о направлении в командировки).
Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Оформляем командировку
Для направления работника в командировку необходимо оформить некоторые документы. Их формы установлены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "О применении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
На основании п. 6 Положения о направлении в командировки цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое оформляется по форме Т-10а и утверждается работодателем. Обратим внимание на некоторые особенности его заполнения.
В служебном задании указываются наименование организации в соответствии с учредительными документами, фамилия, имя, отчество командируемого работника, его структурное подразделение и должность.
В графе 3 указываются страна и город, куда командируется работник. Если он отправляется в служебную поездку внутри страны, запись будет выглядеть так: "Россия, г. Магадан". В следующих графах обозначаются организация, в которую направляется работник, даты начала и окончания командировки. Напомним, что начало командировки определяется в соответствии с датой отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.п.).
Продолжительность поездки, включая выходные и праздничные дни, если таковые выпадают на данный период, указывается в графе 7. А в графе 8 проставляется количество дней командировки без учета времени нахождения в пути. То есть если работнику на дорогу нужно потратить два дня (туда и обратно), из общего срока эти дни вычитаются.
В графе 9 приводится наименование организации-плательщика, за счет которой финансируется командировка: командирующего либо принимающего учреждения. В графе 10 нужно указать основание для направления работника - это могут быть договор с предприятием, куда направляется сотрудник, служебная записка руководителя структурного подразделения и пр.
Само поручение командированному излагается в графе 11. Затем задание подписывает руководитель структурного подразделения, в котором трудится командируемый, и руководитель учреждения. Далее этот документ можно отдать работнику, а можно хранить в отделе кадров до возвращения командированного.
Краткий отчет о выполнении задания составляется после приезда из командировки, тогда заполняется графа 12.
Пример заполнения служебного задания см. на стр. 34.
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301025 |
|-----------|
по ОКПО| |
Федеральное государственное учреждение "Нижегородский \-----------/
центр стандартизации и метрологии"
----------------------------------------------------------
наименование организации
/-------------------------------------\
| Номер документа |Дата составления |
|-------------------+-----------------|
| 5 | 27.09.2011 |
Служебное задание \-------------------------------------/
для направления в командировку и отчет о его выполнении
/-------------------\
| Табельный номер |
|-------------------|
| 023 |
Ольга Дмитриевна Зорина \-------------------/
----------------------------------------------------
фамилия, имя, отчество
Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) | Командировка | Основание | ||||||
место назначения | дата | срок,(календарные дни) | организация - плательщик | ||||||
страна, город | организация | начала | окончания | всего | не считая времени нахождения в пути | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Сектор метрологического | Инженер | г. Самара | ФГУП "Полет" | 28.09.2011 | 30.09.2011 | 3 | 2 | ФГУ "НЦСМ" | Договор на оказание |
обеспечения сферы | консультационных | ||||||||
здравоохранения | услуг от 05.08.2011 | ||||||||
Содержание задания (цель) | Краткий отчет о выполнении задания |
11 | 12 |
Консультация по применению приборов области метрологического | Были оказаны консультационные услуги по наладке и контролю за измерениями |
обеспечения сканирующей зондовой микроскопия | приборов для сканирующей зондовой микроскопии |
Руководитель
структурного подразделения Начальник сектора Ермохина О.Г. Ермохина Работник Зорина
----------------- -------------------- -------------------------- -----------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) (личная подпись)
Заключение о выполнении задания Консультационные услуги были оказаны на
---------------------------------------
высоком уровне
-----------------------------------------------------------------------
Руководитель Руководитель Начальник
организации Директор Лысков Е.П. Лысков структурного подразделения сектора Ермохина О.Г. Ермохина
--------------- ---------------------- -------------------------- ---------------- ---------------- ---------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
"30" сентября 2011 г.
-- ---------- --
После того как задание оформлено, издается приказ о направлении в командировку по форме Т-9 (или Т-9а, если в командировку едет сразу несколько работников). В приказе указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, цель, время и место командировки. Такой приказ может подписать руководитель учреждения или уполномоченное на это лицо.
