Приложение. Положение об архиве Федеральной службы по надзору в сфере транспорта

Приложение
к приказу Федеральной службы
по надзору в сфере транспорта
от 17 января 2012 г. N АК-8фс

Положение
об архиве Федеральной службы по надзору в сфере транспорта

1. Общие положения

1.1. Документы Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством (далее - Росархив), хранятся в Ространснадзоре.

1.2. Ространснадзор:

обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности;

обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Ространснадзора.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Ространснадзора несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Ространснадзоре для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Ространснадзор обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Архив Ространснадзора (далее - Архив) входит в состав отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления.

1.5. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Ространснадзора, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ) и настоящим Положением.

1.6. Положение об Архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем Ространснадзора (далее - Руководитель) по согласованию с ГА РФ.

1.7. Архив работает по плану, утвержденному Руководителем, и отчитывается перед ним.

1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет Руководитель. Персональную ответственность за сохранность, упорядочение, учет и использование документов, хранящихся в Архиве Ространснадзора, за соблюдением установленного порядка уничтожения документов и сдачи их на государственное хранение несет работник отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления, ответственный за работу Архива.

При смене ответственного работника для передачи документов создается комиссия, в акте которой отражаются данные о составе и содержании документов, хранящихся в Архиве.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива осуществляет ГА РФ.

2. Состав документов Архива

В Архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством Ространснадзора документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Ространснадзору;

2.4. личные фонды ведущих работников Ространснадзора, поступившие в Архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам Архива.

3. Задачи и функции Архива

3.1. Основными задачами Архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Ространснадзора.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Ространснадзора, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее - ЭПК ГА РФ) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после приема дел в Архив, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Ространснадзора (далее - ЦЭК) и ЭПК ГА РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверки наличия дел в Архиве;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ;

3.2.6. организует использование документов:

информирует руководство и работников Ространснадзора о составе и содержании документов Архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении Архива;

оказывает помощь структурным подразделениям Ространснадзора в исполнении запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;

в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе ЦЭК;

3.2.8. составляет Сводную номенклатуру дел Ространснадзора, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива и отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан;

3.2.10. ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права Архива

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;

4.2. запрашивать у структурных подразделений сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций;

4.3. привлекать в необходимых случаях работников Ространснадзора в качестве консультантов и экспертов;

4.4. подготавливать Руководителю материалы по вопросам, входящим в компетенцию Архива, для рекомендаций и указаний структурным подразделениям центрального аппарата Ространснадзора, а также территориальным управлениям;

4.5. требовать от руководителей структурных подразделений Ространснадзора поиска недостающих документов, подлежащих сдаче в ГА РФ, и представления письменного объяснения в случае их утраты.

5. Ответственность заведующего Архива

Ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и обязанностей несет сотрудник отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления Ространснадзора, ответственный за архив. Обязанности и ответственность работников Архива Ространснадзора определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

СОГЛАСОВАНО