Разработка структурированного перечня должностных обязанностей на рабочем месте (должности) (М. Гордеев, О. Доронина, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2011 г.)

Разработка структурированного перечня должностных обязанностей на рабочем месте (должности)

Авторы подробно описывают порядок разработки структурированного перечня должностных обязанностей на рабочем месте/должности. Разработке структурированного перечня должностных обязанностей на рабочем месте/должности предшествует формирование неструктурированного перечня должностных обязанностей и промежуточный перечень объектов и видов работ на рабочем месте/должности, структурированный по отдельному критерию.

В работе специалиста по управлению персоналом (кадровому делопроизводству) нередко возникает задача упорядочить должностные обязанности отдельных сотрудников или целых подразделений. Например, при реорганизациях или для установления нормативов по загрузке и численности.

Вообще-то работа по упорядочиванию должностных обязанностей должна делаться руководителями подразделений, но качество, с которым они могут описать обязанности самостоятельно, как правило, недостаточное. Тем более, что чаще всего обязанности пишет не сам руководитель, а его сотрудник.

О недостаточном качестве описания должностных обязанностей - свидетельствует два ключевых признака:

- некорректные формулировки для самих обязанностей, за которыми скрывается выполняемая работа. Например, "обеспечение процесса закупки канцтоваров";

- перечисление всех обязанностей в одном списке (т.е. без их группировки). В результате получается список "ассоциаций" по теме "Что делает работник", т.е. список, в котором соседствуют обязанности как существенные, так и мелкие, и который сложно проверить на полноту.

Иногда некорректное описание делается специально, чтобы скрыть или "размазать" свою ответственность. Чаще просто по причине отсутствия знания о том, как должен выглядеть правильный перечень, и нежелания тратить на него время.

Устранить эти две проблемы можно изданием приказа или разработкой регламента. В документе нужно четко прописать ответственность, критерии качества и приложить пример правильного перечня должностных обязанностей.

Однако останется еще одна проблема - отсутствие навыков разработки структурированных перечней должностных обязанностей у руководителей или специалистов.

Данный навык не является очень сложным, ему не надо долго учиться, но донести до работников компании в правильном виде - весьма целесообразно. Доводить навык можно многими путями: обучением, инструктажем, совместной разработкой или документом, включающим методические указания.

Методические указания по разработке структурированного перечня содержат описание рекомендуемых работ по анализу рабочего места и описанию должностных обязанностей на рабочих местах/должностях компании, организации. Такие методические указания детализируют состав работ, которые в общем виде приведены, как правило, в рабочем регламенте "Анализ рабочего места/должности".

Данную методику должны знать и использовать в своей работе все руководители компании, в чьи обязанности входит определение должностных обязанностей для своих подчиненных.

Также данную методику могут использовать все сотрудники организации, которым поручено составить или скорректировать перечень должностных обязанностей для рабочего места/должности.

Результатом анализа рабочего места и описания должностных обязанностей является Структурированный перечень должностных обязанностей на рабочем месте/должности.

Подготовительная работа

Работа по анализу рабочих мест может быть произведена при наличии необходимых элементов, а именно:

- рабочего места;

- должностной (ДИ) или рабочей инструкции (РИ);

- квалифицированного эксперта.

Работа по анализу рабочих мест и описанию должностных обязанностей может быть начата при выполнении хотя бы одного из следующих условий:

- изменение должностных обязанностей на данном рабочем месте (например, монтаж и пуск в эксплуатацию нового оборудования);

- изменение ожиданий руководителя от данного рабочего места;

- необходимость анализа функций данного рабочего места, возникающая при пересечении зон ответственности смежных должностей.

В методических указаниях используются основные термины по управлению персоналом.

Сотрудник - человек, занимающий рабочее место или должность и выполняющий круг постоянных обязанностей, которые закреплены в должностной или рабочей инструкции. Временные работники, работники по договору к данной категории не относятся, так как их круг обязанностей определяется договором об оказании услуг.

Рабочее место/должность - часть деятельности компании, которая выполняется одним сотрудником и имеет уникальное наименование в соответствии со штатным расписанием.

Куратор подразделения - один из членов высшего руководства компании, которому непосредственно подчиняется руководитель подразделения. Подчинение подразделений определяется в приказе генерального директора о распределении ответственности.

К высшему руководству относятся главный инженер, заместители генерального директора и директора филиалов.

Должностная обязанность (ДО) - часть работы сотрудника, которую он выполняет, занимая определенную должность. В зависимости от специфики деятельности ДО описываются в виде задач или функций.

Задачи - часть деятельности сотрудника, имеющая четкое начало и однозначное окончание, и состоящая из последовательных действий по преобразованию объекта в целевое состояние.

Функции - группа однотипных задач для сотрудника по преобразованию похожих объектов в близкие целевые состояния.

Направления деятельности - часть деятельности, объединяющая группу близких по содержанию должностных обязанностей.

Объекты деятельности - то, что преобразуется в процессе деятельности сотрудника на данном рабочем месте. Могут быть материальными и нематериальными.

Виды работ - тип выполняемой над Объектом работы. Например, контроль, анализ, организация, изменение, планирование и др.

Эксперты - сотрудники одного из подразделений, обладающие высоким уровнем квалификации и значительным опытом, которых привлекли к работе для проведения анализа рабочих мест/должностей.

Последовательность действий

Эксперт приступает к анализу рабочего места и описанию должностных обязанностей после получения Неструктурированного перечня должностных обязанностей на рабочем месте/должности и действующей должностной/рабочей инструкции по анализируемой должности/рабочему месту.

Анализ рабочего места/должности и описание должностных обязанностей проводится в следующей последовательности:

- анализ действующей должностной или рабочей инструкции на корректность формулировок и актуальность должностных обязанностей;

- выделение оснований для группировки по направлениям деятельности;

- выделение оснований для группировки по видам работ;

- группировка по направлениям деятельности;

- проверка однородности групп по критериям;

- проверка соответствия скорректированных и сгруппированных должностных обязанностей реальной работе.

Схематическое изображение последовательности действий по анализу рабочего места и описанию должностных обязанностей приводится на рис. 1.

"Рис. 1. "Схема последовательности действий при анализе рабочего места и описании должностных обязанностей"

Анализ действующей должностной или рабочей инструкции

Анализ действующей ДИ или РИ и описание должностных обязанностей следует начинать с раздела "Обязанности".

Анализ ДИ или РИ должен быть произведен по следующим критериям:

- корректность формулировок (ДО начинаются с глагола действия);

- полнота описания ДО (не должно быть задач, которые держатся в уме);

- соответствие описанных должностных обязанностей реальным функциям, выполняемым сотрудником на данном рабочем месте.

Критериями корректности формулировок являются следующие принципы:

- должностная обязанность начинается с глагола действия;

- должностная обязанность однозначно говорит о том, что делает сотрудник для выполнения данной задачи или функции;

- должностная обязанность указывает на то, что преобразуется в процессе деятельности, т.е. указывается объект деятельности (оборудование, документ, информация и т.п.) и вид работ, т.е. каким образом преобразуется объект деятельности (контроль, анализ, организация и т.п.).

Рассмотрим некорректно сформулированную должностную обязанность заместителя начальника турбинного цеха:

"Осуществляет заказ материалов, запасных частей, оборудования в соответствии с установленными нормативными документами, сроками и требованиями".

Несколько замечаний по поводу данной формулировки:

В начале стоит глагол, но слишком общий, данная глагольная форма не подразумевает конкретное действие. В результате из текста не совсем понятно, что именно делает заместитель: собственноручно заполняет формы заказа или дает указания подчиненному.

Непонятно, каким образом он осуществляет заказ сырья: через подачу письменной заявки; через составление производственного плана; через устную заявку.

Непонятно, есть ли ограничения, например, в виде сроков и/или условий осуществления заказа. Не вполне корректно приведена ссылка на нормативные документы, сроки и требования. Наконец, слишком усложнена конструкция фразы.

Корректная формулировка зависит от конкретных условий выполнения и должна быть разделена на несколько должностных обязанностей.

Например:

"Составляет ежемесячный производственный план на следующий месяц на основании плана продаж и годового плана производства и подает его в отдел закупок до 25 числа текущего месяца. Составление и подача производственного плана должна осуществляться в соответствии с требованиями Регламента ПИ 4-3-01 "Оперативное планирование производства и закупок".

"Определяет потребность в закупке материалов и оборудования на основании планов проведения ремонтов и нормативов запасов, заполняет заявки на закупку материалов/оборудования на следующий месяц и подает их в отдел закупок. Заявки должны быть заполнены в соответствии с требованиями Регламента ПИ 4-3-01 "Оперативное планирование производства и закупок" и поданы в отдел закупок до 25 числа текущего месяца".