Есть мнение, что не обязательно составлять приказ о направлении в командировку, так как в Письме Минфина РФ от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442 сообщается: организация может в локальном нормативном акте установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) выдача ему командировочного удостоверения, так как, по нашему мнению, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является необязательным. Однако, поскольку данное письмо было издано до введения в действие Положения о направлении в командировки, автор считает, что издание приказа необходимо во избежание претензий со стороны контролирующих органов.
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301022 |
|-----------|
Федеральное государственное учреждение по ОКПО| 45642575 |
"Нижегородский центр стандартизации и метрологии \-----------/
(ФГУ "НЦСМ")
----------------------------------------------------
(наименование организации)
/--------------------------------------\
| Номер документа | Дата составления |
|-------------------+------------------|
Приказ | 24-к | 27.09.2011 |
(распоряжение) \--------------------------------------/
о направлении работников в командировку
Направить в командировку: /---------------\
|Табельный номер|
Зорину Ольгу Дмитриевну | 023 |
------------------------------------------------------------------------/
(фамилия, имя, отчество)
сектор метрологического обеспечения сферы здравоохранения
-------------------------------------------------------------------------
(структурное подразделение)
инженер
-------------------------------------------------------------------------
(должность, специальность, профессия)
Россия, г. Самара, ФГУП "Полет"
-------------------------------------------------------------------------
(место назначения (страна, город, организация))
/-------------\
сроком на | 3 | календарных дня
\-------------/
с "28" сентября 2011 г. по "30" сентября 2011 г.
---- -------- -- -- -------- --
с целью консультации по применению приборов в области метрологического
-----------------------------------------------------------------
обеспечения сканирующей зондовой микроскопии
-----------------------------------------------------------------
Командировка за счет средств ФГУ "НЦСМ"
---------------------------------------------
(указать источник финансирования)
Основание (документ, номер, дата): служебное задание от 27.09.2011 N 5
-----------------------------------------------
(служебное задание, другое основание (указать))
Руководитель организации Директор Лысков Е.П. Лысков
----------- ----------------- ---------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен Зорина "27" сентября 2011 г.
---------------- -- -------- --
(личная подпись)
На основании приказа о направлении в командировку заполняется командировочное удостоверение (форма Т-10), которое является документом, удостоверяющим время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Обратите внимание! При направлении работника в командировку за пределы РФ командировочное удостоверение не оформляется, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения о направлении в командировку).
В соответствии с п. 7 Положения о направлении в командировку командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Нужно ли оформлять командировочное удостоверение при однодневной командировке? Этот вопрос довольно часто встает перед кадровиками. В силу п. 2 Инструкции командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако Трудовой кодекс и Положение о направлении в командировки не содержат аналогичных норм. Поэтому полагаем, что раз Инструкция действует в части, не противоречащей данным нормативным актам, даже при однодневной командировке лучше оформить удостоверение.
Кроме служебного задания, приказа и командировочного удостоверения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Порядок и формы журналов для такого учета утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н (далее - Приказ N 739н). Приведем пример.
Журнал
учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
Федеральное государственное учреждение
"Нижегородский центр стандартизации и метрологии" (ФГУ "НЦСМ")
-------------------------------------------------------------------
(наименование организации)
N п/п | Фамилия, имя и отчество командированного работника | Дата и номер командировочного удостоверения | Место командирования | |
наименование организации | пункт назначения | |||
... | ... | ... | ... | ... |
12 | Зорина Ольга Дмитриевна | 27.09.2011, N 5-ку | ФГУП "Полет" | Россия, г. Самара |
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301024 |
|-----------|
по ОКПО| 45642575 |
Федеральное государственное учреждение "Нижегородский \-----------/
центр стандартизации и метрологии"(ФГУ "НЦСМ")
------------------------------------------------------------
(наименование организации)
/---------------------------------\
|Номер документа |Дата составления|
|----------------+----------------|
Командировочное удостоверение | 5-ку | 27.09.2011 |
\---------------------------------/
/-------------------\
| Табельный номер |
|-------------------|
Работник Зорина Ольга Дмитриевна | 023 |
---------------------------------------------------------------/
(фамилия, имя, отчество)
сектор метрологического обеспечения сферы здравоохранения
-------------------------------------------------------------------------
(структурного подразделения)
инженер
-------------------------------------------------------------------------
(должность (специальность, профессия))
командируется в Россию, г. Самара, ФГУП "Полет"
---------------------------------------------------------
(место назначения (страна, город, организация))
_________________________________________________________________________
для консультаций по применению приборов в области метрологического
---------------------------------------------------------------------
обеспечения сканирующей зондовой микроскопии
---------------------------------------------------------------------
(цель командировки)
на 3 календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
--------------
с "28" сентября 2011 г. по "30" сентября 2011 г.
