Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 5 декабря 2011 г. N 03-03-06/1/802 Об учете в целях налогообложения прибыли сумм возмещения организацией расходов сотрудников по оплате коммунальных платежей за жилые помещения, арендованные для их проживания в период командировки

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 5 декабря 2011 г. N 03-03-06/1/802

Вопрос: В ряде случаев, например, при длительных командировках за пределы Российской Федерации, в стране командирования экономически невыгодно пользоваться услугами гостиниц и отелей. В таких случаях работники ОАО арендуют квартиры, заключая договоры со специализированными компаниями.

При этом в стоимость аренды жилого помещения не включаются коммунальные услуги (электроэнергия, газ, вода). Данные услуги, согласно заключенным договорам, оплачиваются на основании отдельных квитанций на конкретный вид услуг, выставляемых коммунальными компаниями и передаваемых арендодателем арендатору (работнику).

В связи с изложенным, просим Вас разъяснить, уменьшают ли налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль, а также освобождаются ли от обложения НДФЛ суммы возмещаемых работникам расходов по оплате коммунальных платежей в жилье, арендованном для проживания в период командировки?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета сумм возмещения организацией расходов сотрудников по оплате коммунальных платежей за жилые помещения, арендованные для их проживания в период командировки, и сообщает следующее.

В части налога на прибыль организаций.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ в целях главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ предусмотрено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Таким образом, возмещение сотрудникам расходов по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение на период командировки может учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии его соответствия положениям статьи 252 НК РФ.

В части налога на доходы физических лиц.

Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абзаце десятом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.

Суммы возмещения организацией расходов работников по оплате коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных для их проживания в период командировки, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, поскольку такие расходы включаются в состав расходов по найму жилого помещения, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие осуществление расходов по оплате коммунальных платежей за период нахождения сотрудников организации в командировке.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин