Инструкция по делопроизводству в Счетной палате Российской Федерации (утв. постановлением Коллегии Счетной палаты РФ от 16 июня 2006 г. N 29) (с изменениями, утв. постановлениями Коллегии Счетной палаты РФ от 16 марта 2007 г. N 4ПК, от 18 января 2008 г. N 1ПК, от 26 июня 2009 г. N 6ПК, от 30 декабря 2011 г. N 15ПК, от 28 апреля 2012 г. N 1ПК)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Счетной палате Российской Федерации разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Регламентом Счетной палаты Российской Федерации (далее - Регламент Счетной палаты), ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает в Счетной палате Российской Федерации (далее - Счетная палата) единые правила и порядок работы со служебными документами несекретного характера, в том числе содержащими служебную информацию ограниченного распространения, и обращениями граждан.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы со служебными документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения и архивное хранение.

1.4. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также документационное обеспечение заседаний Коллегии Счетной палаты и других совещаний, на которых обсуждаются указанные сведения, осуществляются Административным департаментом аппарата Счетной палаты (далее - Административный департамент) согласно инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утверждаемой постановлением Правительства Российской Федерации.

1.5. Организация единой системы делопроизводства в Счетной палате, внедрение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, формирование единой базы данных о документах, поступивших в Счетную палату, и о документах Счетной палаты, методическое руководство организацией делопроизводства осуществляется Департаментом документационного обеспечения, планирования и контроля (далее - Департамент документационного обеспечения).

1.6. По вопросам организации документационного обеспечения деятельности Счетной палаты и исполнения документов Департамент документационного обеспечения взаимодействует с соответствующими подразделениями Администрации Президента Российской Федерации, аппаратов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума), Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Совет Федерации), Правительства Российской Федерации, других органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.

Департаментом документационного обеспечения, другими структурными подразделениями аппарата Счетной палаты по согласованию с Департаментом документационного обеспечения могут разрабатываться методические материалы, конкретизирующие отдельные положения настоящей Инструкции.

1.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники Счетной палаты передают по поручению руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата Счетной палаты находящиеся у них на исполнении (на контроле) служебные документы через сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении аппарата Счетной палаты, другому сотруднику.

1.8. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение аппарата Счетной палаты сотрудник должен по поручению своего непосредственного руководителя сдать по акту передачи все числящиеся за ним служебные документы другому сотруднику и проинформировать о факте передачи служебных документов сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении аппарата Счетной палаты.

1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой информации (далее - СМИ), передача им какой-либо информации или документов осуществляются структурным подразделением аппарата Счетной палаты, отвечающим за организацию представления информации СМИ в порядке, установленном Регламентом Счетной палаты.

1.10. Организация делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается:

в Секретариате Председателя Счетной палаты, Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты - на руководителей секретариатов;

в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, возглавляемых аудиторами Счетной палаты (далее - департаменты аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты), - на директоров департаментов, а в случае незамещения в департаменте аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты должности директора департамента - на руководителей секретариатов аудиторов Счетной палаты;

в департаментах аппарата Счетной палаты, координацию деятельности которых осуществляют Руководитель аппарата Счетной палаты, заместители Руководителя аппарата Счетной палаты (далее - департаменты аппарата Счетной палаты), - на директоров департаментов.

1.11. Ведение делопроизводства в Секретариате Председателя Счетной палаты, Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты, департаментах, инспекциях, отделах в аппарате Счетной палаты осуществляется сотрудниками соответствующих структурных подразделений аппарата Счетной палаты, ответственными за ведение делопроизводства.

1.12. Настоящая Инструкция, а также изменения и дополнения к ней утверждаются в установленном порядке Коллегией Счетной палаты.

1.13. Соблюдение требований настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников Счетной палаты, в том числе лиц, осуществляющих свою деятельность на основании договора возмездного оказания услуг.

1.14. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотруднику Счетной палаты под расписку.

1.15. Настоящая Инструкция вступает в силу со дня утверждения ее Коллегией Счетной палаты.

2. Организация документооборота в Счетной палате

Система документации в Счетной палате

2.1. В Счетной палате издаются и применяются следующие служебные документы: постановления и протоколы заседаний Коллегии Счетной палаты, протоколы совещаний у Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты и у Руководителя аппарата Счетной палаты; стенограммы заседаний Коллегии Счетной палаты, стенограммы совещаний у Председателя Счетной палаты и у Руководителя аппарата Счетной палаты; фрагменты (выписки) стенограмм заседаний Коллегии Счетной палаты; представления и предписания; информационные и сопроводительные письма; удостоверения на право проведения ревизий, проверок, экспертно-аналитических мероприятий; запросы Счетной палаты о предоставлении информации; программы контрольных мероприятий; акты и отчеты по результатам контрольных мероприятий; экспертные заключения и аналитические записки; протоколы об административном правонарушении, составленные в порядке, установленном стандартом финансового контроля СФК 4020 "Проведение контрольных мероприятий. Общие правила" (далее - СФК 4020); приказы и распоряжения; инструкции; положения; правила; соглашения о взаимодействии; протоколы; планы работы; отчеты о работе Счетной палаты; отчеты о работе направлений деятельности Счетной палаты, структурных подразделений аппарата Счетной палаты; сопроводительные письма, командировочные удостоверения; гражданско-правовые и трудовые договоры и соглашения; служебные телеграммы (правительственные) и другие служебные документы, изготовленные на персональных электронно-вычислительных машинах, изданные типографским, электрографическим или другими способами.

2.2. Автоматизация работы по делопроизводству в Секретариате Председателя Счетной палаты, Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты обеспечивается в корпоративной компьютерной сети информационно-телекоммуникационной системы Счетной палаты с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - САДЭД "Дело"), системы автоматизации учета документов "Архивное дело" (далее - САУД "Архивное дело"), подсистемы информационно-аналитической поддержки заседаний Коллегии Счетной палаты, электронной почты информационно-телекоммуникационной системы Счетной палаты.

2.3. Обеспечение функционирования САДЭД "Дело", САУД "Архивное дело" и подсистемы информационно-аналитической поддержки заседаний Коллегии Счетной палаты осуществляется Департаментом документационного обеспечения и Департаментом информатизации аппарата Счетной палаты (далее - Департамент информатизации).

2.4. САДЭД "Дело" предназначена для формирования единой базы данных с информацией обо всех входящих, внутренних и исходящих документах, о движении подлинников и копий документов в Счетной палате, о ходе исполнения документов и поручений по ним, о списании документов в дело и передаче их в архив Счетной палаты.

2.5. САДЭД "Дело" предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать статистические отчеты по документообороту в Счетной палате.

2.6. Основной единицей хранения информации в САДЭД "Дело" является регистрационная карточка документа. Она содержит заранее определенный и неизменный набор реквизитов документа.

Работа в САДЭД "Дело" основывается на принципе однократной регистрации документа. Однажды зарегистрированный в САДЭД "Дело" документ при поступлении в структурные подразделения аппарата Счетной палаты повторно не регистрируется.

2.7. В состав САДЭД "Дело" входит программный модуль автоматизированного переноса в комплекс программных средств "Система планирования, контроля исполнения и информационного обеспечения деятельности инспекций Счетной палаты Российской Федерации" (далее - КПС "ККМ СП-АУДИТ") регистрационных реквизитов из регистрационной карточки САДЭД "Дело" (входящий и исходящий регистрационные номера, дата регистрации, корреспонденты, адресаты, краткое содержание или наименование) документов, сопровождающих процесс выполнения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий в соответствии с планом работы Счетной палаты.

Перенос информации в систему КПС "ККМ СП-АУДИТ" из регистрационной карточки основного документа и регистрационных карточек связанных с ним в САДЭД "Дело" документов осуществляется в автоматическом режиме при условии внесения сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении аппарата Счетной палаты, дополнительных реквизитов в регистрационную карточку основного документа и регистрационные карточки связанных с ним в САДЭД "Дело" документов.

Доступ к информации в КПС "ККМ СП-АУДИТ" осуществляется в соответствии с распределением полномочий, установленным Порядком использования комплекса программных средств "Система планирования, контроля исполнения и информационного обеспечения деятельности инспекций Счетной палаты Российской Федерации (КПС "ККМ СП-АУДИТ)", утверждаемым Коллегией Счетной палаты.

2.8. САУД "Архивное дело" позволяет создать единую базу данных с информацией о ежегодной номенклатуре дел, об архивных делах и о документах архивного фонда.

2.9. САУД "Архивное дело" предоставляет возможность работать с электронными образами документов архивного фонда, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям.

2.10. САДЭД "Дело" и САУД "Архивное дело" информационно и технологически связаны между собой.

2.11. Подсистема информационно-аналитической поддержки заседаний Коллегии Счетной палаты предназначена для учета электронных файлов документов по вопросам повестки заседания Коллегии Счетной палаты и формирования электронной повестки заседания Коллегии Счетной палаты со ссылками на электронные файлы документов.

2.12. Электронная почта информационно-телекоммуникационной системы Счетной палаты используется для доставки конечному исполнителю, не подключенному к САДЭД "Дело", электронных образов документов или электронных документов Счетной палаты, а также при подготовке проектов документов Счетной палаты.

Общие требования к подготовке и оформлению служебных документов

2.13. Служебные документы для внутренней и внешней переписки готовятся в Счетной палате с применением текстового редактора Microsoft Office Word и электронных шаблонов бланков.

2.14. При подготовке служебных документов используется шрифт Times New Roman.

Для размера бумаги формата А4 (210 х 297 мм) применяется размер шрифта N 14 и полуторный межстрочный интервал.

Для размера бумаги А5 (148 х 210 мм) применяются размеры шрифта N 12 и N 14 и одинарный межстрочный интервал.

Для удостоверений на право проведения ревизий, проверок, экспертно-аналитических мероприятий, актов по результатам контрольных мероприятий при размере бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и размере шрифта N 14 допускается применение одинарного межстрочного интервала.

2.15. Каждый лист служебного документа имеет следующие поля:

левое - 25 мм;

правое - 15 мм;

верхнее - 25 мм;

нижнее - 25 мм.

Первая строка абзаца служебного документа начинается на расстоянии 12,5 мм от левого поля листа.

2.16. Первый лист служебного документа не нумеруется. Номера второго и последующих листов проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.17. Служебный документ должен быть написан деловым стилем с соблюдением правил орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.

2.18. К проектам служебных документов, представляемым на подпись, прилагаются две копии, одна из которых является визовой.

Использование бланков

2.19. Обязательные элементы оформления служебного документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке служебного документа, а также при разработке электронных шаблонов бланков и изготовлении бланков служебных документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование государственного органа - Счетная палата Российской Федерации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

ограничительная пометка документа;

гриф утверждения документа;

резолюция;

отметка о контроле;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

расшифровка подписи;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав реквизитов служебного документа может быть различным в зависимости от его вида и содержания. Каждый служебный документ должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

2.20. Электронные шаблоны бланков служебных документов размещены на внутреннем информационном портале Счетной палаты.

В Счетной палате применяются:

электронные шаблоны бланков писем с продольным или угловым расположением реквизитов;

электронные шаблоны бланков конкретных видов служебных документов.

Электронные шаблоны бланков писем используются для подготовки:

внутренних электронных служебных документов, подписанных электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП);

внутренних служебных документов на бумажных носителях;

исходящих служебных документов на бумажных носителях.

Электронные шаблоны бланков конкретных видов служебных документов применяются для подготовки:

конкретного вида служебных документов на бумажных носителях;

электронных копий конкретного вида служебных документов, заверенных ЭЦП.

2.21. По заказу Счетной палаты полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, изготавливаются номерные бланки:

с изображением по центру Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (красный);

с изображением по центру Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (черный);

с изображением в левом верхнем углу Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита в одноцветном варианте (черный).

Никакой иной информации на лицевой стороне номерного бланка не содержится.

В нижней части оборотной стороны номерного бланка напечатаны серия и номер.

Номерные бланки учитываются в журналах учета номерных бланков (приложение N 37) и выдаются в отделе делопроизводства и Центрального архива Департамента документационного обеспечения, планирования и контроля (далее - отдел делопроизводства и архива) под расписку ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты.

Испорченные номерные бланки Счетной палаты сдаются по акту передачи в отдел делопроизводства и архива и уничтожаются по акту, утверждаемому директором Департамента документационного обеспечения, планирования и контроля.

2.22. Перечень бланков писем и бланков конкретных видов служебных документов приведен в приложении N 1 и в Сборнике образцов бланков Счетной палаты.

2.23. Первые листы исходящих служебных документов, подготовленных с применением электронных шаблонов бланков писем, распечатываются на номерных бланках.

Первые листы служебных документов, подготовленных с применением электронных шаблонов бланков конкретных видов документов, распечатываются в зависимости от конкретного вида документа как на номерных бланках, так и на бумажных листах.

Внутренние служебные документы на бумажных носителях, подготовленные с применением электронных шаблонов бланков писем, распечатываются на бумажных листах.

2.24. На бланке

"Счетная палата Российской Федерации"

с изображением по центру Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (красный) (приложение N 2) выпускаются исходящие письма на бумажных носителях за подписью Председателя Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении его функций - заместителя Председателя Счетной палаты. Серия номерного бланка "СПк".

2.25. На бланке

"Счетная палата Российской Федерации"

с изображением по центру Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (черный) (приложение N 13) выпускаются исходящие письма на бумажных носителях за подписью заместителя Председателя Счетной палаты, информационные и сопроводительные письма по результатам проведения проверок, ревизий, экспертно-аналитических мероприятий на бумажных носителях - за подписью аудитора Счетной палаты, отдельные исходящие письма на бумажных носителях - за подписью Руководителя аппарата Счетной палаты. Серия номерного бланка "СПч".

2.26. На бланке

"Счетная палата Российской Федерации"

с изображением в левом верхнем углу Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита в одноцветном варианте (черный) (приложение N 19) выпускаются исходящие письма на бумажных носителях за подписью руководителя Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителя Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, директора департамента аппарата Счетной палаты или лица, его замещающего, начальника инспекции, помощника и советника Председателя Счетной палаты, руководителя структурного подразделения, организующего работу с обращениями граждан, а также протокол о совершении административного правонарушении за подписью инспектора Счетной палаты, составленный в порядке, установленном СФК 101. Серия номерного бланка "СПу".

2.27. На бланке

"Запрос о предоставлении информации"

с изображением по центру Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (черный) (приложение N 20) выпускается соответствующий служебный документ на бумажном носителе за подписью Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, аудитора Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, инспектора Счетной палаты, являющегося руководителем контрольного или экспертно-аналитического мероприятия в соответствии с распоряжением о проведении указанного мероприятия, или иных лиц, уполномоченных на подписание запросов соответствующими нормативными документами Счетной палаты. Серия номерного бланка "ЗСПч".

2.28. На бланках

"Председатель Счетной палаты Российской Федерации"

"Заместитель Председателя Счетной палаты Российской Федерации"

"Аудитор Счетной палаты Российской Федерации"

"Руководитель аппарата Счетной палаты Российской Федерации"

"Заместитель Руководителя аппарата Счетной палаты Российской Федерации" и иных

с изображением Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом по центру или без геральдического щита в левом верхнем углу в одноцветном варианте (черный) (приложения N 14-18) выпускаются исходящие служебные документы на бумажных носителях за соответствующей подписью. Серии номерных бланков "А", "Б", "В", "Г", "Д" и "Ау", "Бу", "Ву", "Гу", "Ду" соответственно.

На бланках

"Председатель Счетной палаты Российской Федерации"

"Заместитель Председателя Счетной палаты Российской Федерации"

"Аудитор Счетной палаты Российской Федерации"

"Руководитель аппарата Счетной палаты Российской Федерации"

"Заместитель Руководителя аппарата Счетной палаты Российской Федерации"

без изображения Государственного герба Российской Федерации выпускаются внутренние электронные служебные документы с ЭЦП и внутренние служебные документы на бумажных носителях за соответствующей подписью.

2.29. На бланке

"Департамент ... аппарата Счетной палаты Российской Федерации"

без изображения Государственного герба Российской Федерации выпускаются внутренние электронные служебные документы с ЭЦП и внутренние служебные документы на бумажных носителях за подписью директора департамента аппарата Счетной палаты или лиц, его замещающих.

На бланках

"Секретариат Председателя Счетной палаты Российской Федерации"

"Секретариат заместителя Председателя Счетной палаты Российской Федерации" и иных

без изображения Государственного герба Российской Федерации выпускаются внутренние электронные служебные документы с ЭЦП и внутренние служебные документы на бумажных носителях за подписью руководителя Секретариата, а в его отсутствие - заместителя руководителя Секретариата.

2.30. На бланках

"Удостоверение на право проведения ревизии"

"Удостоверение на право проведения проверки"

"Удостоверение на право проведения экспертно-аналитического мероприятия"

с изображением по центру Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (красный) (приложения N 5-7) выпускаются соответствующие им служебные документы на бумажных носителях за подписью аудитора Счетной палаты, а также в случаях, предусмотренных пунктом 10.40 настоящей Инструкции, за подписью Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты. Серия номерного бланка "УСПк".

2.31. На бланках

"Представление Счетной палаты Российской Федерации"

"Предписание Счетной палаты Российской Федерации"

"Постановление Коллегии Счетной палаты Российской Федерации"

с изображением по центру Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (красный) (приложения N 3, 4, 24) выпускаются соответствующие служебные документы на бумажных носителях за подписью Председателя Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении его функций - заместителя Председателя Счетной палаты. Серии номерных бланков "ПРк", "ППк", "ПКк" соответственно.

На бланке

"Представление Счетной палаты Российской Федерации"

с изображением по центру Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (черный) (приложение N 12) выпускаются соответствующие служебные документы на бумажном носителе за подписью аудитора Счетной палаты. Серия номерного бланка "ПРч".

На бланках

"Приказ Счетной палаты Российской Федерации"

"Протокол заседания Коллегии Счетной палаты"

с изображением по центру Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (черный) (приложения N 8, 23) выпускаются соответствующие служебные документы на бумажных носителях за подписью Председателя Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении его функций - заместителя Председателя Счетной палаты. Серии номерных бланков "ПРЗч", "ПЗКч" соответственно.

На бланке

"Распоряжение Счетной палаты Российской Федерации"

с изображением по центру Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (черный) (приложения N 9, 10) выпускаются соответствующие служебные документы на бумажных носителях за подписью Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты. Серия номерного бланка "РСч".

На бланке

"Распоряжение аудитора Счетной палаты Российской Федерации"

с изображением по центру Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (черный) (приложение N 11) выпускаются соответствующие служебные документы на бумажных носителях за подписью аудитора Счетной палаты. Серия номерного бланка "РАч".

Резолюция

2.32. Поручение об исполнении служебных документов фиксируется в форме резолюции. Проект резолюции оформляется по установленной форме на листе формата А4 и А5.

2.33. Бланк резолюции имеет две формы.

Первая форма бланка резолюции имеет левую и правую стороны. Левая сторона бланка включает регистрационный номер резолюции, состоящий из буквенных обозначений имени и фамилии автора резолюции и порядкового номера резолюции по нумерации соответствующей группы (например: ИИ-165, АЛ-26), наименование должности автора резолюции, фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, с ее расшифровкой и дату.

Правая сторона бланка имеет следующие реквизиты: ссылку на документы или копии (номер, дату, количество листов), фамилии и инициалы должностных лиц (адресатов), которым резолюция рассылается, с прилагаемыми документами; фамилию и инициалы должностного лица, которому направляется подлинник; инициалы и фамилию, номер служебного телефона исполнителя, подготовившего проект резолюции (приложение N 43).

На указанном бланке оформляются резолюции Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты и Руководителя аппарата Счетной палаты.

Вторая форма бланка используется при оформлении резолюций аудиторов Счетной палаты, заместителей Руководителя аппарата Счетной палаты, руководителя Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителя Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, директоров, заместителей директоров департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, начальников инспекций департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в которых должность директора департамента не замещается, директоров департаментов аппарата Счетной палаты, имеет только левую сторону и содержит те же реквизиты, что и первая форма бланка резолюции, за исключением регистрационного номера резолюции (приложение N 43).

Допускается оформление резолюций Руководителя аппарата Счетной палаты на бланке резолюции второй формы. При этом на бланке резолюции в обязательном порядке указывается регистрационный номер резолюции, состоящий из буквенных обозначений имени и фамилии автора резолюции и порядкового номера резолюции по нумерации соответствующей группы (например: ИИ-165, АЛ-26).

2.34. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации работы. Если названные исполнители не равны по должности, то должностное лицо, давшее поручение, определяет ответственного исполнителя словом "созыв".

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

2.35. На служебных документах, не требующих направления отчета об исполнении и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, дата и содержится подпись автора резолюции.

Заголовок к тексту служебного документа

2.36. Служебный документ формата А4 объемом более одной страницы может иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса.

2.37. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже ("О рассмотрении обращения...", "О награждении...").

2.38. Заголовок печатается строчными буквами размером шрифта N 14 (с прописной буквы) на расстоянии 2-3 одинарных междустрочных интервалов от предыдущего реквизита документа. Заголовок располагается в служебных документах от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный междустрочный интервал.

2.39. Заголовок не пишется на телеграммах, извещениях, в ответах на обращения граждан, а также в служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5.

Дата служебного документа и вступление его в силу

2.40. Датой служебного документа является дата его подписания, для документа, принимаемого Коллегией Счетной палаты, - дата проведения заседания, для утверждаемого документа - дата утверждения.

Датой служебного документа, подготовленного несколькими организациями, является дата подписания последней организацией.

2.41. На служебных документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На служебных документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется в угловом штампе (приложение N 42) или печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 одинарных межстрочных интервалов от верхней границы листа бумаги.

2.42. Дата документа оформляется словесно-цифровым способом (например: 9 марта 2009 г.) или цифровым способом, то есть арабскими цифрами, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 01.02.2009).

Словесно-цифровой способ используется в текстах документов, при датировании правовых актов, служебных записок, справок, финансовых и других документов.

Цифровой способ используется при оформлении виз, резолюций, отметок об исполнении документов и в иных случаях.

2.43. Служебные документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа не предусмотрено иное.

Адресование служебного документа

2.44. Служебные документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Все строчки адреса центрируются по отношению к самой длинной строке. Составные части адреса отделяются дополнительным интервалом. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

2.45. При адресовании служебного документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже строчными буквами, а должность и фамилию адресата - в дательном падеже прописными буквами. Например:

Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Департамент правового обеспечения И.О.ФАМИЛИЯ

2.46. При адресовании служебного документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации Департамент правового обеспечения И.О.ФАМИЛИЯ

2.47. Адресование служебных документов физическому лицу производится в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" в следующем порядке: фамилия, имя, отчество адресата; название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. Например:

ИВАНОВОЙ О.Б. ул. Октябрьская, д. 11, кв. 5, г. Валдай Новгородской обл., 175400

Отметка об исполнителе служебного документа

2.48. Отметку об исполнителе служебного документа располагают на лицевой стороне последнего листа подлинника документа в нижнем углу от левой границы текстового поля (кроме писем за подписью Председателя Счетной палаты и заместителя Председателя Счетной палаты, где эти данные указываются на оборотной стороне последнего листа текста).

Отметка об исполнителе включает инициалы имени и отчества, фамилию исполнителя документа, номер его служебного телефона и печатается шрифтом Times New Roman размером N 12, например:

И.О.Фамилия

986-00-00

2.49. На служебном документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Оформление приложений к служебному документу

2.50. Если к служебным документам, кроме приказов, распоряжений, прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова "Приложение". Слово "Приложение" печатается с красной строки и после его написания ставится двоеточие. Приложения должны иметь все необходимые для данного документа реквизиты (название, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Перечень приложений печатается тем же шрифтом, что и основной текст служебного документа, через одинарный междустрочный интервал.

2.51. Если приложения названы в тексте служебного документа, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 4 экз.

Если служебный документ имеет приложения, не названные в тексте, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:

Приложение:	1.	Проект постановления Правительства Российской Федерации на 4 л. в 5 экз.
	2.	Проект государственной программы... на 7 л. в 2 экз.

2.52. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме:

2.53. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

2.54. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

2.55. В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению) на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Текст приложения печатается тем же шрифтом, что и основной текст служебного документа.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Все составные части реквизита центрируются относительно максимальной строки с одинарным межстрочным интервалом. Максимальная строка ограничивается правым полем документа, длина ее не должна превышать 8 см.

Например:

Приложение N 2 к приказу Председателя Счетной палаты Российской Федерации от 15 января 2009 г. N 2

Ссылка на регистрационный номер и дату служебного документа

2.56. Ссылка на регистрационный номер и дату служебного документа включает регистрационный номер и дату служебного документа, на который дается ответ, например:

На N 15-РМ от 15.12.2005

На служебных документах, оформленных на бланках Счетной палаты, ссылка на регистрационный номер и дату служебного документа проставляется в соответствии с расположением реквизита на соответствующем бланке.

На служебных документах, оформленных на бланках Счетной палаты, ссылка на регистрационный номер и дату служебного документа проставляется в соответствии с расположением реквизита на соответствующем бланке.

На служебных документах, оформленных на стандартных листах бумаги, ссылка на регистрационный номер и дату служебного документа располагается ниже наименования адресата, выравнивается по левой границе текстового поля и печатается на расстоянии 2-3 междустрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Визирование (согласование) проектов служебных документов

2.57. При необходимости оценки обоснованности служебного документа, соответствия его положений законодательству Российской Федерации и ранее принятым решениям проводится его согласование (визирование). Согласование может быть внутреннее и внешнее.

