Приложение N 3. Правила работы исследователей в читальном зале сектора архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в г. Москве

Приложение N 3
к административному регламенту

Правила
работы исследователей в читальном зале сектора архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в городе Москве

I. Общие положения

1. Правила работы исследователей - пользователей в читальном зале сектора архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в городе Москве (далее - Правила) устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале сектора архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в городе Москве (далее - сектор).

2. Все пользователи обладают равными правами доступа к документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в секторе.

3. Плата за посещение читального зала сектора и пользование архивными документами не взимается.

4. Режим работы читального зала: вторник и четверг - с 8-00 до 18-00; обеденный перерыв с 13-00 до 14-00, суббота, воскресенье - выходные дни.

II. Порядок допуска пользователей в читальный зал сектора

5. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

6. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

7. Разрешение на работу в читальном зале дается начальником сектора на необходимый пользователям срок. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с начальником сектора.

8. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца.

9. Оформление допуска в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

III. Права, обязанности и ответственность пользователей

10. Пользователям предоставляются имеющиеся в секторе справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы.

11. Пользователи, работающие в читальном зале сектора, имеют право:

- получать информацию о порядке работы читального зала сектора;

- получать консультации специалистов сектора о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в секторе справочниках;

- получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать;

- обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством;

- пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно-справочных библиотек, справочно-информационных фондов;

- заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников;

- при наличии технических возможностей по специальному разрешению начальника сектора использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон). Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей;

- проносить в читальный зал по согласованию с его сотрудником машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском. Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.

- пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

12. Пользователи обязаны:

- соблюдать настоящие Правила работы пользователей в читальном зале сектора;

- регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала;

- заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.);

- после окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.

- соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы;

- пользователи могут предоставить сектору библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов;

- вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством;

- пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб сектору, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

IV. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата

13. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов.

14. Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала. Настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования материалов научно-справочной библиотеки сектора.

15. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10-20 дел.

16. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов не должны превышать трех рабочих дней со дня оформления заказа. Несброшюрованные, особо ценные, уникальные документы по разрешению начальника сектора выдаются на один день.

17. Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.

18. Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудником читального зала (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с начальником сектора, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются начальником сектора.

19. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

- входить в читальный зал в верхней одежде; вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 x 300 мм), пластиковые пакеты, зонты; курить, употреблять продукты питания и напитки;

- выносить архивные документы из читального зала, передавать их третьим лицам; оставлять открытые дела и архивные документы не защищенными от солнечного или электрического света продолжительное время; писать на листах бумаги, положенных поверх документов; загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое;

- пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами;

- запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания;

- при получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала;

- при обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

20. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками сектора (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и органов местного самоуправления, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирования заказанных материалов на выставке;

- выдачи их другому пользователю.

- в читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

V. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей

21. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей сектора и физического состояния документов изготавливаются копии документов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается сектором.

22. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию начальника сектора может дополнительно прилагаться их перечень.

23. Объем и сроки изготовления копий устанавливаются начальником сектора с учетом технических возможностей и физического состояния документов и с учетом положений.

24. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности. Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается начальником сектора в каждом конкретном случае.

25. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником сектора в каждом конкретном случае.

26. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у сектора допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения начальника сектора в его помещениях и под контролем специалистов сектора. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, сектор не несет.

27. По согласованию с начальником сектора пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении сектора под контролем его специалистов с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

28. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку.