Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 4 июля 2012 г. N 03-04-06/6-204 О налогообложении сумм возмещения организацией расходов сотрудников по оплате жилого помещения в месте командирования

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 4 июля 2012 г. N 03-04-06/6-204

Вопрос: ОАО утвердило "Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, предоставления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах". Данным Положением установлены предельные размеры по расходам по найму жилого помещения, а также уточнено, что руководитель имеет право возместить работникам расходы, связанные с наймом жилого помещения в размере фактических расходов, подтверждённые соответствующими документами и превышающие установленный размер, по письменному заявлению работника с указанием причин перерасхода.

Включаются ли в доход работников суммы, оплаченные сверх установленного Положением ограничения расходов по найму жилья, а также облагаются ли данные суммы НДФЛ, страховыми взносами и уменьшают ли данные расходы налогооблагаемую базу по налогу на прибыль?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ОАО по вопросу налогообложения сумм возмещения организацией расходов сотрудников по оплате жилого помещения в месте командирования и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

1. Налог на доходы физических лиц

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Абзацем десятым данного пункта предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, при наличии письменного заявления работника с указанием причин перерасхода и решения работодателя о возмещении работнику расходов по найму жилого помещения во время нахождения в командировке в размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте, от обложения налогом на доходы физических лиц освобождаются суммы фактически возмещенных организацией документально подтвержденных расходов работника по найму жилого помещения в месте командирования.

2. Налог на прибыль организаций

Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (статья 168 Трудового кодекса). Данная норма также закреплена в пункте 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса предусмотрено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в размере фактических расходов.

3. Страховые взносы

Учитывая положения статьи 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Российской Федерации" и пункта 3 Указа Президента Российской Федерации от 21.05.2012 N 636 "О структуре федеральных органов исполнительной власти" по вопросам уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды следует обращаться в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин