Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 26 августа 2013 г. N 03-03-06/1/34813 Об учете расходов на командировки работников

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 26 августа 2013 г. N 03-03-06/1/34813

Вопрос: В связи с производственной необходимостью Общество направляет своих работников, с которыми заключены трудовые договоры, в командировки как на территории Российской Федерации (далее - РФ), так и на территории иностранных государств. В Обществе принята и действует Политика по оформлению и возмещению затрат на командировочные и представительские расходы (далее - Политика). При этом формы первичных документов, необходимых для документирования расходов на командировки (в частности, служебное задание, командировочное удостоверение, авансовый отчет и пр.), утверждены руководителем Общества в виде приложений к Политике.

В соответствии с Политикой командированные работники, последний день командировки которых приходится на день, предшествующий выходным или нерабочим праздничным дням, имеют право подать заявление работодателю с просьбой оставить их в месте командирования на краткосрочный период (не более 2-3 дней). В случае принятия Обществом положительного решения по такому заявлению работника ему разрешается остаться в месте командирования до заранее оговоренной с Обществом даты.

В частности, возможен случай, когда работник направляется в заграничную командировку в четверг утром, должен выполнять служебное задание до вечера пятницы и в субботу ночью/утром должен вернуться из командировки. В общем случае при направлении такого работника в командировку в его служебном задании будет указано следующее: дата начала командировки - четверг, дата окончания командировки - пятница, при этом суббота признается днем в пути из командировки. В таком случае в соответствии с положениями Политики оформляется приказ о привлечении работника к работе в выходной день (субботу), с которым работник должен быть ознакомлен и согласен, что выражается подписанием работником такого приказа. В таком случае работнику будет выплачено следующее вознаграждение и будут компенсироваться следующие командировочные расходы:

- оплата труда работника в размере среднего заработка за четверг и пятницу;

- оплата времени работника в пути из командировки в размере двойного среднего заработка в субботу;

- выплата суточных за время нахождения в командировке (четверг, пятница и суббота);

- оплата проживания за время нахождения в командировке (четверг и пятница);

- оплата проезда работника в командировку и из нее (четверг и суббота).

При этом в указанной ситуации командируемый работник может подать заявление об оставлении его в месте командирования до воскресенья по личным целям с тем, чтобы вернуться из командировки в понедельник. В случае принятия Обществом положительного решения по такому заявлению в служебном задании такого работника вносятся следующие изменения: дата начала командировки - четверг, дата окончания командировки - пятница, дата возвращения из командировки (день в пути) - понедельник (Общество дополнило служебное задание полем "День возвращения из командировки"). При этом суббота и воскресенье признаются нерабочими днями для работника.

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Статья 167 ТК РФ устанавливает, что при направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение рабочего места и оплата среднего заработка, а также возмещение связанных с командировкой расходов.

В соответствии с п. 4 "Положения об особенностях направления работников в служебные командировки", утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Далее, согласно п. 9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам организации, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на командировки, включая расходы на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения;

- суточные.

При этом Положение, определяющее особенности направления работников в служебные командировки, не содержит указания на то, что дата приезда (возвращения) из командировки, должна следовать непосредственно после дня окончания командировки, т.е. Положение не содержит запрета того, чтобы между датой окончания командировки и датой приезда (возвращения) из командировки могли быть дополнительные дни.

В приведенном нами примере в случае если работник не был бы оставлен в месте командировки (и вернулся из командировки в субботу), расходы на проезд работника из командировки, оплату суточных и заработной платы за день в пути Общество могло бы отнести на расходы по налогу на прибыль на основании ст. 255 и 264 НК РФ. При этом если работник остается в месте командирования, Общество не несет дополнительных расходов в связи с таким пребыванием работника в месте командировки, т.к. за дни пребывания в месте командировки работнику не выплачиваются ни заработная плата, ни суточные. Таким образом, даже если работник остается в месте командирования, то Общество понесет те же самые расходы в связи с командировкой такого работника как если бы он не оставался.

С учетом изложенного просим дать разъяснения относительно того: правильно ли мы понимаем, что в приведенном выше примере в случае оставления работника в месте командирования до понедельника по его личной просьбе, изложенной в заявлении и согласованной работодателем, и его возвращения из командировки в понедельник, то следующие виды затрат Общества могут быть учтены в составе расходов по налогу на прибыль:

- оплата времени работника в пути из командировки в размере среднего заработка (за понедельник);

- выплата суточных за дни нахождения в командировке или дни в пути (понедельник);

- оплата проезда работника из командировки (в понедельник)?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо о порядке учета расходов на командировки работников и сообщает следующее.

Согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

При этом особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

В целях главы 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса).

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Статьей 255 Кодекса в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности расходы на командировки, включая расходы на:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

наем жилого помещения;

суточные или полевое довольствие.

По мнению Департамента, при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.

Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса.

Одновременно сообщаем, что в соответствии с регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.06.2012 N 82н, в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по проведению экспертиз договоров, учредительных и иных документов организаций, а также по оценке конкретных хозяйственных операций.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин