"1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8": составление бюджетной отчетности ("БУХ.1С", N 2, февраль 2010 г.)

"1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8": составление бюджетной отчетности

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Регламентированные отчеты в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" представлены двумя комплектами: бюджетным и налоговым. В предлагаемой статьей методисты фирмы "1С" дают рекомендации по работе с комплектами, в т.ч. по порядку подготовки отчетности в электронном виде, разъясняют нюансы заполнения некоторых отчетов.

Регламентированные отчеты "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" представлены комплектами:

1. Бюджетная отчетность - комплект включает формы бухгалтерской отчетности, формы пояснительной записки, формы отчетности при реорганизации (ликвидации), формы статистической отчетности, а также набор внутриформенных и межформенных контрольных соотношений для проверки.

2. Налоговая отчетность - комплект состоит из налоговой отчетности, отчетов-справок, а также отчетности во внебюджетные фонды и органы статистики.

Набор регламентированных отчетов поддерживается фирмой "1С" в актуальном состоянии по мере изменения нормативной базы и обновляется для зарегистрированных пользователей программы.

Получить обновленные отчеты можно вместе с обновлением типовой конфигурации, причем налоговая отчетность включена непосредственно в саму конфигурацию, а бюджетная отчетность включена в состав поставки.

Внимание! Комплект бюджетной отчетности не обновляется автоматически при обновлении информационной базы. Для установки обновления комплекта отчетности необходимо воспользоваться Помощником загрузки комплекта отчетности (меню Сервис -> Прочие обмены данными -> Импорт комплекта отчетности).

Обращение к регламентированным отчетам

Работа с комплектом бюджетной отчетности производится в режиме Регламентированная бюджетная отчетность (меню Бюджетный учет -> Регламентированные отчеты -> Бюджетная отчетность).

Форма Регламентированная бюджетная отчетность разделена на две части. Левая часть содержит список видов форм отчетности, поставляемых в комплекте (Виды отчетов). Правая часть содержит две закладки:

- журнал отчетов - журнал зарегистрированных в программе документов Универсальный регламентированный отчет (Экземпляры отчетов);

- журнал выгрузки - журнал зарегистрированных в программе документов Пакет выгрузки отчетности (рис. 1).

"Рис. 1"

Все отчеты состоят в определенных группах, т.е. список организован иерархическим (рис. 1).

Группы Отчетность ГРБС, РБС, ПБС и Пояснительная записка содержат формы согласно приказу Минфина России от 13.11.2008 N 128н в редакции приказа от 09.11.2009 N 115н, необходимые для подготовки отчетности главными распорядителями, распорядителями, получателями средств бюджетов.

В группу Отчетность при реорганизации (ликвидации) входят отчеты:

- форма 0503230, Баланс - Разделительный (ликвидационный) баланс главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф. 0503230);

- форма 0503230, Справка - Справка о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах (ф. 0503230).

В группу Сведения об исполнении судебных решений включен отчет Сведения об исполнении судебных решений по денежным обязательствам получателей средств федерального бюджета, форма 0521298 (утверждена приказом Минфина России от 07.07.2005 N 84н.

В группу Отчетность о расходах и численности работников государственных органов включена форма 14 Отчет о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации (приложение N 1 к приказу Минфина России от 03.07.2007 N 57н).

Следует отметить, что показатели всех отчетов могут быть консолидированы в программах "1С:Свод отчетов 8", "1С:Свод отчетов 7.7".

Журнал отчетов представлен в виде таблицы, в которой каждый экземпляр отчета - отдельная строка. По каждой строке указаны:

- код формы - код унифицированной формы по ОКУД;

- период отчета - период, за который составлен документ (экземпляр отчета);

- вид отчета - наименование вида отчета, в соответствии с которым создан документ (экземпляр отчета);

- учреждение - учреждение, данными которого заполняется экземпляр отчета;

- номер - порядковый номер документа в программе, устанавливается автоматически;

- состояние - текущий этап подготовки экземпляра отчета. Может принимать значения: Запланирован, Выполняется, Подготовлен, Утвержден;

- редакция - совокупность характеристик формы отчетности в соответствии с действующим нормативным актом;

- дата создания, дата изменения, сведения об авторе документа - дополнительная информация, заполняется автоматически.

