Единый порядок проведения и отражения в учете и отчетности учреждений и организаций РАН операций, связанных с централизованной закупкой научного оборудования в соответствии с государственными контрактами, заключаемыми РАН с ФГУП "Внешнеэкономическое объединение "Академинторг" РАН" (утв. Российской академией наук 27 октября 2009 г.)

Вводится в действие с 1 октября 2009 г.

Во исполнение распоряжений Президиума РАН от 29.01.2001 г. N 10280-49 "О порядке осуществления централизованной закупки товаров (работ, услуг) и отражения этих операций в бухгалтерском учете и отчетности учреждений и организаций РАН" и от 09.02.2009 г. N 10104-86 "О порядке исполнения заказов учреждений РАН на импорт научного оборудования, приборов, запасных частей и материалов", а также в соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 30.12.2008 г. N 148н (с изм. от 03.07.2009 г.), операции по проведению и отражению в бухгалтерском учете централизованной закупки научного оборудования за счет средств федерального бюджета в соответствии с государственными контрактами, заключаемыми РАН с ФГУП "В/О "Академинторг" РАН", осуществляются в следующем порядке:

1. Документальное оформление централизованной закупки

1.1. Закупка научного оборудования для учреждений РАН (далее получателей) по импорту и на территории Российской Федерации, производится на основании государственных контрактов, заключаемых в установленном порядке Российской академией наук с ФГУП "В/О "Академинторг" РАН" в пределах средств, предусмотренных в планах распределения и программах, утверждаемых Президентом РАН, и договоров (обязательств), заключаемых между получателями товарно-материальных ценностей и ФГУП "В/О "Академинторг" РАН" в рамках конкретных государственных контрактов.

2. Осуществление ФГУП "В/О "Академинторг" РАН операций, связанных с проведением централизованной закупки и отражение этих операций в бухгалтерском учете и отчетности

ФГУП "В/О "Академинторг" РАН":

2.1. Осуществляет закупку товарно-материальных ценностей для конкретных получателей на основании договоров (обязательств), заключаемых с получателями в соответствии с конкретными государственными контрактами на организацию поставки научного оборудования (Приложения 1РЗ и 1ИЗ), к договору (обязательству) прилагается перечень оборудования с указанием наименования оборудования и количества.

В необходимых случаях в договоре (обязательстве) предусматривается представление получателем специфицированной заявки;

2.2. Осуществляет бухгалтерский учет расчетов с поставщиками по выполнению ими обязательств по заключенным контрактам (договорам) на поставку научного оборудования;

2.3. Организует доставку научного оборудования к месту хранения и эксплуатации и в отдельных случаях, предусмотренных в договорах (обязательствах), оказывает получателям содействие в организации ответственного хранения полученных ими товарно-материальных ценностей, а также доставки оборудования до места их временного хранения или постоянного нахождения, указанного получателем;

2.4. Оформляет в адрес получателей в течение 15 дней после отчетного месяца: извещения - (Приложение 2РЗ или 2ИЗ), расшифровку к нему - (Приложение 3РЗ или ЗИЗ). Указанная в извещении сумма должна соответствовать данным первичных документов, подтверждающих фактические расходы по закупке научного оборудования, произведенные за счет средств федерального бюджета, полученных для этих целей от РАН (с учетом курсовой разницы, возникшей в случае закупки товаров по импорту за валюту), а также данным расшифровок к извещениям. Кроме того, в Расшифровке 3ИЗ приводится информация о конкретных суммах курсовых разниц, возникших при закупке оборудования по импорту за валюту для конкретного получателя.

В фактические расходы по закупке научного оборудования включается вознаграждение Исполнителя - ФГУП "В/О "Академинторг" РАН, определяемое в соответствии с условиями, предусмотренными конкретным государственным контрактом; Извещения должны содержать всю необходимую информацию, включая информацию о направленности средств федерального бюджета (БКР), использованных РАН на закупку, в рамках конкретных государственных контрактов;

2.5. Осуществляет регистрацию оформленных извещений и расшифровок к ним, присваивая каждому конкретному извещению восьмизначный порядковый номер; В восьмизначном номере первые четыре знака означают регистрационный номер бухгалтерской отчетности учреждения в Управлении бухгалтерского учета и отчетности РАН;

2.6. Оформляет к извещениям и расшифровкам сопроводительные письма в адрес конкретных получателей (Приложение 4РЗ или 4ИЗ), которые подписываются и регистрируются в УБУиО РАН;

2.7. Ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным, представляет в УБУиО РАН при оформленном сопроводительном письме (3 экз.), извещения (3 экз.), расшифровки к ним (3 экз.), копии первичных документов, подтверждающих фактические расходы по произведенной закупке (2 комплекта);

2.8. Ежеквартально до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом, представляет в УБУиО РАН:

- отчетность согласно Приложению 5РЗ или 5ИЗ, в которых данные о фактических расходах (графы 8 и 14 соответственно) должны совпадать с итоговыми суммами оформленных извещений и расшифровок к ним о фактически сложившейся стоимости товарно-материальных ценностей (в Приложении 3ИЗ с учетом курсовых разниц, возникших при закупке научного оборудования по импорту); показатели в разделе "Фактические расходы" отражаются в разрезе получателей нарастающим итогом с начала года;

- расшифровку дебиторов-поставщиков научного оборудования в разрезе заключенных с РАН государственных контрактов;

2.9. Представляет в УБУиО РАН при своем сопроводительном письме документы и отчетность, указанные в п.п. 2.7 и 2.8, под роспись лица, уполномоченного главным бухгалтером РАН, при этом 1 экземпляр расшифровки с подписью главного бухгалтера РАН и печатью возвращается ФГУП "В/О "Академинторг" РАН";

2.10. Своевременно информирует получателей о прибытии на таможню закупленного для них оборудования по импорту в соответствии с заключенными государственными контрактами и договорами (обязательствами);

2.11. Отражает в бухгалтерском учете операции по установленной Схеме бухгалтерских записей (Приложение 7).

