4. Работа с документами в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты

4. Работа с документами в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты

Работа со служебными документами и обращениями граждан

4.1. Работа со служебными документами и обращениями граждан в Секретариате Председателя Счетной палаты, Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты организуется и проводится с учетом единых требований, установленных настоящей Инструкцией и порядком работы с документами в САДЭД "Дело" в Счетной палате Российской Федерации, утверждаемым Председателем Счетной палаты.

4.2. Организация работы по учету, прохождению и сохранности служебных документов, оперативному контролю за исполнением документов и поручений, регистрации внутренних документов возлагается на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в Секретариате Председателя Счетной палаты, в Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты, в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в департаментах аппарата Счетной палаты.

4.3. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием документов (в том числе электронных образов документов), поступающих из отдела делопроизводства и архива, проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным подразделением аппарата Счетной палаты, количеству документов, зарегистрированных в САДЭД "Дело", а также правильности их регистрации;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения аппарата Счетной палаты и после получения соответствующих поручений (резолюций) - исполнителю;

учет и регистрация исходящих документов в картотеке структурного подразделения аппарата Счетной палаты в САДЭД "Дело", проверка правильности оформления и передача их в отдел делопроизводства и архива для отправки;

учет и регистрация внутренних документов в картотеке структурного подразделения аппарата Счетной палаты в САДЭД "Дело", проверка правильности оформления и передача адресату;

оперативный контроль за прохождением и исполнением документов в структурном подразделении аппарата Счетной палаты с использованием САДЭД "Дело";

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителей соответствующих структурных подразделений аппарата Счетной палаты сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

регистрация и учет служебных документов, поступающих и отправляемых по каналам электросвязи (телефонограмм, факсограмм, электронных писем);

ведение, формирование, оформление, учет и хранение находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством дел контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, подготовка и передача дел на хранение в архив Счетной палаты;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов в соответствии с Номенклатурой дел Счетной палаты Российской Федерации;

участие в работе экспертной комиссии структурного подразделения аппарата Счетной палаты по проведению экспертизы ценности документов;

составление номенклатуры дел структурного подразделения аппарата Счетной палаты на очередной год с использованием САУД "Архивное дело";

ежегодная проверка наличия в соответствующем структурном подразделении аппарата Счетной палаты документов, дел и изданий, имеющих ограничительную пометку "Для служебного пользования";

получение, учет, хранение, выдача, списание и уничтожение в установленном порядке бланков Счетной палаты, изготовленных типографским способом и имеющих номер;

проведение инструктажа вновь принятых сотрудников Счетной палаты в соответствующем структурном подразделении аппарата Счетной палаты по вопросам организации делопроизводства в Счетной палате.

4.4. Документы, поступившие в Секретариат Председателя Счетной палаты, Секретариат заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителю аппарата Счетной палаты, его заместителям, в департаменты аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в департаменты аппарата Счетной палаты, учитываются в регистрационной карточке в САДЭД "Дело" по номерам, присвоенным служебным документам при регистрации. Другие регистрационные номера служебным документам не присваиваются и на документах не проставляются.

4.5. Результаты рассмотрения аудитором Счетной палаты, руководителем структурного подразделения аппарата Счетной палаты документов, направляемых для исполнения (рассмотрения), отражаются в резолюциях (поручениях), в которых указываются исполнитель или исполнители, содержание поручения, срок исполнения, ставится подпись руководителя, давшего поручение, и дата.

Резолюции оформляются на бланках установленного образца (приложение N 43) или непосредственно на документах на свободном от текста месте.

Текст резолюции (поручения) аудитора Счетной палаты, руководителя структурного подразделения аппарата Счетной палаты, а также последующие отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении аппарата Счетной палаты вносятся в регистрационную карточку в САДЭД "Дело" сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении аппарата Счетной палаты.

После внесения резолюции (поручения) аудитора Счетной палаты, руководителя структурного подразделения аппарата Счетной палаты в регистрационную карточку в базе данных САДЭД "Дело" документы направляются исполнителям в соответствии с поручением (резолюцией) на исполнение или для ознакомления под роспись.

Документы, поступившие с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", передаются исполнителям незамедлительно.

Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления в нижней части оборотной стороны последнего листа документа либо на специальном листе ознакомления.

4.6. Представляемые на подпись аудитору Счетной палаты проекты письменных ответов по исполняемым документам, подготовленные в департаменте аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела (инспекции), заместителем директора департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты (в пределах своих должностных обязанностей), директором департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты или начальником инспекции департамента аппарата Счетной палаты в составе направления деятельности Счетной палаты, в котором должность директора департамента не замещается.

Представляемые на подпись руководителю Секретариата Председателя Счетной палаты, руководителю Секретариата заместителя Председателя Счетной палаты проекты письменных ответов по исполняемым документам, подготовленные сотрудниками соответствующих секретариатов, визируются исполнителями.

Представляемые на подпись директору департамента аппарата Счетной палаты проекты письменных ответов по исполняемым документам, подготовленные в департаменте аппарата Счетной палаты, визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела (инспекции), заместителем директора департамента аппарата Счетной палаты (в пределах своих должностных обязанностей).

