Приложение 14. Положение о работе с персональными данными сотрудников

Приложение 14
к приказу Управления Федеральной
службы государственной регистрации,
кадастра и картографии по г. Москве
от 25 мая 2012 г. N 227

Положение
о работе с персональными данными сотрудников

1. Общие положения

Положение о работе с персональными данными сотрудников Управления, разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, действующим законодательством и нормативными актами. Настоящее Положение определяет порядок работы (получения, обработки, использования, хранения и т.д.) с персональными данными сотрудников и гарантии конфиденциальности сведений о сотруднике предоставленных работодателю.

2. Получение и обработка персональных данных сотрудников

Персональные данные сотрудника работодатель получает непосредственно от сотрудника. Работодатель вправе получать персональные данные сотрудника от третьих лиц только при наличии письменного согласия сотрудника. При поступлении на работу сотрудник заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе: пол; дату рождения; семейное положение; отношение к воинской обязанности; место жительства и домашний телефон; образование, специальность; предыдущее (предыдущие) место (места) работы; заболевания, затрудняющие выполнение сотрудником трудовых функций; иные сведения, с которыми сотрудник считает нужным ознакомить работодателя. В анкету вклеивается фотография сотрудника. Работодатель не вправе требовать от сотрудника предоставления информации о политических и религиозных убеждениях и о частной жизни сотрудника. Сотрудник предоставляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные сотрудником, с имеющимися у сотрудника документами. При изменении персональных данных сотрудник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней. По мере необходимости работодатель истребует у сотрудника дополнительные сведения. Сотрудник представляет необходимые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений. Анкета сотрудника хранится в личном деле работника (далее - личное дело). В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным сотрудника. Ведение личных дел возложено на отдел кадров, ответственный за ведение личных дел - начальник отдела кадров.

3. Хранение персональных данных сотрудника

Личные дела хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела находятся в отделе кадров в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела сдаются в отдел кадров. Персональные данные сотрудников могут также храниться в электронном виде на локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные сотрудников, обеспечивается 2-ступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются начальником отдела информационных систем государственных реестров и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным сотрудников. Изменение паролей начальником отдела информационных систем государственных реестров не реже 1 раза в 2 месяца. Доступ к персональным данным сотрудника имеют Руководитель Управления, заместители руководителя Управления, главный бухгалтер, а также непосредственный руководитель сотрудника, специалисты отдела кадров и бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Доступ специалистов других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения Руководителя Управления или его заместителя. При переводе сотрудника в другой отдел его личное дело может быть передано начальнику того отдела, в который он переводится. Копировать и делать выписки персональных данных сотрудника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения начальника отдела кадров.

4. Использование персональных данных сотрудников

Персональные данные сотрудника используются для целей, связанных с выполнением сотрудником трудовых функций. Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения сотрудника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска, установления размера заработной платы. На основании персональных данных сотрудника решается вопрос о его допуске к информации, составляющей служебную тайну. При принятии решений, затрагивающих интересы сотрудника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных сотрудника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Работодатель также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы сотрудника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных сотрудника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает сотруднику представить письменные разъяснения.

5. Передача персональных данных сотрудников

Информация, относящаяся к персональным данным сотрудника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом. Работодатель не вправе предоставлять персональные данные сотрудника третьей стороне без письменного согласия сотрудника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью сотрудника, а также в случаях, установленных федеральным законом. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных сотрудника, либо отсутствует письменное согласие сотрудника на предоставление его персональных сведений, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных. Персональные данные сотрудника могут быть переданы представителям сотрудника в порядке, установленном Трудовым кодексом, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций. Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных сотрудников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим положением на получение информации, относящейся к персональным данным сотрудника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления подшивается в личное дело сотрудника.

6. Гарантии конфиденциальности персональных данных сотрудников

Информация, относящаяся к персональным данным сотрудника, является служебной тайной и охраняется законом. Сотрудник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, их обработке, использовании и хранении. В случае разглашения персональных данных работника без его согласия работник вправе требовать от работодателя разъяснений.