Составление должностных регламентов для сельскохозяйственных предприятий: структура и реквизиты (В. Рассадин, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2011 г.)

Составление должностных регламентов для сельскохозяйственных предприятий: структура и реквизиты

Автор на основе различных требований к составлению должностных регламентов дает практические рекомендации на примере сельскохозяйственных предприятий.

Виды требований к регламентам

К разработке должностных регламентов предъявляются две группы требований:

- по оформлению и содержанию;

- по расположению реквизитов.

Обе группы требований содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации" (постановление Госстандарта от 03.03.2003 N 65-ст).

В разработке должностных регламентов в 5-20% организаций Чердаклинского, Ульяновского, Мелекесского, Майнского и Радищевского районов участвует и сам работник, для которого они составляются. В перспективе необходимо этот процент значительно увеличить. В должностных регламентах необходимо зафиксировать не все, а лишь те виды работ, которые выполняются регулярно, в них должно найти отражение регламентирование поведения работников. Регламенты - это документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей текущей деятельности. К числу документов, регламентирующих деятельность персонала организации, относятся: положение об организационной структуре; правила внутреннего распорядка; штатное расписание; описание должности; должностной регламент; трудовой договор (контракт) и т.д. (рис. 1).

Наименование организации (1)                      Утверждаю (2)

                                        ---------------------------------

Должностная инструкция                   руководитель; должностное лицо,

00.00.2000        N 00

--------------------------              ---------------------------------

                                           уполномоченное утверждать

наименование должности (3)                   должностную инструкцию

                                        ---------------------------------

                                        ---------------------------------

                                         (подпись) (фамилия и инициалы)

1. Общие положения (4)                  5. Ответственность (8)

1.                                      1.

2.                                      2.

3.                                      3.

и т.д.                                  и т.д.

2. Должен знать (5)                     6. Полномочия (9)

1.                                      1.

2.                                      2.

3.                                      3.

и т.д.                                  и т.д.

3. Должностные  обязанности (6)         7. Взаимоотношения по

                                           должности (10)

1.                                      1.

2.                                      2.

3.                                      3.

и т.д.                                  и т.д.

4. Права (7)

1.

2.

3.

и т.д.

Должностная инструкция разработана в соответствии с (11)

                                                        -----------------

Руководитель (12)

                       (подпись)                    ---------------------

                     ------------                    (фамилия, инициалы)

                      00.00.2000

Согласовано: (13)

Начальник юридического отдела

                     ------------   ----------------------

                       (подпись)     (фамилия, инициалы)

                      00.00.2000

С инструкцией

ознакомлен (14)                     ------------   ----------------------

                                     (подпись)      (фамилия, инициалы)

                                    00.00.2000

Рис. 1. Содержание должностного регламента (разделы "Должен знать", "Полномочия" и "Взаимоотношения по должности" предложены автором)

Структура регламента

В общепринятую структуру содержания должностного регламента внесем еще три пункта: "Полномочия (власть)", "Взаимосвязи по деятельности" и "Должен знать".

Полномочия - особый вид прав, связанный с распорядительными функциями и принятием решений.

Наименование организации

Организация - юридическое лицо, которое имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам перед собственником, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, а также имеет самостоятельный баланс и смету и зарегистрировано в государственных органах юстиции в установленном порядке.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах. При наличии вышестоящей организации ее наименование также указывается в документе (его помещают выше).

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают (в скобках) ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе, и располагают его ниже наименования на русском языке.

Наименование обособленного структурного подразделения организации (филиала, представительства и т.д.) указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Здесь необходимо привести некоторые пояснения.

Согласно ст. 55 ГК РФ, филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в т.ч. функции представительства.

Та же статья ГК РФ содержит следующее определение представительства: "представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту".

Структурное подразделение организации - официально выделенный орган управления частью организации с самостоятельными функциями, задачами и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. Оно может быть как обособленным, так и не обособленным, т.е. не обладающим полными признаками организации (внутренним).

В данной статье рассматриваются подразделения второго типа. Как правило, они являются результатом структурирования организации на отдельные элементы по принципу разделения задач и функций.

К структурным подразделениям относятся: цеха, отделения, участки, отделы, службы, бригады, фермы, звенья.

Наряду с указанными, в крупных организациях могут быть образованы и иные самостоятельные отделы - служба документационного обеспечения, коммерческая служба.

Самостоятельные службы в свою очередь могут быть разделены на более мелкие структурные единицы. Особо можно выделить хозяйственный отдел. Основными задачами этого структурного подразделения являются: 1) хозяйственное обслуживание организации и 2) содержание в надлежащем состоянии зданий и сооружений организации.

В зависимости от объема задач и размеров организации в состав хозяйственного отдела могут входить службы и отдельные специалисты, отвечающие за: внутреннюю и внешнюю уборку помещений, материальное снабжение, хранение, ремонт.