2.58. Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование (визирование) в установленном порядке, не допускается.

2.59. Согласование служебного документа оформляется визой, включающей в себя личную подпись лица, завизировавшего (согласовавшего) служебный документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату согласования.

При наличии замечаний у должностного лица, которому служебный документ был направлен на визирование (согласование), указанное должностное лицо направляет замечания к проекту служебного документа в порядке, предусмотренном пунктом 2.73 настоящей Инструкции.

2.60. Представляемые на подпись Председателю Счетной палаты, заместителю Председателя Счетной палаты проекты служебных документов, подготовленные в Секретариате Председателя Счетной палаты, Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты, визируются исполнителем, руководителем соответствующего секретариата, руководителями заинтересованных структурных подразделений аппарата Счетной палаты, директором Департамента документационного обеспечения либо лицом, его замещающим, директором Правового департамента либо лицом, его замещающим.

2.61. Представляемые на подпись Председателю Счетной палаты, заместителю Председателя Счетной палаты проекты служебных документов, подготовленные в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, визируются исполнителем, начальником инспекции (отдела), заместителем директора департамента (в пределах должностных обязанностей), директором департамента, аудитором Счетной палаты, возглавляющим соответствующее направление деятельности Счетной палаты, руководителями заинтересованных структурных подразделений аппарата Счетной палаты, директором Департамента документационного обеспечения либо лицом, его замещающим, директором Правового департамента либо лицом, его замещающим.

2.62. Представляемые на подпись Председателю Счетной палаты, заместителю Председателя Счетной палаты проекты служебных документов, подготовленные в департаментах аппарата Счетной палаты, визируются исполнителем, начальником отдела (инспекции), заместителем директора департамента (в пределах своих должностных обязанностей), директором департамента аппарата Счетной палаты, подготовившего проект служебного документа, руководителями заинтересованных структурных подразделений аппарата Счетной палаты, директором Департамента документационного обеспечения либо лицом, его замещающим, директором Правового департамента либо лицом, его замещающим, заместителем Руководителя аппарата Счетной палаты или Руководителем аппарата Счетной палаты в соответствии с распределением обязанностей по координации деятельности департаментов аппарата Счетной палаты.

2.63. Проекты документов после их рассмотрения Коллегией Счетной палаты подлежат визированию в порядке, предусмотренном пунктами 2.60-2.62 настоящей Инструкции, а также согласованию в Департаменте документационного обеспечения на предмет соответствия решениям Коллегии Счетной палаты.

При этом проекты документов представляются в Правовой департамент для проведения правовой и лингвистической экспертизы в порядке, предусмотренном частями второй и третьей пункта 5.9 настоящей Инструкции, не позднее чем за 3 рабочих дня до их направления адресатам в порядке, предусмотренном статьей 5.3.2 Регламента Счетной палаты. Срок проведения правовой и лингвистической экспертизы документов в Правовом департаменте после их рассмотрения на заседании Коллегии Счетной палаты не превышает 3 рабочих дней.

2.64. Проекты заключений Счетной палаты на проекты отчетов Правительства Российской Федерации об исполнении федерального бюджета, а также других аналогичных по объему и сложности документов после их рассмотрения на заседании Коллегии Счетной палаты представляются на согласование в Правовой департамент для проведения правовой и лингвистической экспертизы в двух экземплярах не позднее чем за 5 рабочих дней до их направления адресатам. Срок проведения правовой и лингвистической экспертизы указанных документов в Правовом департаменте не превышает 5 рабочих дней.

2.65. Представляемые на подпись Председателю Счетной палаты, заместителю Председателя Счетной палаты проекты представлений, предписаний, информационных и сопроводительных писем по результатам контрольных мероприятий, информационных и сопроводительных писем, заключений по результатам экспертно-аналитических мероприятий, подготовленные в соответствии со статьей 5.3.2 Регламента Счетной палаты и положениями настоящей Инструкции, по результатам рассмотрения которых Коллегией Счетной палаты принято решение об их направлении соответствующим адресатам после доработки, но без вынесения на повторное рассмотрение Коллегии Счетной палаты, подлежат визированию в порядке, предусмотренном пунктами 2.60-2.63 настоящей Инструкции.

2.66. Запросы в адрес должностных лиц проверяемых предприятий (организаций) (в том числе в адрес правоохранительных органов Российской Федерации как главных распорядителей бюджетных средств) подписываются инспекторами Счетной палаты, являющимися руководителями контрольных или экспертно-аналитических мероприятий в соответствии с распоряжением о проведении указанных мероприятий.

В случае если запросы в адрес должностных лиц проверяемых предприятий (организаций) (в том числе в адрес правоохранительных органов Российской Федерации как главных распорядителей бюджетных средств) подписываются аудитором Счетной палаты, возглавляющим направление деятельности Счетной палаты, или в его отсутствие и по его поручению директором соответствующего департамента, проект запроса визируется исполнителем и соответствующим начальником инспекции.

2.67. Подготовка проектов обращений и других служебных документов, направляемых в органы прокуратуры и другие правоохранительные органы Российской Федерации, за исключением обращений в указанные органы как к распорядителям бюджетных средств, осуществляется в соответствии с соглашениями (положениями) о взаимодействии с органами прокуратуры и другими правоохранительными органами Российской Федерации.

Проекты обращений и других служебных документов по результатам контрольных мероприятий, направляемых в органы прокуратуры и другие правоохранительные органы Российской Федерации, представляются в Правовой департамент для проведения правовой и лингвистической экспертизы в порядке, предусмотренном пунктом 5.9 настоящей Инструкции.

Проекты обращений и других служебных документов по результатам контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, подлежащих направлению в органы прокуратуры и другие правоохранительные органы Российской Федерации по решению Коллегии Счетной палаты, за исключением обращений в указанные органы как к распорядителям бюджетных средств, представляются на согласование в Административный департамент на предмет соответствия соглашениям (положениям) о взаимодействии с органами прокуратуры и другими правоохранительными органами Российской Федерации до и после их рассмотрения Коллегией Счетной палаты.

Проекты указанных документов, вносимые на рассмотрение Коллегии Счетной палаты, представляются на согласование в Административный департамент не позднее чем за 3 рабочих дня до их передачи на правовую экспертизу в Правовой департамент. Срок согласования в Административном департаменте не должен превышать 3 рабочих дней со дня поступления документов в указанный Департамент.

Проекты служебных документов, направляемых по запросам органов прокуратуры и других правоохранительных органов Российской Федерации, подлежат обязательному согласованию с Административным департаментом на предмет соответствия соглашениям (положениям) о взаимодействии с указанными органами.

2.68. Согласование (визирование) служебных документов в порядке, указанном в пунктах 2.60-2.67 настоящей Инструкции, в Правовом департаменте осуществляется только после согласования (визирования) во всех заинтересованных структурных подразделениях аппарата Счетной палаты.

2.69. Представление на подпись Председателю Счетной палаты, заместителю Председателя Счетной палаты проектов служебных документов, не прошедших правовую и лингвистическую экспертизу в Правовом департаменте, не допускается.

2.70. Представляемые на подпись Руководителю аппарата Счетной палаты проекты служебных документов Счетной палаты визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела (инспекции), заместителем директора департамента (в пределах своих должностных обязанностей), директором департамента, в котором подготавливался документ, заместителем Руководителя аппарата Счетной палаты, координирующим деятельность соответствующего департамента аппарата Счетной палаты, а также руководителями заинтересованных структурных подразделений аппарата Счетной палаты. Расшифровка подписей и указание даты визирования при этом обязательны.

2.71. В распорядительных служебных документах визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

В служебном документе, подлинник которого отправляется из Счетной палаты, визы проставляются в нижней части последнего листа лицевой стороны второго экземпляра отправляемого служебного документа.

2.72. Лица, визирующие служебный документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.

2.73. Замечания к проектам служебных документов (в том числе в форме заключений, дополнений и др.) излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте служебного документа. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Например:

Замечания прилагаются

Личная подпись инициалы и фамилия

25.03.2006

2.74. Если по результатам визирования проекта служебного документа вносятся изменения (изменение концепции документа, отдельных разделов текста, дополнение текста новыми разделами, замена исполнителей, изменение сроков, замечания юридического характера и т.д.), то он подлежит повторному визированию соответствующими должностными лицами.

2.75. Внешнее согласование служебного документа оформляется соответствующим грифом.

2.76. Гриф согласования располагается в левой нижней части лицевой стороны последнего листа документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования (цифровым способом) или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Председателя Счетной палаты Российской Федерации Личная подпись И.О.Фамилия Дата

СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 29.01.2009 N 01-56/678-Н

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально; при большом количестве их располагают двумя вертикальными рядами.

2.77. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание служебного документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается" (приложение N 38).

Порядок утверждения служебных документов

2.78. Особым способом введения служебных документов в действие является их утверждение соответствующими руководителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в служебных документах, согласно примерному перечню документов, подлежащих утверждению (приложение N 39).

2.79. Утверждение служебных документов производится путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные распоряжения либо разъяснения).

2.80. При утверждении служебного документа постановлением Коллегии Счетной палаты, приказом, распоряжением Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжением Руководителя аппарата Счетной палаты, протоколом и т.п. гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты (словесно-цифровым способом) и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

УТВЕРЖДЕН приказом Председателя Счетной палаты Российской Федерации от 17 февраля 2009 г. N 14

2.81. При утверждении служебного документа конкретным должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи должностного лица, утверждающего документ, ее расшифровки и даты утверждения (словесно-цифровым способом).

Например:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Счетной палаты Российской Федерации Личная подпись И.О.Фамилия 20 января 2009 г.

2.82. Гриф утверждения располагают перед текстом в правом верхнем углу первого листа служебного документа, печатают от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами и отделяют от последующих строк реквизита полуторным междустрочным интервалом. При утверждении или согласовании документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Подписание служебного документа

2.83. Служебные документы подписывают должностные лица Счетной палаты в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

2.84. Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 одинарными междустрочными интервалами. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал, например:

Руководитель аппарата Счетной палаты Российской Федерации

личная подпись инициалы и фамилия

2.85. При подписании служебного документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей.

При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

2.86. Если служебный документ оформлен на бланке должностного лица Счетной палаты, то в состав подписи входят личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия) (приложения N 11, 14-18).

2.87. Если служебный документ оформлен на бланке Счетной палаты (приложения N 2-10, 12, 13), в состав подписи входят сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Аудитор

личная подпись инициалы и фамилия

2.88. Если служебный документ оформлен не на бланке Счетной палаты, то в состав подписи включаются полное наименование должности лица, подписывающего документ, наименование структурного подразделения аппарата Счетной палаты, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

2.89. В служебных документах, подготовленных различными комиссиями, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии Члены комиссии

личная подпись инициалы и фамилия личная подпись инициалы и фамилия личная подпись инициалы и фамилия личная подпись инициалы и фамилия

2.90. Не допускается подписывать служебные документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В случае, когда служебный документ направляется во исполнение поручения Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, аудитора Счетной палаты или Руководителя аппарата Счетной палаты за подписью должностных лиц, перечисленных в пункте 2.29 настоящей Инструкции, в тексте документа в обязательном порядке дается ссылка на такое поручение.

2.91. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается справка, в которой указываются основания для составления служебного документа (если это не отражено в самом документе), с кем согласован (завизирован) проект, излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений, а также прилагаются копии нормативных правовых актов, на которые имеются ссылки, и другие материалы, раскрывающие (подтверждающие) содержание проекта докладываемого документа.

Если проект подготовлен в соответствии с поручением, то к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается копия этого поручения.

Удостоверение подлинности служебного документа печатью

2.92. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью в соответствии с порядком применения гербовой печати в Счетной палате (приложение N 53).

2.93. Круглая мастичная печать с наименованием "Счетная палата Российской Федерации" и наименованием структурного подразделения аппарата Счетной палаты (без изображения государственной символики) ставится на размноженных экземплярах приказов и распоряжений Председателя Счетной палаты, распоряжениях заместителя Председателя Счетной палаты, протоколах заседаний Коллегии Счетной палаты, протоколах совещаний у Председателя Счетной палаты, протоколах совещаний у Руководителя аппарата Счетной палаты, если на них не воспроизведена подпись, а также на выписках из протоколов заседаний Коллегии Счетной палаты, выписках из протоколов совещаний у Председателя Счетной палаты, выписках из протоколов совещаний у Руководителя аппарата Счетной палаты, иных служебных документах.

При отправке корреспонденции на пакетах ставится круглая мастичная печать с наименованием "Счетная палата Российской Федерации" и наименованием структурного подразделения аппарата Счетной палаты (без изображения государственной символики) с текстом "Для пакетов".

2.94. Печать Административного департамента ставится на справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудников, а также на документах, необходимость создания которых оговорена специальными инструкциями.

2.95. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

2.96. Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за хранение и использование печатей несут руководители структурных подразделений аппарата Счетной палаты, в ведении которых находятся печати.

Заверение копии служебного документа

2.97. Заверение копии служебного документа производится в Секретариате Председателя Счетной палаты, Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты, в департаменте аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты или департаменте аппарата Счетной палаты. Копии документов заверяются проставлением надписи "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его подписи с расшифровкой и даты заверения. Отметка о заверении проставляется ниже реквизита "Подпись", например:

Верно

Консультант личная подпись инициалы и фамилия

11.01.2006

2.98. Копии актов, отчетов и иных документов по результатам контрольных и экспертно-аналитических мероприятий заверяются подписью инспектора Счетной палаты или должностного лица Счетной палаты, ответственного за проведение данного мероприятия.

2.99. На копиях исходящих служебных документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию.

2.100. При направлении копии служебного документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись, совершенная в соответствии с пунктами 2.94, 2.97 настоящей Инструкции, удостоверяется печатью Административного департамента в отделе государственной службы и кадров Административного департамента (далее - отдел государственной службы и кадров).

Идентификатор электронной копии служебного документа

2.101. Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman размером N 8.

3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

Доставка, прием и обработка служебной корреспонденции

3.1. Служебная корреспонденция (далее - также документы) в Счетную палату поступает посредством почтовой, фельдъегерской, электросвязи и нарочными, во время приема граждан руководством Счетной палаты, руководителями структурных подразделений аппарата Счетной палаты и должностными лицами структурных подразделений аппарата Счетной палаты.

С помощью почтовой связи доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Фельдъегерской связью доставляется корреспонденция в виде служебных писем, бандеролей и мелких пакетов.

По каналам электросвязи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте, в том числе через систему межведомственного документооборота (далее - МЭДО).

3.2. Прием, первичная обработка, рассмотрение, регистрация и направление для дальнейшего прохождения документов, поступивших в Счетную палату, осуществляется отделом делопроизводства и архива.

Рассмотрение, учет, регистрация и направление для дальнейшего прохождения обращений граждан осуществляется структурным подразделением аппарата Счетной палаты, организующим работу с обращениями граждан, в соответствии с разделом 8 настоящей Инструкции, а также с соответствующими пунктами утвержденного Председателем Счетной палаты Положения о порядке работы Общественной приемной Счетной палаты Российской Федерации.

3.3. При приеме и первичной обработке служебной корреспонденции проверяется правильность ее адресования, оформления и доставки, целостность упаковки. При вскрытии конвертов, упаковок бандеролей и пакетов проверяются наличие указанных вложений, отсутствие их повреждений, наличие установленных реквизитов оформления (наименования либо бланка организации или должностного лица, направивших документ, номера и даты документа, адреса, подписи или заменяющего ее оттиска печати и т.д.).

Ошибочно доставленные документы пересылаются отделом делопроизводства и архива по назначению или возвращаются отправителю с кратким изложением мотивов возврата.

В случае отсутствия или повреждения указанных на конверте вложений (отдельных листов), выявления ошибочных вложений, других ошибок в оформлении составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в Департаменте документационного обеспечения, а второй вместе с документом возвращается отправителю документа. В случае, если такой документ может быть рассмотрен по существу, отдел делопроизводства и архива по согласованию с адресатом передает его по назначению для дальнейшего прохождения, при этом составляется акт в трех экземплярах, первый из которых остается в Департаменте документационного обеспечения, второй направляется отправителю, а третий передается в структурное подразделение аппарата Счетной палаты, в которое направлен документ.

3.4. Конверты, в которых поступает служебная корреспонденция, уничтожаются сотрудниками отдела делопроизводства и архива, за исключением случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и поступления документа, а также если в них содержатся обращения граждан, договоры или заявки на участие в конкурсах по государственным закупкам, исковые заявления, претензии, документы из судов и органов следствия.

Конверты от писем (бандеролей), поступивших из-за границы, сохраняются и прикладываются к письмам.

3.5. Конверты, пакеты (бандероли) с пометкой "Лично", поступившие на имя Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, в отделе делопроизводства и архива не вскрываются, а регистрируются по имеющимся на них реквизитам (без указания содержания) в центральной картотеке САДЭД "Дело" и передаются адресатам под расписку в реестре передачи документов.

Конверты, пакеты (бандероли) с пометкой "Лично", поступившие на имя аудиторов Счетной палаты, заместителей Руководителя аппарата Счетной палаты, руководителей структурных подразделений аппарата Счетной палаты в отделе делопроизводства и архива не вскрываются и передаются для рассмотрения адресатам без регистрации в САДЭД "Дело" под расписку в реестре передачи документов.

Если документы, находящиеся в конверте, пакете (бандероли) с пометкой "Лично", необходимы для дальнейшей работы, то после рассмотрения они передаются соответствующими адресатами в отдел делопроизводства и архива для регистрации или ввода в регистрационную карточку САДЭД "Дело" недостающих реквизитов.

3.6. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в центральной картотеке САДЭД "Дело" и нерегистрируемые.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в центральной картотеке САДЭД "Дело" в том же порядке, что и служебные документы, поступившие почтовой и фельдъегерской связью.

Факсограммы, телефонограммы и сообщения, поступившие в электронном виде по каналам электросвязи (за исключением документов, поступивших через систему МЭДО из органов государственной власти Российской Федерации, с которыми Счетной палатой согласован порядок информационного обмена) или посредством интерактивного сервиса официального веб-сайта Счетной палаты (за исключением обращений граждан, в случае если заявителем указаны перечисленные в пункте 8.3 настоящей Инструкции реквизиты), в центральной картотеке САДЭД "Дело" не регистрируются.

Обмен информацией в электронном виде с пользователями системы МЭДО, с которыми Счетной палатой согласован порядок информационного обмена, осуществляется только с использованием средств данной системы.

Работа со служебными документами, поступившими в Счетную палату посредством системы МЭДО из органов государственной власти Российской Федерации, с которыми Счетной палатой согласован порядок информационного обмена, осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Порядок работы с факсограммами, телефонограммами и сообщениями, поступившими в электронном виде по каналам электросвязи или посредством интерактивного сервиса официального веб-сайта Счетной палаты, изложен в разделе 12 настоящей Инструкции.

3.7. Периодические издания, справочные, информационные материалы, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода в отделе делопроизводства и архива регистрации не подлежат. Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в САДЭД "Дело", приведен в приложении N 40 к настоящей Инструкции.

3.8. Документы, не зарегистрированные в центральной картотеке САДЭД "Дело", за исключением документов, не подлежащих регистрации в САДЭД "Дело", к рассмотрению не принимаются.

Регистрация служебной корреспонденции, поступившей в Счетную палату

3.9. Документы в адрес Счетной палаты, Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, аудиторов Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты и его заместителей, руководителя Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителя Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, директоров департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты или начальников инспекций департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в которых должность директора департамента не замещается, директоров департаментов аппарата Счетной палаты, советников и помощников Председателя Счетной палаты, советников и помощников заместителя Председателя Счетной палаты, инспекторов Счетной палаты, поступившие в Счетную палату в установленном порядке, имеющие стандартные реквизиты оформления, а также надлежащим образом заверенные копии документов подлежат регистрации в центральной картотеке САДЭД "Дело" в отделе делопроизводства и архива.

3.10. При регистрации поступившего документа в центральной картотеке САДЭД "Дело" осуществляется его сканирование (преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ).

3.11. Служебная корреспонденция, поступившая с пометками "Срочно", "Весьма срочно" или "Вручить немедленно", регистрируется в центральной картотеке САДЭД "Дело" вне очереди и оперативно передается соответствующему адресату в установленном порядке.

3.12. Служебная корреспонденция регистрируется в день поступления, при поступлении после 18 часов - на следующий день, при поступлении в выходные и праздничные дни - в первый следующий за ними рабочий день. Служебная корреспонденция, поступившая с пометкой "Срочно", регистрируется вне очереди.

Служебная корреспонденция, имеющая пометки "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", в нерабочее время (в рабочие дни - после 18 часов, в выходные и праздничные дни) принимается оперативным дежурным Счетной палаты и учитывается в специальном журнале (приложение N 41).

О принятой служебной корреспонденции, имеющей указанные пометки, ставятся в известность Руководитель аппарата Счетной палаты, руководитель Секретариата Председателя Счетной палаты или директор Департамента документационного обеспечения, которые принимают решение о форме и сроках дальнейшей работы с документом.

Принятая в нерабочее время служебная корреспонденция, имеющая пометки "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", передается на регистрацию в отдел делопроизводства и архива не позднее 9 часов следующего рабочего дня.

В регистрационных карточках и непосредственно на документах, имеющих пометки "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", а также на телеграммах указывается время их поступления.

3.13. Служебная корреспонденция, поступившая нарочным или иным способом доставки непосредственно в Секретариат Председателя Счетной палаты, Секретариат заместителя Председателя Счетной палаты, аудиторам Счетной палаты, Руководителю аппарата Счетной палаты и его заместителям, в департаменты аппарата Счетной палаты, подлежит обязательной регистрации в отделе делопроизводства и архива или в структурном подразделении аппарата Счетной палаты, организующем работу с обращениями граждан.

3.14. При регистрации служебной корреспонденции на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется установленный регистрационный штамп (приложение N 42) с присвоением документу индекса группы документов, регистрационного номера (порядкового номера поступления в течение календарного года), указанием даты регистрации, количества листов служебного документа и приложений к нему. В центральной картотеке САДЭД "Дело" также заполняются соответствующие графы регистрационной электронной карточки документа. Регистрационный штамп проставляется на подлиннике служебного документа.

Информация о документе в регистрационной электронной карточке включает: номер документа (входящий, исходящий); дату постановки на учет документа в корреспондирующей и принимающей организации; фамилию лица, подписавшего документ; фамилию и должность лица, в адрес которого поступил документ; аннотацию, тематику; гриф доступа (общий, ДСП); количество листов документа, а также количество листов приложений, если таковые имеются; вид доставки документа; связку (ссылку на регистрационные номера связанных с ним ранее поступивших и направленных документов); текст резолюции; журнал передачи документов (сведения о направлении документа). Сведения о перенаправлении документа и новых поручениях также заносятся в регистрационную электронную карточку.

Приложение к документу отдельно не регистрируется, проставляется штамп "к вх. ...".

3.15. Документы, поступившие от одного корреспондента по одному и тому же вопросу в адрес двух и более адресатов Счетной палаты, подлежат отдельной регистрации. При этом в каждой регистрационной карточке указывается ссылка на регистрационный номер предыдущего документа.

3.16. На служебных документах, адресованных Счетной палате, Председателю Счетной палаты, заместителю Председателя Счетной палаты, руководителям Секретариатов Председателя Счетной палаты и заместителя Председателя Счетной палаты, советникам и помощникам Председателя Счетной палаты и заместителя Председателя Счетной палаты, в регистрационном штампе проставляются порядковый номер, дата регистрации, количество листов служебного документа и приложений к нему (например: N 1045 от 07.09.2005 на 1 л. пр. на 3 л.) (приложение N 42);

на служебных документах, адресованных аудиторам Счетной палаты, директорам департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты или начальникам инспекций департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в которых должность директора департамента не замещается, инспекторам Счетной палаты, в регистрационном штампе проставляются индекс группы документов "А", порядковый номер, дата регистрации, количество листов служебного документа и приложений к нему (например: N А-1100 от 10.05.2005 на 3 л. пр. на 2 л.) (приложение N 42);

на служебных документах, адресованных Руководителю аппарата Счетной палаты и его заместителям, директорам департаментов аппарата Счетной палаты, в регистрационном штампе проставляются индекс группы документа "П", порядковый номер, дата регистрации, количество листов служебного документа и приложений к нему (например: N П-456 от 10.05.2005 на 11 л. пр. на 3 л.) (приложение N 42);

на актах по результатам контрольных мероприятий в регистрационном штампе проставляются индекс группы документов "КМ", порядковый номер, косая черта, индекс направления деятельности Счетной палаты и инспекции департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты в соответствии с Перечнем индексов должностных лиц и структурных подразделение аппарата Счетной палаты (далее - Перечень индексов) (приложение N 44), сотрудники которой подписали акт по результатам контрольного мероприятия, дата регистрации (например: N КМ-1544/14-2 от 10.12.2005 на 1 л. пр. на 3 л.) (приложение N 42).

Акты по результатам проведенных контрольных мероприятий регистрируются отделом делопроизводства и архива в трехдневный срок после их завершения.

Копии актов по результатам проведенных контрольных мероприятий в день их регистрации передаются по реестру передачи в отдел делопроизводства и архива.

Копии с актов по результатам проведенных контрольных мероприятий с пометкой "Для служебного пользования" изготавливаются, учитываются и передаются по реестру передачи на хранение в отдел делопроизводства и архива в соответствии с пунктами 11.10, 11.13 настоящей Инструкции.

3.17. При регистрации обращений граждан на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу (при невозможности в ином месте) проставляется установленный регистрационный штамп с указанием номера, состоящего из индекса группы документов "ПГ", порядкового номера, даты регистрации, количества листов служебного документа и приложений к нему (например: N ПГ-345 от 10.10.2005 на 1 л. пр. на 5 л.) (приложение N 42).

3.18. Служебные документы на иностранных языках, адресованные Председателю Счетной палаты, заместителю Председателя Счетной палаты, аудитору Счетной палаты, Руководителю аппарата Счетной палаты, регистрируются в соответствии с пунктом 3.16 настоящей Инструкции и направляются отделом делопроизводства и архива в Департамент внешних связей аппарата Счетной палаты (далее - Департамент внешних связей) для перевода на русский язык и дальнейшего доклада соответствующему адресату.

3.19. Копии нормативных актов, поступающих в Счетную палату, регистрируются в соответствии с пунктом 3.14 настоящей Инструкции в день поступления, без проставления штампа в нижнем правом углу документа и сканируются. Регистрационные карточки и электронные формы (образы) документов передаются в картотеки структурных подразделений аппарата Счетной палаты САДЭД "Дело". В бумажном виде данные документы не рассылаются.

3.20. Поступающие подлинники документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту подлинника.

3.21. Документы, зарегистрированные в отделе делопроизводства и архива и структурном подразделении аппарата Счетной палаты, организующем работу с обращениями граждан, не подлежат повторной регистрации в Секретариате Председателя Счетной палаты, Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты и учитываются по регистрационным номерам, присвоенным им в отделе делопроизводства и архива или структурном подразделении аппарата Счетной палаты, организующем работу с обращениями граждан.

Порядок прохождения документов, поступивших в Счетную палату

3.22. Документы, прошедшие регистрацию в отделе делопроизводства и архива и адресованные Председателю Счетной палаты, заместителю Председателя Счетной палаты, Руководителю аппарата Счетной палаты, со справочным материалом, подобранным отделом делопроизводства и архива, передаются по реестру в Секретариат Председателя Счетной палаты, Секретариат заместителя Председателя Счетной палаты и общий отдел Департамента документационного обеспечения (далее - общий отдел) для рассмотрения, подготовки проектов резолюций (поручений) и доклада Председателю Счетной палаты, заместителю Председателя Счетной палаты, Руководителю аппарата Счетной палаты.

3.23. Руководитель аппарата Счетной палаты (в его отсутствие заместитель Руководителя аппарата Счетной палаты) докладывает Председателю Счетной палаты:

о поручениях Президента Российской Федерации по письмам Счетной палаты;

о поступивших в Счетную палату постановлениях Совета Федерации и Государственной Думы, о запросах (обращениях) в адрес Председателя Счетной палаты комитетов и комиссий Совета Федерации или Государственной Думы, депутатских объединений в Государственной Думе, членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы;

о поручениях Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации по представлениям, предписаниям и информационным письмам Счетной палаты;

о проекте повестки для заседаний Правительства Российской Федерации;

об обращениях, поступивших в Счетную палату из Генеральной прокуратуры Российской Федерации и органов прокуратуры Российской Федерации, правоохранительных органов Российской Федерации, о судебных постановлениях (судебных приказах, решениях суда, определениях суда, постановлениях президиума суда надзорной инстанции) по вопросам, касающимся результатов контрольных мероприятий, проведенных Счетной палатой;

об обращениях в адрес Счетной палаты руководителей федеральных органов государственной власти;

об обращениях в адрес Счетной палаты законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений, глав религиозных конфессий и объединений, средств массовой информации и других организаций;

о письмах, телеграммах, факсограммах руководителей и должностных лиц высших органов государственного финансового контроля иностранных государств и международных организаций;

об обращениях юридических лиц и граждан в адрес Председателя Счетной палаты;

об обращениях в адрес Председателя Счетной палаты с пометкой "Лично".

3.24. В период, когда заместитель Председателя Счетной палаты исполняет функции Председателя Счетной палаты, документы, адресованные Председателю Счетной палаты, со справочным материалом, подобранным отделом делопроизводства и архива, передаются по реестру в Секретариат заместителя Председателя Счетной палаты для рассмотрения, подготовки проектов резолюций (поручений) и доклада руководителем Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты заместителю Председателя Счетной палаты.

3.25. Об обращениях в адрес заместителя Председателя Счетной палаты, в том числе с пометкой "Лично", заместителю Председателя Счетной палаты докладывает руководитель Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты (в его отсутствие заместитель руководителя Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты).

3.26. Документы, адресованные аудиторам Счетной палаты, заместителям Руководителя аппарата Счетной палаты, руководителям структурных подразделений аппарата Счетной палаты, после регистрации в САДЭД "Дело" в отделе делопроизводства и архива направляются адресатам.

3.27. Документы, адресованные Счетной палате и не требующие рассмотрения их Председателем Счетной палаты, заместителем Председателя Счетной палаты, направляются отделом делопроизводства и архива аудиторам Счетной палаты в соответствии с распределением обязанностей между ними, Руководителю аппарата Счетной палаты или заместителям Руководителя аппарата Счетной палаты в соответствии с распределением обязанностей по координации деятельности департаментов аппарата Счетной палаты.

3.28. Документы, адресованные аудиторам Счетной палаты, заместителям Руководителя аппарата Счетной палаты, руководителям структурных подразделений аппарата Счетной палаты, выдаются сотрудниками отдела делопроизводства и архива с 9 часов до 10 часов 30 минут, с 13 до 14 часов и с 16 часов до 17 часов 30 минут ежедневно, кроме выходных и праздничных дней.

Документы с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" незамедлительно направляются адресатам после регистрации в соответствии с пунктом 3.16 настоящей Инструкции.

3.29. Передача документов из отдела делопроизводства и архива в департаменты аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, департаменты аппарата Счетной палаты производится по журналу передачи или реестру, в которых указываются фамилия сотрудника, получившего документ, дата, время получения и ставится его подпись.

Копирование зарегистрированных в отделе делопроизводства и архива документов, содержащих факсимильное воспроизведение поручений Президента Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, а также передача исполнителям и направление в органы государственной власти, государственные органы, должностным лицам и гражданам копий указанных документов не допускаются.

Информация о зарегистрированных документах передается в базу данных САДЭД "Дело" соответствующих структурных подразделений аппарата Счетной палаты (картотеки структурных подразделений).

3.30. Результаты рассмотрения Председателем Счетной палаты, заместителем Председателя Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты и его заместителями документов, направляемых на исполнение, отражаются в резолюциях (поручениях), оформленных в соответствии с пунктами 2.33-2.35 настоящей Инструкции.

В отдельных случаях резолюции (поручения) могут быть оформлены на самих документах. При оформлении на специальном бланке резолюции (поручения) по зарегистрированному в отделе делопроизводства и архива документу в левом нижнем углу бланка с текстом резолюции (поручения) делается надпись "к N" и указывается регистрационный номер, присвоенный входящему документу, по которому дается поручение.

3.31. Регистрация поручений Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты в САДЭД "Дело" производится соответствующими секретариатами и общим отделом в день их подписания и включает в себя присвоение порядкового номера, состоящего из буквенного индекса, дефиса и цифр (например: СС-505, АС-354, СШ-768).

3.32. В случаях, когда поручения Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты или по их поручению и от их имени поручения Руководителя аппарата Счетной палаты передаются непосредственно аудиторам Счетной палаты, руководителям структурных подразделений аппарата Счетной палаты, ответственные исполнители обеспечивают направление подлинников поручений Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты в Департамент документационного обеспечения в день их подписания для регистрации, постановки на контроль и направления копий в Секретариат Председателя Счетной палаты или Секретариат заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителю аппарата Счетной палаты и соисполнителям.

Все последующие резолюции не должны искажать содержание поручения вышестоящего должностного лица, они могут только уточняться и конкретизироваться.

Подлинники поручений Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты после их регистрации хранятся и учитываются в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, ответственных за исполнение данного поручения.

После внесения резолюций (поручений) Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты в регистрационную электронную карточку документы передаются через отдел делопроизводства и архива в отдел контроля документооборота Департамента документационного обеспечения (далее - отдел контроля документооборота) для постановки на контроль в порядке, установленном разделом 6 настоящей Инструкции.

Тексты резолюций аудиторов Счетной палаты, заместителей Руководителя аппарата Счетной палаты, руководителя Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителя Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, директоров департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты или начальников инспекций департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в которых должность директора департамента не замещается, директоров департаментов аппарата Счетной палаты учитываются в САДЭД "Дело" в соответствующих картотеках, но не имеют номера поручения.

3.33. Если в проекте резолюции, содержащей поручение, предусматриваются несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения, который указывается первым или помечается словом "созыв". Ему направляется подлинник документа с подлинником поручения. Другим исполнителям направляется необходимое количество копий документа с поручением.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение), подготовку к отправке, а при необходимости - его тиражирование.

Все соисполнители несут равную ответственность за сроки и качество исполнения поручений.

Регистрационный номер и дата поступления документа при тиражировании должны быть воспроизведены на всех копиях документа с поручением.

3.34. Зарегистрированные в отделе делопроизводства и архива служебные документы передаются в соответствии с резолюциями Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты или в его отсутствие - лица, исполняющего его функции, в структурные подразделения аппарата Счетной палаты, ответственные за исполнение поручения, по реестру или журналу передачи. В реестре, журнале передачи указываются фамилия сотрудника, получившего документ, дата и время его получения, личная подпись.

3.35. В Секретариат заместителя Председателя Счетной палаты в установленном настоящей Инструкцией порядке передаются копии документов с резолюциями (поручениями) Председателя Счетной палаты по постановлениям Совета Федерации и Государственной Думы, запросам (обращениям) в адрес Председателя Счетной палаты депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, информационным письмам о мероприятиях, проводимых Советом Федерации и Государственной Думой, комитетами и комиссиями Совета Федерации и Государственной Думы, планам их работы, поручениям Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации по представлениям, предписаниям и информационным письмам Счетной палаты, документам, поступившим в Счетную палату из Генеральной прокуратуры Российской Федерации и органов прокуратуры Российской Федерации, судебным постановлениям (судебным приказам, решениям суда, определениям суда, постановлениям президиума суда надзорной инстанции) по вопросам, касающимся результатов контрольных мероприятий, проведенных Счетной палатой, документам по конфликтным ситуациям, связанным с деятельностью Счетной палаты, а также копии предписаний, представлений и информационных писем, направляемых за подписью Председателя Счетной палаты.

3.36. Копии обращений, писем и запросов, поступающих в Счетную палату из Генеральной прокуратуры Российской Федерации, иных правоохранительных и судебных органов Российской Федерации, касающихся результатов контрольных мероприятий Счетной палаты, после рассмотрения их Руководителем аппарата Счетной палаты направляются отделом делопроизводства и архива в Административный департамент.

3.37. Передача зарегистрированного в отделе делопроизводства и архива документа из одного структурного подразделения в другое производится только через отдел делопроизводства и архива с соответствующей переадресацией и с разрешения должностного лица, давшего поручение.

5. Организационно-документационное обеспечение работы Коллегии Счетной палаты

Подготовка и представление материалов на рассмотрение Коллегии Счетной палаты

5.1. Организационно-документационное обеспечение подготовки и проведения заседаний Коллегии Счетной палаты осуществляется отделом обеспечения работы Коллегии.

5.2. Материалы к заседанию Коллегии Счетной палаты готовятся в Секретариате Председателя Счетной палаты, Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты, регистрируются в картотеках соответствующих структурных подразделений аппарата Счетной палаты в САДЭД "Дело" и направляются в отдел обеспечения работы Коллегии вместе с электронными файлами документов, подготовленными в соответствии с порядком использования подсистемы информационно-аналитической поддержки заседаний Коллегии Счетной палаты Российской Федерации, утвержденным Председателем Счетной палаты.

5.3. Подготовленные в установленном порядке материалы к заседанию Коллегии Счетной палаты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, сдаются в отдел по защите государственной тайны Административного департамента (далее - отдел по защите государственной тайны). Обращение с ними (размножение, рассылка, возврат и уничтожение) осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с документами, содержащими указанные сведения.

5.4. Материалы к заседанию Коллегии Счетной палаты подписываются исполнителями, визируются в соответствии с пунктами 2.60-2.62, 2.66, 2.67, 4.6, 5.9, 5.10 настоящей Инструкции и вносятся вместе с обращением и проектом решения на имя Председателя Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении функций Председателя Счетной палаты - на имя заместителя Председателя Счетной палаты не позднее чем за 3 рабочих дня до заседания Коллегии Счетной палаты.

5.5. Материалы к заседанию Коллегии Счетной палаты по результатам проведенных контрольных мероприятий включают зарегистрированные в соответствии с пунктом 4.10 настоящей Инструкции:

обращение о внесении вопроса на рассмотрение Коллегии Счетной палаты за подписью заместителя Председателя Счетной палаты, аудитора Счетной палаты, ответственного за проведение мероприятия, а в случае если контрольное мероприятие осуществлялось с участием двух и более аудиторов Счетной палаты - за подписью Председателя Счетной палаты, или заместителя Председателя Счетной палаты, или аудитора Счетной палаты, которому поручены организация контрольного мероприятия и обобщение его результатов, или всех аудиторов Счетной палаты, ответственных за проведение данного контрольного мероприятия (приложение N 21);

проект решения Коллегии Счетной палаты, завизированный заместителем Председателя Счетной палаты, аудитором Счетной палаты, ответственным за проведение мероприятия, а в случае если контрольное мероприятие осуществлялось с участием двух и более аудиторов Счетной палаты - за подписью Председателя Счетной палаты, или заместителя Председателя Счетной палаты, или аудитора Счетной палаты, которому поручены организация контрольного мероприятия и обобщение его результатов, или всех аудиторов Счетной палаты, ответственных за проведение данного контрольного мероприятия (приложение N 22);

копии документов, обосновывающих проведение контрольного мероприятия (постановления Совета Федерации или Государственной Думы, обращения не менее одной пятой от общего числа членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы, запросы членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы, выписки из плана работы Счетной палаты или решения Коллегии Счетной палаты о проведении внепланового контрольного мероприятия);

копию программы проведения контрольного мероприятия;

копию распоряжения Председателя Счетной палаты о проведении контрольного мероприятия;

копии удостоверений на право проведения контрольного мероприятия;

отчет о результатах контрольного мероприятия за подписью заместителя Председателя Счетной палаты, аудитора Счетной палаты, а в случае если контрольное мероприятие осуществлялось с участием двух и более аудиторов Счетной палаты - за подписью Председателя Счетной палаты, или заместителя Председателя Счетной палаты, или аудитора Счетной палаты, которому поручены организация контрольного мероприятия и обобщение его результатов, или всех аудиторов Счетной палаты, ответственных за проведение данного контрольного мероприятия;

копии актов по результатам контрольного мероприятия и действий, в том числе предусмотренные СФК 4020;

проекты представлений, предписаний, информационных и сопроводительных писем Счетной палаты и других необходимых документов по результатам контрольного мероприятия. Образец сопроводительного письма, направляемого по результатам контрольного мероприятия в Совет Федерации и Государственную Думу, приведен в приложении N 2 к настоящей Инструкции;

заключения и замечания Правового департамента, а также подготовленную Департаментом документационного обеспечения справку о соответствии вносимого на рассмотрение Коллегии Счетной палаты отчета о проведенном контрольном мероприятии актам по результатам контрольного мероприятия, и другие документы.

5.6. Материалы по результатам экспертно-аналитических мероприятий, которые вносятся на рассмотрение Коллегии Счетной палаты, включают зарегистрированные в соответствии с пунктом 4.10 настоящей Инструкции:

обращение о внесении вопроса на рассмотрение Коллегии Счетной палаты за подписью заместителя Председателя Счетной палаты, аудитора Счетной палаты, ответственного за проведение мероприятия, а в случае если экспертно-аналитическое мероприятие осуществлялось с участием двух и более аудиторов Счетной палаты - за подписью Председателя Счетной палаты, или заместителя Председателя Счетной палаты, или аудитора Счетной палаты, которому поручены организация экспертно-аналитического мероприятия и обобщение его результатов, или всех аудиторов Счетной палаты, ответственных за проведение данного контрольного мероприятия, или Руководителя аппарата Счетной палаты (приложение N 21);

проект решения Коллегии Счетной палаты, завизированный заместителем Председателя Счетной палаты, аудитором Счетной палаты, ответственным за проведение мероприятия, а в случае если экспертно-аналитическое мероприятие осуществлялось с участием двух и более аудиторов Счетной палаты - Председателем Счетной палаты, или заместителем Председателя Счетной палаты, либо аудитором Счетной палаты, которому поручены организация экспертно-аналитического мероприятия и обобщение его результатов, или всеми аудиторами Счетной палаты, ответственными за проведение экспертно-аналитического мероприятия, или Руководителем аппарата Счетной палаты (приложение N 22);

проект заключения по результатам проведенного экспертно-аналитического мероприятия с визой исполнителей (при необходимости прилагается копия документа, по которому в соответствии со статьями 9 и 20 Федерального закона "О Счетной палате Российской Федерации" дается заключение Счетной палаты, а в случае внесения на рассмотрение Коллегии Счетной палаты методических материалов или аналитических записок - тексты этих материалов или записок);

копии документов, обосновывающих проведение экспертно-аналитического мероприятия (запросы Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации или Государственной Думы, запросы комитетов, комиссий Совета Федерации или Государственной Думы, запросы членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы, запросы Правительства Российской Федерации, запросы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, выписка из плана работы Счетной палаты, заверенная в отделе организации контрольных мероприятий в порядке, предусмотренном пунктами 2.97, 2.98 настоящей Инструкции, решение Коллегии Счетной палаты о проведении внепланового экспертно-аналитического мероприятия);

копию распоряжения о проведении экспертно-аналитического мероприятия;

копии удостоверений на право проведения экспертно-аналитического мероприятия;

проекты писем Счетной палаты и других документов по результатам экспертно-аналитического мероприятия;

заключения и замечания, другие документы.

5.7. Состав и объем материалов по другим вопросам деятельности Счетной палаты определяются Коллегией Счетной палаты (при этом в числе обязательных документов должны быть зарегистрированное в соответствии с пунктом 4.10 настоящей Инструкции обращение с обоснованием необходимости рассмотрения данного вопроса на заседании Коллегии Счетной палаты за подписью лица, вносящего вопрос, и проект решения Коллегии Счетной палаты, завизированный исполнителем, членом Коллегии Счетной палаты или Руководителем аппарата Счетной палаты).

Вносимые на рассмотрение Коллегии Счетной палаты представления к награждению лиц государственными и иными наградами подлежат обязательному визированию в Административном департаменте.

5.8. Объем обращения о внесении вопроса на рассмотрение Коллегии Счетной палаты и проекта решения Коллегии Счетной палаты, как правило, не должен превышать две машинописные страницы, напечатанные через полуторный междустрочный интервал.

5.9. Вносимые на рассмотрение Коллегии Счетной палаты проекты информационных писем, направляемых Президенту Российской Федерации, Председателю (заместителю Председателя) Правительства Российской Федерации, всех предписаний Председателю (заместителю Председателя) Правительства Российской Федерации, представлений Правительству Российской Федерации, обращений в правоохранительные органы, заключения на законопроекты, разработанные в Счетной палате предложения к законам и законопроектам, проекты договоров с контрольно-счетными органами субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, законопроекты, разработанные в Счетной палате (в том числе предложения об изменении законодательных актов, содержащиеся в отчетах о результатах контрольных мероприятий), проекты внутренних нормативных документов Счетной палаты в обязательном порядке представляются на правовую экспертизу в Правовой департамент. На правовую экспертизу могут представляться и другие вносимые на рассмотрение Коллегии документы.

Проекты документов, направляемых в Правовой департамент на правовую экспертизу, должны быть представлены в окончательной редакции и завизированы руководителями всех заинтересованных структурных подразделений аппарата Счетной палаты и соответствующим аудитором Счетной палаты в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

К проектам документов по результатам контрольных и экспертно-аналитических мероприятий прилагаются в обязательном порядке проекты отчетов по результатам мероприятий, а также по требованию Правового департамента иные первичные документы (акты, государственные контракты, договоры и др.).

Проекты документов, вносимые на рассмотрение Коллегии Счетной палаты, должны представляться на правовую экспертизу в Правовой департамент не позднее чем за 5 рабочих дней до их передачи в отдел обеспечения работы Коллегии для включения в состав материалов, вносимых на рассмотрение Коллегии Счетной палаты. Срок проведения правовой экспертизы в Правовом департаменте не должен превышать 5 рабочих дней с момента поступления документов в указанный Департамент.

При отсутствии замечаний со стороны Правового департамента текст проекта документа визируется директором Правового департамента или лицом, его замещающим, при несогласии готовятся заключение или замечания, которые направляются на рассмотрение Коллегии Счетной палаты одновременно с текстом проекта документа.

Проекты документов после их рассмотрения Коллегией Счетной палаты подлежат согласованию в Правовом департаменте в порядке, предусмотренном пунктами 2.63-2.65 настоящей Инструкции.

5.10. Проекты заключений Счетной палаты на проект федерального закона о федеральном бюджете, на проект отчета Правительства Российской Федерации об исполнении федерального бюджета, а также другие аналогичные по объему и сложности документы направляются для проведения правовой экспертизы в Правовой департамент не позднее чем за 10 рабочих дней до их передачи в отдел обеспечения работы Коллегии для включения в состав материалов, вносимых на рассмотрение Коллегии Счетной палаты. При этом срок проведения правовой экспертизы проектов заключений Счетной палаты на проект федерального закона о федеральном бюджете, на проект отчета Правительства Российской Федерации об исполнении федерального бюджета, а также других аналогичных по объему и сложности документов до внесения их на рассмотрение Коллегии Счетной палаты в Правовом департаменте составляет не более 10 рабочих дней.

5.11. Материалы к заседанию Коллегии Счетной палаты в отделе обеспечения работы Коллегии:

просматриваются на предмет соответствия их статье 4.1 Регламента Счетной палаты и визируются сотрудником отдела;

передаются в установленном порядке Руководителю аппарата Счетной палаты для доклада Председателю Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении функций Председателя Счетной палаты - заместителю Председателя Счетной палаты.

В случае если представленные к заседанию Коллегии Счетной палаты материалы не соответствуют требованиям, содержащимся в статье 4.1 Регламента Счетной палаты, настоящей Инструкции и иных нормативных документах Счетной палаты, Департаментом документационного обеспечения готовится заключение по представленным к заседанию Коллегии Счетной палаты материалам, которое в установленном порядке передается Руководителю аппарата Счетной палаты для доклада Председателю Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении функций Председателя Счетной палаты - заместителю Председателя Счетной палаты.

5.12. Наименование отчета о результатах контрольного мероприятия и наименование вопроса в проекте решения Коллегии Счетной палаты в составе материалов по результатам контрольного мероприятия, вносимых на рассмотрение Коллегии Счетной палаты, должны соответствовать наименованию контрольного мероприятия в плане работы Счетной палаты на соответствующий год.

5.13. Материалы к заседанию Коллегии Счетной палаты с резолюцией Председателя Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении функций Председателя Счетной палаты - с резолюцией заместителя Председателя Счетной палаты размещаются в подсистеме информационно-аналитической поддержки заседаний Коллегии Счетной палаты Российской Федерации в соответствии с порядком организации работы подсистемы информационно-аналитической поддержки заседаний Коллегии Счетной палаты Российской Федерации.

5.14. После заседания Коллегии Счетной палаты, независимо от сохранения пометки "Для служебного пользования" или ее снятия, первый экземпляр отчета (оригинал) о результатах контрольного мероприятия, а также иные материалы, внесенные на рассмотрение Коллегии Счетной палаты, остаются на хранении в отделе обеспечения работы Коллегии, оформляются в дело и сдаются на постоянное хранение в архив Счетной палаты в соответствии с пунктами 13.45-13.51 настоящей Инструкции.

В случае неутверждения отчета и его повторного внесения на рассмотрение Коллегии, а также доработки отчета в соответствии с решением Коллегии Счетной палаты работа с ним осуществляется с учетом требований раздела 11 настоящей Инструкции.

Подготовка и оформление решений Коллегии Счетной палаты

5.15. Решения Коллегии Счетной палаты оформляются в виде постановлений или протокольных записей. Оформление проекта постановления Коллегии Счетной палаты или проекта протокола заседания Коллегии Счетной палаты осуществляется отделом обеспечения работы Коллегии.

5.16. Протокол заседания Коллегии Счетной палаты оформляется на основании решений, принятых Коллегией Счетной палаты.

Протокол заседания Коллегии Счетной палаты печатается на бланке установленной формы (приложение N 23) размером шрифта N 14.

Номер протокола оформляется буквенно-цифровым способом в порядке, установленном в пункте 5.20 настоящей Инструкции, и печатается через одинарный или полуторный междустрочный интервал ниже линейки, отделяющей заголовок бланка.

Дата печатается от левой границы текстового поля, номер протокола располагается в той же строке, последний знак номера ограничивается правым полем текста.

5.17. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются должность, фамилия и инициалы председательствовавшего на заседании, должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Председательствовал" печатается по центру, под ним через одинарный или полуторный междустрочный интервал - должность председательствовавшего, затем через одинарный или полуторный междустрочный интервал также по центру фамилия и инициалы.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля и подчеркивается, после слова ставится двоеточие ("Присутствовали:"). Затем через одинарный междустрочный интервал ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы (междустрочный интервал - одинарный). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке).

Например:

Заместитель Председателя Счетной палаты Российской Федерации	- (инициалы и фамилия)
Аудиторы Счетной палаты Российской Федерации	- (инициалы и фамилия)
Члены Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации	- (инициалы и фамилия)
Депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации	- (инициалы и фамилия)

Основная часть протокола состоит из вопросов, рассматриваемых на заседании Коллегии Счетной палаты, и принятых по ним решений и печатается через одинарный или полуторный междустрочный интервал.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта N 14 через одинарный междустрочный интервал.

Затем печатается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста тремя интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

5.18. Протокол заседания Коллегии Счетной палаты визируется работниками отдела обеспечения работы Коллегии, ответственными за подготовку протокола, директорами Административного департамента, Сводного департамента, Департамента документационного обеспечения, Правового департамента, заместителем Руководителя аппарата Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты и представляется Руководителем аппарата Счетной палаты не позднее следующего после заседания Коллегии Счетной палаты рабочего дня на подпись председательствовавшему на заседании Коллегии Счетной палаты.

5.19. Отдельные решения Коллегии Счетной палаты, оформленные в виде постановлений, печатаются на бланке установленной формы (приложение N 24).

Постановления Коллегии Счетной палаты подписываются председательствовавшим на заседании Коллегии Счетной палаты.

5.20. Подписанный протокол заседания Коллегии Счетной палаты регистрируется отделом обеспечения работы Коллегии в центральной картотеке САДЭД "Дело". Номер протокола заседания Коллегии Счетной палаты состоит из знака "N", регистрационного номера, который ведется в пределах календарного года, и буквенного индекса "К", например:

N 35К

На бумажном носителе к данному номеру в скобках добавляется порядковый номер протокола, начисляемый с первого заседания Коллегии Счетной палаты, например:

N 35К (235)

Подписанное постановление Коллегии Счетной палаты регистрируется отделом обеспечения работы Коллегии в центральной картотеке САДЭД "Дело". Номер постановления Коллегии Счетной палаты состоит из знака "N", порядкового номера и буквенного индекса "ПК", например:

N 25ПК

Подписанный протокол заседания Коллегии Счетной палаты рассылается членам Коллегии Счетной палаты и иным должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, утвержденным Коллегией Счетной палаты.

Подписанное постановление Коллегии Счетной палаты рассылается членам Коллегии Счетной палаты и иным должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, утвержденным Коллегией Счетной палаты.

5.21. Подлинники протоколов заседания Коллегии Счетной палаты и постановлений Коллегии Счетной палаты оформляются в дело в отделе обеспечения работы Коллегии и сдаются на постоянное хранение в архив Счетной палаты в соответствии с пунктами 13.45-13.51 настоящей Инструкции.

5.22. Для осуществления контроля за выполнением решений, принятых на заседании Коллегии Счетной палаты, отделом обеспечения работы Коллегии на бланках установленной формы (приложение N 25) оформляются выписки из протокола заседания Коллегии Счетной палаты.

5.23. Выписки из протоколов заседаний Коллегии Счетной палаты, постановлений Коллегии Счетной палаты регистрируются отделом обеспечения работы Коллегии в центральной картотеке САДЭД "Дело".

Номер выписки из протокола заседания Коллегии Счетной палаты состоит из знака "N", номера протокола заседания Коллегии Счетной палаты, косой черты и порядкового номера вопроса в протоколе заседания, например:

N 35К/1

Выписки из протоколов заседаний Коллегии Счетной палаты заверяются печатью отдела обеспечения работы Коллегии.

5.24. Указатель рассылки выписок из протоколов заседаний Коллегии Счетной палаты составляется отделом обеспечения работы Коллегии, визируется директором Департамента документационного обеспечения и представляется Руководителю аппарата Счетной палаты вместе с протоколом заседания Коллегии Счетной палаты.

5.25. Копии выписок из протоколов заседаний Коллегии Счетной палаты, постановлений Коллегии Счетной палаты, переданные в структурные подразделения аппарата Счетной палаты по указателю рассылки, оформляются в дела структурных подразделений аппарата Счетной палаты в соответствии с номенклатурой дел.

Подготовка и оформление протоколов совещаний, выписок из протоколов совещаний, проводимых в Счетной палате

5.26. Протоколы совещаний у Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - у лиц, исполняющих их функции, а также выписки из протоколов указанных совещаний готовятся и оформляются отделом обеспечения работы Коллегии.

Протокол совещания у заместителя Председателя Счетной палаты готовится и оформляется в Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты.

5.27. Протоколы совещаний у Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - у лиц, исполняющих их функции, оформляются на бланках установленной формы (приложения N 26, 28, 30) размером шрифта N 14.

Дата печатается от левой границы текстового поля, номер протокола располагается в той же строке, последний знак номера ограничивается правым полем текста.

5.28. Проекты протоколов совещаний у Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты визируются сотрудниками отдела обеспечения работы Коллегии, ответственными за подготовку протокола, директором Департамента документационного обеспечения.

Протоколы совещаний у Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - у лиц, исполняющих их функции, подписываются председательствующими на совещаниях.

5.29. Подписанный протокол совещания у Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты регистрируется отделом обеспечения работы Коллегии в центральной картотеке САДЭД "Дело".

Номер протокола совещания у Председателя Счетной палаты состоит из знака "N", регистрационного номера, который ведется в пределах календарного года, и буквенного индекса "П", например:

N 11П

Номер протокола совещания у заместителя Председателя Счетной палаты состоит из знака "N", регистрационного номера, который ведется в пределах календарного года, и буквенного индекса "ЗП", например:

N 5ЗП

Подписанный протокол совещания у Руководителя аппарата Счетной палаты (в его отсутствие при исполнении его функций - у заместителя Руководителя аппарата Счетной палаты) регистрируется отделом обеспечения работы Коллегии в центральной картотеке САДЭД "Дело".

Номер протокола совещания у Руководителя аппарата Счетной палаты (в его отсутствие при исполнении его функций - у заместителя Руководителя аппарата Счетной палаты) состоит из знака "N", регистрационного номера, который ведется в пределах календарного года, и буквенного индекса "РА", например:

N 14РА

5.30. Подлинники протоколов совещаний у Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты оформляются в соответствующие дела в отделе обеспечения работы Коллегии и Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты и сдаются на постоянное хранение в соответствии с пунктами 13.45-13.52 настоящей Инструкции в архив Счетной палаты.

5.31. Решения, принятые на совещаниях у Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, оформляются выписками из протоколов указанных совещаний. Выписки оформляются на бланках установленной формы (приложения N 27, 29, 31).

5.32. Выписки из протоколов совещаний у Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты регистрируются отделом обеспечения работы Коллегии в центральной картотеке САДЭД "Дело".

Номер выписки из протокола совещания у Председателя Счетной палаты состоит из знака "N", номера протокола совещания, косой черты, порядкового номера решения в протоколе данного совещания, например:

N 11П/1

Номер выписки из протокола совещания у заместителя Председателя Счетной палаты состоит из знака "N", номера протокола совещания, косой черты, порядкового номера решения в протоколе данного совещания, например:

N 5ЗП/1

Выписки из протоколов совещаний у Руководителя аппарата Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты регистрируются отделом обеспечения работы Коллегии в центральной картотеке САДЭД "Дело".

Номер выписки из протокола совещания у Руководителя аппарата Счетной палаты (в его отсутствие при исполнении его функций - у заместителя Руководителя аппарата Счетной палаты) состоит из знака "N", номера протокола совещания, косой черты, порядкового номера решения в протоколе данного совещания, например:

N 14РА/1

5.33. Выписки из протоколов совещаний у Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты удостоверяются печатью отдела обеспечения работы Коллегии.

5.34. Указатели рассылки выписок из протоколов совещаний у Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты составляются отделом обеспечения работы Коллегии, визируются директором Департамента документационного обеспечения и утверждаются Руководителем аппарата Счетной палаты.

Указатели рассылки выписок из протоколов совещаний у заместителя Председателя Счетной палаты составляются Секретариатом заместителя Председателя Счетной палаты и утверждаются руководителем Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты.

5.35. Выписки из протоколов совещаний у Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты и Руководителя аппарата Счетной палаты, переданные в структурные подразделения аппарата Счетной палаты согласно указателю рассылки, оформляются в дела указанных структурных подразделений.

Порядок ведения аудиозаписей и подготовки текстов стенограмм заседаний Коллегии Счетной палаты и совещаний, проводимых в Счетной палате

5.36. Заседания Коллегии Счетной палаты и совещания, проводимые в Счетной палате Председателем Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - лицами, исполняющими их функции, записываются на аудиокассеты или в отдельных случаях стенографируются. Аудиозапись заседаний и совещаний проводится сотрудниками Службы специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации.

5.37. Аудиозапись (в отдельных случаях стенографирование) хода обсуждения вопросов, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, осуществляется на аудиокассетах и в стенографических тетрадях с ограничительными пометками "Для служебного пользования", учтенных и хранящихся в отделе обеспечения работы Коллегии.

Аудиозаписи заседаний Коллегии Счетной палаты и совещаний, проводимых в Счетной палате Председателем Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - лицами, исполняющими их функции, хранятся в отделе обеспечения работы Коллегии не более 3 месяцев, после чего уничтожаются.

5.38. Подготовка и выпуск текстов стенограмм заседаний Коллегии Счетной палаты и совещаний, проводимых в Счетной палате Председателем Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - лицами, исполняющими их функции, осуществляются на основе проведенной аудиозаписи (записи в стенографических тетрадях) отделом обеспечения работы Коллегии. Стенографическая запись с присвоенной ей ограничительной пометкой "Для служебного пользования" направляется в Административный департамент для оценки на предмет наличия сведений, составляющих государственную тайну, после чего с визой директора Административного департамента или лица, его замещающего, передается в отдел обеспечения работы Коллегии для дальнейшей работы с ней в соответствии с требованиями раздела 11 настоящей Инструкции.

5.39. Аудиозапись (в отдельных случаях стенографирование) хода обсуждения вопросов по секретной тематике и ее последующее оформление стенограммой на бумажном носителе осуществляются в установленном порядке отдельно от общей аудиозаписи и стенограммы заседания Коллегии Счетной палаты или совещания, проводимого в Счетной палате Председателем Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - лицами, исполняющими их функции. Указанная запись готовится в единственном экземпляре, регистрируется и хранится в отделе по защите государственной тайны.

5.40. При подготовке и выпуске текстов стенограмм заседаний Коллегии Счетной палаты и совещаний, проводимых в Счетной палате Председателем Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - лицами, исполняющими их функции, на магнитном и бумажном носителях работники отдела обеспечения работы Коллегии руководствуются правилами работы с кассетами для производства аудиозаписи и правилами работы со стенографическими тетрадями.

Не допускаются передиктовка напечатанных материалов, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача текстовых писем, таблиц и иной информации по телефону.

5.41. Титульный лист стенограммы заседания Коллегии Счетной палаты и совещаний, проводимых в Счетной палате Председателем Счетной палаты, заместителем Председателя Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, оформляется на бланке установленной формы (приложения N 32-35). Текст стенограммы печатается размером шрифта N 14.

Каждый вопрос повестки заседания Коллегии Счетной палаты и совещаний, проводимых в Счетной палате Председателем Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - лицами, исполняющими их функции, нумеруется в тексте соответствующей стенограммы арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается по центру размером шрифта N 14 через одинарный междустрочный интервал.

5.42. Тексты стенограмм заседаний Коллегии Счетной палаты и совещаний, проводимых в Счетной палате Председателем Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - лицами, исполняющими их функции, готовятся и выпускаются, как правило, не позднее следующего рабочего дня после проведения заседания или совещания.

5.43. Текст стенограммы заседания Коллегии Счетной палаты и совещаний, проводимых в Счетной палате Председателем Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - лицами, исполняющими их функции, на бумажном носителе подписывается работниками отдела обеспечения работы Коллегии, участвовавшим в подготовке и выпуске стенограммы, и директором Департамента документационного обеспечения.

5.44. Стенограммы заседаний Коллегии Счетной палаты регистрируются отделом обеспечения работы Коллегии в центральной картотеке САДЭД "Дело".

Номер стенограммы заседания Коллегии Счетной палаты состоит из знака "N", буквенного индекса "СтК", знака дефиса, регистрационного номера протокола заседания Коллегии Счетной палаты, который ведется в пределах календарного года, пометки "ДСП", например:

N СтК-28 ДСП

Стенограммы заседаний Коллегии Счетной палаты рассылаются в соответствии с указателем рассылки, утвержденным Председателем Счетной палаты либо членом Коллегии Счетной палаты, который по поручению Председателя Счетной палаты председательствовал на заседании Коллегии Счетной палаты.

Стенограммы совещаний, проводимых Председателем Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - лицами, исполняющими их функции, регистрируются отделом обеспечения работы Коллегии в центральной картотеке САДЭД "Дело".

Номер стенограммы совещания, проводимого Председателем Счетной палаты, состоит из знака "N", буквенного индекса "СтП", знака дефиса, регистрационного номера протокола совещания, который ведется в пределах календарного года, пометки "ДСП", например:

N СтП-38 ДСП

Номер стенограммы совещания, проводимого заместителем Председателя Счетной палаты, состоит из знака "N", буквенного индекса "СтЗП", знака дефиса, регистрационного номера протокола совещания, который ведется в пределах календарного года, пометки "ДСП", например:

N СтЗП-12 ДСП

Стенограммы совещаний, проводимых Председателем Счетной палаты (в его отсутствие при исполнении его функций - заместителем Председателя Счетной палаты), рассылаются в соответствии с указателем рассылки, утвержденным председательствующим на соответствующем совещании.

Номер стенограммы совещания, проводимого Руководителем аппарата Счетной палаты (в его отсутствие при исполнении его функций - заместителем Руководителя аппарата Счетной палаты), состоит из знака "N", буквенного индекса "СтРА", знака дефиса, регистрационного номера протокола совещания, который ведется в пределах календарного года, пометки "ДСП", например:

N СтРА-87 ДСП

Стенограммы совещаний, проводимых Руководителем аппарата Счетной палаты (в его отсутствие при исполнении его функций - заместителем Руководителя аппарата Счетной палаты), рассылаются в соответствии с указателем рассылки, утвержденным председательствующим на соответствующем совещании.

5.45. Выдача фрагмента (выписки) стенограммы заседания Коллегии Счетной палаты, совещания, проводимого Председателем Счетной палаты или в его отсутствие при исполнении его функций - заместителем Председателя Счетной палаты, осуществляется отделом обеспечения работы Коллегии в соответствии с поручением (резолюцией) Председателя Счетной палаты (в его отсутствие при исполнении его функций - заместителя Председателя Счетной палаты) по письменному обращению члена Коллегии Счетной палаты, другого должностного лица Счетной палаты к Председателю Счетной палаты или в его отсутствие при исполнении его функций - к заместителю Председателя Счетной палаты.

Фрагментам (выпискам) стенограммы заседания Коллегии Счетной палаты присваивается ограничительная пометка "Для служебного пользования".

Фрагменты (выписки) стенограмм заседаний Коллегии Счетной палаты и совещаний, проводимых Председателем Счетной палаты, регистрируются отделом обеспечения работы Коллегии в центральной картотеке САДЭД "Дело".

Номер фрагмента (выписки) стенограммы заседания Коллегии Счетной палаты состоит из знака "N", буквенного индекса "СтК", знака дефиса, регистрационного номера протокола заседания Коллегии Счетной палаты, который ведется в пределах календарного года, косой черты и порядкового номера решения в протоколе данного заседания, пометки "ДСП", например:

N СтК-28/1 ДСП

Номер фрагмента (выписки) стенограммы совещания, проводимого Председателем Счетной палаты (в его отсутствие при исполнении его функций - заместителем Председателя Счетной палаты), состоит из знака "N", буквенного индекса "СтП", знака дефиса, регистрационного номера протокола совещания, который ведется в пределах календарного года, косой черты и порядкового номера решения в протоколе данного совещания, пометки "ДСП", например:

N СтП-38/2 ДСП

5.46. Выдача фрагментов (выписок) стенограмм совещаний, проводимых Руководителем аппарата Счетной палаты (в его отсутствие при исполнении его функций - заместителем Руководителя аппарата Счетной палаты), не производится.

5.47. Подписанные тексты стенограмм заседаний Коллегии Счетной палаты и совещаний, проводимых в Счетной палате Председателем Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, в их отсутствие - лицами, исполняющими их функции, оформляются в дело в отделе обеспечения работы Коллегии и сдаются на постоянное хранение в соответствии с пунктами 13.45-13.52 настоящей Инструкции в архив Счетной палаты.

Тексты стенограмм, переданные в структурные подразделения по указателю рассылки, а также фрагменты (выписки) стенограмм заседаний Коллегии Счетной палаты и совещаний, проводимых Председателем Счетной палаты, оформляются в дела структурных подразделений аппарата Счетной палаты.

6. Контроль и проверка исполнения документов, поручений, постановлений и решений Коллегии Счетной палаты

6.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов, поручений, постановлений и решений Коллегии Счетной палаты возлагается на аудиторов Счетной палаты, директоров департаментов аппарата Счетной палаты.

Организация контроля за исполнением документов и поручений осуществляется Руководителем аппарата Счетной палаты.

6.2. Контролю и проверке исполнения подлежат:

поручения Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, данные во исполнение постановлений, обращений и заявлений Совета Федерации и Государственной Думы;

поручения Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, данные во исполнение обращений не менее одной пятой от общего числа членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы;

поручения Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, данные во исполнение запросов комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы;

поручения, содержащиеся в решениях Коллегии Счетной палаты;

поручения, содержащиеся в приказах Председателя Счетной палаты, распоряжениях Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты;

поручения Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты и Руководителя аппарата Счетной палаты, данные во исполнение обязательств Счетной палаты по двусторонним и многосторонним соглашениям и договорам;

поручения, содержащиеся в резолюциях Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты и Руководителя аппарата Счетной палаты по рассмотренным документам, а также поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых Председателем Счетной палаты и Руководителем аппарата Счетной палаты или в их отсутствие - лицами, исполняющими их функции, с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект распоряжения" или с требованиями подготовить проект иного акта (документа).

6.3. Контроль за исполнением поручений в Счетной палате осуществляется с использованием САДЭД "Дело".

6.4. Документы, указанные в пунктах 3.9 и 4.9 настоящей Инструкции, после рассмотрения их Председателем Счетной палаты, заместителем Председателя Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты и внесения резолюций в электронную регистрационную карточку документа в САДЭД "Дело" передаются отделом делопроизводства и архива для рассмотрения в отдел контроля документооборота, где на подлежащем контролю за исполнением документе проставляется штамп "Контроль".

Для постановки исполнения резолюции на контроль отделом контроля документооборота в электронной регистрационной карточке в САДЭД "Дело" заполняется поле "Дата исполнения/Плановая".

6.5. Дополнительные поручения по уже поставленным на контроль документам (с резолюцией "К N ...") вносятся в регистрационную карточку документа в САДЭД "Дело" и подлежат контролю в рамках исполнения первичного документа (поручения).

6.6. Отдел делопроизводства и архива направляет исполнителям служебные документы, подлежащие контролю, в день подписания поручения и его регистрации, а с пометкой "срочно" - незамедлительно.

6.7. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты оперативно вводят в САДЭД "Дело" информацию о ходе и результатах исполнения поручений и несут ответственность за полноту и достоверность этой информации.

По завершении исполнения поручения в электронную регистрационную карточку документа САДЭД "Дело" ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата Счетной палаты вносится отчет исполнителя с указанием даты исполнения поручения.

6.8. При осуществлении своих контрольных функций отдел контроля документооборота запрашивает сведения о ходе исполнения поручений у сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении аппарата Счетной палаты, и руководителей структурных подразделений аппарата Счетной палаты, являющихся ответственными за выполнение поручения, а также пользуется данными САДЭД "Дело".

Структурное подразделение аппарата Счетной палаты, ответственное за исполнение поручений, при необходимости запрашивает сведения о ходе исполнения поручений у структурных подразделений аппарата Счетной палаты - соисполнителей поручений.

6.9. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Если срок не указан, поручения Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты и Руководителя аппарата Счетной палаты подлежат исполнению в 30-дневный срок, включая дату поручения (резолюции).

В тексте поручения могут быть указания "срочно", "оперативно", которые предусматривают его исполнение в течение 3 или 10 рабочих дней соответственно, включая дату поручения (резолюции).

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения. В САДЭД "Дело" таким поручениям присваивается категория "долгосрочное".

Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

6.10. Поручения, содержащиеся в решениях Коллегии Счетной палаты, в соответствии с Регламентом Счетной палаты должны быть исполнены в срок не более 14 календарных дней, если иное не будет установлено Коллегией Счетной палаты.

6.11. Если поручение дается нескольким исполнителям, ответственным за исполнение поручения считается тот исполнитель, чья фамилия указана в резолюции (поручении) первой либо помечена словом "созыв".

Подлинник поручения направляется ответственному исполнителю.

Соисполнители поручения обязаны направлять ответственному исполнителю свои предложения, необходимые документы, а также материалы в пределах своей компетенции.

Ответственный исполнитель подготавливает обобщенную информацию об исполнении поручения, которая визируется всеми исполнителями и докладывается им в письменном виде в форме проекта ответа, служебной записки или иного документа в зависимости от характера поручения руководителю, давшему поручение.

Соисполнитель, имеющий особое мнение, прилагает к информации свою записку либо представляет руководителю, давшему поручение, самостоятельную информацию, сообщив об этом ответственному исполнителю.

6.12. В случае необходимости переадресования поручения ответственным исполнителем не позднее трех дней после подписания поручения готовится служебная записка на имя руководителя, давшего поручение, о целесообразности его переадресования. Данная служебная записка регистрируется ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении аппарата Счетной палаты в САДЭД "Дело" согласно положениям раздела 4 настоящей Инструкции, ее регистрационная карточка связывается с электронной регистрационной карточкой документа, подлежащего контролю.

После получения соответствующей резолюции материалы о переадресовании направляются в отдел делопроизводства и архива для направления исполнителю.

6.13. Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель обязан не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения обратиться к руководителю, давшему поручение, с аргументированной письменной просьбой о продлении срока исполнения.

Просьба о продлении срока исполнения регистрируется в САДЭД "Дело" в соответствии с положениями раздела 4 настоящей Инструкции, ее регистрационная карточка в обязательном порядке связывается с электронной регистрационной карточкой документа, подлежащего контролю за исполнением, после чего направляется в адрес соответствующего руководителя.

Решение о продлении срока исполнения, в том числе о снятии пометки "Срочно", принимается руководителем, давшим данное поручение и установившим срок, и оформляется в виде резолюции на обращении, содержащем аргументированную просьбу о продлении срока исполнения поручения.

После получения соответствующей резолюции обращение о продлении срока исполнения поручения возвращается исполнителю через отдел делопроизводства и архива для приобщения к делу.

Если решение о продлении срока исполнения не принято, поручение считается просроченным. В этом случае должны быть приняты исчерпывающие меры по его скорейшему исполнению.

6.14. В случаях, когда по одному и тому же вопросу руководителем дано новое поручение, срок исполнения определяется и контроль осуществляется по последнему поручению (если иной срок не установлен руководителем), при этом предыдущее поручение снимается с контроля, если иное не установлено новым поручением.

6.15. Документы, подготовленные во исполнение поручения, регистрируются в САДЭД "Дело" в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, их регистрационная карточка в обязательном порядке связывается с электронной регистрационной карточкой документа, подлежащего контролю за исполнением.

6.16. Решение о снятии с контроля поручений, перечисленных в пункте 6.2 настоящей Инструкции, принимает руководитель, давший поручение, на основании представленного письменного доклада об исполнении поручения с указанием даты, номера поручения и просьбой о снятии его с контроля.

Если поручение содержит несколько пунктов, доклад должен содержать информацию об исполнении каждого пункта поручения, а если по одному и тому же вопросу было дано несколько поручений, в докладе указываются их даты и номера.

Данный доклад регистрируется в САДЭД "Дело", его электронная регистрационная карточка связывается с электронной карточкой документа, подлежащего контролю за исполнением.

После получения соответствующей резолюции материалы о снятии с контроля возвращаются исполнителю через отдел делопроизводства и архива для приобщения к делу.

6.17. Об исполнении поручений Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты или решений Коллегии Счетной палаты директора департаментов аппарата Счетной палаты докладывают Руководителю аппарата Счетной палаты за 3 дня до истечения срока исполнения поручения Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты или решения Коллегии Счетной палаты (если Руководителем аппарата Счетной палаты не установлен иной срок) с приложением проекта доклада Председателю Счетной палаты или заместителю Председателя Счетной палаты.

6.18. Отдел контроля документооборота незамедлительно вносит информацию о снятии поручения с контроля в электронную карточку документа в САДЭД "Дело".

