Раздел 1. Организация бухгалтерской работы и документооборот

1.5.1. Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими записями также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка.

Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

1.5.2. Если необходимо по принятым документам осуществить перевод денежных средств с корреспондентских счетов, открытых в подразделениях расчетной сети Банка России или в других кредитных организациях, то операции совершаются в порядке, установленном нормативными актами Банка России.

Оплата расчетных и кассовых документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы "овердрафта", определенной договором.

1.5.3. Утром следующего рабочего дня документы передаются работнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в этот же день эти расчетные документы с описью передаются в подразделение расчетной сети Банка России или другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Реестры помещаются в документы текущего дня.

При наличии возможности оплаты документов с корреспондентских счетов операции, указанные в настоящем пункте, могут проводиться текущим днем. Эти документы в реестры принятых документов не включаются.

1.5.4. Выписки из корреспондентских счетов кредитные организации должны получать из подразделений расчетной сети Банка России, других кредитных организаций не позднее чем на следующий день до начала рабочего дня кредитной организации. Полученные выписки разрабатываются и операции, отраженные в них, включаются в баланс кредитной организации днем их проводки по корреспондентскому счету. Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится на основании расчетных документов, послуживших основанием для совершения этих операций (если иное не предусмотрено в договоре с клиентом). В тех случаях, когда поступившие суммы не могут быть проведены по счетам клиентов, они отражаются на счетах по учету средств клиентов по незавершенным расчетным операциям при осуществлении расчетов через подразделения расчетной сети Банка России с последующим отнесением на счета клиентов либо на счета до выяснения.

Выписки по внебалансовым счетам по учету расчетов с Банком России по обязательным резервам кредитные организации получают в порядке, установленном для получения выписок из лицевых счетов по корреспондентским счетам.

Средства, зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, кредитная организация отражает или по счету учета сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, или на счета получателей средств. Порядок использования получателями средств, зачисленных без соответствующих оправдательных документов, определяет кредитная организация по согласованию с клиентом.

Кредитная организация принимает оперативные меры к зачислению средств по назначению.

Если в течение 5 рабочих дней не выяснены владельцы средств, то суммы, зачисленные на счет по учету сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, откредитовываются в подразделение расчетной сети Банка России, в кредитные организации по месту ведения корреспондентских счетов.

Во взаимоотношениях с банками-нерезидентами документооборот регулируется договорами, заключаемыми с ними.

1.5.5. Выполнение требований, изложенных в подпунктах 1.5.2 - 1.5.4, осуществляется в соответствии с договорами банковского счета и (или) об установлении корреспондентских отношений.

1.5.6. Прием расчетных документов на бумажных носителях осуществляется бухгалтерским работником, который оформляет расчетные документы в соответствии с нормативными актами Банка России, регулирующими безналичные расчеты.

1.5.7. При подписании документов фамилия подписавшего работника кредитной организации должна быть обозначена разборчиво (штампами) с указанием фамилии и инициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами.

1.5.8. В целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки в кредитной организации может разрабатываться по согласованию с клиентами график их обслуживания.

Физические лица - вкладчики обслуживаются в течение всего операционного дня, при возможности и позже.

1.5.9. Оплата документов со счетов клиентов при недостаточности средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований производится с соблюдением установленной законодательством Российской Федерации очередности.

1.5.10. Поручения клиентов на перечисление средств с их счетов могут представляться в кредитные организации в виде расчетных документов на бумажных носителях, подписанных собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенных оттиском печати клиента, а также в виде электронных платежных документов, передаваемых по каналам связи или иным образом (на магнитных, оптических носителях). Кредитная организация в договоре банковского счета определяет порядок приема электронных документов клиентов, их защиты, оформления и подтверждения в соответствии с нормативным актом Банка России о порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями. Порядок отражения в учете и помещения подтверждающих документов в документы дня определяется правилами документооборота, утвержденными кредитной организацией.

1.7.1. Представляемые клиентами расчетные документы на осуществление расчетов в безналичном порядке должны быть заполнены в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению безналичных расчетов.

Документы на получение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены в соответствии с нормативным актом Банка России о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации.

Для осуществления валютных операций клиентами представляются документы, предусмотренные соответствующими нормативными актами Банка России.

