Приказ ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в г. Москве" от 1 июня 2011 г. N 155 "Об информатизации ФБУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве"

В целях дальнейшего совершенствования информационно-аналитического обеспечения деятельности ФБУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве" (далее - Центр) и его филиалов, согласно приказу Роспотребнадзора от 16.05.2011 г. N 490 и Концепции информатизации Роспотребнадзора на 2010-2011 годы и на период до 2013 года, приказываю:

1. Руководителям структурных подразделений и главным врачам филиалов приступить к поэтапному переходу на электронный документооборот, для чего:

1.1. Перейти с 01 июля 2011 г. на электронный документооборот при отправке документов из Центра в филиалы посредством использования электронной почты и размещения их на Информационном портале (по адресу: http://research/Pages/Default.aspx).

Прекратить практику дополнительного доведения документов на бумажном носителе (курьером или факсом), вслед за направлением их по электронной почте. Исключение - направление установленных отчетных форм, документов, касающихся финансовых вопросов и в других исключительных случаях.

1.2. Организовать отправку официальных документов Центром по электронной почте исключительно с использованием официального электронного почтового ящика делопроизводителями канцелярии Центра, а в филиалах - получение документов секретарями главных врачей или другими ответственными лицами.

1.3. Возложить ответственность за организацию приема и отправки документов по электронной почте, их регистрацию и доведение до исполнителей в Центре на заведующего отдела планирования и организации деятельности В.Ю. Филиппова.

1.4. Запретить отправку официальных писем по электронной почте с индивидуальных почтовых ящиков с целью обеспечения централизованной регистрации входящих (исходящих) документов и организации контроля исполнения поручений.

Исключение - направление (получение) по электронной почте документов структурными подразделениями с децентрализованным делопроизводством (приказ от 21.02.2011 г. N 24 "Об организации смешанного делопроизводства").

1.5. Возложить ответственность за своевременное получение документов, размешенных в официальных почтовых ящиках и на Информационном портале (далее - "Портал"), руководителей структурных подразделений Центра и главных врачей филиалов.

2. Заведующему отделом мобилизационной подготовки и работы в условиях ЧС В.В. Скобелеву организовать работу по приему электронной почты в Центре (Графский переулок) во внерабочее время ежедневно и круглосуточно, в том числе в входные и праздничные дни.

3. Заведующему отделом планирования и организации деятельности В.Ю. Филиппову обеспечить единый порядок системы электронного документооборота посредством использования электронной почты и Портала", для чего:

3.1. Переиздать Инструкцию по делопроизводству Центра согласно нижеизложенному порядку данного этапа перехода на электронный документооборот.

3.2. Осуществлять доведение информации до всех руководителей структурных подразделений Центра в электронном виде через специальный раздел "Портала" - "Извещение".

3.3. В порядке исключения сохранить на данном этапе перехода на электронный документооборот Центра бумажный документооборот с использованием служебных записок. В остальных случаях доведение информации посредством бумажного носителя проводить лишь в исключительных случаях, обусловленных важностью документа или срочностью исполнения поручений (доведение под роспись).

3.4. Распечатывать и представлять полученные по электронной почте документы для визирования Главному врачу (его заместителям). Размещать после визирования электронную версию документа в папке "Извещения" Информационного портала.

Отправку документов по электронной почте осуществлять только после подписания его бумажного варианта.

3.5. Отслеживать вновь размещенные документы, относящиеся к деятельности Центра, на официальных сайтах Министерства здравоохранения и социального развития РФ, Роспотребнадзора и ФГУЗ "Федерального Центра гигиены и эпидемиологии".

Распечатывать указанные документы и представлять для ознакомления Главному врачу Центра.

3.6. Проводить поэтапный перевод документов архива Центра в электронную версию на договорной основе.

3.7. Обеспечить максимальную открытость доступа к сведениям о порядке оказания государственных и возмездных услуг, своевременную актуализацию информации о деятельности Центра, размещенной на официальном сайте (http://www.mossanexpert.ru) в сети Интернет.