6.19. Департамент документационного обеспечения на основании информации, содержащейся в САДЭД "Дело":

еженедельно направляет членам Коллегии Счетной палаты, Руководителю аппарата Счетной палаты информационно-статистическую справку о ходе исполнения решений Коллегии Счетной палаты и информацию о решениях Коллегии Счетной палаты, срок исполнения которых истек;

еженедельно в порядке предупредительного контроля направляет в департаменты аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты информацию о ходе исполнения решений Коллегии Счетной палаты;

по поручению Руководителя аппарата Счетной палаты готовит за его подписью на имя Председателя Счетной палаты письмо с предложением о внесении на рассмотрение Коллегии Счетной палаты вопроса об исполнении решений Коллегии Счетной палаты, срок исполнения которых истек;

еженедельно готовит информацию о поручениях Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, срок исполнения которых истек, для направления ее за подписью Руководителя аппарата Счетной палаты Председателю Счетной палаты и заместителю Председателя Счетной палаты соответственно;

еженедельно направляет Руководителю аппарата Счетной палаты информацию о поручениях Руководителя аппарата Счетной палаты, срок исполнения которых истек;

еженедельно в порядке предупредительного контроля направляет в департаменты аппарата Счетной палаты информацию о поручениях Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, подлежащих исполнению на следующей неделе;

не позднее 20-го числа текущего месяца направляет в департаменты аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты информацию о поручениях Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, подлежащих исполнению в установленные сроки, а также о поручениях срок исполнения которых истек;

по поручению Руководителя аппарата Счетной палаты готовит за его подписью на имя Председателя Счетной палаты письмо с предложением о внесении в повестку дня совещания у Председателя Счетной палаты вопроса об исполнении поручений Председателя Счетной палаты, срок исполнения которых истек;

готовит предложения для внесении в повестку дня совещания у Руководителя аппарата Счетной палаты Российской Федерации вопросов об исполнении поручений Председателя Счетной палаты Российской Федерации, заместителя Председателя Счетной палаты Российской Федерации, Руководителя аппарата Счетной палаты Российской Федерации, срок исполнения которых истек.

6.20. Секретариат заместителя Председателя Счетной палаты по поручению заместителя Председателя Счетной палаты готовит за его подписью на имя Председателя Счетной палаты письмо с предложением о внесении в повестку дня совещания у Председателя Счетной палаты вопроса об исполнении поручений заместителя Председателя Счетной палаты, срок исполнения которых истек.

7. Организация работы с парламентскими запросами, запросами (обращениями) членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

7.1. Подготовка и направление ответов на парламентские запросы, обращения не менее одной пятой от общего числа членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы, запросы членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы (далее - парламентские запросы, запросы и обращения соответственно) осуществляются в соответствии со статьями 13 и 14 Федерального закона от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями), статьями 10 и 20 Федерального закона от 11 января 1995 г. N 4-ФЗ "О Счетной палате Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) и статьями 4.4 и 4.5 Регламента Счетной палаты.

Парламентские запросы поступают в Счетную палату в виде постановлений соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.

В качестве запроса или обращения рассматривается письмо на бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее соответствующую подпись (подписи) и дату.

7.2. Прием, обработка и направление поступающих парламентских запросов осуществляются отделом делопроизводства и архива в соответствии с установленным в разделе 3 настоящей Инструкции порядком работы.

Днем получения запроса (обращения) считается день регистрации документа в Счетной палате в центральной картотеке САДЭД "Дело".

8. Порядок работы с обращениями граждан

8.1. Работа по организации рассмотрения обращений граждан, письменных индивидуальных и коллективных предложений, заявлений и жалоб (далее - обращения граждан) в целях реализации гражданами права, закрепленного в Конституции Российской Федерации, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", иными законодательными актами Российской Федерации, Регламентом Счетной палаты, иными нормативными документами.

8.2. Обращения граждан, поступившие в Счетную палату в установленном порядке, в том числе в форме электронного документа, и оформленные в соответствии с требованиями к письменным обращениям Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по вопросам, относящимся к компетенции Счетной палаты, недопустим.

8.3. Обращение гражданина, изложенное в письменной форме, должно содержать наименование Счетной палаты либо фамилию, имя, отчество, либо должность соответствующего лица, которому направляется обращение, изложение сути обращения, фамилию, имя, почтовый адрес или электронный адрес, если оно поступило в форме электронного документа, по которым должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения по принадлежности в иной орган, а также личную подпись и дату.

8.4. Обращения с просьбами о личном приеме у Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, аудитора Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты или лица, его замещающего, рассматриваются в том же порядке, как и обычные обращения.

8.5. Обращения граждан, поступившие в Счетную палату по информационным системам общего пользования, рассматриваются в порядке, предусмотренном разделами 8 и 12 настоящей Инструкции.

Для приема обращений граждан посредством интерактивного сервиса официального сайта Счетной палаты применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, перечисленных в пункте 8.3 настоящей Инструкции.

В случае если обращение гражданина поступило посредством сервиса "Общественная приемная" официального сайта Счетной палаты и заявителем указаны перечисленные в пункте 8.3 настоящей Инструкции реквизиты, работа с ним ведется как с обращением, поступившим в письменном виде.

8.6. Обращения граждан, поступившие в Счетную палату, регистрируются сотрудниками структурного подразделения Департамента документационного обеспечения, организующего работу с обращениями граждан (далее - структурное подразделение, организующее работу с обращениями граждан), в соответствии с пунктами 3.2 и 3.17 настоящей Инструкции.

Конверты к письмам граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления, жалобы, а также в иных необходимых случаях.

8.7. Обращения граждан, полученные на личном приеме в Общественной приемной Счетной палаты (в соответствии с Положением о порядке работы Общественной приемной Счетной палаты Российской Федерации), а также поступившие на сервис "Общественная приемная" официального сайта Счетной палаты, регистрируются структурным подразделением, организующим работу с обращениями граждан.

8.8. Поступающие в Счетную палату обращения граждан рассматриваются в сроки, установленные законодательством о работе с обращениями граждан.

Началом срока рассмотрения обращений граждан, поступивших в Счетную палату, считается день их регистрации. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Счетную палату.

Письменное обращение гражданина, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Счетной палаты, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по подведомственности с одновременным уведомлением обратившегося гражданина.

Срок рассмотрения обращений с вопросами, входящими в компетенцию Счетной палаты, составляет тридцать календарных дней со дня их регистрации.

При необходимости проведения дополнительного изучения материалов обращения, истребования дополнительных материалов либо принятия других мер по согласованию с должностным лицом, давшим поручение по данному обращению, в порядке исключения допускается продление срока рассмотрения обращения, но не более чем на тридцать календарных дней. В этом случае заявитель уведомляется о продлении срока рассмотрения его обращения.

8.9. Обращения по вопросам, входящим в компетенцию Счетной палаты, в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, Департаментом документационного обеспечения передаются Руководителю аппарата Счетной палаты для доклада Председателю Счетной палаты или заместителю Председателя Счетной палаты.

Обращения граждан в соответствии с резолюциями (поручениями) Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты или лица, его замещающего, передаются исполнителям через отдел делопроизводства и архива не позднее следующего дня с момента вынесения резолюции.

8.10. Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан по вопросам, входящим в компетенцию Счетной палаты, и соблюдение сроков их рассмотрения возлагается на аудиторов Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты или лицо, его замещающее, директоров департаментов аппарата Счетной палаты, иных должностных лиц, получивших соответствующее поручение.

8.11. Обращения, поступившие исполнителям в соответствии с резолюциями (поручениями) Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, аудитора Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты либо лица, его замещающего, учитываются по регистрационным номерам, присвоенным им в структурном подразделении, организующем работу с обращениями граждан.

8.12. Если поручение дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению координирует исполнитель, фамилия которого указана в резолюции первой либо помечена словом "созыв".

Содержание ответа должно быть согласовано между всеми ответственными исполнителями. При возникновении противоречий окончательное решение принимает должностное лицо, давшее поручение.

Для подготовки полного ответа обратившемуся гражданину исполнители могут запросить необходимую информацию в соответствующих государственных и иных органах.

8.13. Аудитор Счетной палаты, получивший поручение по обращению граждан, может в соответствии со своей компетенцией:

внести предложение по проведению контрольного или экспертно-аналитического мероприятия;

принять к сведению либо учесть обращение при проведении планового контрольного мероприятия;

направить обращение в государственные и иные органы и организации в соответствии с их компетенцией для получения информации, необходимой для подготовки ответа, либо с предложением разрешить вопрос по существу;

принять иные меры в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8.14. Ответственность за организацию рассмотрения обращений по вопросам, не входящим в компетенцию Счетной палаты, и соблюдение установленных сроков их рассмотрения возлагается на Руководителя аппарата Счетной палаты или лицо, его замещающее, директора Департамента документационного обеспечения.

8.15. По результатам рассмотрения обращений граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Счетной палаты, сотрудники структурного подразделения, организующего работу с обращениями граждан:

готовят проекты сопроводительных писем в те государственные органы и иные организации, в компетенцию которых входит решение поставленных гражданами вопросов;

готовят проекты ответов с разъяснениями или рекомендациями непосредственно заявителям;

вносят предложения директору Департамента документационного обеспечения о подготовке поручений Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты о передаче обращений граждан на рассмотрение аудиторам Счетной палаты или в иные структурные подразделения аппарата Счетной палаты по принадлежности;

вносят иные предложения директору Департамента документационного обеспечения в соответствии с законодательством о работе с обращениями граждан.

8.16. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, в течение семи дней со дня регистрации возвращаются гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

8.17. В случае, если в обращении гражданина содержится вопрос, по существу которого ему многократно давались письменные ответы в связи с ранее направлявшимися обращениями, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства, то возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное и ранее полученные обращения направлялись в один и тот же орган или одному и тому же должностному лицу.

О данном решении гражданин уведомляется в письменном виде.

8.18. В случае, если в обращениях не указаны фамилия заявителя и адрес (почтовый либо электронный), по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в компетентные государственные органы.

Если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, а также членов его семьи, то возможно оставление обращения без ответа по существу поставленных вопросов. В таком случае гражданину сообщается о недопустимости злоупотребления правом на обращение в государственный орган.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на него не дается и оно не подлежит направлению в иной орган в соответствии с компетенцией, о чем гражданину сообщается в течение семи дней со дня регистрации, в том случае, когда фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

8.19. Ответы на обращения граждан, поступившие в Счетную палату в установленном порядке, готовятся соответствующим структурным подразделением Счетной палаты, компетентным рассматривать содержащиеся в обращении вопросы, и направляются по почтовому адресу, указанному в обращении либо по выбору автора в форме электронного документа по адресу электронной почты, если им указаны фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии).

8.20. Окончательный ответ на обращение граждан готовится на бланке Счетной палаты, его подписывают Председатель Счетной палаты, заместитель Председателя Счетной палаты, аудитор Счетной палаты, Руководитель аппарата Счетной палаты, его заместители, директора департаментов по поручению аудитора или Руководителя аппарата Счетной палаты, директор Департамента документационного обеспечения или лицо, его замещающее, его заместители, руководитель структурного подразделения, организующего работу с обращениями граждан.

8.21. Сроки хранения обращений граждан определяются в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности Счетной палаты, с указанием сроков хранения, утверждаемым Председателем Счетной палаты, и Номенклатурой дел Счетной палаты.

9. Регистрация, учет и отправка исходящих документов

Регистрация, проверка правильности оформления, учет и отправка исходящих документов

9.1. Исходящими документами Счетной палаты являются документы, направляемые в органы государственной власти, государственные органы, организации, должностным лицам и гражданам.

Исходящие документы выпускаются на бланках установленной формы (приложения N 2-7, 12-20, 47) и в соответствии с положениями раздела 2 настоящей Инструкции.

Исходящие документы подписываются Председателем Счетной палаты, заместителем Председателя Счетной палаты, аудиторами Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, его заместителями, руководителем Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителем Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, директорами департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты или начальниками инспекций департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в которых должность директора департамента не замещается, директорами департаментов аппарата Счетной палаты, советниками и помощниками Председателя Счетной палаты или заместителя Председателя Счетной палаты, инспекторами Счетной палаты, являющимися руководителями контрольных или экспертно-аналитических мероприятий в соответствии с их компетенцией.

9.2. Работа с исходящими служебными документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, учет и отправку.

9.3. Регистрация исходящих документов за подписью Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, его заместителей, руководителей секретариатов Председателя Счетной палаты и заместителя Председателя Счетной палаты, советников и помощников Председателя Счетной палаты и заместителя Председателя Счетной палаты осуществляется в центральной картотеке САДЭД "Дело" сотрудниками отдела делопроизводства и архива.

Регистрация исходящих документов за подписью аудиторов Счетной палаты, директоров департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты или начальников инспекций департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в которых должность директора департамента не замещается, инспекторов Счетной палаты, являющихся руководителями контрольных или экспертно-аналитических мероприятий в соответствии с распоряжением о проведении контрольного или экспертно-аналитического мероприятия, осуществляется ответственными за ведение делопроизводства в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты в картотеке соответствующего направления деятельности Счетной палаты.

Регистрация исходящих документов за подписью директоров департаментов аппарата Счетной палаты или лиц, их замещающих осуществляется ответственными за ведение делопроизводства в департаментах аппарата Счетной палаты в картотеке соответствующего департамента аппарата Счетной палаты.

9.4. При регистрации исходящих документов в САДЭД "Дело" в электронной карточке исходящего документа указываются: регистрационный номер документа, дата регистрации, краткое содержание (заголовок) документа, фамилия должностного лица, подписавшего документ, фамилии должностных лиц, завизировавших документ, исполнителя, куда (кому) документ адресован, дата отправки, при необходимости - иные сведения.

9.5. Документам, подписанным Председателем Счетной палаты и заместителем Председателя Счетной палаты, присваиваются регистрационные номера, которые состоят из цифрового индекса "01" и "02" соответственно, порядкового номера и индекса подразделения, подготовившего документ, в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), например:

N 01-456/05-1

N 02-386/03-2

Документам, подписанным руководителем Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителем Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, советниками и помощниками Председателя Счетной палаты или заместителя Председателя Счетной палаты, присваиваются регистрационные номера, которые состоят из цифрового индекса "01" и "02" соответственно, буквенного индекса "С", порядкового номера и цифрового индекса "01" и "02" соответственно, например:

N 01С-29/01

9.6. Документам, подписанным аудиторами Счетной палаты, присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса направления деятельности Счетной палаты в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), порядкового номера и цифрового индекса инспекции, подготовившей документ, например:

N 07-567/07-1

Документам, подписанным директорами департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, присваиваются номера, состоящие из цифрового индекса направления деятельности Счетной палаты в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), буквенного индекса "Д", порядкового номера, косой черты и цифрового индекса инспекции, подготовившей документ, например:

N 09-Д-356/09-2

Документам, подписанным начальниками инспекций департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в которых должность директора департамента не замещается, присваиваются номера, состоящие из цифрового индекса направления деятельности в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), буквенного индекса "Д", порядкового номера, косой черты и цифрового индекса инспекции, подготовившей документ, например:

N 04-Д-713/04-3

Запросам Счетной палаты о предоставлении информации, подписанным аудиторами Счетной палаты, инспекторами Счетной палаты, являющихся руководителями контрольных или экспертно-аналитических мероприятий в соответствии с распоряжением о проведении контрольного или экспертно-аналитического мероприятия, или иными лицами, уполномоченными на подписание запросов соответствующими нормативными документами Счетной палаты, в адрес должностных лиц проверяемых организаций присваиваются номера, состоящие из цифрового индекса направления деятельности или департамента аппарата Счетной палаты в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), буквенного индекса "ЗИ", порядкового номера, косой черты и цифрового индекса инспекции, подготовившей документ, например:

N ЗИ 06-777/06-1 или N ЗИ 15-10/289-1

Документам, подписанным Руководителем аппарата Счетной палаты, его заместителями, директорами департаментов аппарата Счетной палаты, присваивается регистрационный номер, состоящий из цифрового индекса должностного лица, подписавшего документ, в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), косой черты и порядкового номера документа, например:

N 15-01/233

N 15-06/15

Протоколам об административном правонарушении, подписанным инспекторами Счетной палаты, являющихся руководителями контрольных или экспертно-аналитических мероприятий в соответствии с распоряжением о проведении контрольного или экспертно-аналитического мероприятия присваивается регистрационный номер, состоящий из цифрового индекса направления деятельности или департамента аппарата Счетной палаты в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), буквенного индекса "ПА", порядкового номера, косой черты и цифрового индекса инспекции, подготовившей документ, например:

N ПА 06-777/06-1 или N ПА 15-10/289-1

Документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один и тот же регистрационный номер.

9.7. Документы, подписанные Председателем Счетной палаты, заместителем Председателя Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты и его заместителями, передаются в отдел делопроизводства и архива для регистрации и отправки адресатам.

9.8. Сотрудниками отдела делопроизводства и архива проверяются правильность оформления текста и реквизитов, наличие подлинных подписей должностных лиц, указанных в пункте 9.7 настоящей Инструкции, виз, необходимого количества экземпляров и заверенных приложений, после чего на регистрируемом документе проставляются исходящий номер и дата, на копиях документа - штамп об отправке (приложение N 42), в котором также отмечаются исходящий номер и дата.

9.9. Документ с подлинной подписью, зарегистрированный в отделе делопроизводства и архива, отправляется в адрес, один его экземпляр после отправки остается в отделе делопроизводства и архива, другой (визовый) возвращается в соответствующее структурное подразделение аппарата Счетной палаты, подготовившее документ, для формирования дела в соответствии с номенклатурой дел.

9.10. Отчеты о результатах контрольных мероприятий, экспертные заключения и аналитические записки, направляемые после утверждения их Коллегией Счетной палаты в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Верховного Суда Российской Федерации, Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Председателя Центрального банка Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, Секретаря Совета Безопасности Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации в качестве приложений к информационным и сопроводительным письмам Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, должны иметь подлинную подпись аудитора Счетной палаты, а в случае если контрольное мероприятие осуществлялось с участием двух и более аудиторов Счетной палаты - подпись Председателя Счетной палаты, или заместителя Председателя Счетной палаты, или аудитора Счетной палаты, которому поручены организация и обобщение результатов контрольного мероприятия, или всех аудиторов, ответственных за проведение контрольного мероприятия.

9.11. При направлении документа не более чем в 4 адреса подписывается каждый экземпляр.

9.12. Документы, зарегистрированные и подготовленные к отправке в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты, передаются в отдел делопроизводства и архива в день их регистрации для учета и проверки правильности оформления (наличия полного адреса, его точности, соответствующих подписей, виз, необходимого количества экземпляров и заверенных копий) в открытом конверте с приложением второго экземпляра, завизированного в соответствии с пунктом 4.6 настоящей Инструкции.

9.13. Служебные документы, указанные в пункте 2.63 и части четвертой пункта 4.6 настоящей Инструкции, направляемые в отдел делопроизводства и архива для отправки без выписки из протокола соответствующего заседания Коллегии Счетной палаты и визы директора Департамента документационного обеспечения или лица, его замещающего, к отправке не принимаются.

После отправки документа сотрудниками отдела делопроизводства и архива завизированный экземпляр документа возвращается исполнителю, а в регистрационной карточке документа отмечается дата фактической отправки.

9.14. При направлении документа более чем в 4 адреса исполнителем составляется в 2-х экземплярах указатель рассылки (приложение N 50) с указанием подробных адресов. При этом прилагается необходимое количество копий документа.

9.15. Документы и материалы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (кроме корреспонденции, направляемой в государства - участники Содружества Независимых Государств), должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.

9.16. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований раздела 2 и пунктов 9.12-9.15 настоящей Инструкции, на отправку не принимаются и возвращаются исполнителям.

9.17. Не допускается отправка служебных документов, зарегистрированных в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, нарочным или иными способами, минуя отдел делопроизводства и архива, за исключением случаев направления запросов за подписью инспекторов Счетной палаты, являющихся руководителями контрольных или экспертно-аналитических мероприятий в соответствии с распоряжением о проведении контрольного или экспертно-аналитического мероприятия, и протоколов об административном правонарушении за подписью инспекторов Счетной палаты, составленных в порядке, установленном СФК 4020, в адрес должностных лиц проверяемых предприятий (организаций) непосредственно во время проведения контрольных или экспертно-аналитических мероприятий на объектах, расположенных за пределами г. Москвы.

Указанные запросы и протоколы об административном правонарушении подлежат обязательной регистрации в картотеке соответствующего структурного подразделения аппарата Счетной палаты в порядке, предусмотренном пунктом 9.6 настоящей Инструкции.

9.18. Сотрудники структурного подразделения аппарата Счетной палаты, в котором была осуществлена регистрация отправляемых документов, заполняют реестр (приложение N 49), который вместе с подготовленной к отправке корреспонденцией передается через отдел делопроизводства и архива представителю Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации.

Реестры с расписками о получении корреспонденции адресатов, находящихся в г. Москве, и реестры с расписками о получении корреспонденции иногородних адресатов хранятся в отделе делопроизводства и архива в течение одного года.

9.19. Об имеющихся нарушениях требований пункта 9.17 настоящей Инструкции директор Департамента документационного обеспечения докладывает Руководителю аппарата Счетной палаты или лицу, его замещающему.

Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами

9.20. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы.

Отправка писем зарубежным корреспондентам осуществляется через Министерство иностранных дел Российской Федерации с сопроводительным письмом директора Департамента внешних связей.

9.21. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка, даты отправления, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение (если оно имеется).

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано официальному лицу, то в зависимости от конкретного случая и существующей практики следует писать: "Уважаемый господин Министр". В зависимости от существующей практики слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет основной текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь".

Письмо заканчивается выражением уважения. Например: "Прошу Вас, господин Аудитор (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем высоком к Вам уважении".

Если пишется ответное письмо, то выражение уважения формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным образом.

Официальные письма могут заканчиваться следующими фразами: "С уважением", "Искренне Ваш". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такое же выражение.

Под текстом письма следуют должность и личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, инициалы имени, отчества и фамилия.

Если в тексте письма делается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

9.22. При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом: в соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы независимо от количества страниц письма. Адрес включает: слова "господину", "госпоже", имя и фамилию адресата, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, название города и страны, например:

Г-ну Д.Энгельсу,

Генеральному аудитору

Федеральной Счетной палаты Германии

г. Бонн

9.23. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направляются.

Служебные телеграммы

9.24. Служебные телеграммы за подписью Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, аудиторов Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты оформляются по категории "Правительственная" на бланках установленной формы (приложение N 47) и в соответствии с требованиями главы 2 настоящей Инструкции.

Отделом делопроизводства и архива принимаются к отправке только телеграммы служебного характера, связанные с деятельностью Счетной палаты.

9.25. Объем текста телеграммы не должен, как правило, превышать 90 слов (одна машинописная страница, включая реквизиты бланка).

9.26. В телеграмме указывается подробный телеграфный адрес, при его отсутствии - почтовый адрес.

Телеграмма одного и того же содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки (приложение N 50), содержащим точные адреса и названия организаций, в которые телеграмма рассылается. Указатель рассылки документа, представляемый исполнителем, должен быть завизирован и утвержден должностным лицом, подписавшим телеграмму. В таком случае в телеграмме на месте указания телеграфного или почтового адреса делается запись "Рассылка по списку".

9.27. Телеграмме присваивается исходящий номер в порядке регистрации исходящей корреспонденции, составляется опись (приложение N 48).

9.28. Телеграммы, зарегистрированные и оформленные к отправке в отделе делопроизводства и архива, передаются на телеграф в соответствии с описью сотрудниками отдела делопроизводства и архива.

Телеграммы, зарегистрированные и оформленные к отправке в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, передаются на телеграф в соответствии с описью ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты.

10. Особенности подготовки и оформления отдельных видов служебных документов

Порядок подготовки приказов и распоряжений должностных лиц Счетной палаты

10.1. Председатель Счетной палаты во исполнение возложенных на него полномочий издает приказы и распоряжения. Во время отсутствия Председателя Счетной палаты во исполнение его функций приказы и распоряжения подписывает заместитель Председателя Счетной палаты.

Заместитель Председателя Счетной палаты во исполнение своих должностных обязанностей подписывает распоряжения в пределах компетенции, определенной Федеральным законом "О Счетной палате Российской Федерации" и Регламентом Счетной палаты.

Аудиторы Счетной палаты во исполнение своих полномочий в пределах своей компетенции издают распоряжения по соответствующему направлению деятельности Счетной палаты.

10.2. Приказами и распоряжениями в Счетной палате оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Счетной палаты.

10.3. Приказы Председателя Счетной палаты издаются по следующим вопросам:

создание, ликвидация или реорганизация структурных подразделений аппарата Счетной палаты на основании решения Коллегии Счетной палаты;

утверждение структуры и штатной численности структурных подраздел утверждение положения об аппарате Счетной палаты, положений о структурных подразделениях аппарата Счетной палаты;

предоставление права подписи должностным лицам Счетной палаты;

предоставление права заключения договоров от имени Счетной палаты должностным лицам Счетной палаты;

утверждение (внесение изменений) служебного распорядка Счетной палаты, режима работы структурных подразделений аппарата Счетной палаты;

организация и обеспечение защиты государственной тайны и режима секретности в Счетной палате;

другим вопросам основной деятельности Счетной палаты.

10.4. Проекты приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты могут быть подготовлены Секретариатом Председателя Счетной палаты, Секретариатом заместителя Председателя Счетной палаты, департаментами аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, департаментами аппарата Счетной палаты на основании поручений Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, аудиторов Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты либо в инициативном порядке.

10.5. Приказы (распоряжения) Председателя Счетной палаты, распоряжения заместителя Председателя Счетной палаты (приложения N 8, 9, 10), распоряжения Руководителя аппарата Счетной палаты печатаются на бланках формата А4 с изображением Государственного герба Российской Федерации. Вторая и последующие страницы приказа (распоряжения) печатаются на чистых листах формата А4 и нумеруются.

Номера страниц проставляются со второго листа посередине верхнего поля.