На форме Регламентированная бюджетная отчетность также расположено несколько командных панелей, позволяющих пользователю совершать определенные действия в процессе работы с отчетностью.

Порядок подготовки регламентированного отчета

Подготовка регламентированного отчета предполагает следующие этапы:

- автозаполнение или ручной ввод и корректировка показателей отчета;

- формирование отчета за несколько сеансов (итераций) с сохранением промежуточных результатов;

- проверка взаимоувязки показателей отчета (внутриформенный и межформенный контроль);

- проверка комплектности отчета - все ли требуемые формы имеют статус Подготовлен;

- печать отчета и выгрузка данных отчета в файл для последующей консолидации.

Внимание! Перед составлением отчета за новый период необходимо получить последнее обновление типовой конфигурации и обновить комплект регламентированных отчетов.

Заполнение формы экземпляра отчета

Для создания нового экземпляра отчета необходимо выбрать вид отчета в правой части формы Регламентированная бюджетная отчетность и нажать кнопку Создать новый отчет на командной панели списка видов отчетов.

Форма отчета зависит от вида отчета, тем не менее, все формы имеют общие кнопки и реквизиты.

На форме универсального регламентированного отчета расположено несколько командных панелей, одна из них - Панель параметров отчета (скрыть/открыть панель можно при помощи кнопки Параметры верхней командной панели формы отчета).

Для каждого экземпляра отчета необходимо заполнить реквизиты на закладке Основные панели настройки (рис. 2).

"Рис. 2"

Каждый экземпляр отчета представляет собой документ, который вводится в программу на определенную дату и имеет уникальный номер.

В верхней части закладки Основные указывается дата составления экземпляра отчета (автоматически устанавливается рабочая дата), номер документа - экземпляра отчета устанавливается автоматически.

В группе Основные реквизиты следует указать учреждение, от имени которого заполняется текущий экземпляр отчета, и период, за который составляется данный экземпляр отчета.

Эти данные можно указать и непосредственно в таблице отчета.

При указании периода отчета (даты, по состоянию на которую составляется отчет) для отчета будут применены бланк, правило обработки и правило проверки, соответствующие указанному периоду (отражаются на закладке Настройка панели настройки параметров отчета, рис. 3).

"Рис. 3"

На закладке Реквизиты указываются дополнительные реквизиты, предусмотренные для конкретной формы.

После заполнения реквизитов экземпляра отчета можно выбрать режим формирования отчета: автоматическое заполнение типовой формы по данным бухгалтерского учета или заполнение бланка вручную.

В рабочей области формы отчета расположен бланк отчета - таблица для ввода данных.

Синим цветом отображаются поля, в которые вводится нормативно-справочная информация об отчете: учреждение, отчетный период, единица измерения и др. Желтым цветом выделяются поля, в которые можно вводить информацию. Зеленым цветом выделяются вычисляемые поля, которые недоступны для редактирования и отображают информацию, вычисляемую на основании значений других полей.

Ручной ввод данных

Подготовка отчета путем ручного ввода данных похожа на ручное заполнение типографского бланка отчетной формы. Задав основные реквизиты настройки параметров отчета, следует ввести данные в ячейки, окрашенные желтым цветом. Значения показателей в ячейках зеленого цвета будут рассчитаны автоматически.

Отчет может содержать как простые показатели, так и многострочные таблицы.

Таблицы характеризуются тем, что могут содержать практически неограниченное количество строк и, как правило, имеют дополнительные аналитические признаки, которые отличают одну строку от другой. Такими признаками могут быть, например, КБК, счет учета, КОСГУ и др.