Служебные документы, подготовленные в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты и направляемые по результатам проведенных контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, подлежат согласованию в Департаменте документационного обеспечения на предмет соответствия решениям Коллегии Счетной палаты.

4.7. Регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных в департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты, осуществляются с учетом требований пункта 4.6 настоящей Инструкции.

При этом в регистрационной карточке документа, на который был подготовлен ответ, в САДЭД "Дело" вводится отчет об исполнении документа, а также устанавливается связка с документом, подготовленным в его исполнение.

Визовой экземпляр ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата Счетной палаты. Вместе с ответом исполнитель возвращает лицу, ответственному за ведение делопроизводства, входящий документ, на который был подготовлен ответ, с проставлением на оборотной стороне последнего листа отметки об исполнении служебного документа и направлении его в дело в соответствии с пунктом 4.15 настоящей Инструкции. Например: "Направлен ответ, N исходящий, дата", "Дан устный ответ", "Доложено (должность, инициалы, фамилия руководителя, которому представлен доклад, дата представления доклада)" и т.д.

4.8. Формирование дел и хранение документов в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты осуществляются в соответствии с номенклатурой дел с учетом требований раздела 11 настоящей Инструкции.

Учет, регистрация и прохождение внутренних документов

4.9. Внутренние документы, направляемые Председателем Счетной палаты, заместителем Председателя Счетной палаты, аудиторами Счетной палаты, Руководителем аппарата Счетной палаты, его заместителями, руководителями структурных подразделений аппарата Счетной палаты в адрес других должностных лиц Счетной палаты, оформляются в соответствии с требованиями раздела 2 настоящей Инструкции.

4.10. Внутренние (исходящие) документы регистрируются в Секретариате Председателя Счетной палаты, Секретариате заместителя Председателя Счетной палаты, в департаментах аппарата Счетной палаты, подготовивших документ, и передаются в установленном настоящей Инструкцией порядке для доклада Председателю Счетной палаты, заместителю Председателя Счетной палаты, Руководителю аппарата Счетной палаты или непосредственно адресату.

При регистрации внутренних (исходящих) документов в САДЭД "Дело" заполняется регистрационная электронная карточка документа.

В случае если документ логически связан с ранее поступившими или направленными документами, в разделе "Связки" в обязательном порядке указывается ссылка на их регистрационные номера.

Регистрационный номер внутреннего (исходящего) документа включает в себя индекс структурного подразделения аппарата Счетной палаты в соответствии с Перечнем индексов (приложение N 44) и через косую черту порядковый номер документа, буквы "вн." и дату регистрации, например:

N 15-07/28вн. от 23.01.2009

4.11. Руководитель аппарата Счетной палаты (в его отсутствие - заместитель Руководителя аппарата Счетной палаты) докладывает Председателю Счетной палаты или в его отсутствие при исполнении его функций - заместителю Председателя Счетной палаты:

проекты приказов, распоряжений Председателя Счетной палаты и иных правовых актов, разработанные структурными подразделениями аппарата Счетной палаты, в том числе проекты приказов и распоряжений Председателя Счетной палаты по кадровым вопросам;

проекты распоряжений Председателя Счетной палаты о проведении контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;

протоколы заседаний Коллегии Счетной палаты и совещаний у Председателя Счетной палаты;

проекты писем, экспертных заключений и аналитических записок по результатам контрольных или экспертно-аналитических мероприятий и других служебных материалов, подготовленных структурными подразделениями аппарата Счетной палаты;

об обращениях членов Коллегии Счетной палаты к Председателю Счетной палаты.

4.12. После рассмотрения внутренних документов тексты резолюций (поручений) Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, аудиторов Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты, его заместителей, директоров департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты или начальников инспекций департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в которых должность директора департамента не замещается, директоров департаментов аппарата Счетной палаты вносятся в электронную карточку в базе данных САДЭД "Дело" сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих секретариатах, департаментах аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, департаментах аппарата Счетной палаты.

После внесения резолюций (поручений) Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты в регистрационную электронную карточку в базе данных САДЭД "Дело" указанные документы передаются через отдел делопроизводства и архива в отдел контроля документооборота для осуществления контроля за исполнением документов в порядке, установленном разделом 6 настоящей Инструкции.

Документы с резолюциями Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, Руководителя аппарата Счетной палаты направляются отделом делопроизводства и архива согласно резолюциям исполнителям с соответствующими отметками в реестрах или по журналам передачи документов.

4.13. Документы с резолюциями аудиторов Счетной палаты, директоров департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты или начальников инспекций департаментов аппарата Счетной палаты в составе направлений деятельности Счетной палаты, в которых должность директора департамента не замещается, директоров департаментов аппарата Счетной палаты направляются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении аппарата Счетной палаты, исполнителям с соответствующими отметками в реестрах или по журналам передачи документов.

4.14. Документы для массовой рассылки тиражируются исполнителем по количеству адресатов плюс два и с указателем рассылки, составленным и подписанным исполнителем, передаются в отдел делопроизводства и архива для направления адресатам.

Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело

4.15. Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения аппарата Счетной палаты, в котором исполнен документ, а также производится соответствующая отметка в поле "Списать в дело" в регистрационной электронной карточке документа в САДЭД "Дело".