Обратите внимание, что, если мы ссылаемся на нормативные документы, то надо приводить их точное наименование. Если же документов слишком много, то с формулировкой ДО явно что-то не так, либо документы имеют к описываемой ДО очень косвенное отношение.

После исправления существующего (или составления заново) перечня ДО необходимо провести коррекцию формулировок, проверить полноту перечня на соответствие реальным функциям и оценить этот список по вышеуказанным критериям. При проверке и коррекции рекомендуется пользоваться следующими правилами:

- в случае если в действующей ДИ формулировки ДО не начинаются с глагола действия, такие ДО требуют отдельного внимательного рассмотрения и анализа и последующей коррекции;

- в случае некорректности формулировок ДО следует их скорректировать;

- в случае если перечень функций и, соответственно, ДО неполный, его следует дополнить в соответствии с реально выполняемыми функциями;

- в случае если ДО не соответствуют функциям должности - изменить ДО в соответствии с реальными функциональными обязанностями.

Результатом данного шага является полный неструктурированный перечень должностных обязанностей на рабочем месте/должности.

Пример

В действующей ДИ начальника отделения турбинного цеха были перечислены 32 ДО. Формулировки ДО не вполне отвечали критериям, рекомендованным данной методикой.

Для уточнения перечня ДО было проведено интервью с экспертом, занимающим данную должность. В результате перечень был уточнен, конкретизирован, были исправлены формулировки. Исходный перечень ДО из должностной инструкции не приводится.

Примерный образец

Расписка в ознакомлении с Руководством сотрудника

В данном Руководстве приведена важная информация о BLOSSOMING Plc, и я понимаю, что должен обращаться в отдел управления персоналом за разъяснениями по вопросам, не отраженным в данном Руководстве.

Поскольку информация, политики и программы, представленные здесь, меняются, я признаю, что может быть произведен пересмотр настоящего Руководства. Обо всех изменениях будет официально объявлено. Я понимаю, что существующие положения Руководства могут быть изменены, заменены и исключены.

Более того, я признаю, что данное Руководство не является контрактом или нормативным документом. Я получил Руководство и понимаю, что должен прочесть его и соблюдать положения, в нем отраженные, а также все вносимые изменения.

Ф.И.О. сотрудника _________________

Подпись сотрудника ________ Дата: ____________

Выделение оснований для группировки ДО по направлениям деятельности

После составления уточненного перечня ДО необходимо выделить основания для группировки ДО по направлениям деятельности.

Основаниями для группировки являются объекты и /или виды работ, которые потом могут быть объединены в более крупный массив - "Направление деятельности". Для выделения оснований необходимо проанализировать неструктурированный перечень.

Анализ ДО для выделения оснований производится по следующим критериям:

- несколько функций производятся над одним и тем же объектом;

- один вид работы производится над разными объектами;

- функция не принадлежит ни к одной из ранее определенных (а, b) групп;

- в группы объединены от 7 до 10 ДО;

- в случае если группы по объекту деятельности получаются большие (более 10), их необходимо разделить по видам работ, производимых над этим объектом (см. следующий этап).

Пример

В результате первого шага анализа действующей ДИ начальника отделения был составлен перечень из 45 должностных обязанностей начальника отделения турбинного цеха. На основании уникальности объекта управления были выделены крупные группы:

- оборудование цеха;

- сырье и материалы;

- ежедневные работы;

- персонал;

- техника безопасности;

- система качества.

Основание для классификации "Персонал" было выделено по нескольким причинам:

Объект управления уникален в перечне данных ДО (условие "а)" соблюдено).

Не относится ни к одной из других групп (условие "с)" соблюдено).

Результатом являются ДО, разделенные по объектам.

Выделение оснований для группировки по виду работ с объектом

Подобное разделение объектов деятельности по видам работ должно быть сделано, если группы по объектам деятельности получаются большими (больше 10).

Примечание. В нашем примере группа "Оборудование цеха" слишком велика (15 ДО). Эту группу мы можем разделить по признаку "виды работ с объектом (оборудование цеха)", например: плановая остановка, аварийная остановка, техническое освидетельствование".

В случае если после анализа возникает слишком много небольших объектов деятельности (1-2 ДО), необходимо проанализировать возможность их объединения в более крупные группы или присоединения к другой группе.

Примечание. В ДО начальника отделения турбинного цеха выделено несколько оснований для классификации по объекту управления, "Техника безопасности" (1 пункт) и "Работа с персоналом" (9 пунктов).