Новые строки в многострочную таблицу можно добавить при помощи кнопки Добавить строку командной панели Раскрытия строк отчета.

Автозаполнение

Задав реквизиты настройки параметров отчета, следует нажать кнопку Заполнить верхней командной панели формы отчета.

При автозаполнении автоматически заполняются все или большинство показателей, предусмотренных типовой формой.

Автоматическое заполнение предусмотрено для тех форм, информацию для которых можно однозначно получить на основе анализа остатков и оборотов по балансовым и забалансовым счетам. При этом для каждой формы используется свой алгоритм интерпретации данных бухгалтерского учета.

Автоматически заполненный отчет можно откорректировать вручную.

Внимание! Данные следует вводить в рублях (рублях с копейками), если иное не задано для конкретного отчета. Округление в соответствии с заданными единицами измерения (масштабом) и точностью будет выполнено автоматически при нажатии на кнопку Пересчитать (рис. 3).

После заполнения показателей следует воспользоваться кнопками нижней командной панели формы отчета. Заполненный отчет или промежуточные данные следует записать (кнопка Записать, форма отчета при этом не закроется).

Заполненный полностью отчет можно проверить.

Проверка согласования показателей отчетов

Комплект бюджетной отчетности включает правила проверки показателей отчетов - набор внутрифирменных и межформенных контрольных соотношений.

Для проверки данные отчетов должны быть предварительно сохранены (кнопка Записать в форме отчета).

Для проверки правильности составления отдельного экземпляра отчета следует воспользоваться кнопкой Проверить верхней командной панели формы этого отчета.

Нажав на кнопку, следует выбрать вариант проверки "Внутриформенный контроль" или "Полный межформенный контроль".

Результат проверки будет выведен в окно служебных сообщений, а также при наличии ошибок будет сформирован протокол, в котором предусмотрен не только вывод сообщений об ошибках, а при необходимости и формирование списка всех контрольных соотношений, используемых при проверке формы.

Сформированный протокол можно распечатать (Файл -> Печать).

При обнаружении расхождений следует внести необходимые изменения в экземпляр отчета, сохранить отчет и заново сформировать протокол.

Для проверки согласования показателей сразу по нескольким экземплярам отчетов необходимо выделить в Журнале отчетов экземпляры отчетов для проверки и нажать кнопку Проверить на командной панели Журнала отчета.

Подготовка отчетности в электронном виде

Предусмотрена выгрузка отчетов в форматах, применяемых для:

- загрузки в программу "1С:Свод отчетов 8";

- загрузки в программу "1С:Свод отчетов 7.7" (Свод отчетов ПРОФ);

- передачи в электронном виде отчетности главных распорядителей средств федерального бюджета, представляемой в Федеральное казначейство.

Механизм выгрузки отчетов допускает подключение дополнительных обработок.

Для выгрузки отчетности в электронном виде применяется документ Пакет выгрузки отчетности.

Документ Пакет выгрузки отчетности хранится в Журнале выгрузки, который расположен на закладке Журнал выгрузки формы Бюджетная отчетность.

Для выгрузки доступны только отчеты, имеющие статус Подготовлен или Утвержден.

Левая часть формы содержит элементы, управляющие отбором списка документов, подготовленных к выгрузке.

Обязательным к заполнению является реквизит Формат, который определяет настройки выгрузки отчетности.

Чтобы сформировать файлы выгрузки, необходимо отметить в списке документы, которые должны войти в состав выгрузки, и нажать кнопку Выгрузить данные.

После формирования файлов отчетности в журнале выгрузки появится документ Пакет выгрузки отчетности, отражающий факт произведенной выгрузки.

Если при выгрузке была установлена настройка Сохранять файлы в информационной базе, то к пакету выгрузки будут прикреплены файлы отчетности, просмотреть которые можно нажатием на кнопку Файлы.

"БУХ.1С", N 2, февраль 2010 г.