Согласие на электронные счета-фактуры (С. Последовская, "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2011 г.)

Согласие на электронные счета-фактуры

Партнеры по бизнесу предлагают присоединиться к электронному документообороту счетов-фактур? Согласие на его использование письменно можно и не оформлять, считают в Минфине России*(1).

Компании скоро смогут обмениваться электронными счетами-фактурами. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением электронной цифровой подписи*(2) уже действует. Осталось только дождаться, когда налоговая служба утвердит формы и форматы электронных счетов-фактур, а также книги покупок и продаж.

Напомним, что до принятия всех документов выставлять счета-фактуры по электронке нельзя. В противном случае налоговые инспекторы лишат вычета, так как факсимильную подпись при оформлении счетов-фактур применять нельзя*(3).

Пока же чиновники финансового ведомства разъясняют порядок применения и внедрения электронных счетов-фактур.

Как оформить соглашение?

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Это предусмотрено Налоговым кодексом*(4). Главными условиями безбумажной передачи документов является наличие взаимного согласия сторон сделки и совместимых технических средств для приема и обработки электронных счетов-фактур.

Как настроить технические средства и подключиться к системе обмена документами по ТКС, прописано в пункте 2.1 Порядка. При необходимости за помощью можно обратиться к своему оператору электронного документооборота и следовать его инструкциям.

Однако как выразить согласие на применение электронного документооборота, ни Порядок, ни Налоговый кодекс не поясняют.

Ответить на этот вопрос взялись представители Минфина России в одном из своих разъяснений. Чиновники указали, что формулировка "по взаимному согласию сторон сделки" означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры.

Такое согласие может быть оформлено с учетом обычаев делового оборота. Например, организации, уже владеющие необходимыми техническими средствами, могут направить своим контрагентам документ, в котором выражается согласие на оформление счетов-фактур в электронном виде. При этом составлять соглашение и подписывать его с каждым контрагентом не нужно, достаточно обменяться документами о согласии.

Из письма также следует, что оформлять соглашение в письменном виде вовсе не обязательно. Достаточно выполнения действий, которые свидетельствуют о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде. Однако чиновники не поясняют, что конкретно следует понимать под данными действиями. Подробнее об этом читайте на полях.

Конечно, факт согласия может подтверждать и сам по себе процесс обмена с контрагентами счетами-фактурами по ТКС. Но, по нашему мнению, во избежание конфликтных ситуаций (прежде всего с партнерами) организации следует потребовать от контрагента соглашение в письменной форме. Тем более что мнения финансового ведомства зачастую противоречивы, и никто не защищен от того, что чиновники захотят видеть соглашение исключительно в письменном виде.

Документ о согласии на выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС может выглядеть так, как показано ниже.

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Общество с ограниченной ответственностью "Союз", ИНН 77245122526 КПП 772401001, 115559, г. Москва, ул. Правая, д. 1 оф. 5, тел.: (495) 393-77-77 www.alliance77.ru

Уведомление

Согласно пункту 1 статьи 169 Налогового кодекса и пункту 1.4 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (утв. приказом Минфина России от 25 апреля 2011 года N 50н) счет-фактура составляется в электронном виде, если есть:

- взаимное согласие сторон сделки:

- наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

На основании письма Минфина России от 1 августа 2011 года N 03-07-09/26 настоящим письмом ООО "Союз" выражает свое согласие на выставление и получение счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи.

Просим прислать письмо о согласии на выставление и получение счетов-фактур по ТКС либо об отказе.

Руководитель организации      Пчелкин             Пчелкин А.В.

                           -----------       --------------------

                             (подпись)             (Ф.И.О.)

M.П.

Как отказаться от обмена документами по ТКС?

Если фирма разочаровалась в электронном обмене счетами-фактурами, она вправе отказаться от дальнейшего выставления и получения счетов-фактур таким способом и вернуться к прежнему бумажному документообороту Главное, своевременно оповестить контрагентов о такой смене. Сделать это можно, направив письмо бизнес-партнеру об отказе в применении электронных счетов-фактур и с просьбой в дальнейшем выставлять документы в бумажном виде.

Применять электронный обмен счетами-фактурами или нет - добровольный выбор каждой организации. Заставить компанию внедрять электронный документооборот никто не вправе: ни партнеры, ни налоговый инспектор.

С. Последовская,

эксперт по финансовому законодательству

Экспертиза статьи:

А. Александров,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ, юрисконсульт

Мнение. Устное согласие: допустимо, но рисковано

Елена Ёлкина, юрисконсульт аудиторско-консалтинговой группы "Градиент Альфа"

По-нашему мнению, для успешного применения электронного документооборота и во избежание острых углов безопаснее выразить взаимное согласие в письменной форме.

В силу статьи 158 Гражданского кодекса сделки могут совершаться в устной или письменной форме. Сделка, которая может быть совершена устно, считается совершенной и в том случае, когда из поведения лица явствует его воля совершить сделку. Молчание признается выражением воли совершить сделку в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.

То есть любое волеизъявление стороны, выраженное в устной (телефонные переговоры) или письменной форме (переписка сторон по электронной почте, факсимильные сообщения), а также молчаливое принятие условий сотрудничества является согласием на совершение сделки.

Если согласие сторон действительно взаимно, о чем может свидетельствовать любое выражение воли, в том числе простое принятие электронных счетов-фактур, вряд ли у сотрудничающих контрагентов возникнет спор.

Однако при конфликте интересов обязанность доказать, что используемое правило поведения хотя и не предусмотрено законодательством, но носит устойчивый и определенный характер, лежит на заинтересованной стороне в споре.

"Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) письмо Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26

*(2) утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее - Порядок)

*(3) письмо Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33

*(4) п. 1 ст. 169 НК РФ