В данном случае целесообразно объединить 2 объекта деятельности в группу "Работа с персоналом" на основании косвенной принадлежности Техники безопасности объекту управления "Персонал".

Результатом второго шага анализа ДО являются ДО, разделенные по объектам и видам работ.

Группировка по направлениям деятельности

После того, как в результате второго шага были выделены основания для группировки по объектам и видам работ, необходимо сгруппировать ДО по направлениям деятельности.

К одному направлению деятельности относятся однородные по объекту деятельности функции, т.е. очень много функций преобразуют один и тот же объект деятельности.

Примечание. Например, в ДО нач. отделения направлением деятельности является оборудование цеха. Эта группа уже была разделена нами по видам деятельности: техническое освидетельствование, плановая остановка, аварийная остановка.

Таким же образом следует сгруппировать и другие должностные обязанности.

Результатом данного шага являются сгруппированные по направлениям деятельности ДО.

Примерный образец

Неструктурированный перечень должностных обязанностей на рабочем месте/должности

Подразделение:                  Турбинный цех

               ---------------------------------------------------------

                       (наименование подразделения)

Рабочее место:               Начальник отделения

               ---------------------------------------------------------

                     (наименование рабочего места/должности)

Должностная инструкция     начальника отделения турбинного цеха

                       -------------------------------------------------

                 (Приказ N __ от "___" _____ 20__ г.)

------------------------------------------------------------------------

                     (название, дата утверждения)

N	Должностные обязанности	Верность формулировок	Полнота описания	Соответствие реальным функциям
1	Анализирует результаты работы вечерней и ночной смен по журналам 1-2 ступени, показатели из журнала аналитического контроля, технологические журналы аппаратчиков отделения и устные доклады мастеров	+	+	+
2	Готовит предложения об устранении неполадок, возникших в течение вечерней и ночной смен, и согласует вопросы с начальником цеха, технологом и механиком цеха	+	+	+
3	Проводит визуальный осмотр аппаратов и трубопроводов с целью оценки их технического состояния и выявления возможных неисправностей	+	+	+
4	Контролирует работу технологического персонала (аппаратчиков), проверяет своевременность и правильность записей в технологическом журнале	+	+	+
5	Составляет ежегодный график работ по техническому освидетельствованию оборудования, передает в службу технического надзора (до 1 декабря)	+	+	+
6	Контролирует подготовку аппаратов к техническому освидетельствованию в соответствии с утвержденным графиком	+	+	+
7	Анализирует оперативные параметры выполнения ежемесячного производственного плана	+	+	+
8	Планирует работы на следующий день, согласует с механиком цеха и начальником цеха перечень работ на следующий день	+	+	+
9	Составляет перечень необходимых работ на время плановой остановки	+	+	+
10	Анализирует, планирует и согласует с начальником цеха и механиком цеха состав работ в ходе плановой остановки	+	+	+
11	Анализирует ситуацию возникновения отклонений в работе оборудования, готовит решение по аварийной остановке, согласовывает его с механиком и начальником цеха	+	+	+
12	Организует проведение аварийной остановки	+	+	+
13	Контролирует соблюдение технологическим персоналом правил техники безопасности, пожарной безопасности, промышленной санитарии в отделении	+	+	+
14	Организует прохождение практики студентами, направленными в отделение на прохождение стажировки. Проводит с ними ознакомительные беседы	+	+	+
15	Контролирует и учитывает поступление/расход сырья	+	+	+
16	Участвует в реализации политики, целей и задач компании в области качества и в области управления окружающей средой	+	+	+
17	Участвует в разработке целей и задач и мероприятий по системе качества и системе управления окружающей средой в цехе, осуществляет их выполнение	+	+	+
18	Подписывает наряды - допуски на проведение ремонтных, строительных, монтажных работ, а также при необходимости оформляет наряды-допуски на проведение огневых и газоопасных работ	+	+	+
19	Ставит задачу подрядчикам и ремонтникам, показывает место проведения работ и определяет требования к условиям, ограничениям и результату работ	+	+	+
20	Проверяет выполнение работ подрядными организациями (по монтажу и строительству) и ремонтниками цеха для оценки выполнения сроков и технологии работ	+	+	+
21	Организует освидетельствование технологического оборудования и проводит его совместно с техническим инспектором	+	+	+
22	Производит записи в паспорта оборудования о техническом освидетельствовании	+	+	+
23	Готовит задание следующим сменам и фиксирует их в графе "Задания" в журнале старшего мастера	+	+	+
24	Вносит в журнал заданий распоряжения, которые касаются всех аппаратчиков цеха	+	+	+
25	Определяет последовательность и ставит задачу на плановую остановку оборудования сменному персоналу	+	+	+
26	Организует подготовку оборудования к плановой остановке и проведению ремонтных работ	+	+	+
27	Анализирует причины выхода из строя оборудования, определяет ответственных за аварийную остановку	+	+	+
28	Организует подготовку оборудования к ремонту после аварийной остановки цеха	+	+	+
29	Организует адаптацию вновь принятых работников в цехе (знакомство с коллективом, рабочим местом, правилами внутреннего распорядка, оборудованием, технологическим процессом и т.п.), закрепляет нового работника за мастером и аппаратчиком на время стажировки	+	+	+
30	Организует ежегодную проверку знаний технологического персонала: составляет график проверки знаний, готовит вопросы, проводит консультации и обучение	+	+	+
31	Контролирует технологический режим хранения сырья	+	+	+
32	Участвует в выявлении причин несоответствий, разработке и реализации предупреждающих и корректирующих действий (система качества)	+	+	+
33	Участвует в разъяснении и внедрении политики компании в области качества и в области управления окружающей средой работниками отделения	+	+	+
34	Контролирует правильность заполнения и ведения сменных журналов старших мастеров и аппаратчиков	+	+	+
35	Производит ежегодно наружный осмотр аппаратов в соответствии с "Правилами..."	+	+	+
36	Готовит наряды-допуски на следующий день	+	+	+
37	Контролирует ход, качество и полноту выполнения подготовительных работ при плановой остановке	+	+	+
38	Организует и контролирует результаты пробного пуска оборудования после ремонта	+	+	+
39	Организует комиссию по приему экзаменов по проверке знаний технологического персонала	+	+	+
40	Контролирует состояние помещения и оборудования для хранения сырья	+	+	+
41	Принимает устный экзамен в составе комиссии	+	+	+
42	Оформляет документы по результатам экзамена	+	+	+
43	Контролирует выполнение плана "доработок" для технологического персонала. Ставит задачу сотрудникам, пришедшим на "доработку"	+	+	+
44	Осуществляет внедрение и контроль мероприятий по улучшению качества, мероприятий по охране окружающей среды	+	+	+
45	Участвует во внутренних и внешних аудитах СК и СУОС	+	+	+
46	Анализирует движение кадров в отделении, организует подготовку персонала на смену увольняющимся сотрудникам	+	+	+
47	Готовит график прохождения ежегодного медицинского освидетельствования сотрудников отделения и контролирует его соблюдение	+	+	+

