Приказ Федерального агентства по науке и инновациям от 28 октября 2009 г. N 255 "О Центральном архиве Федерального агентства по науке и инновациям"

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и с целью обеспечения упорядочения работы с архивными документами приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Центральном архиве Федерального агентства по науке и инновациям.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя федерального агентства Клименко А.В.

Исполняющий обязанности руководителя

А. Клименко

Положение
о Центральном архиве Федерального агентства по науке и инновациям
(утв. приказом Федерального агентства по науке и инновациям от 28 октября 2009 г. N 255)

1. Общие положения

1.1. Документы Роснауки, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются федеральной собственностью и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации.

До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных законодательством Российской Федерации, хранятся в Роснауке.

1.2. Роснаука обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности.

В соответствии с установленными правилами Роснаука обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств Роснауки.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Роснауки несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Роснауке для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создается Центральный архив.

1.4. В своей работе Центральный архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативными правовыми актами уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, иными нормативными правовыми актами и настоящим Положением.

1.5. Центральный архив Роснауки обеспечивается необходимым помещением и оборудованием.

1.6. Функции ведения Центрального архива возлагаются на отдел организационного обеспечения деятельности агентства Управления делами.

1.7. Положение о Центральном архиве Роснауки разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается с Федеральным архивным агентством и утверждается руководством агентства.

1.8. Центральный архив Роснауки работает по планам, утвержденным начальником Управления делами, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.9. Контроль за деятельностью Центрального архива Роснауки осуществляет начальник отдела организационного обеспечения деятельности агентства Управления делами.

1.10. Центральный архив Роснауки осуществляет взаимодействие с Федеральным архивным агентством и Государственным архивом Российской Федерации.

2. Состав документов

Центральный архив хранит:

2.1. Документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Роснауки, законченные делопроизводством, постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности и документы по личному составу.

2.2. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Основные задачи и функции

3.1. Основными задачами Центрального архива Роснауки являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Центральном архиве Роснауки.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов архивного фонда Роснауки на постоянное хранение с соблюдением установленных требований.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием дел при ведении делопроизводства в Роснауке.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Центральный архив Роснауки осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает документы структурных подразделений Роснауки, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством, не позднее, чем через 3 года после завершения их делопроизводства.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом Российской Федерации графики представления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации и передачи документов Центрального архива Роснауки на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации.

3.2.4. Осуществляет учет, обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел и организует проверку наличия дел в Центральном архиве не реже, чем один раз в 5 лет. В обязательном порядке проводит проверку наличия дел в случае переезда Центрального архива в новое помещение.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве Роснауки делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Государственного архива Российской Федерации.

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников Роснауки о составе и содержании документов Центрального архива, по поручению руководства Роснауки осуществляет выявление документов;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении Центрального архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа или по другим вопросам социально-правого характера, в установленном порядке выдает копии и архивные справки;

консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

ведет учет использования документов, хранящихся в Центральном архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Центральном архиве, представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Роснауки описи на дела, подлежащие хранению и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в структурных подразделениях в составлении номенклатуры дел Роснауки, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Центральный архив Роснауки.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Роснауки.

3.2.10. Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве Роснауки.

3.2.11. Ежегодно представляет в Государственный архив Российской Федерации сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.12. Оказывает методическую помощь в организации деятельности архивов подведомственных организаций.

4. Права

Для выполнения возложенных задач и функций Центральный архив Роснауки имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Роснауки.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Роснауки сведения, необходимые для работы Центрального архива Роснауки, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Центральный архив задач и функций.

4.3. Рассматривать и согласовывать нормативные и методические документы по вопросам организации архивного дела в системе Роснауки.

5. Ответственность

5.1. Начальник отдела организационного обеспечения деятельности агентства Управления делами и работники Центрального архива несут ответственность за выполнение возложенных на Центральный архив Роснауки задач и функций.

5.2. Обязанности и ответственность работников Центрального архива Роснауки определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.

Согласовано

ВРИО Руководителя Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

13 октября 2009 г.