3. Осуществление Управлением бухгалтерского учета и отчетности РАН операций, связанных с централизованной закупкой научного оборудования в соответствии с государственными контрактами, заключенными с ФГУП "В/О "Академинторг" РАН", и отражение этих операций в бюджетном учете и отчетности

УБУиО РАН:

3.1. В соответствии с государственными контрактами, заключенными РАН в установленном порядке с ФГУП "В/О "Академинторг" РАН", обеспечивает своевременное перечисление бюджетных средств на его счет для проведения расчетов с непосредственными поставщиками научного оборудования;

3.2. Обеспечивает контроль за полнотой и своевременностью представления от ФГУП "В/О "Академинторг" РАН" документов и отчетности, установленных для него в разделе 2 настоящего Единого порядка;

3.3. Осуществляет проверку документов, представленных в соответствии с п.п. 2.4 и 2.6 настоящего Единого порядка, регистрирует извещения в отдельных книгах учета в разрезе государственных контрактов, заключенных РАН с ФГУП "В/О "Академинторг" РАН", и направленности средств федерального бюджета (БКР), под номерами, присвоенными ФГУП "В/О "Академинторг" РАН". Оформляет подписи установленных должностных лиц в извещениях, расшифровках и сопроводительных письмах. Регистрирует сопроводительные письма в адрес получателей РАН в общеустановленном порядке;

3.4. Направляет в 10-ти дневный срок с даты получения от ФГУП "В/О "Академинторг" РАН" оформленные документы получателям РАН при сопроводительном письме, в том числе: комплект документов: извещение - 2 экз. (Приложение 2РЗ или 2ИЗ), расшифровку фактических расходов (Приложение 3РЗ или 3ИЗ) в 1-ом экз., первичные документы (или их копии), подтверждающие фактические расходы, в 1-ом экз. В книге учета извещений производится отметка о дате отправки получателям для акцепта извещений и дате акцепта извещений получателями;

3.5. Обеспечивает систематический контроль за своевременным представлением получателями РАН акцептованных ими извещений;

3.6. Принимает и анализирует отчетность, представленную ФГУП "В/О "Академинторг" РАН, осуществляет проверку соответствия итоговых сумм, указанных в извещениях и расшифровках к ним, первичным документам, подтверждающим фактические расходы по закупке научного оборудования, а также данным отчетности ФГУП "В/О "Академинторг" РАН" о фактических расходах (Приложение 5РЗ или 5ИЗ);

3.7. В последний день отчетного года производит заключительные записи по счетам бюджетного учета: "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств", "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов", "Прочие доходы" (возникшие в виде курсовых разниц, образовавшихся при осуществлении централизованной закупки товаров по импорту);

3.8. Обеспечивает отражение в бюджетном учете операций, связанных с осуществлением РАН централизованной закупки научного оборудования в разрезе конкретных государственных контрактов, исходя из направленности средств федерального бюджета (БКР), выделенных РАН для конкретной закупки, согласно Схеме бухгалтерских записей (Приложение 6).

4. Проведение операций получателями товаров (учреждения РАН) и отражение этих операций в бюджетном учете и отчетности

Получатели товаров:

4.1. Заключают с ФГУП "В/О "Академинторг" РАН" договоры (обязательства) (Приложение 1РЗ или 1ИЗ) в рамках конкретных государственных контрактов, заключенных РАН с ФГУП "В/О "Академинторг" РАН" на закупку в централизованном порядке научного оборудования для учреждений РАН;

4.2. Обеспечивают проверку документов, полученных от РАН и подтверждающих фактические расходы по произведенной для них централизованной закупке оборудования;

4.3. Акцептуют полученные от РАН извещения (Приложение 2РЗ или 2ИЗ) в 3-ех дневный срок со дня их поступления и 1 экземпляр акцептованных извещений возвращают в УБУиО РАН;

4.4. Обеспечивают своевременное и полное отражение в учете и отчетности стоимости полученного оборудования, а также расчетов с РАН. Основанием для отражения в учете являются первичные документы (или их копии), подтверждающие фактические расходы по закупке оборудования, извещения (Приложение 2РЗ или 2ИЗ) и расшифровки расходов к ним (Приложение 3РЗ или 3ИЗ);

В извещениях получатели обязательно указывают произведенные ими в учете записи по конкретным балансовым счетам;

4.5. В случаях, предусмотренных договорами (обязательствами), заключенными получателями с ФГУП "В/О "Академинторг" РАН", самостоятельно оплачивают расходы, связанные с хранением полученного ими оборудования или их доставкой своим транспортом, за счет средств, предусмотренных для этих целей сметой учреждения;

4.6. В последний день отчетного года производят заключительные записи по счету бюджетного учета "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств", "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов";

4.7. Отражают в бюджетном учете операции, связанные с получением оборудования, согласно Схеме бухгалтерских записей (Приложение 6).

Вице-президент Российской академии наук академик

А.Д. Некипелов

Начальник Управления бухгалтерского учета и отчетности - главный бухгалтер РАН

В.О. Иванова