10.6. Распоряжение аудитора Счетной палаты печатается на бланке формата А4 с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение N 11). Вторая и последующие страницы распоряжения печатаются на чистых листах формата А4 и нумеруются.

Номера страниц проставляются со второго листа посередине верхнего поля.

10.7. Приказ (распоряжение) Председателя Счетной палаты, распоряжение заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжение Руководителя аппарата Счетной палаты имеют следующие реквизиты:

наименование государственного органа;

наименование вида документа - приказ (распоряжение);

дату и номер.

Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения) в пределах календарного года, например:

от 16 января 2006 г. N 6

Датой издания приказа (распоряжения) Председателя Счетной палаты, распоряжения заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжения аудитора Счетной палаты, распоряжения Руководителя аппарата Счетной палаты является дата его подписания.

10.8. Текст приказа Председателя Счетной палаты должен иметь название.

Название начинается с предлога "О" ("Об") и формируется при помощи отглагольных существительных (например, "О введении....", "Об утверждении...", "О создании..."), или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах...").

Текст названия приказа выравнивается по центру и печатается полужирным шрифтом. Точка в названии не ставится. Название, состоящее из двух и более строк, печатается через одинарный междустрочный интервал.

10.9. Текст приказа (распоряжения) Председателя Счетной палаты, распоряжения заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжения Руководителя аппарата Счетной палаты отделяется от заголовка 2-3 интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через полуторный междустрочный интервал.

10.10. Текст приказа Председателя Счетной палаты состоит из двух взаимосвязанных частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Текст распоряжения Председателя Счетной палаты, распоряжения заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжения Руководителя аппарата Счетной палаты может состоять только из распорядительной части.

Констатирующая часть приказа является введением в существо вопроса и обосновывает издание данного нормативного акта. В ней кратко излагаются цели, факты, события и иные основания издания приказа.

Преамбула в приказах завершается словом "приказываю:", которое печатается строчными буквами полужирным шрифтом вразрядку.

Затем с абзаца печатается текст распорядительной части приказа, который должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Формулировки распорядительной части приказа (распоряжения) должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований, лингвистически правильными, не противоречащими ранее изданным распорядительным документам Счетной палаты. Пункты обозначаются арабскими цифрами.

Если распорядительная часть приказа (распоряжения) Председателя Счетной палаты, распоряжения заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжения Руководителя аппарата Счетной палаты предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты и подпункты, которые также обозначаются арабскими цифрами. Обозначение подпункта содержит порядковый номер пункта и порядковый номер подпункта внутри пункта. В каждом пункте указываются исполнитель и срок исполнения. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения аппарата Счетной палаты или конкретные должностные лица в дательном падеже, например:

Департаменту правого обеспечения аппарата Счетной палаты (фамилия, инициалы в именительном падеже)...

Исполнители могут указываться обобщенно, например:

Руководителям структурных подразделений аппарата Счетной палаты ...

Предписываемое действие должно выражаться глаголом в неопределенной форме - "разработать", "обеспечить", "подготовить", "организовать", "возложить", "представить" и т.д.

Срок исполнения устанавливается в отдельности для каждого задания (поручения). Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

В тексте приказа (распоряжения) Председателя Счетной палаты, распоряжения заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжения Руководителя аппарата Счетной палаты указывается, как правило, должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения), а также перечисляются документы, утратившие силу или подлежащие изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (распоряжения).

10.11. Проект приказа (распоряжения) Председателя Счетной палаты, распоряжения заместителя Председателя Счетной палаты, подготовленный в департаменте аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, должен быть завизирован исполнителем, заместителем директора департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты (в пределах своих должностных обязанностей), директором департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты или начальником инспекции департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, в котором должность директора департамента не замещается, аудитором Счетной палаты, ответственным за подготовку документа, в случае необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений аппарата Счетной палаты, директором Департамента документационного обеспечения либо лицом, его замещающим, директором Правового департамента либо лицом, его замещающим, а также Руководителем аппарата Счетной палаты либо в его отсутствие - лицом, исполняющим его функции.

Проект распоряжения Руководителя аппарата Счетной палаты, подготовленный в департаменте аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, должен быть завизирован исполнителем, заместителем директора департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты (в пределах своих должностных обязанностей), директором департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты или начальником инспекции департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, в котором должность директора департамента не замещается, аудитором Счетной палаты, ответственным за подготовку документа, в случае необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений аппарата Счетной палаты, директором Департамента документационного обеспечения либо лицом, его замещающим, директором Правового департамента либо лицом, его замещающим.

Проект приказа (распоряжения) Председателя Счетной палаты, распоряжения заместителя Председателя Счетной палаты, подготовленный в департаменте аппарата Счетной палаты, должен быть завизирован исполнителем, начальником отдела или инспекции, заместителем директора департамента (в пределах своих должностных обязанностей), директором департамента, ответственным за подготовку документа, в случае необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений аппарата Счетной палаты, директором Департамента документационного обеспечения либо лицом, его замещающим, директором Правового департамента либо лицом, его замещающим, а также Руководителем аппарата Счетной палаты или заместителем Руководителя аппарата Счетной палаты в соответствии с распределением обязанностей по координации деятельности департаментов аппарата Счетной палаты.

Проект распоряжения Руководителя аппарата Счетной палаты, подготовленный в департаменте аппарата Счетной палаты, должен быть завизирован исполнителем, начальником отдела или инспекции, заместителем директора департамента (в пределах своих должностных обязанностей), директором департамента, ответственным за подготовку документа, в случае необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений аппарата Счетной палаты, директором Департамента документационного обеспечения либо лицом, его замещающим, директором Правового департамента либо лицом, его замещающим, а также заместителем Руководителя аппарата Счетной палаты в соответствии с распределением обязанностей по координации деятельности департаментов аппарата Счетной палаты.

10.12. Проект приказа (распоряжения) Председателя Счетной палаты по финансовым вопросам, подготовленный и завизированный в порядке, предусмотренном пунктом 10.11 настоящей Инструкции, должен быть также завизирован директором Финансового департамента или в его отсутствие - заместителем директора Финансового департамента (в пределах своих должностных обязанностей).

10.13. Согласование проектов приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты, за исключением приказов и распоряжений Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты по кадровым вопросам, производится в форме визирования текста проекта приказа (распоряжения) на обороте последнего листа подлинника проекта приказа (распоряжения) либо на листе согласования.

Согласование приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты в порядке, указанном в пунктах 10.11, 10.12 настоящей Инструкции, в Правовом департаменте осуществляется только после согласования (визирования) во всех заинтересованных структурных подразделениях аппарата Счетной палаты.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Проекты приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты, не завизированные указанными в пунктах 10.11, 10.12 настоящей Инструкции должностными лицами, признаются неподготовленными, они не могут быть переданы на подпись или направлены после подписи (утверждения) указанным в реестре адресатам и подлежат возврату исполнителю на доработку.

10.14. К проектам приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты прикладывается справка, которая должна содержать краткое изложение сути приказа (распоряжения), обоснование необходимости его издания, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован.

10.15. Подготовка проектов распоряжений аудиторов Счетной палаты, подписываемых ими во исполнение своих полномочий, осуществляется с учетом требований пунктов 10.6, 10.7, 10.9, 10.10 настоящей Инструкции.

10.16. Приказы Председателя Счетной палаты (кроме приказов по кадровым вопросам) регистрируются в отделе делопроизводства и архива в центральной картотеке САДЭД "Дело" в день их подписания с присвоением порядкового номера в пределах календарного года, например:

N 1

Распоряжения Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты (кроме распоряжений по кадровым вопросам), регистрируемые отделом делопроизводства и архива в центральной картотеке САДЭД "Дело", имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года, состоящую из регистрационного номера, знака дефиса и буквенного индекса "р" (распоряжение), например:

N 49-р

Копии приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты, зарегистрированные отделом делопроизводства и архива в соответствии с настоящей Инструкцией, в обязательном порядке направляются в Секретариат Председателя Счетной палаты, Секретариат заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителю аппарата Счетной палаты, его заместителям, директорам Административного департамента, Департамента документационного обеспечения, Финансового департамента.

Досылка копий приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты осуществляется по поручению Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты или Руководителя аппарата Счетной палаты, а также аудитора Счетной палаты, директора департамента аппарата Счетной палаты, подготовившего документ, при этом в указателе рассылки делается соответствующая отметка.

10.17. Распоряжения аудиторов Счетной палаты регистрируются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в САДЭД "Дело" в картотеках соответствующих департаментов.

Распоряжения аудиторов Счетной палаты имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года, состоящую из регистрационного номера, косой черты, индекса направления деятельности Счетной палаты в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), знака дефиса и буквенного индекса "ар" (распоряжение аудитора), например:

N 49/11-ар

10.18. Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты и их согласование с должностными лицами, перечисленными в пунктах 10.11, 10.12, 10.26, 10.34, 10.35, 10.44, 10.45 настоящей Инструкции, возлагаются на руководителей структурных подразделений аппарата Счетной палаты, которые готовят проекты распорядительных документов.

10.19. Подлинники приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты, зарегистрированных в отделе делопроизводства и архива, вместе с указателем рассылки хранятся в течение года в отделе делопроизводства и архива, после чего передаются в архив Счетной палаты в порядке, установленном пунктами 13.45-13.52 настоящей Инструкции.

10.20. Подлинники распоряжений аудиторов Счетной палаты хранятся в соответствии с номенклатурой дел в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты и сдаются на хранение в архив Счетной палаты в порядке, установленном пунктами 13.45-13.52 настоящей Инструкции.

10.21. Копии приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты, зарегистрированных в отделе делопроизводства и архива, удостоверяются печатью Департамента документационного обеспечения и направляются адресатам согласно указателю рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

10.22. Ответственность за исполнение приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты возлагается на должностных лиц, указанных в соответствующих приказах (распоряжениях).

10.23. Контроль за сроками исполнения приказов (распоряжений) Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты, распоряжений Руководителя аппарата Счетной палаты осуществляет Департамент документационного обеспечения. Контролируется исполнение в установленные сроки предписываемых действий, указанных в распорядительной части приказа и тексте распоряжения, если иной порядок не установлен в приказе (распоряжении).

Порядок подготовки и оформления приказов и распоряжений в Счетной палате по кадровым вопросам

Приказы по кадровым вопросам издаются в случаях:

назначения граждан и сотрудников Счетной палаты на должности федеральной государственной гражданской службы категории "руководители" высшей и главной групп должностей, категории "помощники (советники)" главной и ведущей групп должностей, категории "специалисты" высшей и главной групп должностей и инспекторские должности ведущей группы должностей, их перевода, а также освобождения от должности и увольнения, заключения с сотрудниками, замещающим указанные должности, служебных контрактов;

установления сотрудникам аппарата Счетной палаты ежемесячных надбавок к должностному окладу за выслугу лет;

установления сотрудникам Счетной палаты, назначенным на должности гражданской службы приказами Председателя Счетной палаты, условий оплаты труда в соответствии с законодательством Российской Федерации;

присвоения классных чинов государственной гражданской службы сотрудникам Счетной палаты, замещающим должности федеральной государственной гражданской службы высшей и главной групп должностей, выплаты указанным сотрудникам оклада за присвоенный классный чин по замещаемой должности федеральной государственной гражданской службы;

прикомандирования к аппарату Счетной палаты военнослужащих и лиц начальствующего состава органов внутренних дел и их откомандирования;

награждения сотрудника Счетной палаты ведомственными знаками отличия, почетными грамотами, объявления благодарности, премирования и выплаты материальной помощи, а также в иных случаях.

Распоряжения Председателя Счетной палаты по кадровым вопросам оформляются в порядке, предусмотренном пунктом 10.1 настоящей Инструкции.

Распоряжения Председателя Счетной палаты по кадровым вопросам издаются в случаях: внесения в установленном порядке изменений в штатное расписание Счетной палаты (при регистрации к порядковому номеру распоряжения по данному вопросу через дефис добавляется индекс "ркш", например: N 1-ркш), а также в иных случаях.

10.25. Распоряжения Руководителя аппарата Счетной палаты по кадровым вопросам (далее - распоряжения по кадровым вопросам), издаваемые в рамках установленной компетенции, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

Распоряжения по кадровым вопросам издаются в случаях:

назначения граждан и сотрудников Счетной палаты на должности федеральной государственной гражданской службы категории "специалисты" ведущей группы и старшей групп должностей, кроме инспекторских должностей, на должности категории "обеспечивающие специалисты" главной, ведущей, старшей и младшей групп должностей, их перевода, а также освобождения от должности и увольнения, заключения с сотрудниками Счетной палаты, замещающими указанные должности, служебных контрактов;

присвоения сотрудникам Счетной палаты классных чинов советника государственной гражданской службы Российской Федерации 1, 2, 3 класса, референта государственной гражданской службы Российской Федерации 1, 2, 3 класса, секретаря государственной гражданской службы Российской Федерации 1, 2, 3 класса, выплаты указанным сотрудникам оклада за присвоенный классный чин по замещаемой должности федеральной государственной гражданской службы;

установления сотрудникам Счетной палаты, назначенным на должности гражданской службы распоряжениями Руководителя аппарата Счетной палаты, условий оплаты труда в соответствии с законодательством Российской Федерации;

включения отдельных периодов работы (службы) сотрудников Счетной палаты в иных организациях в стаж государственной гражданской службы, дающий право на установление ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет;

предоставления гражданским служащим отпусков.

10.26. Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит Административный департамент на основании письменных представлений заместителя Председателя Счетной палаты, аудиторов Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты и его заместителей, руководителя Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителя Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, директоров департаментов аппарата Счетной палаты и в установленных случаях - на основании заявлений сотрудников.

Проект приказа (распоряжения) о назначении на должность федеральной государственной гражданской службы, назначении (переводе) на другую должность федеральной государственной гражданской службы или об увольнении должен быть завизирован директором Административного департамента (в его отсутствие - заместителем директора Административного департамента в пределах своих должностных обязанностей), начальником отдела государственной службы и кадров, а также работником отдела государственной службы и кадров, непосредственно готовившим этот приказ (распоряжение).

Согласование проектов приказов (распоряжений) палаты по кадровым вопросам производится в форме визирования текста проекта приказа (распоряжения) на обороте последнего листа подлинника проекта приказа (распоряжения).

Проекты приказов по кадровым вопросам представляются на подпись Председателю Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении его функций - заместителю Председателя Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты или по его поручению - директором Административного департамента.

10.27. Текст приказа (распоряжения) по кадровым вопросам состоит только из распорядительной части.

В приказах (распоряжениях) о назначении на должность федеральной государственной гражданской службы необходимо указывать фамилию, имя, отчество (полностью), на какую должность и в какое подразделение назначается сотрудник, а также вид приема на работу (на неопределенный срок, со сроком испытания, на срок не более 5 лет и др.), особые условия работы (неполный рабочий день и т.д.).

В приказах (распоряжениях) об увольнении указываются дата и основание увольнения в соответствии с Федеральным законом "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Запись в трудовую книжку гражданского служащего должна быть сделана в строгом соответствии с приказом (распоряжением).

10.28. Приказы (распоряжения) по кадровым вопросам регистрируются в отделе государственной службы и кадров в картотеке Административного департамента в САДЭД "Дело" в день их подписания.

Приказы (распоряжения) по кадровым вопросам имеют отдельную порядковую нумерацию в пределах календарного года и буквенный индекс.

Порядковый номер приказа по кадровым вопросам состоит из регистрационного номера приказа в пределах календарного года, знака дефиса и буквенного индекса "к", например:

N 1-к

Порядковый номер распоряжения по кадровому составу и кадровым вопросам состоит из регистрационного номера распоряжения в пределах календарного года, знака дефиса и буквенного индекса "рк" (распоряжение кадровое), например:

N 1-рк

Подлинники приказов и распоряжений по кадровым вопросам регистрируются и с указателями рассылки хранятся в течение двух лет в Административном департаменте, после чего передаются в установленном порядке в архив Счетной палаты.

10.29. Копии приказов (распоряжений) по кадровым вопросам удостоверяются печатью Административного департамента в порядке, предусмотренном пунктами 2.92, 2.94 настоящей Инструкции, и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителями.

10.30. Приказ (распоряжение) о назначении на должность федеральной государственной гражданской службы объявляется сотруднику под расписку в трехдневный срок со дня его подписания.

Оформление документов на право проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий

10.31. Проведение контрольных и экспертно-аналитических мероприятий оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 10.1 настоящей Инструкции, распоряжением Председателя Счетной палаты о проведении контрольного или экспертно-аналитического мероприятия (далее - распоряжение о проведении мероприятия).

Распоряжение о проведении мероприятия должно содержать:

основание для проведения мероприятия (ссылку на номер пункта плана работы Счетной палаты на соответствующий год);

ссылку на программу мероприятия c указанием даты и номера протокола заседания Коллегии Счетной палаты, утвердившей программу мероприятия, или даты ее утверждения, наименование должности, инициалы и фамилия утвердившего ее члена Коллегии Счетной палаты, например:

...и программой, утвержденной Коллегией Счетной палаты Российской Федерации (протокол от 20 января 2006 г. N ...(...)" или "..и программой, утвержденной 25 января 2006 г. аудитором(ами) Счетной палаты Российской Федерации И.И. Ивановым (и П.П. Петровым);

даты начала и окончания проведения мероприятия на проверяемых объектах (в соответствии с планом работы Счетной палаты на соответствующий год и программой мероприятия);

полное наименование мероприятия (из плана работы Счетной палаты на соответствующий год), например:

"Проверка целевого и эффективного использования государственных средств, выделенных из федерального бюджета и бюджетом субъекта Российской Федерации администрации г. Сочи",

"Подготовка сводных предложений по совершенствованию налогового, бюджетного, таможенного и банковского законодательства Российской Федерации";

перечень проверяемых объектов (в соответствии с планом работы Счетной палаты на соответствующий год и (или) программой мероприятия) с указанием дат начала и окончания проведения мероприятия на проверяемых объектах, если срок проведения мероприятия на проверяемом объекте не совпадает с общим сроком проведения мероприятия (в соответствии с планом работы Счетной палаты на соответствующий год и программой мероприятия);

состав ответственных исполнителей по проведению мероприятия - фамилии, имена, отчества и наименования должностей участвующих в мероприятии должностных лиц, инспекторов, иных сотрудников аппарата Счетной палаты, а также в случае привлечения к участию в проверках Счетной палаты работников ФСБ России, МВД России, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и других органов государственной власти и организаций, а также негосударственных аудиторских служб и отдельных специалистов (на договорной основе), в соответствии со статьей 22 Федерального закона "О Счетной палате Российской Федерации" (далее - привлеченные специалисты) (в соответствии с программой мероприятия).

10.32. В распоряжении о проведении мероприятия:

наименование проверяемых объектов - органов государственной власти указывается полностью в именительном падеже, наименование каждого объекта печатается с новой строки, например:

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации;

Федеральное казначейство;

Администрация Красноярского края (г. Красноярск);

наименования проверяемых объектов, их организационно-правовая форма и местонахождение указываются полностью в именительном падеже, наименование каждого объекта печатается с новой строки, например:

Управление Федеральной налоговой службы по Красноярскому краю (г. Красноярск);

федеральное государственное унитарное предприятие "наименование (г. Тула);

открытое акционерное общество "наименование" (город, область);

для инспекторов и иных сотрудников аппарата Счетной палаты наименование должности указывается без наименования структурного подразделения аппарата Счетной палаты, например:

главному инспектору;

для привлеченных работников (сотрудников) государственных контрольных и правоохранительных органов, участвующих в мероприятии, указывается полное наименование должности, например:

старшему оперуполномоченному по особо важным делам 41 отдела 8 ОРБ Министерства внутренних дел Российской Федерации (по согласованию);

для привлеченных работников (сотрудников) негосударственных аудиторских фирм и отдельных специалистов, участвующих в мероприятии на договорной основе, указывается:

специалисту по договору возмездного оказания услуг (без права доступа к сведениям, составляющим государственную тайну).

если мероприятие на разных объектах проводится различными ответственными исполнителями, то ответственные исполнители и руководитель указываются для каждого проверяемого объекта, например:

1) администрация Красноярского края (г. Красноярск) с 15 января по 12 февраля 2006 года

поручить:

Иванову Ивану Ивановичу - начальнику инспекции (руководитель),

Смирнову Сергею Ивановичу - главному инспектору,

Петрову Петру Петровичу - специалисту по договору возмездного оказания услуг с 20 января по 12 февраля 2006 года (без права доступа к сведениям, составляющим государственную тайну);

2) Управление Федеральной налоговой службы по Красноярскому краю (г. Красноярск)

поручить:

Жукову Александру Викторовичу - начальнику инспекции (руководитель),

Алехину Алексею Алексеевичу - ведущему инспектору,

Полякову Николаю Владимировичу - начальнику отдела Счетной палаты Красноярского края (по согласованию),

Королеву Филиппу Петровичу - старшему уполномоченному Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Красноярскому краю (по согласованию).

10.33. Проекты распоряжений о проведении мероприятий подготавливаются в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, Сводном департаменте на бланке установленной формы (приложение N 9) в соответствии с требованиями раздела 2 настоящей Инструкции.

Для подготовки проекта распоряжения Председателя Счетной палаты о проведении мероприятия исполнитель получает в отделе организации контрольных мероприятий выписку из плана работы Счетной палаты на соответствующий год (по соответствующему пункту плана), заверенную сотрудником этого отдела в порядке, предусмотренном пунктами 2.97, 2.98 настоящей Инструкции.

10.34. Проект распоряжения о проведении мероприятия (до визирования ответственными за проведение мероприятия членами Коллегии Счетной палаты) представляется на согласование в отдел организации контрольных мероприятий, как правило, не позднее чем за 10 рабочих дней до начала мероприятия.

К проекту распоряжения о проведении мероприятия прилагаются:

программа проведения мероприятия (подлинник);

заверенная в установленном пунктами 2.97, 2.98 настоящей Инструкции порядке в отделе организации контрольных мероприятий выписка из плана работы Счетной палаты на соответствующий год (по соответствующему пункту плана);

при привлечении работников (сотрудников) государственных контрольных и правоохранительных органов - документ о согласовании их участия в мероприятии;

при привлечении работников (сотрудников) негосударственных аудиторских фирм и отдельных специалистов на договорной основе - копия договора возмездного оказания услуг.

10.35. После согласования в отделе организации контрольных мероприятий проект распоряжения о проведении мероприятия визируется с учетом требований, установленных пунктами 2.59 и 2.70 настоящей Инструкции, на обороте последнего листа подлинника проекта распоряжения:

должностным лицом, непосредственно подготовившим проект распоряжения о проведении мероприятия;

начальником соответствующей инспекции (в его отсутствие - лицом, исполняющим его функции), директором соответствующего департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его функции, при проведении мероприятия, охватывающего вопросы, входящие в компетенцию двух и более членов Коллегии Счетной палаты, - директорами департаментов, начальниками инспекций, инспекторы и сотрудники которых участвуют в мероприятии;

директором Департамента внешних связей или лицом, его замещающим, и директором Департамента обеспечения деятельности аппарата или лицом, его замещающим, - если проектом распоряжения предусмотрено командирование сотрудников Счетной палаты за пределы Российской Федерации;

директором Административного департамента или лицом, его замещающим, директором Финансового департамента (в его отсутствие - его заместителем или уполномоченным должностным лицом) - если проектом распоряжения предусмотрено командирование на проверяемый объект за пределы г. Москвы и (или) участие в мероприятии привлеченных работников (сотрудников) негосударственных аудиторских фирм и отдельных специалистов на договорной основе;

членом Коллегии Счетной палаты, ответственным за проведение мероприятия;

начальником отдела организации контрольных мероприятий;

директором Сводного департамента или его заместителем;

руководителем аппарата Счетной палаты;

при проведении мероприятия, охватывающего вопросы, входящие в компетенцию двух и более аудиторов Счетной палаты, - директором Сводного департамента или его заместителем, аудитором Счетной палаты, ответственным за проведение мероприятия, и заместителем Председателя Счетной палаты.

Проекты распоряжений о проведении мероприятия, не завизированные указанными в настоящем пункте должностными лицами, признаются неподготовленными, не могут быть переданы на подпись или направлены после подписи указанным в реестре адресатам и подлежат возврату исполнителям на доработку.

10.36. После визирования не позднее чем за 5 рабочих дней до начала мероприятия проект распоряжения о проведении мероприятия вместе с указанными в пункте 10.34 настоящей Инструкции документами передается исполнителем в отдел организации контрольных мероприятий для доклада Руководителю аппарата Счетной палаты.

Руководитель аппарата Счетной палаты докладывает Председателю Счетной палаты или в его отсутствие при исполнении его функций - заместителю Председателя Счетной палаты проекты распоряжений Председателя Счетной палаты о проведении мероприятий, в случаях, предусмотренных Регламентом Счетной палаты, - проекты удостоверений на право проведения мероприятий и командировочные удостоверения.

10.37. Распоряжения о проведении мероприятий регистрируются отделом организации контрольных мероприятий в центральной картотеке САДЭД "Дело", имеют отдельную порядковую нумерацию в пределах календарного года, состоящую из регистрационного номера, знака дефиса и буквенного индекса "ркм" (распоряжение о контрольном мероприятии), например: N 1-ркм (приложение N 9).

Подлинники распоряжений о проведении мероприятий хранятся в отделе организации контрольных мероприятий и по истечении установленного срока передаются в установленном порядке в архив Счетной палаты.

