Указание Минсельхоза РФ от 1 декабря 2003 г. N 61 "О нарушениях, допускаемых при подготовке документов"

Инструкцией по делопроизводству в аппарате Минсельхоза России, утвержденной приказом от 22.05.2002 г. N 509 (в дальнейшем Инструкция), установлен единый порядок подготовки документов в Министерстве и определены принципы работы с ними.

Однако, при подготовке распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов заседаний коллегии), а также протоколов совещаний, проводимых Министром и его заместителями, исполнителями не обеспечивается тщательная их проработка и систематически нарушаются требования, определенные вышеназванной Инструкцией.

Оформленные с нарушением установленных требований документы нередко подписываются у руководства Министерства напрямую, минуя Депгосслужбу. В таких документах допускаются прямые поручения в адрес подведомственных организаций, органов управления АПК регионов и т.д., что является нарушением действующего законодательства.

На подпись представляются документы с визами на нескольких экземплярах, что является прямым нарушением требований к документам, направляемым впоследствии на государственное хранение. Визы не расшифровываются, отсутствуют даты визирования, не указаны исполнители и т.д.

Нарушается установленный порядок визирования - одно подразделение - одна виза руководителя структурного подразделения или уполномоченного на то заместителя руководителя.

Продолжается практика необоснованного сбора виз, на что уходит неоправданно много времени, в результате документы готовятся неделями. Например, в октябре с.г. на подпись был представлен приказ о балансовой комиссии Депнауки, имеющий 19 виз.

В целях наведения должного порядка в делопроизводстве и улучшения принципов работы с распорядительными документами обязываю:

1. Руководителей структурных подразделений обеспечить неукоснительное выполнение требований Инструкции по делопроизводству в аппарате Минсельхоза России.

2. Депгосслужбе:

не принимать на подпись и не регистрировать документы, оформленные с нарушением Инструкции;

установить практику предварительных консультаций исполнителей при подготовке ими документов;

в недельный срок подготовить инструктивное письмо, разъясняющее положения Инструкции, касающиеся оформления распорядительных документов.

3. Депправу, структурным подразделениям обеспечить строгое соответствие поручений, сформулированных в распорядительных документах, действующему законодательству.

4. Контроль за выполнением настоящего указания возложить на руководителя Депгосслужбы А.И. Венедюхина.

Министр

А.В. Гордеев