В средних по размерам организациях, где стоимость товарной продукции на одного работника от 151 до 200 тыс. руб. (на 2009 г.), количество отделов (служб) должно быть меньше, а в мелких, где стоимость товарной продукции на одного работника менее 150 тыс. руб., необходимо объединение указанных выше отделов (служб), чтобы затраты на обслуживание деятельности организации не превысили доход от этой деятельности.

В последующие годы данные показатели необходимо увеличивать на процент инфляции, а также объединять, например, инженерную и энергетическую службы, планово-экономический и учетно-финансовый отделы.

Гриф об утверждении

Утверждает должностной регламент руководитель организации. Утверждение же его должностного регламента осуществляется органом управления организацией или собственником. Руководитель структурного подразделения утверждает должностной регламент в том случае, если это входит в его компетенцию и указано в его должностном регламенте или трудовом контракте.

Гриф утверждения документа должен состоять из:

1) слова Утверждаю (без кавычек);

2) наименования должности лица, утверждающего документ;

3) подписи, инициалов, фамилии должностного лица;

4) даты утверждения.

Например:

Утверждаю

Директор птицефабрики Ульяновская

03.07.2011

А.В. Николаева

Должностной регламент вступает в силу с момента его утверждения и действует до его замены новым должностным регламентом или корректировке старого.

Наименование должности

Наименование должности - официальное название должности, код или шифр должности.

Наименование должностей служащих по общему правилу должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), принятому и введенному в действие постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367 (ред. от 18.07.2007), который все время дополняется. Однако постепенно входят в обращение наименование должностей, заимствованных из иностранных языков, например, риэлтор (англ. realter), маклер (нем. makler), логистик (греч. logistik), пр. Некоторые из них настолько специфичны для определенной отрасли экономики, что для них еще предстоит ввести квалификационные характеристики, а некоторые имеют вполне определенные наименования в Общероссийском классификаторе, в частности риэлтор - это агент по продаже недвижимости. В настоящее время при составлении должностных регламентов таких должностей используются специальные ведомственные нормативные документы.

Следует также отметить, что нормативно-правовые документы трудового законодательства содержат рекомендации по определению наименований должностей в соответствии с квалификационными характеристиками должностей служащих, которые в свою очередь содержат наименование должностей в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Такого рода рекомендации вызваны тем, что определенная рекомендация наименований должностей обусловлена механизмом создания гарантий социальной защиты работников при решении вопросов оплаты труда, льгот и компенсаций в связи с условиями труда, условиями пенсионного обеспечения.

Все наименования должностей соответствуют одной из категорий: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), а также МОП (младшего обслуживающего персонала).

Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические). Рассмотрим данные категории.

1. Руководители

В эту группу входят:

а) руководитель организации - лицо, осуществляющее прямое управление предприятием или учреждением;

б) руководящие работники организации - лица, назначенные в установленном порядке в качестве заместителей руководителя организации, с определенными административными функциями и направлениями работы, имеющие право в пределах своих полномочий осуществлять действия от имени организации, представлять ее интересы в любых инстанциях, включая и судебные (вице-президент, заместитель директора и заместитель председателя);

в) руководитель структурного подразделения - лицо, заключившее трудовой договор (контракт) с руководителем организации или назначенное последним для управления деятельностью структурного подразделения: начальник, бригадир и заведующий, а также их заместители. В некоторых сельскохозяйственных предприятиях бригадиры и заведующие фермами не считаются руководителями. Предлагаю во всех организациях в состав руководителей включать бригадиров и заведующих фермами.

Наименования должностей руководителей могут быть следующими: директор, председатель, управляющий, начальник службы, цеха, заведующий и бригадир.

Они также могут быть производными от наименований специалистов: главный ветврач, главный агроном, главный инженер, главный экономист, главный бухгалтер и т.д.

В годовых отчетах сельскохозяйственных предприятий (форма N 5-АПК) в строку "Руководители" многие организации не включают главных специалистов, а многие - руководителей структурных подразделений. Предлагаю включать и тех, и других.

2. Специалисты

К данной группе относятся лица, обладающие специальными знаниями, навыками, опытом работы в определенной отрасли экономики, получившие специальность по высшему или среднему образованию, подтвержденному присвоением лицу квалификации "дипломированный специалист". Специалисты выполняют работы, требующие определенной квалификации.

Специалисты работают в цехах, отделениях, отделах, службах и производственных подразделениях.

В группу наименований должностей, соответствующих категории "Специалисты", входят, например: инженер, агроном, экономист, ветврач, бухгалтер и т.д.

В годовых отчетах в строку "Специалисты" многие организации не включают специалистов, работающих в отделении и производственном подразделении. Предлагаю их включать.

3. Технические исполнители, другие служащие, МОП

Эту группу образуют служащие, выполняющие регламентированные и методически проработанные, периодически повторяющиеся работы, относящиеся к деятельности соответствующего структурного подразделения, под контролем непосредственного руководителя, - технические исполнители. Как правило, требования к их квалификации сводятся к начальному профессиональному образованию или среднему (полному) общему образованию и специальной подготовке по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

В качестве примера наименований должностей, входящих в категорию "технические исполнители, другие служащие и младший обслуживающий персонал", можно назвать следующие: агент, секретарь, экспедитор, делопроизводитель, ветсанитар и т.д.

В годовых отчетах в строку "Служащие" многие организации включают: уборщиц помещений, водителей легковых автомашин, сторожей. Я считаю, что это в корне неверно.

В отношении наименований должностей следует также добавить, что наименования руководителей и специалистов могут быть снабжены обозначениями производных должностей. Это: вице-, заместитель, помощник, главный, ведущий, старший на правах главного, и т.д.

Поясним некоторые из них:

Заместитель руководителя - лицо, которое выполняет должностные обязанности руководителя на время его отпуска, болезни, командировки, увольнения, но вместе с тем, вне необходимости замещения выполняет определенные работы по управлению организацией или обеспечению деятельности организации. Должностным регламентом заместителя должна быть определена обязанность по замещению. Следует отметить, что должностные обязанности заместителей, требования к их знаниям и квалификации определяются на основе квалификационных характеристик соответствующих руководителей.

"Главный" - должностное наименование, устанавливаемое по должностям главных специалистов (главных инженеров, главных агрономов, главных ветврачей, главных экономистов, главных бухгалтеров и др.) для возможного их введения в крупных сельскохозяйственных организациях, с возложением на соответствующих работников функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности сельскохозяйственного предприятия, а также по координации и методическому руководству группами специалистов и руководителями среднего звена.

"Старший" - должностное наименование, устанавливаемое при условии, если служащий наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему работниками. Должностное наименование "старший" может устанавливаться служащему также в виде исключения и при отсутствии непосредственно в его подчинении работников, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения).

Для должностей служащих, по которым устанавливаются квалификационные категории, должностное наименование "старший" не применяется. В этих случаях функции руководства починенными исполнителями возлагаются на специалиста более высокой квалификационной категории. Напомним, что квалификационная категория - соответствующий нормативным критериям уровень квалификации, профессионализма и продуктивности труда, обеспечивающий работнику возможность решать профессиональные задачи определенной степени сложности.

Если в содержании работ на рабочем месте предусмотрены такие, которые соответствуют характеристикам работ из двух и более должностей, предусмотренных квалификационными характеристиками должностей служащих и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, то наименование должности, на которую нанимается работник, рекомендуется определять по должности с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых работ.

Библиографический список

1. Маковская Н. Квалификационная диагностика // Служба кадров и персонал. - 2006. - N 5. - С. 21-26.

2. Рассадин В.В. Аттестация работников аппарата управления сельскохозяйственных предприятий и организаций. - М.: ВНИИЭСХ, 2004. - 124 с.

3. Рассадин В.В. Аттестация работников аппарата управления сельскохозяйственных предприятий и рекомендации по отбору кандидатов при найме на работу. - М.: ВНИИЭСХ, 2008. - 207 с.

4. Рассадин В.В. В поле зрения руководителя (топ-менеджера) сельскохозяйственной организации // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2008. - N 11. - С. 23-32.

5. Рассадин В.В. Должностная инструкция главного бухгалтера // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2007. - N 9. - С. 18-21.

6. Рассадин В.В. Исследование социально-экономических систем управления // Сб. "Современное развитие АПК: Региональный опыт, проблемы, перспективы". Ч. 1. - Ульяновск, 2005. - С. 270-272.

7. Рассадин В.В. К методике исчисления производительности труда в сельскохозяйственном производстве // Вестник Ульяновской ГСХА. - 2004. - N 14. - С. 42-45.

8. Рассадин В.В. Классификация общих функций управления // Сб. "Стабилизация и экономический рост аграрного сектора экономики". - Ч. 2. - Ульяновск, 2004. - С. 38-42.

9. Рассадин В.В. - Классификация стилей управления // АПК: экономика, управление. - 2008. - N 1. - С. 28-31.

В. Рассадин,

канд. экон. наук, доцент кафедры

экономики и управления на предприятиях

АПК Ульяновской государственной

сельскохозяйственной академии

Словарь кадрового делопроизводства

Вице (от лат. vice - вместо, наподобие) - частица, прибавляемая в начале слова для обозначения заместителя крупного должностного лица, представителя власти. Как правило, "вице" имеет задачей обозначить "второе" лицо в организации, которое является непосредственным заместителем руководителя по всем или отдельным частям управления и занимает временно место руководителя на время его отсутствия (болезней, отпуска, командировки и т.д.). Как правило, употребление наименований должностей с частицей "вице" характерно для крупных корпораций (вице-президент банка) и для органов власти (вице-губернатор, вице-мэр, вице-премьер), но может применяться в агрокомбинатах, агрофирмах и т.д.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2011 г.