Эксперт: ___________    ___________________   __________     ____________

         (должность)    (фамилия, инициалы)    (подпись)       (дата)

Проверка однородности групп

Сгруппированные по направлениям деятельности ДО, полученные в результате третьего шага, необходимо проанализировать на однородность групп по следующим критериям:

- однородность формулировок (формулировка начинается с глагола действия, включает характеристику объекта и действий);

- ДО не дублируют друг друга;

- ДО описывают приблизительно одинаковый объем работ.

В случае если ДО, сгруппированные по направлениям деятельности, удовлетворяют всем вышеперечисленным критериям, можно переходить к следующему шагу.

В случае если ДО, сгруппированные по направлениям деятельности, не удовлетворяют вышеперечисленным критериям, необходимо скорректировать основания для классификации и заново сгруппировать ДО по другим направлениям деятельности.

Результатом данного шага являются проверенные и скорректированные, сгруппированные по направлениям деятельности ДО.

Проверка соответствия скорректированных и сгруппированных должностных обязанностей

После получения проверенных, скорректированных, сгруппированных по направлениям деятельности ДО необходимо проверить соответствие этих должностных инструкций реальной работе.

Такую проверку надо провести с экспертом данной должности, руководителем должности или куратором должности.

В случае если эксперт подтверждает соответствие новых ДО реальной деятельности, процедуру можно считать законченной.

В случае если эксперт не подтверждает соответствие новых ДО реальной деятельности, необходимо уточнить, в чем несоответствие, и принять решение о расширении списка ДО либо еще раз пройти процедуру с начала.

Примерный образец

Промежуточный перечень объектов и видов работ на рабочем месте/должности (структурировано на основании "объекты управления")

Подразделение:                 Турбинный цех

               ---------------------------------------------------------

                         (наименование подразделения)

Рабочее место:              Начальник отделения

               ---------------------------------------------------------

                     (наименование рабочего места/должности)

Должностная инструкция   начальника отделения турбинного цеха

                       -------------------------------------------------

                (Приказ N _____ от "__" _____ 20__ г.)

