Расходы подтвердит электронный документ? (Е. Голубева, "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2011 г.)

Расходы подтвердит электронный документ?

Расходы компании могут подтверждать документы в электронном виде. Главное - заверить их квалифицированной электронной подписью. Но если закон обязывает оформлять документ на бумаге, то это требование надо выполнять.

Минфин России выпустил разъяснения, в которых указал, что электронный документ иногда может подтверждать расходы для целей налога на прибыль. Одновременно возникают вопросы и по подтверждению права на вычет электронным счетом-фактурой.

Для того чтобы обмениваться электронными документами со своими контрагентами (в основном это, конечно, счета-фактуры), компании следует придерживаться следующей процедуры*(1):

- получить сертификаты ключей подписи;

- оформить и представить оператору заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур по ТКС;

- получить у оператора идентификатор участника, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур.

Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота выдаются удостоверяющими центрами (полный список можно найти на сайте ФНС России). Владельцем сертификата ключа подписи может быть как руководитель фирмы, так и иное лицо, действующее от имени компании на основании доверенности.

Для того чтобы обмениваться документами с налоговыми инспекциями, компании надо иметь сертификат ЭЦП.

От компании инспектору: "электронно"

Итак, основным электронным документом, которым могут обмениваться компании, является счет-фактура. Напомним, что со 2 сентября прошлого года счет-фактура может быть выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде*(2).

Может ли фирма в настоящее время использовать механизм электронных счетов-фактур?

Одним из самых ожидаемых нововведений стал утвержденный Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП.

Казалось бы, компании наконец-то получили право использовать электронные счета-фактуры. Однако формат счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде до сих пор не утвержден.

Могут ли компании обмениваться не только электронными счетами-фактурами, но и первичными документами?

Минфин России в своем письме*(3), ответил на вопрос организации о правомерности принятия к бухгалтерскому учету и в целях исчисления налога на прибыль первичных учетных документов, составленных в электронном виде и заверенных ЭЦП.

При этом компания отметила, что между ней и покупателем заключено соглашение об организации электронного взаимодействия. В этом документе они подтвердили наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки документов с ЭЦП. В частности, в вопросе речь шла о внедрении механизма обмена товарной накладной (N ТОРГ-12) в электронном виде с подписанием ЭЦП.

В ответе на данный вопрос представители финансового ведомства указали, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (ЭЦП), может подтверждать расходы компании, если федеральными законами или нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумаге*(4).

Аналогичное мнение финансисты уже высказывали ранее*(5). Однако тут же Минфин России отмечает, что налоговые органы вправе запросить документы по требованию в рамках статьи 93 Налогового кодекса. В том случае, если истребуемый у фирмы документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, его представление производится на бумажном носителе в виде заверенной самой фирмой копии с отметкой о подписании документа ЭЦП.

Буквальное толкование данного письма Минфина России означает, что, несмотря на тот факт, что компании, которые обмениваются со своими контрагентами электронными документами (например, товарными накладными), вправе такими документами подтвердить расходы в целях налогообложения прибыли, фактически представить их по требованию налоговой инспекции не смогут.

Дело в том, что Налоговый кодекс указывает на возможность представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи*(6).

Одновременно с положениями пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса был утвержден и Порядок представления документов по требованию налоговых инспекторов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, который определяет порядок предоставления документов по требованию инспекции в рамках налоговой проверки.

Обязательным является указание, что документы должны соответствовать утвержденному формату.

На данный момент формат для первичных документов (например, товарной накладной) не утвержден. В связи с чем налоговые органы не будут принимать документы в электронном виде до утверждения их формата на законодательном уровне.

Вместе с тем Минфин России в анализируемом письме разъяснил, что если документ составлен не по установленному формату, то его необходимо представить в бумажном виде. При этом на документе необходимо проставить отметку, которая будет свидетельствовать о том, что он подписан ЭЦП, а также заверить его в установленном порядке.

Если второе условие вопросов не вызывает, так как в обычном порядке документы представляются в виде заверенной копии, то условие о наличии отметки вызывает некоторые вопросы.