Копии распоряжений о проведении мероприятий удостоверяются печатью Сводного департамента в порядке, предусмотренном пунктами 2.92, 2.93 настоящей Инструкции.

10.38. В случае внесения изменений и дополнений в части наименования мероприятия, сроков его проведения, перечня проверяемых объектов или ответственных исполнителей в распоряжение о проведении мероприятия вносятся соответствующие изменения или дополнения.

Внесение изменений или дополнений в подписанные распоряжения о проведении мероприятия производится путем издания нового распоряжения о внесении изменений или дополнений в распоряжение о проведении мероприятия. При этом делается ссылка на изменение или дополнение к программе мероприятия, дату их утверждения, номер протокола заседания Коллегии Счетной палаты о его утверждении или должность члена Коллегии Счетной палаты, утвердившего изменение или дополнение к программе мероприятия.

10.39. На основании распоряжения о проведении мероприятия на бланках установленной формы оформляются: удостоверение на право проведения ревизии, удостоверение на право проведения проверки, удостоверение на право проведения экспертно-аналитического мероприятия (приложения N 5, 6, 7).

10.40. В удостоверении на право проведения мероприятия указываются:

основание для проведения мероприятия (ссылки на Федеральный закон "О Счетной палате Российской Федерации", номер пункта плана работы Счетной палаты на соответствующий год, дата и номер распоряжения о проведении мероприятия);

фамилии, имена, отчества и наименования должностей инспекторов, иных сотрудников аппарата Счетной палаты и привлеченных специалистов, участвующих в мероприятии (в соответствии с распоряжением о проведении мероприятия);

полное наименование мероприятия, даты его начала и окончания, проверяемые объекты (в соответствии с распоряжением о проведении мероприятия).

В случае привлечения к проведению контрольного или экспертно-аналитического мероприятия специалистов на договорной основе в удостоверении после их фамилии, имени, отчества указывается:

(без права доступа к сведениям, составляющим государственную тайну).

Удостоверение на право проведения мероприятий подписывается аудитором Счетной палаты, ответственным за его проведение. При проведении мероприятия, охватывающего вопросы, входящие в компетенцию двух и более аудиторов Счетной палаты, - аудиторами Счетной палаты в отношении ответственных исполнителей от возглавляемых ими направлений деятельности Счетной палаты либо заместителем Председателя Счетной палаты или по согласованию ответственным за проведение мероприятия аудитором Счетной палаты. В необходимых случаях удостоверение на право проведения мероприятий подписывается Председателем Счетной палаты или заместителем Председателя Счетной палаты.

10.41. Регистрация удостоверений на право проведения мероприятий, подписанных аудиторами Счетной палаты, осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в соответствующей картотеке департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты САДЭД "Дело".

Регистрация удостоверений на право проведения мероприятий, подписанных Председателем Счетной палаты, заместителем Председателя Счетной палаты, осуществляется в отделе организации контрольных мероприятий в картотеке Сводного департамента САДЭД "Дело".

Регистрационный номер удостоверения на право проведения ревизии формируется из цифрового индекса в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), порядкового номера удостоверения, цифрового индекса инспекции (отдела), подготовившей документ, и буквенного индекса "УР", например:

N 01-23/12-1УР

Регистрационный номер удостоверения на право проведения проверки формируется из цифрового индекса в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), порядкового номера удостоверения, цифрового индекса инспекции (отдела), подготовившей документ, и буквенного индекса "УП", например:

N 11-315/11-1УП

Регистрационный номер удостоверения на право проведения экспертно-аналитического мероприятия формируется из цифрового индекса в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), порядкового номера удостоверения, цифрового индекса инспекции (отдела), подготовившей документ, и буквенного индекса "УЭ", например:

N 06-135/06-2УЭ

Копии подписанных аудиторами Счетной палаты и зарегистрированных в предусмотренном настоящим пунктом порядке удостоверений на право проведения мероприятий передаются в отдел организации контрольных мероприятий ответственными за ведение делопроизводства в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты.

Порядок подготовки и оформления распоряжений о командировании сотрудников Счетной палаты в целях выполнения служебных поручений, не связанных с проведением контрольных и экспертно-аналитических мероприятий

10.42. Основанием для направления сотрудников Счетной палаты в служебные командировки в целях выполнения служебных поручений, не связанных с проведением контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, являются письменные предложения членов Коллегии Счетной палаты и Руководителя аппарата Счетной палаты, направляемые Председателю Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении его функций - заместителю Председателя Счетной палаты, с обоснованием необходимости, целей и задач командировки, указанием фамилии, имени, отчества и должности каждого сотрудника, сроков и места командировки, оформленные и зарегистрированные в соответствии с требованиями разделов 2 и 4 настоящей Инструкции.

10.43. Направление сотрудников Счетной палаты в служебные командировки, не связанные с проведением контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 10.1 настоящей Инструкции, распоряжением Председателя Счетной палаты о направлении в служебную командировку для выполнения служебных поручений (далее - распоряжение о направлении сотрудников Счетной палаты в служебную командировку). При этом в распоряжении указываются цель командировки, фамилия, имя, отчество и должность каждого сотрудника, место служебной командировки, даты ее начала и окончания (приложение N 10).

10.44. Проект распоряжения о направлении сотрудников Счетной палаты в служебную командировку, подготовленный и завизированный в порядке, предусмотренном пунктом 10.11 настоящей Инструкции, должен быть также завизирован:

директором Административного департамента или в его отсутствие - заместителем директора Административного департамента (в пределах своих должностных обязанностей);

директором Финансового департамента или в его отсутствие - заместителем директора Финансового департамента (в пределах своих должностных обязанностей);

руководителями других заинтересованных структурных подразделений аппарата Счетной палаты.

10.45. Проект распоряжения о направлении сотрудников Счетной палаты в зарубежные командировки, подготовленный и завизированный в порядке, предусмотренном пунктом 10.11 настоящей Инструкции, должен быть также завизирован:

директором Административного департамента или в его отсутствие - заместителем директора Административного департамента (в пределах своих должностных обязанностей);

директором Департамента внешних связей или в его отсутствие - заместителем директора Департамента внешних связей (в пределах своих должностных обязанностей);

директором Финансового департамента или в его отсутствие - заместителем директора Финансового департамента (в пределах своих должностных обязанностей);

руководителями других заинтересованных структурных подразделений аппарата Счетной палаты.

10.46. Подготовленные проекты распоряжений о направлении сотрудников Счетной палаты в служебные командировки (с приложением необходимых материалов) после их согласования (визирования) в порядке, установленном настоящей Инструкцией, представляются Руководителю аппарата Счетной палаты для доклада Председателю Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении его функций - заместителю Председателя Счетной палаты.

Порядок оформления командировочных удостоверений

10.47. Командировочные удостоверения должностным лицам и сотрудникам аппарата Счетной палаты, а также привлеченным специалистам для проведения контрольных или экспертно-аналитических мероприятий оформляются на бланках установленной формы (приложение N 36) на основании распоряжения о проведении мероприятия.

Командировочные удостоверения регистрируются в картотеке Сводного департамента в САДЭД "Дело" отделом организации контрольных мероприятий, при этом регистрационный номер формируется из порядкового номера командировочного удостоверения в пределах календарного года и буквенного индекса "СД", например:

N 345-СД

При проведении мероприятия на территории Московской области без возвращения ответственных исполнителей по окончании рабочего времени к месту постоянного проживания по решению ответственного за проведение мероприятия члена Коллегии Счетной палаты командировочные удостоверения оформляются с указанием "без возвращения к месту постоянного проживания".

По решению ответственного за проведение мероприятия члена Коллегии Счетной палаты командировочные удостоверения при проведении мероприятия на территории Московской области могут оформляться ответственным исполнителям с возвращением по окончании рабочего времени к месту постоянного проживания.

10.48. Оформление командировочных удостоверений должностным лицам и сотрудникам аппарата Счетной палаты при командировании их в целях выполнения служебных поручений, не связанных с проведением контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, осуществляется отделом делопроизводства и архива на бланках установленной формы (приложение N 36) на основании распоряжения о направлении сотрудников Счетной палаты в служебную командировку для выполнения служебных поручений.

Командировочные удостоверения регистрируются в центральной картотеке САДЭД "Дело", при этом регистрационный номер формируется из порядкового номера командировочного удостоверения в пределах календарного года и буквенного индекса "ДО", например:

N 186-ДО

10.49. Командировочные удостоверения членам Коллегии Счетной палаты подписываются Председателем Счетной палаты, заместителем Председателя Счетной палаты.

Командировочные удостоверения должностным лицам и сотрудникам аппарата Счетной палаты, а также привлеченным специалистам подписываются Руководителем аппарата Счетной палаты или заместителем Руководителя аппарата Счетной палаты.

10.50. После оформления и регистрации в отделе организации контрольных мероприятий или в отделе делопроизводства и архива соответственно командировочное удостоверение подлежит заверению гербовой печатью Счетной палаты в отделе организации контрольных мероприятий.

Порядок подготовки и оформления положений, правил, инструкций и соглашений

10.51. Положение подготавливается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Счетной палаты.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Соглашение устанавливает направления, формы и условия сотрудничества сторон, их права и обязанности.

10.52. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции, соглашения) определяется должностным лицом, которому поручена их разработка, и соответствует общему порядку подготовки и согласования служебных документов Счетной палаты.

10.53. Положения, правила, инструкции и соглашения могут быть утверждены Коллегией Счетной палаты, подписаны или утверждены Председателем Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении его функций - заместителем Председателя Счетной палаты. Утверждение оформляется соответствующим грифом или путем издания распорядительного документа об их утверждении в порядке, предусмотренном пунктами 2.78-2.82 настоящей Инструкции.

10.54. Текст проекта положения (правил, инструкции, соглашения) печатается на листах бумаги формата А4 и оформляется в соответствии с требованиями раздела 2 настоящей Инструкции.

10.55. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

10.56. Основной текст положения (правил, инструкции) может подразделяться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.

Разделы, пункты и подпункты обозначаются арабскими цифрами.

10.57. Соглашения заключаются Счетной палатой с органами государственной власти Российской Федерации, с контрольно-счетными органами субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, органами финансового контроля иностранных государств и их международными объединениями, другими организациями по вопросам, относящимся к компетенции Счетной палаты в соответствии с Федеральным законом "О Счетной палате Российской Федерации".

10.58. Подлинник соглашения после подписания его сторонами подлежит обязательной регистрации в отделе делопроизводства и архива и сдаче в архив Счетной палаты.

Регистрация соглашений осуществляется в базе данных САДЭД "Дело" с учетом требований, предусмотренных пунктом 3.14 настоящей Инструкции.

Регистрационный штамп (приложение N 42) проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника соглашения под подписью должностного лица Счетной палаты, подписавшего соглашение, при этом регистрационный номер соглашения, формируется из буквенного индекса "С", знака дефиса, индекса структурного подразделения аппарата Счетной палаты, подготовившего соглашение, в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44), знака дефиса, порядкового номера в пределах календарного года и даты регистрации, например:

N С-07-37 от 30.09.2005

10.59. После регистрации подлинники соглашений в течение двух недель должны быть переданы исполнителем на хранение в архив Счетной палаты в порядке, установленном пунктами 13.45-13.51 настоящей Инструкции.

10.60. Копии соглашений направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителями.

Копии соглашений хранятся в соответствии с номенклатурой дел в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, подготовивших соглашение, а также в отделе делопроизводства и архива.

11. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

11.1. К документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, относятся все отчеты о результатах контрольных мероприятий до рассмотрения их Коллегией Счетной палаты, а также иные документы и издания, поступившие в Счетную палату или подготовленные в ней, ограничения на распространение и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью.

Решение об отнесении документов к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с перечнем сведений, отнесенных к служебной тайне в Счетной палате Российской Федерации, утверждаемым Председателем Счетной палаты.

11.2. Не могут быть отнесены к документам, содержащим информацию ограниченного распространения:

Регламент Счетной палаты;

документы, содержащие описание структуры и функций Счетной палаты;

документы, раскрывающие содержание направлений деятельности Счетной палаты;

положения о секретариатах, отделах, инспекциях, департаментах аппарата Счетной палаты;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотеки и архиве Счетной палаты, информационных системах Счетной палаты, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;

почтовый адрес Счетной палаты.

Не могут быть отнесены к документам, содержащим информацию ограниченного распространения, документы, содержащие сведения об исполнении статей федерального бюджета, опубликованные в открытой печати, информация о рассмотрении заявлений и обращений граждан.

11.3. Ответственность за организацию работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты возлагается на аудиторов Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, руководителя Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителя Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, директоров департаментов аппарата Счетной палаты.

11.4. На документах, в том числе их проектах, и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и изданиям.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

11.5. Снятие пометки "Для служебного пользования" с отчетов о результатах контрольных мероприятий и документов по результатам экспертно-аналитических мероприятий производится после рассмотрения их Коллегией Счетной палаты, если иное не предусмотрено решением Коллегии Счетной палаты. Отсутствие в проекте решения Коллегии специального пункта о сохранении пометки "Для служебного пользования" предполагает автоматическое ее снятие после заседания Коллегии Счетной палаты.

Решение о снятии пометки "Для служебного пользования" с иных документов и изданий ограниченного распространения принимает должностное лицо, подписавшее либо утвердившее документ или издание.

Снятие пометки "Для служебного пользования" с документов и изданий, поступивших в Счетную палату, может быть произведено по письменному поручению Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, аудитора Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, заместителей Руководителя аппарата Счетной палаты и только по согласованию с организацией, приславшей документ или издание.

Снятие пометки "Для служебного пользования" с документов и изданий, поступивших в Счетную палату, производится Департаментом документационного обеспечения на основании письменного представления должностного лица, принявшего такое решение.

Пометка "Для служебного пользования" может быть проставлена на документе или снята вопреки мнению исполнителя документа по решению Коллегии Счетной палаты, поручению Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, аудитора Счетной палаты, а также Руководителя аппарата Счетной палаты или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей по координации деятельности департаментов аппарата Счетной палаты.

11.6. После проставления или снятия пометки "Для служебного пользования" на ранее выпущенных документах в делах, изданиях, а также в регистрационных карточках и учетных формах вносятся соответствующие отметки.

О снятии (проставлении) пометки "Для служебного пользования" уведомляются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись, а также организации, выпустившие эти документы и издания.

11.7. Прием и регистрация поступающих в Счетную палату документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются отделом делопроизводства и архива в порядке, предусмотренном для служебных документов несекретного характера.

При регистрации входящего документа, имеющего ограничительные пометки, в поле "Доступ" регистрационной электронной карточки устанавливается гриф доступа "ДСП". При этом к регистрационному номеру документа добавляется индекс грифа доступа "ДСП" и указываются номер (номера) поступивших экземпляров документа, количество страниц (если документ не сброшюрован). Указание номеров экземпляров обязательно при учете всех последующих перемещений и передач документов с пометкой "Для служебного пользования".

11.8. Документы, поступившие в Счетную палату и имеющие ограничительные пометки, передаются в соответствии с резолюцией исполнителям через отдел делопроизводства и архива по указателю рассылки документов, имеющих пометку "Для служебного пользования" (приложение N 46).

В необходимых случаях передача документов может осуществляться по составленному в структурном подразделении аппарата Счетной палаты списку сотрудников, которым данный документ направляется на ознакомление.

При регистрации документов, имеющих ограничительные пометки, в САДЭД "Дело" не разрешаются ввод в регистрационные карточки текстов документов, их сканирование, хранение и распечатка.

11.9. Документы с пометкой "Для служебного пользования" изготавливаются (печатаются) на специально сертифицированной технике, не подключенной к открытым информационным системам, в том числе международного информационного обмена.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" изготавливаются (печатаются) в структурном подразделении аппарата Счетной палаты, сотрудниками которого было принято решение о проставлении на документе пометки "Для служебного пользования", а при проведении контрольных и экспертно-аналитических мероприятий - на проверяемых объектах.

11.10. При оформлении (печатании) документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и номер телефона, дату изготовления (печатания) документа.

Например:

Отп. 2 экз

Экз. N 1 - в адрес

Экз. N 2 - в дело

исп. (фамилия, инициалы)

тел. 000-00-00

печ. (фамилия, инициалы)

00.00.2006

11.11. Отпечатанный и подписанный документ вместе с черновиками и вариантами передается для регистрации в САДЭД "Дело" сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении аппарата Счетной палаты.

При заполнении регистрационной электронной карточки в САДЭД "Дело" указывается количество экземпляров документа (например: 1, 2 или 1-3).

11.12. Черновики и варианты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, уничтожаются с отражением факта уничтожения соответствующей записью на оборотной стороне первого листа экземпляра документа, подшиваемого в дело.

11.13. Размножение (тиражирование) документа, поступившего в Счетную палату и имеющего ограничительные пометки, осуществляется по письменному согласованию с организацией, приславшей документ, или по поручению Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, заявке аудиторов Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, заместителей Руководителя аппарата Счетной палаты и директора Департамента документационного обеспечения.

Размножение (тиражирование) документов, подготовленных в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты и имеющих ограничительные пометки, осуществляется по заявке членов Коллегии Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, заместителей Руководителя аппарата Счетной палаты и директора Департамента документационного обеспечения.

Учет размноженных документов, имеющих ограничительные пометки, осуществляется поэкземплярно в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, передавших документы на размножение.

После размножения на обороте первого листа размножаемого документа делается отметка о количестве снятых копий. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа.

11.14. Отправка документов, содержащих пометку "Для служебного пользования", осуществляется отделом делопроизводства и архива.

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" по нескольким адресам составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата Счетной палаты, подготовившего документ.

При регистрации исходящего документа ограниченного распространения в САДЭД "Дело" в поле "Доступ" регистрационной электронной карточки устанавливается гриф доступа "ДСП". При этом к регистрационному номеру документа добавляется индекс грифа доступа "ДСП". Эта же пометка проставляется рядом с исходящим номером, который указывается на подлиннике и копии отправляемого документа, подготовленного в подразделении Счетной палаты.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" по каналам факсимильной связи или посредством электронной почты.

11.15. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом документы с пометкой "Для служебного пользования" могут быть помещены в дела отдельно или вместе с документами по тому же вопросу, но не имеющими указанной пометки. На обложке дел, в которые помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

11.16. В делах, содержащих документы с пометкой "Для служебного пользования", постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны оформляться внутренние описи.

11.17. Не реже одного раза в год в Счетной палате проводится проверка наличия дел и документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. Проверка проводится комиссией, назначаемой приказом Председателя Счетной палаты, в состав которой в обязательном порядке включаются сотрудники, ответственные за учет и хранение указанных документов.

В библиотеке и архиве Счетной палаты проверка наличия документов и изданий, имеющих ограничительные пометки, проводится не реже одного раза в 5 лет.

Результаты проверки докладываются Председателю Счетной палаты и Руководителю аппарата Счетной палаты, а также доводятся до сведения соответствующего аудитора Счетной палаты, директора департамента аппарата Счетной палаты.

11.18. Документы, имеющие ограничительные пометки, хранятся в надежно запираемых металлических шкафах.

О случаях утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения содержащейся в них информации немедленно информируется Председатель Счетной палаты и Руководитель аппарата Счетной палаты и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты документов или разглашения информации.

Результаты расследования докладываются Председателю Счетной палаты и Руководителю аппарата Счетной палаты.

На утраченные документы, дела и издания, содержавшие служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах (в журналах, в базе данных, на учетных карточках, в описях дел и т.д.).

Акты об утрате документов, изданий и дел временного хранения, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаются соответствующим аудитором Счетной палаты, директором департамента аппарата Счетной палаты.

Акты на утраченные документы, дела и издания постоянного хранения после их утверждения передаются в архив Счетной палаты для включения в дело.

11.19. Уничтожение документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится с составлением акта установленной формы (приложения N 60, 61). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

11.20. Ознакомление сотрудников Счетной палаты с документами, делами и изданиями, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися на хранении в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, производится:

в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты - по письменной заявке сотрудника и с письменного разрешения аудитора Счетной палаты;

в департаментах аппарата Счетной палаты - по письменной заявке сотрудника и с письменного разрешения директора департамента аппарата Счетной палаты;

в архиве Счетной палаты - по письменному требованию аудитора Счетной палаты (в его отсутствие - директора департамента или начальника инспекции департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, в котором должность директора департамента не замещается), руководителя Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителя Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, директора департамента аппарата Счетной палаты и с письменного разрешения Руководителя аппарата Счетной палаты или лица, его замещающего (приложение N 62).

При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам Счетной палаты во временное пользование под расписку на срок не более одного дня.

11.21. Порядок работы с нормативными правовыми актами, имеющими пометку "Для служебного пользования", хранящимися в Департаменте документационного обеспечения, определяется с учетом требований настоящего раздела Инструкции.

11.22. Передача документов, имеющих ограничительные пометки, от одного сотрудника к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

При смене сотрудника, ответственного за учет документов, имеющих ограничительные пометки, составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем, копия данного акта передается для учета в Департамент документационного обеспечения.

11.23. Работа со съемными носителями информации, применяемыми для хранения и обработки служебной информации ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке эксплуатации информационно-телекоммуникационной системы Счетной палаты, утверждаемым Председателем Счетной палаты.

12. Порядок работы с сообщениями, направляемыми и поступающими по каналам электросвязи

12.1. Информация, принимаемая по каналам электросвязи в виде сообщений в электронном виде (за исключением поступивших через систему МЭДО), факсограмм* и телефонограмм, не является официальной, носит информационный характер и не может включаться в формируемые дела контрольных и экспертно-аналитических мероприятий.

12.2. Информация в виде телефонограмм, поступившая по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и передается адресату.

Поступившие сообщения в электронном виде и факсограммы учитываются в журнале (приложения N 51, 52) без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под роспись в день их приема, срочные - немедленно.

12.3. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на листе формата А4 черным цветом, не должен превышать пять листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

тексты документов на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим данный документ;

запрещается передавать текст документов, имеющих ограничительные пометки;

подлежащий передаче по телексу документ учитывается в журнале регистрации факсограмм (приложение N 51). Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.

12.4. Факсограммы приобщаются к документам по соответствующему вопросу и хранятся до поступления в Счетную палату подлинника документа.

Если подлинник документа не поступает в Счетную палату, то с факсограммы снимается копия, которая подшивается в дело.

На подлиннике документа или на его копии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

12.5. Контроль за использованием факсимильной техники осуществляют руководители структурных подразделений аппарата Счетной палаты или специально уполномоченные должностные лица.

13. Формирование дел, оформление и хранение служебных документов

Экспертиза ценности документов

13.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: формы фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

13.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов "О Счетной палате Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О коммерческой тайне", нормативных правовых документов по защите государственной тайны, Регламента Счетной палаты, приказов и распоряжений Председателя Счетной палаты, методических документов Федерального архивного агентства, решений Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, Государственного архива Российской Федерации по вопросам организации работы с документами.

13.3. Экспертиза ценности документов в Счетной палате проводится ежегодно:

в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты - при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, проверке правильности установления сроков хранения документов, оформлении дел и проверке правильности формирования дел перед представлением в архив, составлении актов о выделении дел к уничтожению;

в архиве Счетной палаты - при отборе и подготовке к передаче на постоянное хранение несекретных документов и документов, имеющих ограничительные пометки, содержащих коммерческую тайну, относящихся к составу документов Архивного фонда Российской Федерации, или их уничтожению, при отборе для передачи на постоянное хранение или уничтожение документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности Счетной палаты, а также для оказания методической помощи структурным подразделениям аппарата Счетной палаты в проведении экспертизы ценности документов создается Центральная экспертная комиссия Счетной палаты (далее - ЦЭК).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их для хранения или уничтожения в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты создаются экспертные комиссии (далее - ЭК).

13.4. Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Председателем Счетной палаты. Положения о ЦЭК и ЭК до их утверждения подлежат согласованию с Федеральным архивным агентством.

13.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: уточнение или изменение сроков хранения документов Счетной палаты, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами, установление сроков хранения документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами, отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Счетной палаты; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; оценка соответствия грифа секретности документа содержащимся в них сведениям и внесение предложений по возможному его изменению, а также выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

13.6. Отбор электронных документов (далее - ЭД) на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится ЦЭК. При этом определяются перечень тем и вопросов, документы по которым могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы, а также сроки хранения ЭД (временное и постоянное). Данный перечень подлежит утверждению ЦЭК.

Экспертиза ЭД проводится ЦЭК во взаимосвязи с документами Счетной палаты на традиционных носителях в соответствии с пунктом 13.1 настоящей Инструкции, а также с учетом значимости, полноты (завершенности) документа, аутентичности документа, отсутствия дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение.

Прием ЭД на хранение в архив Счетной палаты осуществляется с учетом наличия законодательно установленных ограничений на прием ЭД, наличия законодательных актов, препятствующих передаче ЭД в архив, стоимости возможного перевода ЭД в другой формат, наличия необходимой сопроводительной документации, соответствия типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД, затрат на обеспечение хранения.

13.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня документов, образующихся в деятельности Счетной палаты, с указанием сроков хранения, утверждаемого Председателем Счетной палаты, и номенклатуры дел Счетной палаты путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" - подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Из дел постоянного хранения подлежат изъятию копии документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

13.8. Подготовка ЭД к передаче в архив Счетной палаты включает: проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив, запись ЭД на машинные носители и проверку качества записи, описание ЭД, проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД постоянного хранения и по личному составу, подготовку комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД содержит следующую информацию: название документа, дату его создания, характеристику содержания (аннотацию), электронный формат, физическую и логическую структуру, объем документа.