------------------------------------------------------------------------

                     (название, дата утверждения)

Наименование объекта: Оборудование цеха
1	Составляет ежегодный график работ по техническому освидетельствованию оборудования, передает в службу технического надзора (до 1 декабря)
2	Контролирует подготовку аппаратов к техническому освидетельствованию в соответствии с утвержденным графиком
3	Организует освидетельствование технологического оборудования и проводит его совместно с техническим инспектором
4	Производит записи в паспорта оборудования о техническом освидетельствовании
5	Производит ежегодно наружный осмотр сосудов, аппаратов в соответствии с "Правилами ..."
6	Составляет перечень необходимых работ на время плановой остановки
7	Анализирует, планирует и согласовывает с начальником цеха и механиком цеха состав работ в ходе плановой остановки
8	Определяет последовательность и ставит задачу на плановую остановку оборудования сменному персоналу
9	Организует подготовку оборудования к плановой остановке и проведению ремонтных работ
10	Контролирует ход, качество и полноту выполнения подготовительных работ при плановой остановке
11	Анализирует ситуацию возникновения отклонений в работе оборудования, готовит решение по аварийной остановке, согласует его с механиком и начальником цеха
12	Организует проведение аварийной остановки
13	Анализирует причины выхода из строя оборудования, определяет ответственных за аварийную остановку
14	Организует подготовку оборудования к ремонту после аварийной остановки цеха
15	Организует и контролирует результаты пробного пуска оборудования после ремонта

Наименование объекта: Техника безопасности
1	Контролирует соблюдение технологическим персоналом правил техники безопасности, пожарной безопасности, промышленной санитарии в отделении

Наименование объекта: Персонал
1	Организует прохождение практики студентами, направленными в отделение на прохождение стажировки. Проводит с ними ознакомительные беседы
2	Организует адаптацию вновь принятых работников в цехе (знакомство с коллективом, рабочим местом, правилами внутреннего распорядка, оборудованием, технологическим процессом и т.п.), закрепляет нового работника за мастером и аппаратчиком на время стажировки
3	Организует ежегодную проверку знаний технологического персонала: составляет график проверки знаний, готовит вопросы, проводит консультации и обучение
4	Организует комиссию по приему экзаменов по проверке знаний технологического персонала
5	Принимает устный экзамен в составе комиссии
6	Оформляет документы по результатам экзамена
7	Контролирует выполнение плана "доработок" для технологического персонала. Ставит задачу сотрудникам, пришедшим на "доработку"
8	Анализирует движение кадров в отделении, организует подготовку персонала на смену увольняющимся сотрудникам
9	Готовит график прохождения ежегодного медицинского освидетельствования сотрудников отделения и контролирует его соблюдение

Наименование объекта: Сырье и материалы
1	Контролирует и учитывает поступление/расход сырья
2	Контролирует технологический режим хранения сырья
3	Контролирует состояние помещения и оборудования для хранения сырья

Наименование объекта: Ежедневные работы
1	Анализирует результаты работы вечерней и ночной смен по журналам 1-2 ступени, показатели из журнала аналитического контроля, технологические журналы аппаратчиков отделения и устные доклады мастеров
2	Готовит предложения об устранении неполадок, возникших в течение вечерней и ночной смен, и согласует вопросы с начальником цеха, технологом и механиком цеха
3	Подписывает наряды-допуски на проведение ремонтных, строительных, монтажных работ, а также при необходимости оформляет наряды-допуски на проведение огневых и газоопасных работ
4	Ставит задачу подрядчикам и ремонтникам, показывает место проведения работ и определяет требования к условиям, ограничениям и результату работ
5	Контролирует правильность заполнения и ведения сменных журналов старших мастеров и аппаратчиков
6	Проводит визуальный осмотр сосудов, аппаратов и трубопроводов с целью оценки их технического состояния и выявления возможных неисправностей
7	Контролирует работу технологического персонала (аппаратчиков), проверяет своевременность и правильность записей в технологическом журнале
8	Проверяет выполнение работ подрядными организациями (по монтажу и строительству) и ремонтниками цеха для оценки выполнения сроков и технологии работ
9	Анализирует оперативные параметры выполнения ежемесячного производственного плана
10	Планирует работы на следующий день, согласует с механиком цеха и начальником цеха перечень работ на следующий день
11	Готовит задание следующим сменам и фиксирует их в графе "Задания" в журнале старшего мастера
12	Вносит в журнал заданий распоряжения, которые касаются всех аппаратчиков цеха
13	Готовит наряды-допуски на следующий день