Минфин России не разъясняет, что собой представляет эта отметка. Если просто распечатать электронный документ, то на нем не будет никаких отметок о том, что он подписан ЭЦП. В связи с чем до внедрения электронных документов представление электронных документов с отметками, которые в настоящее время никем не утверждены, может привести к разногласиям с налоговыми органами.

Примечание. Если просто распечатать электронный документ, заверенный электронной подписью, то на нем не будет никаких отметок о том, что он ранее был подписан ЭЦП.

Введение электронного документооборота - хорошо?

В заключение отметим, что плюсов от введения электронного документооборота все же довольно много. При электронной отправке документов уменьшится проблема несоблюдения сроков в связи с взаимодействием участников электронного документооборота с почтой, так как даты отправки и получения документов как между компаниями, так и между компаниями и налоговыми органами будут фиксироваться в электронном виде.

Е. Голубева,

старший юрисконсульт компании "ФБК-Право"

Экспертиза статьи:

А. Пауков,

директор компании "Электронный экспресс"

Мнение. Плюсы и минусы электронных счетов-фактур

Елена Паламарчук, специалист по налогообложению

Электронный документооборот - один из основных инструментов улучшения взаимодействия и общения налоговых инспекторов и фирм. Возможность обмениваться такими первичными документами, как акты, накладные и др., существовала и ранее, а с сентября прошлого года компании имеют право и счета-фактуры выставлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Основными условиями являются взаимное согласие сторон, а также наличие совместимых технических средств для приема и обработки документов. Главными плюсами электронных счетов-фактур являются:

- отсутствие необходимости дублирования документов на бумаге, следовательно, оптимизация денежных средств в дальнейшем;

- экономия времени, а значит, повышение эффективности бизнеса;

- полная история и архивирование документов в электронном виде без такой дополнительной работы, как копирование, сканирование, сортировка документов;

- возможность избежать многих ошибок при составлении документа.

Однако помимо положительных моментов внедрение электронного документооборота приносит в компанию немало хлопот. Начиная с обучения персонала новому режиму работы и заканчивая проблемами с оператором, которые в дальнейшем могут привести к административной ответственности из-за несвоевременности предоставления документов, так как система только начинает развиваться и работа над ошибками только предстоит.

Мнение. Позиция ведомств по пробелам в законе

Алексей Пауков, директор компании "Электронный экспресс"

Вопрос о том, что мешает всеобщему переходу на электронный документооборот, горячо обсуждается. И дело не только в привычке бухгалтера работать с бумагой, которую еще нужно преодолеть. Прогресс сдерживают вполне конкретные пробелы в нормативной базе. Несмотря на попытки устранить их отдельными письмами, в целом ситуация остается неопределенной. Последний пример - письмо от 5 октября 2011 года N ЕД-4-3/16368@, где ФНС России разъяснила, что "легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными".

Казалось бы, чего еще не хватает? Давайте разберемся. Документ, используемый компанией для целей налогового учета, всегда проходит проверку по форме и содержанию. Обычно вопросы возникают именно по формальной стороне дела. Формальные вопросы условно можно разделить на две группы: о корректности составления и заполнения формы документа (форматно-логический контроль) и о правомерности ее подписания субъектом хозяйственной деятельности.

Письмо ФНС России в большей мере отвечает на вопрос о правомерности использования электронной подписи при составлении электронных документов. В то же время проблема легитимности таких документов, составленных по неутвержденным форматам, остается нерешенной. ФНС России сообщает, что именно "легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными". При отсутствии утвержденных форматов электронных документов проблема использования электронных документов для целей налогового учета остается актуальной.

Минфин России занимает в своих письмах осторожную позицию, признавая проблему отсутствия утвержденных форматов. Но в связи с поправками в Налоговый кодекс появилась необходимость внести изменения в уже разработанный порядок составления/выставления счетов-фактур в электронном виде. Только после этого ФНС России должна утвердить форматы электронных счетов-фактур. Ориентировочные сроки - начало 2012 года. Ждем.

"Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 2.1 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС, утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н

*(2) п. 1 ст. 169 НК РФ

*(3) письмо Минфина России от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521

*(4) ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ

*(5) письмо Минфина России от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409

*(6) п. 2 ст. 93 НК РФ