13.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи ЭД постоянного хранения, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи. В архиве Счетной палаты составляются годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

13.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

13.11. Описи дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу составляются отдельно, описи дел временного (до 10 лет) хранения не составляются.

13.12. В структурных подразделениях аппарата Счетной палаты описи дел постоянного хранения (включая описи дел ЭД) составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Счетной палаты. По этим описям документы сдаются в отдел делопроизводства и архива.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата Счетной палаты, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел Счетной палаты для передачи дел на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Сводная опись дел постоянного хранения Счетной палаты рассматривается ЦЭК и утверждается Председателем Счетной палаты.

13.13. Описи дел структурных подразделений аппарата Счетной палаты составляются по установленной форме (приложение N 59) и представляются в архив Счетной палаты через два года после завершения дел в делопроизводстве.

13.14. Описательная статья описи дел структурного подразделения Счетной палаты имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи, индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части).

13.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела повторяется в каждом томе, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью;

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

13.16. В конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

13.17. Опись дел структурного подразделения аппарата Счетной палаты подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении Счетной палаты, и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения Счетной палаты.

13.18. Опись дел структурного подразделения аппарата Счетной палаты составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Счетной палаты, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

13.19. Отбор к уничтожению документов за соответствующий период ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата Счетной палаты производится после составления архивом Счетной палаты годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за этот же период и утверждения ее Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации.

На отобранные к уничтожению дела в структурных подразделениях составляются акты ЭК (приложение N 60), которые утверждаются руководителями структурных подразделений аппарата Счетной палаты и представляются в отдел делопроизводства и архива.

Отдел делопроизводства и архива составляет сводный акт о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению (приложение N 61). Указанные годовой раздел сводной описи и акт рассматриваются на заседании ЦЭК.

Согласованный с ЦЭК акт утверждается Председателем Счетной палаты только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации сводной описи дел постоянного хранения, после чего структурные подразделения аппарата Счетной палаты имеют право уничтожить дела и документы в установленном порядке.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Составление номенклатуры дел

13.20. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Счетной палате, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

13.21. В Счетной палате составляются номенклатуры дел Секретариата Председателя Счетной палаты, Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, заместителей Руководителя аппарата Счетной палаты, департаментов аппарата Счетной палаты, инспекций и отделов в составе структурных подразделений аппарата Счетной палаты и сводная номенклатура дел Счетной палаты (приложение N 54).

Разработка и введение в САУД "Архивное дело" номенклатур дел структурных подразделений аппарата Счетной палаты возлагается на сотрудников структурных подразделений аппарата Счетной палаты, ответственных за передачу дел в архив Счетной палаты, по установленной форме.

Вновь созданное структурное подразделение аппарата Счетной палаты обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее на визирование в порядке, установленном настоящим пунктом.

13.22. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

Федеральным законом "О Счетной палате Российской Федерации", структурой Счетной палаты, положениями о структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, штатным расписанием, планами и отчетами о работе Счетной палаты, сводной номенклатурой дел Счетной палаты за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

Перечнем документов, образующихся в деятельности Счетной палаты с указанием сроков хранения, утверждаемым Председателем Счетной палаты.

13.23. Проект сводной номенклатуры дел Счетной палаты составляется Департаментом документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата Счетной палаты, введенных в САУД "Архивное дело". Сводная номенклатура дел Счетной палаты подписывается начальником отдела делопроизводства и архива, директором Департамента документационного обеспечения и Руководителем аппарата Счетной палаты.

Проект сводной номенклатуры дел Счетной палаты в установленном порядке согласовывается с ЦЭК Счетной палаты, ЭПК Государственного архива Российской Федерации, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается Председателем Счетной палаты Российской Федерации (приложение N 55).

13.24. Сводная номенклатура дел Счетной палаты подлежит согласованию с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в пять лет. В случае изменения функций и структуры аппарата Счетной палаты разрабатывается новая номенклатура дел.

13.25. Сводная номенклатура дел Счетной палаты в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13.26. После утверждения сводной номенклатуры дел Счетной палаты структурные подразделения аппарата Счетной палаты получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Работники отдела делопроизводства и архива переводят статус номенклатуры дел в САУД "Архивное дело" из состояния "Плановая" в состояние "Итоговая", после чего она автоматически загружается в САДЭД "Дело".

13.27. Сводная номенклатура дел Счетной палаты печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр сводной номенклатуры дел Счетной палаты является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела делопроизводства и архива.

Второй экземпляр направляется в Государственный архив Российской Федерации, с которым в установленном порядке согласовывалась данная номенклатура дел.

13.28. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Счетной палаты являются названия структурных подразделений аппарата Счетной палаты. В сводной номенклатуре дел Счетной палаты разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Счетной палаты.

В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания.

13.29. Графы сводной номенклатуры дел Счетной палаты, структурных подразделений аппарата Счетной палаты заполняются следующим образом.

Номенклатура дел состоит из пяти граф:

первая - индекс дела;

вторая - заголовок дела;

третья - количество дел;

четвертая - срок хранения дела, номер статьи по Перечню;

пятая - примечание.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения аппарата Счетной палаты (приложение N 44), индекса инспекции (отдела) в составе структурного подразделения аппарата Счетной палаты и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения аппарата Счетной палаты.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 15-06-01-01, где 15-06 - индекс департамента, 01 - индекс отдела, 01 - порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к протоколам заседаний Коллегии Счетной палаты и т.д.) и (или) наименование разновидности документов (распоряжения, протоколы, приказы и т.д.);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела, название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих разные документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:

Документы финансовой экспертизы проекта федерального закона "О перечне участков недр и месторождений, право использования которых может быть предоставлено на условиях раздела продукции" (постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, заключения, отчеты, письма).

При составлении номенклатуры дел в ней указывается один общий заголовок дел по контрольным мероприятиям, например:

Документы контрольного мероприятия (основание для проведения контрольного мероприятия, удостоверения, программы, акты, отчеты, выписки из протоколов заседаний Коллегии Счетной палаты, представления, письма и др.)...

В графе "Примечание" делается отметка:

На каждое контрольное мероприятие заводится отдельное дело, которому присваивается самостоятельный номер (12-04-01/1, 12-01-01/2 ...)

Это значит, что в течение календарного года по мере заведения дел по каждому контрольному мероприятию в опись дел вносится конкретный заголовок контрольного мероприятия с указанием индекса дела, в котором через дробь указан номер проверки в пределах календарного года, например:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения дела, N статьи по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5
12-04-01/1	Документы проверки в Московском государственном университете имени М.В. Ломоносова полноты финансирования, целевого и эффективного использования средств федерального бюджета за 2001-2002 годы	1	Постоянно, ст. 48
12-01-01/2	Документы проверки эффективности, законности и целесообразности приватизации предприятий угольной отрасли Кемеровской области в 2000-2001 годах	4	Постоянно, ст. 48

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое назначение. Например: "Переписка с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, кредитными или иными организациями по вопросам деятельности Счетной палаты".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с Генеральной прокуратурой Российской Федерации о взаимодействии".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год, на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "План работы Счетной палаты Российской Федерации на 2006 год", "Квартальные отчеты министерств, ведомств, организаций, субъектов Российской Федерации о поступлении средств из федерального бюджета".

Если дело состоит из нескольких томов, составляется общий заголовок дела, при необходимости составляются заголовки, уточняющие содержание состава документов каждого тома.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню, а при его отсутствии - согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 проставляются отметки о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другие подразделения, о переходящих делах, переносе информации о документах, содержащихся в деле, на электронные носители и др.

13.30. Если в течение календарного года в Счетной палате возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.

13.31. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

Порядок формирования дел

13.32. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дело черновые документы и копии документов, а также документы, подлежащие возврату.

13.33. Архивные дела в Счетной палате формируются децентрализовано сотрудниками структурных подразделений аппарата Счетной палаты, ответственными за передачу дел в архив Счетной палаты и за обеспечение их сохранности с момента заведения и до передачи в архив Счетной палаты в Секретариате Председателя Счетной палаты, Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством отдела делопроизводства и архива при участии ЭК структурного подразделения аппарата Счетной палаты.

13.34. Исполненные документы после завершения контрольного мероприятия в Секретариате Председателя Счетной палаты, Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты в 15-дневный срок, после утверждения Коллегией Счетной палаты результатов контрольного мероприятия, сдаются ответственному за передачу дел в архив Счетной палаты для формирования их в дела и оперативного хранения. Индекс дела, в которое должен быть помещен документ, определяет руководитель соответствующего структурного подразделения аппарата Счетной палаты или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел постоянного и долговременного сроков хранения осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства и архива.

13.35. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело включается один экземпляр каждого документа;

каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, а также дела по личному составу, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в Счетной палате;

по объему дело должно содержать не более 200 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

13.36. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 200 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам в хронологическом порядке.

В отдельные дела в хронологическом порядке в зависимости от вида документов формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и др.

Все документы отчетного и информационного характера об исполнении актов Президента Российской Федерации, постановлений, решений, обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы группируются в дела структурных подразделений аппарата Счетной палаты.

Документы каждого контрольного и экспертно-аналитического мероприятия формируются в самостоятельное дело. Особенности формирования и оформления дел контрольных мероприятий изложены в разделе 14 настоящей Инструкции.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Постановления, протоколы, и стенограммы в делах располагаются по номерам в хронологическом порядке. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, правила, инструкции, соглашения, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены (подписаны) в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

13.37. Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив Счетной палаты

13.38. Оформление дела является элементом подготовки дела к хранению. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел производится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, при методической помощи и под контролем сотрудников отдела делопроизводства и архива.

13.39. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает: подшивку дела; оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 56); наличие чистого листа в начале дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 57); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13.40. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата начала формирования дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование учреждения указывается полностью в именительном падеже, наименование структурного подразделения - в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела проставляется по сводной номенклатуре дел Счетной палаты;

заголовок дела указывается в соответствии с номенклатурой дел Счетной палаты, согласованной с ЭПК.

Датой дела являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистого листа в начале дела, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым черногрифельным карандашом.

В делах, состоящих из нескольких томов, каждый том имеет самостоятельную нумерацию.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

После завершения дела оформляется лист-заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, чертежи, фотографии, рисунки и т.д.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел.

На делах постоянного хранения делается надпись "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда) определяется Государственным архивом Российской Федерации.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Государственного архива Российской Федерации, в который будут передаваться дела Счетной палаты, а также кодов Государственного архива Российской Федерации и Счетной палаты по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Эти данные указываются на обложке при передаче дел в Государственный архив Российской Федерации.

Составление и оформление описей дел

13.41. Для учета документов, имеющихся в делах, составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Листы дела и листы внутренней описи нумеруются отдельно.

При завершении дела к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Подписывает внутреннюю опись ее составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты. Внутренняя опись в деле контрольного мероприятия подписывается ответственным за формирование дела и ответственным за оформление дела (приложение N 58).

13.42. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Организация оперативного хранения служебных документов

13.43. С момента заведения и до передачи в архив Счетной палаты дела хранятся по месту их формирования.

Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел возлагается на аудиторов Счетной палаты, заместителей Руководителя аппарата Счетной палаты, руководителя Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителя Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, директоров департаментов аппарата Счетной палаты.

Дела, находящиеся в служебных помещениях в специально отведенных для этих целей комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих полную их сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы в соответствии с номенклатурой. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет для оперативной и справочной работы, а затем передаются в архив Счетной палаты.

13.44. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Председателя Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении его функций - с разрешения заместителя Председателя Счетной палаты с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Подготовка и передача документов в архив

13.45. В архив Счетной палаты передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится в соответствии с номенклатурой дел по сдаточным описям дел структурных подразделений.

13.46. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Счетной палаты по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении аппарата Счетной палаты.

13.47. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Счетной палаты не подлежат и хранятся в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты в соответствии с номенклатурой дел. По истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

13.48. Передача дел в архив Счетной палаты осуществляется по графику, составленному Департаментом документационного обеспечения и утвержденному Председателем Счетной палаты.

Количество дел, подлежащее передаче в архив Счетной палаты в соответствии с номенклатурой дел и планом работы Счетной палаты на соответствующий год, определяют ЭК структурного подразделения аппарата Счетной палаты и сотрудник структурного подразделения аппарата Счетной палаты, ответственный за передачу дел в архив Счетной палаты, а также за обеспечение их сохранности с момента заведения и до передачи в архив Счетной палаты.

13.49. В период подготовки структурными подразделениями аппарата Счетной палаты дел к передаче в архив Счетной палаты сотрудниками архива Счетной палаты предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в сдаточную опись, количеству дел, подлежащих передаче в архив Счетной палаты в соответствии с номенклатурой дел и планом работы Счетной палаты на соответствующий год.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений аппарата Счетной палаты обязаны устранить.

13.50. Прием каждого дела производится сотрудником отдела делопроизводства и архива в присутствии сотрудника структурного подразделения аппарата Счетной палаты, ответственного за передачу дел в архив Счетной палаты. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактических принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

13.51. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения аппарата Счетной палаты ответственный за ведение делопроизводства в период проведения мероприятий по ликвидации (реорганизации) структурного подразделения аппарата Счетной палаты формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архив Счетной палаты независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется в соответствии с номенклатурой дел по сдаточной описи.

13.52. Сотрудники отдела делопроизводства и архива осуществляют работу по переводу бумажного фонда документов, принятых на хранение архивом Счетной палаты, в электронный вид с использованием САУД "Архивное дело".

Перечень документов и дел архивного фонда Счетной палаты, подлежащих переводу с бумажных на электронные носители, и порядок доступа к электронным документам архивного фонда Счетной палаты Российской Федерации разрабатывается ЦЭК и утверждается Председателем Счетной палаты.

13.53. Выдача дел из архива Счетной палаты сотрудникам Счетной палаты осуществляется под расписку по требованию, подписанному руководителем структурного подразделения аппарата Счетной палаты (приложение N 62).

Дела из архива Счетной палаты могут быть выданы сотрудникам Счетной палаты во временное пользование под расписку на срок не более 30 дней, с пометкой "Для служебного пользования" - не более одного дня.

Подлинники протоколов заседаний Коллегии Счетной палаты, приказов и распоряжений Председателя Счетной палаты, распоряжений заместителя Председателя Счетной палаты из архива Счетной палаты не выдаются.

Во взятых из архива Счетной палаты делах запрещается делать поправки в тексте документов и изымать документы из дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Председателя Счетной палаты, а в его отсутствие при исполнении его функций - заместителя Председателя Счетной палаты с составлением акта о причинах выдачи.

13.54. Предоставление доступа сотрудникам Счетной палаты в порядке, установленном пунктами 13.53 и 14.9 настоящей Инструкции, к делам, находящимся в архиве Счетной палаты, и организация работы с электронным архивом документов Счетной палаты осуществляется с использованием подсистемы "Читальный зал" САУД "Архивное дело".

14. Состав дел контрольных мероприятий Счетной палаты

14.1. Документы каждого контрольного мероприятия формируются в самостоятельное дело, которое в зависимости от количества документов может состоять из нескольких томов.

В дело включаются документы, послужившие основанием для проведения контрольного мероприятия, определяющие его организацию, составленные в ходе его проведения, содержащие данные об итогах проверки, выводы и предложения, а также документы по результатам контрольного мероприятия, в том числе:

выписка из плана работы Счетной палаты на соответствующий год, заверенная в установленном пунктом 2.97 настоящей Инструкции порядке;

постановление Совета Федерации или Государственной Думы (копия) или обращение не менее одной пятой от общего числа членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы, запросы членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы;

выписка из протокола заседания Коллегии Счетной палаты о проведении дополнительного контрольного мероприятия, удостоверенная печатью отдела обеспечения работы Коллегии в порядке, установленном пунктом 2.93 настоящей Инструкции;

программа контрольного мероприятия, выписка из протокола заседания Коллегии Счетной палаты, удостоверенная печатью отдела обеспечения работы Коллегии в порядке, установленном пунктом 2.93 настоящей Инструкции, если программа рассматривалась на заседании Коллегии Счетной палаты;

копия распоряжения о проведении контрольного мероприятия, удостоверенная в порядке, установленном пунктом 2.93 настоящей Инструкции;

удостоверения на право проведения контрольного мероприятия;

акты по результатам проведенного контрольного мероприятия;

замечания к актам (возражения, пояснения, объяснительные записки и т.д.);

заключения Счетной палаты на замечания к актам (возражения, пояснения, объяснительные записки и т.д.);

отчет о результатах проведенного контрольного мероприятия;

выписка из протокола заседания Коллегии Счетной палаты о рассмотрении результатов контрольного мероприятия, удостоверенная печатью отдела обеспечения работы Коллегии в порядке, установленном пунктами 2.92, - настоящей Инструкции, особое мнение членов Коллегии Счетной палаты;

представления, предписания Счетной палаты по результатам проведенного контрольного мероприятия руководителям органов государственной власти Российской Федерации, руководителям проверяемых организаций (визовые экземпляры);

перечень копий документов контрольного мероприятия, переданных в правоохранительные органы, с указанием номеров листов этих документов в деле контрольного мероприятия;

информация о результатах проведенного контрольного мероприятия, направленная в Совет Федерации и Государственную Думу (визовые экземпляры);

информационные письма Президенту Российской Федерации, Председателю (заместителю Председателя) Правительства Российской Федерации, руководителям органов государственной власти Российской Федерации, руководителям проверяемых организаций (визовые экземпляры);

поручения Президента Российской Федерации, Председателя (заместителя Председателя) Правительства Российской Федерации органам государственной власти Российской Федерации по представлениям, предписаниям, информационным письмам Счетной палаты по результатам контрольных мероприятий;

информация, письма руководителей органов государственной власти Российской Федерации, руководителей проверяемых организаций о принятых мерах по устранению выявленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечению к ответственности должностных лиц, виновных в нарушении законодательства Российской Федерации;

информация правоохранительных органов о принятых мерах по материалам контрольных мероприятий;

переписка с комитетами и комиссиями палат Федерального Собрания Российской Федерации, депутатскими объединениями в Государственной Думе, членами Совета Федерации и депутатами Государственной Думы по вопросам контрольных мероприятий;

выписка из протокола заседания Коллегии Счетной палаты об исполнении представлений и предписаний Счетной палаты с резолюцией аудитора Счетной палаты о снятии с контроля указанных документов, удостоверенная печатью отдела обеспечения работы Коллегии в порядке, установленном пунктами 2.92, 2.94 настоящей Инструкции.

14.2. Дела контрольных мероприятий в соответствии с номенклатурой дел Счетной палаты, согласованной с Государственным архивом Российской Федерации, являются делами постоянного хранения.

14.3. Документы, полученные в проверяемых организациях и послужившие основанием для составления актов (далее - первичные документы), не включаются в дела контрольных мероприятий постоянного хранения.

Первичные документы, временно необходимые для работы, комплектуются в отдельные тома соответствующих дел контрольных мероприятий, которые остаются на хранении в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты в течение пяти лет.

При необходимости срок хранения этих документов может быть увеличен по решению члена Коллегии Счетной палаты, ответственного за проведение контрольного мероприятия.

14.4. Датой начала дела контрольного мероприятия является дата (число, месяц, год) распоряжения о проведении контрольного мероприятия, датой окончания (число, месяц, год) - дата последнего документа в деле по хронологии.

14.5. Отбор и систематизация документов в деле контрольного мероприятия, а также ответственность за полный состав документов в деле возлагается на руководителя контрольного мероприятия, назначенного распоряжением о проведении контрольного мероприятия.

Внутри дела документы располагаются так, чтобы они последовательно, в хронологическом порядке отражали подготовку, проведение и итоги контрольного мероприятия.

14.6. Ответственность за правильность оформления дела контрольного мероприятия (подшивка, оформление обложки, составление внутренней описи, нумерация, составление заверительной надписи) несет сотрудник структурного подразделения аппарата Счетной палаты, отвечающий за передачу дел в архив Счетной палаты, а также за обеспечение их сохранности с момента заведения и до передачи в архив Счетной палаты.

14.7. Если контрольное мероприятие охватывает несколько направлений деятельности Счетной палаты, то по завершении контрольного мероприятия каждый департамент аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, сотрудники которого принимали участие в проведении контрольного мероприятия, передает все документы по относящимся к его компетенции вопросам в департамент аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, на который Коллегией Счетной палаты возложено обобщение материалов данного контрольного мероприятия.

Сотрудники департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, на который Коллегией Счетной палаты возложено обобщение материалов контрольного мероприятия, оформляют и передают дела контрольного мероприятия в архив Счетной палаты.

Если контрольное мероприятие проводилось несколькими инспекциями (отделами) одного департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, то документы по данному контрольному мероприятию передаются в текущем делопроизводстве в инспекцию (отдел) департамента, ответственную за проведение контрольного мероприятия, сотрудники которой в дальнейшем оформляют дела контрольного мероприятия для оперативного хранения и передачи в архив Счетной палаты.

В случае внесения изменений в содержание направлений деятельности Счетной палаты законченные делопроизводством дела контрольных мероприятий передаются ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата Счетной палаты в архив Счетной палаты по сдаточным описям. Незаконченные делопроизводством дела передаются в структурное подразделение аппарата Счетной палаты в соответствии с утвержденным содержанием направлений деятельности Счетной палаты по акту передачи.

Акт передачи составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр акта передается в структурное подразделение аппарата Счетной палаты вместе с делами контрольных мероприятий, принимающее дела. Второй экземпляр акта передачи остается в структурном подразделении аппарата Счетной палаты, передавшем дела. Третий экземпляр акта передачи передается в отдел делопроизводства и архива.

14.8. К делу контрольного мероприятия, переданному в архив Счетной палаты, по поручению члена Коллегии Счетной палаты, директора департамента, заместителя директора департамента или начальника инспекции департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, директора, заместителя директора, начальника инспекции Сводного департамента может быть приобщен дополнительный материал, появившийся после сдачи дела в архив Счетной палаты.

14.9. Выдача из архива Счетной палаты дел контрольных мероприятий сотрудникам Счетной палаты осуществляется по требованию (приложение N 62), подписанному членом Коллегии Счетной палаты (в его отсутствие - директором департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты или начальником инспекции департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, в котором должность директора департамента не замещается), ответственным за проведение данного контрольного мероприятия, или Руководителем аппарата Счетной палаты с учетом требований, установленных в пункте 11.20 настоящей Инструкции.

Выдача дел контрольных мероприятий сотрудникам других структурных подразделений аппарата Счетной палаты осуществляется по письменному разрешению члена Коллегии Счетной палаты, ответственного за проведение данного контрольного мероприятия.

15. Копировально-множительные работы

15.1. Копировально-множительные работы в Счетной палате, кроме копирования и размножения документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляются в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, а также отделом материально-технического обеспечения Департамента обеспечения деятельности аппарата Счетной палаты.

15.2. Снятие копий и тиражирование документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляются в отделе по защите государственной тайны в установленном порядке.

15.3. Целесообразность и порядок тиражирования документов и материалов в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, имеющих копировальную технику, определяются соответственно аудитором Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, руководителем Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителем Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, директором департамента аппарата Счетной палаты.

15.4. Для тиражирования документов оформляется заказ в Департамент обеспечения деятельности аппарата Счетной палаты на копировально-множительные работы на бланке установленной формы (приложение N 63).

15.5. Заказ на копировально-множительные работы подписывается соответственно руководителем Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителем Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты, директором департамента аппарата Счетной палаты или начальником инспекции департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, в котором должность директора департамента не замещается, а в их отсутствие - лицами, их заменяющими, директором департамента аппарата Счетной палаты или в его отсутствие - заместителем директора департамента аппарата Счетной палаты, от которого сделан заказ, и визируется директором Департамента обеспечения деятельности аппарата Счетной палаты или его заместителем.

15.6. Оригиналы документов, с которых будет производиться тиражирование, представляются в отдел материально-технического обеспечения в несброшюрованном виде, четко напечатанными. При отсутствии сквозной нумерации в документе заказчик проставляет простым черногрифельным карандашом номера страниц на оборотной стороне.

15.7. К тиражированию принимаются только служебные документы, непосредственно связанные с обеспечением деятельности Счетной палаты. Запрещается копирование бланков документов, используемых в Счетной палате.

15.8. Заказы на тиражирование документов аналитического, обзорного, справочного характера объемом свыше 100 страниц и тиражом более 50 экземпляров визируются Руководителем аппарата Счетной палаты.

15.9. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. В первоочередном порядке изготавливаются тиражи документов и материалов к заседаниям Коллегии Счетной палаты, совещаниям, семинарам и другим мероприятиям, проводимым в Счетной палате. В других случаях срочность выполнения работ определяется директором Департамента обеспечения деятельности аппарата Счетной палаты или его заместителем по согласованию с руководителем структурного подразделения аппарата Счетной палаты, от которого сделан заказ.

15.10. Документы с пометкой "Для служебного пользования" тиражируются в соответствии с пунктом 11.13 настоящей Инструкции.

15.11. Газетные и журнальные статьи для тиражирования принимаются только в исключительных случаях по распоряжению директора Департамента обеспечения деятельности аппарата Счетной палаты. Изготовленные ксерокопии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.

_____________________________

* - Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.- Отметка "ЭПК" на архивных делах означает, что среди них могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, социально-культурное или историческое значение.