Наименование объекта: Система качества
1	Участвует в реализации политики, целей и задач компании в области качества и в области управления окружающей средой
2	Участвует в разработке целей и задач, и мероприятий по системе качества и системе управления окружающей средой в цехе, осуществляет их выполнение
3	Участвует в выявлении причин несоответствий, разработке и реализации предупреждающих и корректирующих действий
4	Участвует в разъяснении и внедрении политики компании в области качества и в области управления окружающей средой работниками отделения
5	Осуществляет внедрение и контроль мероприятий по улучшению качества, мероприятий по охране окружающей среды
6	Участвует во внутренних и внешних аудитах СК и СУОС

Эксперт: _____________   _____________________  ___________   ___________

          (должность)     (фамилия, инициалы)    (подпись)      (дата)

Результатом данного шага является проверенный экспертом, скорректированный, сгруппированный перечень ДО.

Примерный образец

Структурированный перечень должностных обязанностей на рабочем месте/должности

Подразделение:                  Турбинный цех

               ---------------------------------------------------------

                         (наименование подразделения)

Рабочее место:               Начальник отделения

               ---------------------------------------------------------

                     (наименование рабочего места/должности)

Должностная инструкция   начальника отделения турбинного цеха

                       -------------------------------------------------

                     (Приказ N __ от "__" ____ 20__ г.)

------------------------------------------------------------------------

                      (название, дата утверждения)