3.8. Осуществлять контроль создания, содержания, развития и информационного наполнения сайтов филиалов Центра в сети Интернет.

3.9. Продолжить совершенствование автоматизированного учета выполнения поручений руководителями структурных подразделений Центра и главными врачами филиалов с использованием специальной страницы Информационного портала "Контроль исполнения поручений".

3.10. Принимать меры к своевременной актуализации электронной системы сбора, накопления, консолидации и анализа установленных государственных, отраслевых и внутренних отчетных форм.

3.11. Представить в срок до 15.06.11 г. проект письма в адрес Руководителя Роспотребнадзора по городу Москве с просьбой дать указания начальникам отделов Управления о своевременном удалении старых и дублирующих копий документов из индивидуальных папок "Обмена" файл-сервера.

4. Главному бухгалтеру О.В. Еркаевой, начальнику отдела организации размещения государственных заказов И.Н. Бабкину, заведующему отделом планирования и организации деятельности В.Ю. Филиппову использовать защищенный электронный обмен информацией с органами и организациями Роспотребнадзора, казначейством и другими федеральными органами исполнительной власти с использованием электронной подписи Главного врача Центра.

5. Начальнику планово-экономического отдела Г.Г. Скородумовой и главному бухгалтеру О.В. Еркаевой (в срок по готовности) представить в отдел планирования и организации деятельности для размещения на официальном сайте Центра информационный материал по методике определения размеров платы за оказание необходимых и обязательных государственных услуг (постановление Правительства РФ от 06.05.2011 г. N 352).

6. Заместителям главного врача Центра и главным врачам филиалов при визировании документов указывать ответственных исполнителей и перечислять поручения по выполнению содержащихся в них требований.

7. Руководителям структурных подразделений Центра:

7.1. Использовать "Обмен" для оперативного обмена информацией руководителями структурных подразделений и сотрудниками Центра.

Для работы с документами копировать их из "Обмена" на свой компьютер. Работать с документами непосредственно в "Обмене" запрещается.

7.2. Для обеспечения устойчивой работы "Обмена" организовать еженедельное удаление лишних файлов из папок пользователей. Не допускать наличие в папках "Обмена" дублирующих копий документов.

7.3. При необходимости отправки документов по электронной почте представлять их в канцелярию Центра с оформленными реквизитами и с указанием адреса электронной почты получателя, подписанных Главным врачом (его заместителями) на бумажном и электронном носителях. Для передачи в канцелярию Центра электронной версии документа использовать портфель "Электронная почта" в "Обмене".

7.4. Обеспечить своевременную актуализацию информации, размещенной в соответствующем разделе официального сайта Центра (http://www.mossanexpert.ru) в сети Интернет, посвященном порядку осуществления профильной деятельности структурного подразделения Центра.

Необходимые изменения в содержании информации официального сайта вносить путем представления материалов заведующему отделом планирования и организации деятельности Центра.

7.5. Для отправки по электронной почте представлять в отдел планирования и организации деятельности проекты рекламных писем с адресами потенциальных потребителей, составленных по результатам анализа деятельности за полугодие и год. Сроки представления - ежегодно до 01.02. и 01.08.

8. Главному врачу филиала Центра ФБУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве" в ЦАО О.А. Груздевой, в срок до 30.07.2011 г. завершить пробную эксплуатацию АИС "Делопроизводство филиала" и представить начальнику отдела компьютерных технологий Центра М.М. Гилельсу предложения по ее оптимизации.

9. Главным врачам филиалов:

9.1. Отправлять на почтовый ящик Центра (Графский переулок) подтверждение о получении по электронной почте каждого документа, высланного им, с указанием даты и времени его получения.

9.2. Внедрить в повседневную деятельность всех филиалов АИС "Делопроизводство филиала" в срок до 20.12.2011 г.

9.3. Завершить создание сайтов филиалов Центра в сети Интернет в срок до 20.12.2011 г.

10. Начальнику отдела компьютерных технологий М.М. Гилельсу оказывать методическую помощь филиалам Центра по внедрению в эксплуатацию АИС "Делопроизводство филиала".

11. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Главный врач

А.В. Иваненко