1.7.2. Клиент обязан указывать в тексте расчетных документов, а также на обороте денежных чеков назначение сумм платежа. Организации, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы, представляют в кредитные организации платежные поручения и денежные чеки без указания назначения сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя.

Денежные чеки и платежные поручения принимаются кредитной организацией в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки. В объявлениях на взнос наличными 0402001 (код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации) (далее - объявление на взнос наличными) должна быть указана дата фактического представления их в кредитную организацию.

Документы должны содержать четкое изложение сущности операции.

Каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе и каждый отдельный лист сводного документа, оформленного на бумажном носителе, например, сводного платежного поручения, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати и соответствовать заявленным образцам. Подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Объявления на взнос наличными подписываются вносителями. В сводном документе незаполненные части должны быть прочеркнуты.

1.7.3. При передаче распоряжений владельцев счетов в виде электронных платежных документов должно быть обеспечено использование в них аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей или иных средств, подтверждающих, что распоряжение составлено уполномоченным на это лицом.

1.7.4. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

1.7.5. При приеме распоряжений владельцев счетов в виде электронных платежных документов, а также при осуществлении межбанковских расчетов, внесение каких-либо исправлений в поступившие документы не допускается.

1.7.6. При приеме расчетных и кассовых документов на бумажных носителях ответственный исполнитель (бухгалтерский работник, контролирующий работник) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов, соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным кредитной организации образцам.

1.7.7. Убытки, возникшие вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, возлагаются на кредитную организацию или чекодателя в зависимости от того, по чьей вине они были причинены.

1.7.8. Жалобы на действия работников кредитной организации и другие письма по бухгалтерскому учету принимает от клиентов экспедиция (специально выделенные лица) кредитной организации или лично главный бухгалтер. Об этом порядке клиенты должны быть извещены соответствующим объявлением. Бухгалтерским работникам принимать такую корреспонденцию запрещается.

1.8.1. Контроль расходных кассовых операций, выполняемых бухгалтерскими работниками, осуществляется контролирующим работником, рабочее место которого размещается в непосредственной близости от кассы, за исключением случая, предусмотренного пунктом 2.6 Положения Банка России от 24 апреля 2008 года N 318-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации", зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 26 мая 2008 года N 11751, 23 марта 2010 года N 16687, 1 июня 2011 года N 20919 ("Вестник Банка России" от 6 июня 2008 года N 29-30, от 31 марта 2010 года N 18, от 16 июня 2011 года N 32) (далее - Положение Банка России N 318-П). Контролирующий работник ведет кассовый журнал по расходу 0401705 (код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации) (далее - кассовый журнал по расходу). Контроль расходных кассовых операций должен исключить возможность:

оплаты неправильно оформленных документов, оплаты денежных чеков с подписями и оттиском печати, не соответствующими заявленным образцам, и денежных чеков, выписанных из денежной чековой книжки, не принадлежащей данному клиенту;

внесения исправлений и дописок в расходные кассовые документы, а также заполнения данных документов с помарками и подчистками;

внесения необоснованных исправлении в кассовые журналы по расходу.

Поступление в кассу расходных кассовых документов, минуя соответствующих бухгалтерских и контролирующих работников кредитной организации, не допускается.

1.8.2. Направление расходных кассовых документов контролирующим работником в кассу для оплаты производится в соответствии с правилами документооборота, утвержденными кредитной организацией.

1.8.3. Кассовый журнал по расходу и кассовый журнал по приходу 0401704 (код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации) (далее - кассовый журнал по приходу) ведутся в порядке, установленном Указанием Банка России от 16 июля 2010 года N 2481-У "О порядке ведения и оформления кредитными организациями кассового журнала по приходу 0401704 и кассового журнала по расходу 0401705", зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 16 августа 2010 года N 18166 ("Вестник Банка России" от 25 августа 2010 года N 49) (далее - Указание Банка России N 2481-У).

1.8.4. Отдельные листы кассового журнала по расходу могут передаваться на обработку в составе учетно-операционной информации по мере их заполнения. При незначительном объеме операций на обработку в составе учетно-операционной информации передается кассовый журнал по расходу, оформленный в порядке, предусмотренном Указанием Банка России N 2481-У.

1.8.5. Кассовый журнал по расходу, оформленный на бумажном носителе, по завершении операционного дня направляется в сшив бухгалтерских документов, в который помещаются первичные учетные документы, за исключением кассовых документов, и мемориальные ордера (далее - бухгалтерские документы).

1.8.6. Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача клиентам экземпляров приходных кассовых документов и зачисление сумм наличных денежных средств на банковские счета, счета по учету вкладов физических лиц производились только после фактического поступления наличных денег в кассу. При этом документы, подтверждающие внесение наличных денежных средств во вклад, выдаются вкладчику - физическому лицу только после фактического поступления наличных денег в кассу.

При приеме наличных денег на основании объявления на взнос наличными бухгалтерский работник подписывает его, записывает в кассовом журнале по приходу сумму и реквизиты, предусмотренные кассовым журналом по приходу, и передает в кассу в соответствии с правилами документооборота, утвержденными кредитной организацией. После приема наличных денег в кассу объявление помещается в дело (сшив) с кассовыми документами, квитанция выдается вносителю наличных денег, ордер прилагается к выписке из соответствующего лицевого счета клиента или к расчетному документу (при перечислении денежных средств клиента для зачисления на банковский счет, открытый в филиале или в другой кредитной организации). Получив обратно из кассы ордер, бухгалтерский работник обязан проверить на ордере наличие подписи кассового работника, подтверждающей прием наличных денег, и ее соответствие имеющемуся образцу подписи кассового работника.

При приеме наличных денег на основании препроводительной ведомости к сумке 0402300 (код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации) (далее - препроводительная ведомость к сумке) бухгалтерский работник, получив из кассы препроводительную ведомость к сумке и накладную к сумке, проверяет подписи кассового и контролирующего работников кассового подразделения, подтверждающих сумму наличных денег после пересчета, и соответствие указанных подписей имеющимся образцам, записывает в кассовом журнале по приходу сумму и реквизиты, предусмотренные кассовым журналом по приходу, и передает в кассу препроводительную ведомость к сумке в соответствии с правилами документооборота, утвержденными кредитной организацией. После проведения проверки полноты поступления наличных денег препроводительная ведомость к сумке помещается в дело (сшив) с кассовыми документами, накладная к сумке прилагается к выписке из соответствующего лицевого счета клиента или к расчетному документу (при перечислении денежных средств клиента для зачисления на банковский счет, открытый в филиале или в другой кредитной организации).

При приеме наличных денег от работников кредитной организации, физических лиц - клиентов кредитной организации бухгалтерским работником осуществляется проверка и оформление приходного кассового ордера 0402008 (код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации) (далее - приходный кассовый ордер). Количество экземпляров приходного кассового ордера определяется кредитной организацией с учетом требований Положения Банка России N 318-П.

1.8.7. Принимать от клиентов неиспользованные денежные чеки по закрываемым банковским счетам имеет право только главный бухгалтер (его заместитель) или начальник отдела бухгалтерской службы, который одновременно должен погасить каждый принятый неиспользованный денежный чек путем вырезания из него части, предназначенной для подписи. После этого неиспользованные денежные чеки передаются соответствующему бухгалтерскому работнику, который помещает их в бухгалтерские документы дня на дату закрытия банковского счета.

1.8.8. Бухгалтерский работник принимает денежный чек от лица, указанного в денежном чеке. Прием денежного чека от лиц, не указанных в денежном чеке, не допускается.

1.8.9. Кассовые документы должны быть оформлены от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, с сохранением всех реквизитов бланка. Оформление кассовых документов от руки, в том числе проставление подписей, осуществляется ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Денежные чеки должны быть заполнены только от руки. Наименование владельца банковского счета, номер банковского счета, полное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации в объявлениях на взнос наличными и в денежных чеках могут обозначаться штампами.

1.8.10. На денежных чеках, расходных кассовых ордерах 0402009 (код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - расходный кассовый ордер) делаются отметки о предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя. Допускается заполнение реквизитов предъявленных документов самими получателями, причем бухгалтерский работник кредитной организации после проверки предъявленного получателем паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя, проверяет правильность заполнения реквизитов этого документа. Правильность отметки о паспорте или ином документе, удостоверяющем личность получателя, заверяется подписью бухгалтерского работника на денежном чеке или расходном кассовом ордере.

1.8.11. Кредитная организация утверждает правила документооборота по выдаче (продаже) денежных чековых книжек клиентам. Выдаваемые денежные чековые книжки, оформленные бухгалтерским работником кредитной организации, должны содержать штамп кредитной организации, выдающей денежные чековые книжки, с указанием на каждом денежном чеке номера банковского счета клиента, с которого будут выдаваться наличные денежные средства по денежному чеку. Выданные (проданные) за день денежные чековые книжки списываются с внебалансового счета по их учету на основании мемориального ордера, составленного бухгалтерским работником.

Бланки, разные ценности и документы выдаются из кассы по мемориальным ордерам, переданным в кассу в соответствии с порядком, утвержденным кредитной организацией. На мемориальных ордерах проставляется подпись работника кредитной организации - получателя бланков, ценностей и документов.

1.9.1. Документы, являющиеся основанием для совершения операций по начислению (удержанию) и перечислению налогов, оформляются также с учетом требований Министерства финансов Российской Федерации и Федеральной налоговой службы.

1.9.2. Операции по счетам клиентов проводятся на основании принятых к исполнению расчетных и кассовых документов клиентов.

Операции, совершаемые без документов клиентов кредитной организации, оформляются документами, составляемыми кредитной организацией согласно требованиям настоящих Правил и иных нормативных актов Банка России по отдельным операциям на бланках действующих форм.

1.9.3. В кассовых ордерах и мемориальных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью.

1.9.4. Если в первичных учетных документах, которыми оформлена подлежащая отражению в учете операция, отсутствует корреспонденция счетов бухгалтерского учета, то бухгалтерская запись оформляется мемориальным ордером в соответствии с Указанием Банка России от 29 декабря 2008 года N 2161-У "О порядке составления и оформления мемориального ордера", зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 2 февраля 2009 года N 13232 ("Вестник Банка России" от 9 февраля 2009 года N 8) (далее - Указание N 2161-У).

1.9.5. Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен содержать следующие реквизиты:

обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись; в необходимых случаях и другие реквизиты;

дату бухгалтерской записи;

подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - также подпись контролирующего работника.

Расчетные документы по операциям, связанным с перечислением (зачислением) средств кредитной организацией клиентам, другим организациям, взысканием средств со счетов клиентов, составляются в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению безналичных расчетов.

1.9.6. Счета, операции по которым должны проводиться с дополнительной подписью контролирующего работника, приведены в приложении 5 к настоящим Правилам.

1.9.7. Утратил силу с 1 января 2010 г.

1.9.8. Проверка наличия на расчетных и кассовых документах соответствующих подписей работников кредитной организации, уполномоченных осуществлять те или иные операции, возлагается на работников, занятых передачей документов (информации) на обработку. В кредитных организациях, учет которых ведется на ЭВМ, эта проверка возлагается на старшего по должности работника приказом руководителя кредитной организации. Для выполнения указанной проверки составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц кредитной организации. Перечни, а также образцы подписей работников кредитной организации, выполняющих контрольные функции, должны находиться у работников, осуществляющих указанный контроль.

1.9.9. Право подписания расчетных и кассовых документов, предоставляемое работникам, оформляется распоряжением руководителя кредитной организации.

Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетных и кассовых документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководители и главные бухгалтеры кредитных организаций или по их поручению доверенные лица.

Предоставление права контрольной (первой) подписи тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функций ответственного исполнителя по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются документы по операциям, выполняемым другими работниками.

Главный бухгалтер кредитной организации обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданы под расписку в кассу, бухгалтерским и контролирующим работникам. Главный бухгалтер обязан следить за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются работники кредитной организации в своей работе.

Один комплект образцов подписей должностных лиц кредитной организации хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетных и кассовых документах.

Для проверки соответствия подписей правомочных должностных лиц кредитной организации на принимаемых к исполнению расчетных и кассовых документах утвержденным образцам, работники должны иметь образцы их подписей.

Контролирующие работники должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников кредитной организации, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентами. Этим работникам запрещается пользоваться тем же экземпляром карточек с образцами подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников кредитной организации, которыми пользуются бухгалтерские работники.

1.9.10. В карточках с образцами подписей и оттиска печати клиентов у исполнителей и контролирующих работников подлежат регистрации номера выданных данным клиентам денежных чеков для проверки номеров чеков, предъявляемых к оплате.