Наименование объекта: Оборудование цеха
Вид работы с объектом: Подготовка и техническое освидетельствование
N
1	Составляет ежегодный график работ по техническому освидетельствованию оборудования, передает в службу технического надзора (до 1 декабря)
2	Контролирует подготовку аппаратов к техническому освидетельствованию в соответствии с утвержденным графиком
3	Организует освидетельствование технологического оборудования и проводит его совместно с техническим инспектором
4	Производит записи в паспорта оборудования о техническом освидетельствовании
5	Производит ежегодно наружный осмотр сосудов, аппаратов в соответствии с "Правилами..."
Наименование объекта: Оборудование цеха
Вид работы с объектом: Плановая подготовка цеха на остановку
N
1	Составляет перечень необходимых работ на время плановой остановки
2	Анализирует, планирует и согласовывает с начальником цеха и механиком цеха состав работ в ходе плановой остановки
3	Определяет последовательность и ставит задачу на плановую остановку оборудования сменному персоналу
4	Организует подготовку оборудования к плановой остановке и проведению ремонтных работ
5	Контролирует ход, качество и полноту выполнения подготовительных работ при плановой остановке
Наименование объекта: Оборудование цеха
Вид работы с объектом: Аварийная остановка
N
1	Анализирует ситуацию возникновения отклонений в работе оборудования, готовит решение по аварийной остановке, согласует его с механиком и начальником цеха
2	Организует проведение аварийной остановки
3	Анализирует причины выхода из строя оборудования, определяет ответственных за аварийную остановку
4	Организует подготовку оборудования к ремонту после аварийной остановки цеха
5	Организует и контролирует результаты пробного пуска оборудования после ремонта
Наименование объекта: Персонал
Вид работы с объектом: Все виды работ
N
1	Контролирует соблюдение технологическим персоналом правил техники безопасности, пожарной безопасности, промышленной санитарии в отделении
2	Организует прохождение практики студентами, направленными в отделение на прохождение стажировки. Проводит с ними ознакомительные беседы
3	Организует адаптацию вновь принятых работников в цехе (знакомство с коллективом, рабочим местом, правилами внутреннего распорядка, оборудованием, технологическим процессом и т.п.), закрепляет нового работника за мастером и аппаратчиком на время стажировки
4	Организует ежегодную проверку знаний технологического персонала: составляет график проверки знаний, готовит вопросы, проводит консультации и обучение
5	Организует комиссию по приему экзаменов по проверке знаний технологического персонала
6	Принимает устный экзамен в составе комиссии
7	Оформляет документы по результатам экзамена
8	Контролирует выполнение плана "доработок" для технологического персонала. Ставит задачу сотрудникам, пришедшим на "доработку"
9	Анализирует движение кадров в отделении, организует подготовку персонала на смену увольняющимся сотрудникам
10	Готовит график прохождения ежегодного медицинского освидетельствования сотрудников отделения и контролирует его соблюдение
Наименование объекта: Сырье и материалы
Вид работы с объектом: Хранение
N
1	Контролирует и учитывает поступление/расход сырья
2	Контролирует технологический режим хранения сырья
3	Контролирует состояние помещения и оборудования для хранения сырья
Наименование объекта: Ежедневные работы
Вид работы с объектом: Организация
N
1	Анализирует результаты работы вечерней и ночной смен по журналам 1-2 ступени, показатели из журнала аналитического контроля, технологические журналы аппаратчиков отделения и устные доклады мастеров
2	Готовит предложения об устранении неполадок, возникших в течение вечерней и ночной смен, и согласует вопросы с начальником цеха, технологом и механиком цеха
3	Подписывает наряды-допуски на проведение ремонтных, строительных, монтажных работ, а также при необходимости оформляет наряды-допуски на проведение огневых и газоопасных работ
4	Ставит задачу подрядчикам и ремонтникам, показывает место проведения работ и определяет требования к условиям, ограничениям и результату работ
5	Контролирует правильность заполнения и ведения сменных журналов старших мастеров и аппаратчиков
Наименование объекта: Ежедневные работы
Вид работы с объектом: Обход корпусов
N
1	Проводит визуальный осмотр сосудов, аппаратов и трубопроводов с целью оценки их технического состояния и выявления возможных неисправностей
2	Контролирует работу технологического персонала (аппаратчиков), проверяет своевременность и правильность записей в технологическом журнале
3	Проверяет выполнение работ подрядными организациями (по монтажу и строительству) и ремонтниками цеха для оценки выполнения сроков и технологии работ
Наименование объекта: Ежедневные работы
Вид работы с объектом: Оперативное планирование
N
1	Анализирует оперативные параметры выполнения ежемесячного производственного плана
2	Планирует работы на следующий день, согласует с механиком цеха и начальником цеха перечень работ на следующий день
3	Готовит задание следующим сменам и фиксирует их в графе "Задания" в журнале старшего мастера
4	Вносит в журнал заданий распоряжения, которые касаются всех аппаратчиков цеха
5	Готовит наряды-допуски на следующий день
Наименование объекта: Система качества
Вид работы с объектом: Все виды
N
1	Участвует в реализации политики, целей и задач компании в области качества и в области управления окружающей средой
2	Участвует в разработке целей и задач, и мероприятий по системе качества и системе управления окружающей средой в цехе, осуществляет их выполнение
3	Участвует в выявлении причин несоответствий, разработке и реализации предупреждающих и корректирующих действий
4	Участвует в разъяснении и внедрении политики компании в области качества и в области управления окружающей средой работниками отделения
5	Осуществляет внедрение и контроль мероприятий по улучшению качества, мероприятий по охране окружающей среды
6	Участвует во внутренних и внешних аудитах СК и СУОС

Эксперт: ______________  ____________________  _______________   ________

           (должность)   (фамилия, инициалы)       (подпись)      (дата)

Библиографический список

1. Белозерова М. Разработка регламента по проведению анализа должности. Из опыта ООО "НПК "К7" // Кадровик. - 2011. - N 4. - C. 185-196.

2. Чемеков В.П. Грейдинг: технология построения системы управления персоналом. - М.: Вершина, 2007. - 208 с.

3. Регламентация деятельности. [Электронный ресурс] URL: http://www.upravtech.ru/book/list.php?SECTION_ID=95 Дата обращения 14.06.2011.

4. Хендерсон Р. Компенсационный менеджмент. 8-е изд./Пер с англ. под ред. Горелова Н.А. - СПб.: Питер, 2004. - 880 с.

5. Schuler Randall S. and Huber Vandra L. Personnel and human resource management, 4th ed. - West, St. Paul, Minn., 1990.

6. Susan E. Jackson, Randall S. Schuler, Steve Werner Managing Human Resources South-Western Cengage Learning, 2009. - 674 p.

М. Гордеев,

ведущий эксперт

ОАО "СО ЕЭС"

О. Доронина,

исполнительный директор,

ЗАО "Евроменеджмент"

Словарь кадрового делопроизводства

Обязанности - обязательства, вытекающие из законодательных актов, нормативных документов, юридических норм и правил, заключенных контрактов, положений о компании, должностных инструкций, распоряжений и установок руководителей по работе.

Функции - группа однотипных задач для сотрудника по преобразованию похожих объектов в близкие целевые состояния.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2011 г.