Информация Пенсионного фонда РФ от 25 июля 2013 г. "Электронный документооборот"

ВАЖНО! С целью минимизации расхождений между данными отчетности по персонифицированному учету и отчетности по страховым взносам Пенсионным фондом Российской Федерации вводятся изменения в порядок представления страхователями отчетности по персонифицированному учету и страховым взносам в органы ПФР в электронном виде по защищенным каналам связи с электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Представление файлов отчетности в электронной форме по страховым взносам (РСВ) и персонифицированному учету (ИС) с 1 апреля 2011 года, включая отчетность за первый квартал 2011 года, в обязательном порядке осуществляется одновременно и одним отправлением (транспортным пакетом) по телекоммуникационным каналам связи. При этом ЭЦП подписывается каждый отчет.

Представление отчетов РСВ и ИС одновременно соответствует пункту 1 части 9 статьи 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (в редакции Федерального закона от 08.12.2010 N 339-ФЗ).

С этой целью разработана новая версия программы CheckXML-UFA. С 1 апреля 2011 года указанной программой можно воспользоваться в части проверки сформированных файлов с отчетностью по страховым взносам по формам РСВ-1, РСВ-2 и РВ-3 и файлов со сведениями о застрахованных лицах для системы персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2) за отчетные периоды 2010 года и последующие отчетные периоды, представляемых работодателями в электронном виде и на машинных носителях (дискетах и т.п.) в Пенсионный Фонд РФ.

Если численность сотрудников организации (предприятия) превышает 50 человек, то отчетность должна представляться в ПФР в электронном виде с электронной цифровой подписью.

Страхователь имеет право участия в электронном документообороте ПФР, самостоятельно или через своего Уполномоченного представителя.

Отчетность в электронном виде обязательно должна заверяться электронной цифровой подписью (ЭЦП). Может сдаваться в электронном виде с ЭЦП на машинном носителе информации либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Чтобы сдать отчетность лично, страхователю либо его Уполномоченному представителю нужно представить ее на машинном носителе информации с ЭЦП в Управление Пенсионного фонда по месту регистрации.

При представлении отчетности в электронном виде с ЭЦП, обязанность представления отчетности в территориальный орган ПФР на бумажном носителе не предусмотрена.

Для сдачи отчетности в электронном виде по ТКС плательщику страховых взносов (далее - Абонент) необходимо заключить "Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи" в Управлении ПФР по месту регистрации в соответствии с утвержденной формой.

Абонент системы электронного документооборота (СЭД) за свой счет приобретает у Организации - Поставщика услуг программное обеспечение, средства криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимые для подключения к системе, устанавливает и обеспечивает их работоспособность. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП осуществляет один из поставщиков услуг - удостоверяющий центр (УЦ), список которых предоставляется Абоненту СЭД территориальным органом ПФР (Управление ПФР по месту регистрации).

Для соблюдения вышеперечисленных требований, Абоненту необходимо заключить договор с Поставщиком услуг и получить сертификат электронной цифровой подписи в УЦ. Для архивного хранения электронных документов должны быть созданы соответствующие условия.

Электронный документооборот осуществляется в соответствии с распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 г. N 190р (в редакции распоряжения Правления ПФР от 10.06.2009 N 116р, от 19.03.2010 N 75р).

Помимо представления отчетности, Абонент имеет право направить запрос для получения информации о текущем состоянии расчета с бюджетом (в части расчетов по обязательному пенсионному и медицинскому страхованию). Его основные действия при направлении запроса и получении Справки приведены в Порядке представления информации плательщикам страховых взносов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи

При представлении отчетности Абонент соблюдает следующий порядок:

- формирует файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;

- проверяет правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР;

- при выявлении проверочными программами ошибок в отчетности, исправляет их;

- проверяет файлы антивирусной программой;

- подписывает отчеты ЭЦП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов, или его Уполномоченного представителя и в зашифрованном виде отправляет в территориальный орган ПФР;

- в течение 2 рабочих дней, с момента отправки отчетности, получает из территориального органа ПФР извещение о результатах ее рассмотрения. В случае отсутствия извещения из территориального органа ПФР в указанный срок, выясняет причину этого в Организации или в территориальном органе ПФР.

В случае отрицательного результата представления отчетности в территориальный орган ПФР, Абонент получает Извещение об отказе в приеме отчетности с указанием причин отказа и выполняет следующие действия:

- после получения страхователем Извещения об отказе в приеме отчетности, он устраняет причины, приведшие к отказу в приеме отчетности, и повторно представляет отчетность;

- в случае успешного представления отчетности в территориальный орган ПФР, Абонент получает извещение о приеме документа территориальным органом ПФР и сохраняет его;

- по результатам проверки отчетности проверочными программами территориальный органом ПФР, в течение 6 рабочих дней с момента получения документа территориальным органом ПФР, получает в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР;

- отправляет в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный ЭЦП Абонента, что является подтверждением получения протокола. Протокол контроля, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР и ЭЦП Абонента, сохраняются в архиве.

В случае получения Абонентом протокола (протоколов) проверки отчетности, содержащего(их) сообщения об ошибках, Абонент в соответствии с протоколом устраняет эти ошибки, и повторно представляет отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные действующими нормативными правовыми актами.

Факт представления отчетности в электронном виде подтверждается соответствующим Извещением о приеме отчетности. Извещение содержит сведения о дате и времени доставки файла отчетности в территориальный орган ПФР и подписано ЭЦП уполномоченного лица территориального органа ПФР.

При этом отправленная отчетность считается представленной своевременно, если дата их доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

Если Абонент не получил от территориального органа ПФР в установленное время Извещение о приеме отчетности или протокол контроля, он заявляет территориальному органу ПФР о данном факте, выясняет причину отсутствия указанных документов и, при необходимости, повторяет процедуру представления отчетности.

В случае возникновения технических сбоев на стороне территориальный органа ПФР Абонент через свою Организацию получит сообщение об ошибке.

Абонент, после направления отчетности в территориальный орган ПФР и до получения положительного протокола проверки отчетности, обязан ежедневно осуществлять просмотр входящей корреспонденции и своевременно производить корректировку отчетности, в случае такой необходимости.

Организации, отвечающие за доставку ЭД, ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) обеспечивают доставку ЭД на рабочее место специалиста территориального органа ПФР с использованием коммуникационной составляющей.

В полном объеме приведенные выше требования изложены в документе "Технология обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации". После утверждения "Технологии", каждый плательщик страховых взносов (Абонент СЭД ПФР) должен будет ознакомиться с ней и работать с четким соблюдением ее требований.

Несмотря на четко изложенный порядок обмена документами в СЭД ПФР, Абонент должен учитывать, что лучший способ своевременного представления отчетности - не совершать изложенные выше действия в последний день, а позаботиться о доставке отчетности заблаговременно!