-- -------- -- -- -------- --
Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его
документа паспорт 2299 123456
-------------- -----------
(наименование) (номер)
Руководитель организации Директор Лысков Е.П. Лысков
----------- ---------------- ---------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Оборотная сторона формы N Т-10
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии
из них и прибытии в место постоянной работы:
Выбыл из г. Нижний Новгород, ФГУ "НЦСМ" Прибыл в г. Самара, ФГУП "Полет"
------------------------------- -------------------------------
"28" сентября 2011 г. "29" сентября 2011 г.
-- -------- -- -- -------- --
специалист по кадрам Котова секретарь Павлова
-------------------- ------------------ ---------------- ----------------------
(должность) (личная подпись) (должность) (личная подпись)
Л.В. Котова Е.О. Павлова
--------------------------------------- ---------------------------------------
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
МП МП
Выбыл из г. Самара, ФГУП "Полет" Прибыл в г. Нижний Новгород, ФГУП "НЦСМ"
------------------------------- -------------------------------
"30" сентября 2011 г. "30" сентября 2011 г.
-- -------- -- -- -------- --
секретарь Павлова специалист по кадрам Котова
--------------- ---------------------- ---------------------- ----------------
(должность) (личная подпись) (должность) (личная подпись)
Е.О. Павлова Л.В. Котова
--------------------------------------- ---------------------------------------
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
МП МП
Выбыл из ______________________________ Прибыл в ______________________________
"___" ____________ 20__ г. "___" ____________ 20__ г.
--------------- ---------------------- ------------- ------------------------
(должность) (личная подпись) (должность) (личная подпись)
--------------------------------------- ---------------------------------------
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
МП МП
Выбыл из ______________________________ Прибыл в ______________________________
"___" ____________ 20__ г. "___" ____________ 20__ г.
--------------- ---------------------- ------------------ -------------------
(должность) (личная подпись) (должность) (личная подпись)
--------------------------------------- --------------------------------------
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
МП МП
Заметим, что в силу п. 5 порядка учета, утвержденного Приказом N 739н, работодатель обязан издать приказ о назначении ответственного за ведение журналов выбытия, прибытия и за проставление отметок в командировочных удостоверениях. Таким лицом может быть кадровик, бухгалтер или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки. Приказ о назначении ответственного лица составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации (образец см. на стр. 39).
Федеральное государственное учреждение
"Нижегородский центр стандартизации и метрологии"
18 января 2011 г. | г. Нижний Новгород |
Приказ
о назначении лица, ответственного за ведение журналов выбытия работников в командировки, прибытия и осуществление отметок в командировочных удостоверениях
В соответствии с п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н,
Приказываю:
1. Назначить ответственным за ведение журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, а также за оформление командировочных удостоверений специалиста по кадрам Котову Людмилу Валерьевну.
2. В случае отсутствия специалиста по кадрам Котовой Л.В. (отпуск, болезнь, командировка и т.д.) ведение названных в п. 1 журналов и оформление командировочных удостоверений возлагается на начальника отдела кадров Сорокину О.Е.
Директор Лысков /Е.П. Лысков/
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Сорокина, /О.Е. Сорокина/
18.01.2011
Специалист по кадрам Котова, /Л.В. Котова/
18.01.2011
При этом работодатель обязан обеспечить хранение таких журналов в течение пяти лет со дня их оформления.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет *(1) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
Обратите внимание! Для органов государственной власти (государственных органов), местного самоуправления, управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений форма авансового отчета утверждена Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н.
- отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. Для этого обязательно проставляется отметка в графе 12 служебного задания, а в некоторых учреждениях локальными актами предусматривается и составление развернутого отчета в печатном виде.
Т.В. Шадрина,
эксперт журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения"
"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 10, октябрь 2011 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Форма АО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы издательства "Аюдар Инфо"
На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.
Издатель: ООО "Аюдар Инфо"